Tariffe spot vs tariffe contrattuali nella logistica: quando usare ciascuna

Nella logistica, scegliere tra tariffe spot e tariffe contrattuali può fare la differenza tra un risparmio concreto e il superamento del budget. Le tariffe contrattuali offrono stabilità, quelle spot flessibilità. Questa guida spiega quale opzione conviene in ogni situazione, fornisce consigli su come ottimizzare la strategia di trasporto merci e mostra come un software di gestione trasporti possa supportare decisioni migliori in modo intuitivo.

Cosa sono le tariffe spot?

Una tariffa spot è il prezzo di mercato applicato a una singola spedizione. È influenzata da numerose variabili — domanda, prezzi di carburante e petrolio, situazione geopolitica — il che la rende altamente volatile. I produttori ricorrono alle tariffe spot per spedizioni urgenti, picchi di produzione, quando un vettore non riesce a coprire una spedizione, oppure per approfittare di cali temporanei dei prezzi.

Cosa sono le tariffe contrattuali?

Una tariffa contrattuale è un prezzo fisso e negoziato, concordato per un periodo definito. Di norma tiene conto del volume delle merci, delle caratteristiche della spedizione e delle tariffe spot correnti. In generale, più lungo è il periodo contrattuale, più bassa è la tariffa.

I produttori le utilizzano per la pianificazione a lungo termine, per garantire tempi di transito concordati e per assicurarsi una determinata disponibilità di capacità ogni settimana o ogni mese.

Come si calcolano le tariffe spot?

Le tariffe spot riflettono il prezzo corrente di mercato e non sono legate al costo effettivo del servizio. Nel trasporto LTL/FTL sono molto volatili (+/- 25%), soprattutto per quanto riguarda i prezzi LTL. Le variazioni dipendono da molteplici fattori:

• Disponibilità attuale delle risorse (numero di camion disponibili, spazio libero sui mezzi, posti disponibili sui traghetti)
• Festività nazionali nei diversi paesi
• Situazione economica generale dei paesi (squilibri import/export, più carichi in uscita che in entrata)
• Variazioni brusche dei prezzi del carburante

Le tariffe spot dipendono da tutte queste condizioni. Ad esempio, se a un vettore mancano cinque pallet sul viaggio di ritorno, sarà disposto ad accettare un prezzo basso pur di riempire il camion. Se invece il mezzo è già pieno, l'autista può permettersi di aspettare uno o due giorni in cerca di un'offerta migliore. Nella pianificazione dei viaggi, i vettori devono valutare quanti camion inviare in base al numero di carichi in uscita e in entrata, cercando di trovare un equilibrio.

Come si negoziano le tariffe contrattuali?

Di norma, un produttore avvia una gara di trasporto elencando le proprie rotte e i volumi annui previsti. I vettori presentano le loro offerte e ogni rotta viene assegnata a chi propone la combinazione migliore di prezzo, capacità garantita e qualità del servizio. La tariffa concordata rimane poi in vigore per un periodo definito, in genere da 6 a 36 mesi. Per i vettori, stabilire un prezzo fisso richiede un equilibrio attento, poiché la struttura delle spedizioni di ogni cliente varia nel tempo (ad esempio carichi completi o LTL, pallet o colli piccoli, più esportazioni o importazioni). I vettori cercano quindi di ottimizzare questi flussi in modo che i camion partano e tornino sempre a pieno carico.

Leggi la nostra guida con modelli pronti per condurre una gara di trasporto.

Tariffe spot vs tariffe contrattuali: riepilogo

Tariffe spot vs tariffe contrattuali: quando scegliere quale?

Nessuna delle due opzioni è necessariamente migliore dell'altra. La scelta più adatta per un produttore dipende da diversi fattori: volume delle merci, frequenza delle spedizioni e propensione al rischio.

Quando conviene usare le tariffe spot:

• Volume di merci imprevedibile: Se le spedizioni sono poche al mese, le tariffe spot offrono maggiore flessibilità.
• Spedizioni urgenti: Quando si ha bisogno di una consegna in giornata o il giorno successivo, le tariffe spot permettono di accedere più rapidamente ai vettori. Le tariffe contrattuali richiedono una pianificazione più anticipata.
• Ragioni tattiche o strategiche: Per assicurarsi la tariffa migliore disponibile in un dato momento, le tariffe spot rappresentano un approccio tattico valido. I produttori con maggiore flessibilità operativa possono trarne vantaggio.
• Nuove rotte: Prima di impegnarsi con un contratto su una nuova tratta, è possibile effettuare alcune spedizioni di prova.
• Applicabilità della tariffa: Le tariffe spot riflettono i prezzi correnti di mercato e si applicano a tutti i clienti. Con prenotazioni spot si possono quindi prevedere tariffe sostanzialmente uniformi, con variazioni minime legate a fattori specifici.

Quando conviene usare le tariffe contrattuali:

• Volume stabile: Se si pianifica a lungo termine e la catena di approvvigionamento è stabile, le tariffe contrattuali garantiscono capacità e risparmi certi.
• Pianificazione e budget più precisi: Con tariffe contrattuali è possibile pianificare e definire il budget per un periodo specifico.
• Relazioni più solide con i vettori: Collaborare con gli stessi vettori nel tempo porta vantaggi per entrambe le parti. Si possono ottenere sconti e tempi di spedizione più rapidi, mentre i vettori sotto contratto rimangono impegnati sulle proprie rotte anche in caso di picchi delle tariffe spot.
• Monitoraggio delle performance: Avere un partner affidabile semplifica il controllo delle performance aziendali. Le tariffe contrattuali stabilizzano i costi di trasporto e consentono di misurare i risultati con maggiore precisione.
• Capacità garantita: I contratti non garantiscono automaticamente la disponibilità di capacità, ma i vettori sono molto più propensi ad assicurarla quando esiste un accordo formale.

