Importa listas de precios existentes en Excel o PDF, y deja que el sistema automatice los recargos complejos de transportistas, ahorra 20-50% de tiempo administrativo y 15% en costos de transporte
Rasmus Leichter|Actualizado hace alrededor de 8 horas|12 min de lectura
Los recargos de transporte pueden añadir 20-40% (!) a tus costos totales de transporte. Para fabricantes y mayoristas europeos que trabajan con múltiples transportistas diferentes, estas tarifas ocultas se acumulan rápidamente - erosionando márgenes y complicando presupuestos sin una automatización adecuada de recargos.
Mira este ejemplo de una hoja de tarifas real de un transportista:
Surcharge
Price EUR
ADR Sweden, Norway
100
Protect
8
ETS surcharge per 100kg - DK, NO, SE
See Tab (complex calculation)
Environmental surcharge
2.5
Fuel Surcharge (BAF)
16.10% (changes monthly)
Marpol per 100kg - DK, NO, SE
See Tab (complex calculation)
Road Tax
See Tab (complex calculation)
Workforce Surcharge
24.96%
Dangerous Goods Surcharge
20.00%
Energy and THI surcharge
2.8%
Long goods surcharge
25
Y esto solo rasca la superficie. La realidad a menudo se siente así:
Los recargos de transporte comunes que encontrarás incluyen:
Recargos de combustible (BAF)
Recargos por temperatura controlada (Frigo)
Recargos por plataforma elevadora
Tarifas de prenotificación
Recargos por devolución de documentos
Recargos por entrega a particulares
Recargos por carga sobredimensionada
Impuestos de carretera
Tasas medioambientales (Marpol, ETS)
Recargos de energía y mano de obra
Tarifas por entrega en horario fijo
Tarifas por carga lateral
Cada transportista nombra y calcula estos de manera diferente, lo que crea un desafío de gestión que crece con cada ruta o transportista adicional que utilices.
Complejidad del cálculo de los recargos de transporte
Los recargos suelen clasificarse en tres categorías según cómo se calculan:
Porcentaje del precio de transporte
El tipo más común. Por ejemplo, los recargos de combustible (BAF) que típicamente oscilan entre el 10-25% de la tarifa base y cambian mensual o semanalmente junto con las fluctuaciones de los precios del combustible.
Recargos de importe fijo
Estos no dependen de la tarifa base. Comúnmente cargos ADR (mercancías peligrosas) (por ejemplo, 100€, generalmente diferentes para cada ruta), impuestos de carretera o tarifas de devolución de documentos (15€). Podría ser un "seguro obligatorio" como 5€ = 5000€, o algún otro recargo debido a un nuevo impuesto.
Recargos con lógica compleja
A veces, el importe de un recargo puede dependerde múltiples factores como ruta, dimensiones, peso, día de la semana o tipo de destino. Para estos casos, el software de gestión de recargos de transporte de Cargoson tiene la posibilidad de añadir una lista de precios de recargos (hoja de tarifas) a una hoja de tarifas de transporte principal, y las clases de peso y zonas/grupos de países/códigos postales pueden ser completamente diferentes de los de la hoja principal.
Problemas comunes con la gestión manual de recargos de transporte
Para fabricantes y mayoristas que envían productos por toda Europa, gestionar estos recargos de transporte manualmente crea varios problemas críticos:
Formatos inconsistentes
Los transportistas envían tarifas como archivos Excel creados manualmente, PDFs, los activan automáticamente desde su software interno, o los listan en su portal - cada uno con su propio diseño. El problema va más allá de diferentes transportistas - incluso los vendedores dentro de la misma empresa a menudo utilizan diferentes formatos y lógica de cálculo. Convertir este desorden en presupuestos utilizables desperdicia un tiempo valioso.
Actualizaciones constantes
Los recargos de combustible pueden cambiar semanal o mensualmente, los tipos de cambio diariamente, y nuevos impuestos surgen trimestralmente. Si te pierdes una actualización, tus presupuestos serán incorrectos.
Alto riesgo de error
Calcular manualmente múltiples recargos invita a costosos errores. Podrías pagar de más a los transportistas o presupuestar de menos a los clientes. Ciertamente olvidarás añadir un recargo menos común en algún momento. Sin una calculadora de recargos de transporte integrada, los equipos de logística pierden horas en tareas repetitivas.
Sin visibilidad
Con las tarifas dispersas en archivos, ver el costo real de cada envío se vuelve muy tedioso. Los equipos financieros luchan por pronosticar con precisión.
Estos desafíos se multiplican para empresas que envían a múltiples países europeos. Cada uno tiene tarifas únicas - el LKW-Maut de Alemania, el peaje de carretera de Dinamarca, los recargos ecológicos de Francia - además de cargos a nivel de la UE como ETS.
