North Carolina Organics Recycling LLC es una empresa de reciclaje de alimentos y bebidas previo al consumo. Materiales orgánicos fuera de especificación —desde refrescos y sopas hasta cerveza— llegan en palés retractilados con su embalaje original, con camiones que entran a diario. A través de una línea de equipos especializados, la empresa despaletiza, desencaja y desempaqueta el material en seis muelles de carga, para luego embalar y vender el packaging limpio: cartón, plásticos (PET y HDPE), acero, aluminio y vidrio. El contenido orgánico se destina a su uso más valioso posible.

Este último punto es el núcleo del negocio. Según el tipo de material, los residuos orgánicos pueden transportarse a una planta de digestión anaeróbica para producir gas natural renovable, utilizarse como pienso animal, enviarse a una empresa de rendering para la fabricación de alimentos para mascotas, o convertirse en compost certificado por OMRI para agricultores locales. Nada que pueda recuperarse termina en un vertedero.

Se trata de una operación deliberadamente austera, con unos veinte empleados y seis muelles, con un enfoque muy marcado en la eficiencia. El fundador Fred Mussari pasó quince años trabajando en el sector del tratamiento de aguas municipales e industriales antes de decidirse a emprender una última aventura. Construyó el negocio sobre el principio de encontrar el mejor uso posible para cada material, y hacerlo con la eficiencia suficiente para competir en costes con los vertederos.

«Al final del día, la sostenibilidad tiene que cumplir dos criterios. Tiene que ser buena para el planeta, pero también tiene que ser económicamente viable. Hay muchas ideas estupendas ahí fuera, pero si nadie puede permitírselas, el director financiero de turno va a decir: no podemos con esto, mándalo al vertedero.»


Antes de LoadingCalendar: software empresarial para un problema que no era de escala empresarial

La empresa utilizaba OpenDock, una plataforma de programación de muelles bastante completa. Sin embargo, Fred comprobó que estaba diseñada para un tipo de operación muy diferente.

«Es una plataforma muy robusta, pero está pensada para almacenes con cincuenta muelles y una actividad enorme, donde las funcionalidades son impresionantes. Resulta algo compleja y complicada de usar. No conseguía encontrar una solución mejor adaptada a una empresa pequeña.»

Además, era más cara de lo que la empresa realmente necesitaba, y cada año Fred se encontraba cuestionando si la inversión merecía la pena.

Sentía que no estábamos sacando suficiente partido a la plataforma anterior para lo que costaba. Así que cada año me sentaba y me preguntaba: «¿hay una forma más sencilla de hacer esto?»

Antes de contar con una herramienta de programación, el seguimiento de las cargas era un proceso manual y propenso a errores. Cuando llegaba un conductor, el equipo simplemente trabajaba con la documentación que este traía consigo.

Antes no teníamos forma de saber cuál era el BOL, el número de autorización ni nada por el estilo. El conductor llegaba con su papeleo, nosotros tirábamos con lo que traía y lo registrábamos tal cual.

Esto exigía un seguimiento constante: enviar correos y hacer llamadas para vincular un camión a una carga, localizar un número de BOL que faltaba o resolver un problema con un pedido de compra.


Cómo encontraron LoadingCalendar: una recomendación de la IA

La búsqueda de una alternativa comenzó de una forma muy actual. Fred le pidió sugerencias a Grok, fue descartando opciones y finalmente eligió LoadingCalendar.

¿Quieres una respuesta sincera? Pedí varias opciones, di con esta, evalué dos o tres, y me decanté por LoadingCalendar.

El momento fue oportuno: la empresa estaba construyendo una nueva página web, y la herramienta de programación se integró directamente en ella. A partir de entonces, los clientes podían reservar sus propias entregas, y el equipo podía programar las recogidas de mercancía saliente desde el mismo lugar.


Empezar solo requirió un par de llamadas

Para una empresa que acababa de dejar atrás una plataforma compleja, el proceso de incorporación fue casi sin esfuerzo. No hubo ningún proyecto de implementación largo ni un proceso de configuración interminable.

No sé si hicimos ningún proceso de incorporación como tal. Fue una llamada o dos y algunas preguntas, pero fue bastante sencillo. Muy intuitivo, fácil de usar.