6 consigli per scegliere tra tariffe spot e tariffe contrattuali

1. Analizza la frequenza delle spedizioni. Quali flussi di merci sono stabili e prevedibili, e quali sono irregolari?
2. Combina le strategie di prezzo. Usa le tariffe contrattuali per coprire il volume principale e le tariffe spot per i carichi occasionali o le fluttuazioni stagionali.
3. Prenota la capacità in anticipo. Rivolgiti ai vettori per tempo per evitare aumenti di prezzo nei periodi di alta domanda.
4. Monitora gli indicatori di mercato. Tieni d'occhio i prezzi del carburante e la disponibilità di carichi stagionali sulle rotte principali.
5. Verifica le condizioni tariffarie. Controlla come sono definiti negli accordi i meccanismi di adeguamento del carburante e le clausole di flessibilità sui volumi.
6. Sfrutta i dati storici. Utilizza un software di gestione trasporti per analizzare le performance passate delle tariffe spot rispetto a quelle contrattuali e individuare le rotte in cui le une superano sistematicamente le altre, o viceversa.

Quante spedizioni servono per accedere alle tariffe contrattuali?

Per ottenere tariffe contrattuali è possibile avviare una gara di trasporto formale. Qualsiasi produttore può presentare un'offerta: non si tratta di uno strumento riservato alle grandi aziende. Anche le imprese più piccole possono organizzare gare per assicurarsi prezzi impegnati.

Cosa serve:

• Regolarità nelle rotte
• Una stima affidabile dei volumi per ciascuna rotta
• Il periodo di tempo che si vuole coprire con il contratto

Cosa serve ai produttori per avviare una gara di trasporto?

Che si tratti di una gara annuale su larga scala o di una più contenuta con pochi vettori, è necessario prepararsi su alcuni aspetti fondamentali.

• Conosci la tua attività, le merci che spedisci e le rotte operative: Questi elementi influenzano le condizioni del trasporto, tra cui tempi di consegna, tipo di servizio, costo del trasporto, scadenze di pagamento e limiti di credito.
• Seleziona i vettori giusti: I risultati migliori si ottengono solo inviando la gara a vettori adatti alle proprie esigenze. Per questo è importante analizzare l'elenco attuale dei propri vettori e valutare chi altro potrebbe essere idoneo per la nuova gara.
• Definisci la strategia di assegnazione prima di avviare la gara: Stabilisci in anticipo i criteri per la selezione dei vettori e delle rotte. La capacità di servire le rotte principali o i clienti con esigenze particolari è un fattore determinante.
• Prepara un documento di gara semplice e chiaro, con le condizioni di spedizione e un modello di listino prezzi: Un tipico documento di gara (RFP: request for proposal) illustra cosa ci si aspetta dai vettori e descrive le proprie esigenze di trasporto, come il profilo delle spedizioni, la natura delle merci, la frequenza delle spedizioni e le voci da includere nel prezzo (ad esempio supplemento carburante, assicurazione e pedaggi).
• Registra e valuta i risultati della gara con il software di gestione trasporti di Cargoson: Una volta conclusa la gara e negoziati i contratti di trasporto, comunica le assegnazioni ai vettori selezionati e applica i risultati nella collaborazione continuativa con loro.

Come un software di gestione trasporti supporta la gestione delle tariffe spot e contrattuali

Invece di lasciare che i prezzi si perdano in lunghe catene di email e fogli di calcolo comprensibili solo a chi li ha creati, è possibile individuare le rotte contrattuali con andamenti superiori al mercato e includerle nella prossima gara. Si possono identificare i preventivi spot ricorrenti e trasformarli in contratti. Nel tempo, questi dati permettono di gestire il rapporto tra tariffe spot e contrattuali in modo consapevole, anziché affidarsi all'abitudine o a fogli di calcolo ormai superati.

Cosa dovrebbe offrire un software di gestione trasporti per confrontare tariffe spot e contrattuali 

• Database centralizzato delle tariffe di trasporto: Tutti i listini dei vettori sono archiviati in un unico sistema centralizzato. Una volta importati, ogni tariffa base e ogni supplemento sono disponibili in un solo posto, eliminando la necessità di cercare tra email o file sparsi. Questo approccio integrato alla gestione delle tariffe garantisce che tutti i dati sui prezzi siano sempre aggiornati.
• Aggiornamento automatico dei supplementi: I prezzi del carburante e le tasse cambiano regolarmente. Un buon sistema consente di aggiornarli una sola volta e ricalcola istantaneamente tutte le tariffe correlate.
• Motore di regole flessibile: I moderni motori tariffari gestiscono logiche di prezzo complesse. È possibile creare supplementi che dipendono dal peso, dalla distanza, dalla rotta o da altre variabili.
• Automazione dei supplementi e calcoli istantanei: Al momento di richiedere un preventivo per una spedizione, il sistema aggiunge automaticamente la tariffa base e tutti i supplementi pertinenti. Nessun calcolo manuale necessario.

Un software di gestione trasporti può far risparmiare tempo a produttori e grossisti che lavorano con più vettori e tariffe diverse, migliorando il controllo dei costi e riducendo il carico amministrativo.

Il software di gestione delle tariffe di trasporto di Cargoson colma il divario tra i complessi sistemi enterprise e gli strumenti di spedizione facili da usare. Il nostro focus è esclusivamente sui mittenti, non sui vettori o sui fornitori di logistica di terze parti. Questo ci permette di rispondere alle sfide specifiche delle aziende manifatturiere, dei grossisti e delle aziende retail.

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