Cómo funciona el software de gestión de recargos de transporte
El software de gestión de recargos (típicamente parte de un software de gestión de transporte - TMS) almacena todas las reglas de tarifas de transportistas - tarifas base y recargos - en un solo sistema. En lugar de hojas de cálculo, el sistema define cada fórmula de recargo una sola vez: "recargo de combustible DHL = tarifa base × 25% si la ruta = Alemania-Francia" o "tarifa ADR del Transportista A = 150€ por palé para mercancías peligrosas".
Calculated freight prices and all carrier surcharges on a sample dashboard
Las capacidades clave del software de gestión de recargos de transporte de Cargoson incluyen:
Base de datos centralizada de tarifas de transporte
Todas las hojas de tarifas de transportistas (anteriormente documentos Excel/PDF) viven en un sistema unificado. Una vez importadas, cada tarifa base y recargo existe en un solo lugar - no más búsquedas en correos electrónicos o archivos. Este enfoque integral de gestión de tarifas de transportistas asegura que todos los datos de precios se mantengan actualizados.
Actualizaciones automatizadas de recargos
Los precios del combustible e impuestos cambian regularmente. Un buen sistema te permite actualizar estos una vez, y todas las tarifas relacionadas se recalculan instantáneamente.
Motor de reglas flexible
Los motores de tarifas modernos manejan lógica de precios compleja. Puedes crear recargos que dependan del peso, distancia, ruta u otras variables.
Automatización de recargos - cálculos instantáneos
Al presupuestar un envío, el sistema suma automáticamente la tarifa base más todos los recargos relevantes. No se requiere cálculo manual.
Un buen software de gestión de recargos de transporte consolida toda la lógica de precios y automatiza los cálculos. Tu equipo sigue eligiendo transportistas e introduciendo detalles del envío, pero el sistema maneja las fórmulas complejas.
El enfoque de Cargoson para la gestión de recargos de transporte
El TMS de Cargoson incluye un motor de tarifas de transporte incorporado (Cargopipe) específicamente diseñado para la complejidad del transporte europeo:
Hojas de tarifas digitales
Sube la lista de precios de cada transportista (Excel, PDF o mediante integración) a Cargoson. El sistema analiza y almacena cada línea de tarifa, creando una versión digital limpia del "menú" de cada transportista. La calculadora de recargos incorporada maneja automáticamente incluso las fórmulas más complejas.
Los recargos se calculan y aplican automáticamente
Configura todos los recargos aplicables para cada transportista. Después de la configuración, Cargoson añade automáticamente los recargos correctos a cada presupuesto o reserva. Si un transportista tiene un recargo de combustible del 20% y una tarifa ADR de 50€, estos se aplican sin clics adicionales.
Actualizaciones regulares
Cargoson actualiza los recargos a medida que cambian. Cuando un transportista ajusta su índice de combustible, actualizas un valor, y el sistema lo aplica inmediatamente a todas las rutas relevantes.
Desglose completo y pasos de cálculo
Cada presupuesto muestra un desglose claro y pasos de cálculo: transporte base más cada línea de recargo. Esto proporciona una verdadera visibilidad del costo de transporte sin tarifas ocultas.
Lo más importante es que Cargoson puede importar todas tus hojas de tarifas existentes en Excel y PDF - incluso aquellas con cálculos complejos de volumen-peso o excepciones especiales. El resultado es un libro de tarifas único y unificado que elimina la necesidad de trabajar manualmente con múltiples archivos. Aprende cómo pueden migrarse tus hojas de tarifas existentes →
Beneficios reales para fabricantes y mayoristas europeos
Para empresas que envían más de 500.000€ anualmente por Europa, el software de gestión de recargos ofrece beneficios sustanciales:
Reducción del tiempo administrativo
Los cálculos automatizados reemplazan el trabajo manual en Excel. La elaboración de presupuestos que antes tomaba 30 minutos se completa en segundos, liberando a tu equipo para tareas de mayor valor.
Eliminación de errores costosos
El sistema asegura cálculos consistentes cada vez. No más errores tipográficos que podrían costar miles en presupuestos insuficientes o pagos excesivos.
Visibilidad completa de costos
Cada cargo es rastreado y categorizado. Los equipos financieros obtienen total transparencia en los costos de transporte para mejor pronóstico y presupuesto. Una mejor gestión de tarifas de transportistas conduce a una visibilidad y control inmediatos de los costos.
Mejores comparaciones entre transportistas
Algunos transportistas podrían incluir todo en su tarifa base, mientras que otros podrían tener decenas de recargos adicionales. Con todos los recargos de transporte estandarizados en una plataforma, puedes hacer comparaciones realmente equitativas entre transportistas, incluyendo todas las tarifas.
Posición de negociación mejorada
Armado con datos detallados de recargos, puedes negociar más efectivamente con los transportistas, potencialmente reduciendo tus costos generales de transporte.