La configuración es igual de simple. La programación y la comunicación con los clientes se gestionan desde la oficina principal con dos pantallas de escritorio y un portátil, mientras que la recepción y el control de inventario se llevan a cabo en uno de los escritorios. Cuando llegan los camiones, otro miembro del equipo recoge el papeleo en papel del conductor, lo coteja con la información en LoadingCalendar y la carga avanza por el programa del día hasta entrar en el proceso de desempaquetado.


Un único lugar para todos los números

Ahora los clientes introducen ellos mismos sus números de BOL, de autorización o de pedido en LoadingCalendar al programar su entrega, lo que significa que cada camión puede vincularse a una reserva antes incluso de llegar.

«Ahora ponen su BOL en el calendario de carga, o el número de autorización, o el número de pedido, así que podemos cruzar toda la información y saber que este camión corresponde a esta carga en el calendario.»

Toda la información que necesita el back office —números de pedido de compra, números de cliente, números de precinto y números de camión— queda almacenada en un único lugar centralizado y está lista cuando el equipo factura semanalmente.

Tener todo en un lugar centralizado facilita mucho cotejar las cargas que entran, revisar los BOLs, inventariar los materiales y luego facturar, sin tener que andar buscando información por todas partes.

Para una operación que valora la sencillez, el atractivo está en que la herramienta hace lo que se necesita y nada más.

«Para nuestra operación, esto cubre prácticamente todo lo que necesitamos, en un paquete compacto.»


El resultado: el tiempo de verificación de cargas se redujo a la mitad

Ya no hace falta perseguir información a posteriori. Como los números correctos se facilitan en el momento de la reserva, el ciclo de correos y llamadas para resolver el papeleo ha desaparecido en gran medida.

«Ha reducido a la mitad el tiempo que dedico a enviar correos preguntando: "¿es tuya esta carga, qué número necesitas que use?" Ya no tengo que hacer eso.»

Fred reconoce que se trata de una estimación y no de una cifra exacta, ya que la empresa no hace un seguimiento formal del tiempo dedicado a conciliar cargas. Sin embargo, el efecto en el día a día es evidente. El trabajo anterior era pura carga administrativa: una verificación cruzada que no aportaba valor a nadie.

También señala un beneficio más intangible que describe como cumplimiento voluntario. Dado que el proceso de programación es sencillo y accesible a través de la página web de la empresa, los clientes están dispuestos a facilitar la información necesaria sin que nadie tenga que pedírsela.

Hace que sea fácil para el cliente proporcionarnos la información que necesitamos para procesar todo sin problemas. Fomenta el cumplimiento voluntario.

Esa facilidad se refleja en cómo percibe el mercado a la empresa. En un sector impulsado en gran medida por brokers nacionales que colocan material en nombre de grandes marcas de alimentación y bebidas, ser fácil de tratar es una ventaja competitiva.

El feedback que recibimos de los brokers es que somos muy fáciles de tratar. Es un proceso simple y directo, les facilita el trabajo, y eso hace que todo el proceso sea más sencillo.


LoadingCalendar: la solución ideal para muelles pequeños y medianos

La recomendación de Fred está moldeada por el problema de ajuste que le llevó a cambiar de plataforma en primer lugar. LoadingCalendar es ideal para operaciones pequeñas y medianas que reciben y expiden un volumen moderado de mercancía y quieren mantener las cosas simples.

«Cualquier almacén u operación similar que reciba y expida una cantidad moderada de material. Si conduces por la autopista y ves un almacén con ciento veintisiete muelles de carga y cincuenta millones de cosas pasando a la vez, hay otras opciones ahí fuera, complicadas, robustas y caras. Pero para una operación pequeña o mediana, esto es perfecto.»

Para su propio negocio, que recibe entre doscientas y trescientas toneladas al día repartidas en diez o quince camiones articulados, ese ajuste es lo que genera el retorno.

No somos una empresa grande. Algo más de veinte empleados, seis muelles de carga, intentamos ser eficientes. Por eso elegí esta plataforma.

Esta filosofía de mejora continua de procesos —una herramienta sencilla cada vez— es la base con la que gestiona toda la empresa.

«Volviendo al calendario de carga: cualquier herramienta que encuentre para hacer la operación un poco más fácil y eficiente es sin duda de ayuda. Eso es todo lo que intentamos hacer cada día.»