Consistencia en todos los departamentos y colegas
Todos en tu empresa ven información de tarifas idéntica y todos los recargos de transporte se calculan automáticamente, lo que reduce la confusión interna y la mala comunicación sobre los costos de transporte.
Actúa ahora: comienza a usar un software de gestión de recargos de transporte
Si tu empresa envía productos por toda Europa y trabaja con múltiples transportistas, es probable que tu equipo esté gastando horas gestionando recargos manualmente. Esto crea costos ocultos a través de tiempo administrativo, errores y oportunidades perdidas para optimización.
Las capacidades de gestión de recargos de transporte de Cargoson transforman este proceso complejo en un sistema simple y automatizado. Para fabricantes y mayoristas que trabajan con múltiples transportistas diferentes, esto significa un ahorro significativo de tiempo, mejor control de costos y reducción de la carga administrativa.
A sample list of a carrier's freight surcharge setup in Cargopipe
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¿Qué hace que la gestión de recargos de transporte sea diferente de la gestión básica de transporte?
La gestión de recargos de transporte se centra específicamente en las tarifas adicionales más allá de las tarifas base de transporte. Mientras que la gestión básica de transporte maneja el enrutamiento y la selección de transportistas, la gestión de recargos aborda los cálculos complejos, actualizaciones automatizadas y visibilidad del 20-40% en costos adicionales que a menudo están ocultos en documentos, pestañas o fórmulas separadas.
¿Cómo impacta la automatización de recargos en mi resultado final?
La automatización de recargos impacta directamente en la rentabilidad de tres maneras: reduciendo el tiempo del personal dedicado a cálculos manuales (ahorrando 20-30% del tiempo administrativo), previniendo errores costosos de presupuesto (eliminando presupuestos insuficientes o pagos excesivos), y proporcionando datos para negociaciones con transportistas (ayudando a las empresas a lograr una reducción de costos de transporte del 12-15% según lo reportado por nuestros clientes).
¿Puede el módulo de gestión de recargos de transporte integrarse con mi ERP existente?
Sí, el software de gestión de transporte de Cargoson puede integrarse con todos los principales ERPs. Esta integración asegura que tus tarifas de transporte, recargos y datos de envío fluyan sin problemas entre sistemas, creando una única fuente de verdad para todos los departamentos, desde el almacén hasta las finanzas.
¿Su calculadora de recargos maneja tarifas regulatorias europeas complejas?
Absolutamente. Nuestra calculadora de recargos está específicamente diseñada para la complejidad del transporte europeo, incluyendo regulaciones específicas por país como el LKW-Maut de Alemania, el peaje de carretera de Dinamarca, los recargos ecológicos de Francia, además de cargos a nivel de la UE como ETS y tarifas Marpol. El sistema puede manejar cálculos complejos basados en niveles de peso, distancia, zonas y otras variables.
¿Cuánto tiempo lleva implementar una solución de gestión de recargos de transporte?
A diferencia de los sistemas TMS heredados que pueden tardar 6-12 meses en implementarse, el software de gestión de recargos de transporte de Cargoson puede estar operativo en días o semanas. El sistema está diseñado para una configuración rápida, con herramientas incorporadas para importar y digitalizar tus hojas de tarifas de transportistas existentes y tablas de recargos.
¿Qué pasa si mis transportistas cambian frecuentemente sus recargos?
Esto es precisamente donde Cargoson sobresale. Cuando los transportistas actualizan sus índices de combustible o añaden nuevos recargos, no necesitashacer nada. Todos los presupuestos y reservas aplican automáticamente las últimas tarifas, asegurando que siempre estés trabajando con precios actuales sin actualizaciones manuales constantes.
¿Cómo sé si necesito un software de gestión de recargos de transporte?
Si tu empresa envía con múltiples transportistas por toda Europa, gestiona más de 100 envíos al mes, y tu equipo pasa horas cada semana calculando presupuestos de transporte o conciliando facturas de transportistas, te beneficiarás del software de gestión de recargos de transporte. Las empresas que envían más de 500.000€ anualmente típicamente ven el ROI más significativo.
¿Puede el sistema manejar tanto recargos basados en porcentaje como recargos de importe fijo?
Sí, Cargoson maneja los tres tipos de recargos: basados en porcentaje (como recargos de combustible), importes fijos (como tarifas ADR), y recargos de lógica compleja que pueden depender de múltiples factores como ruta, dimensiones, rangos de peso y tipo de destino - todos calculados automáticamente para cada envío.
Esta publicación del blog ha sido traducida automáticamente. Si lo prefiere, puede leer la publicación original aquí. Si nota algún error o tiene sugerencias de mejora, no dude en ponerse en contacto conmigo, el autor, por correo electrónico a [email protected]
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