Spot цени срещу договорни цени в логистиката: кога да използвате всяка от тях

В логистиката изборът между spot и договорни цени може да означава разликата между спестяване на разходи и надхвърляне на бюджета. Договорните цени предлагат стабилност, а spot цените — гъвкавост. Това ръководство обяснява коя опция да използвате в коя ситуация, дава насоки как да оптимизирате стратегията си за управление на товарния транспорт и показва как TMS може да ви помогне да вземате по-добри решения интуитивно.

Какво представляват spot цените?

Spot цената е еднократна пазарна цена за конкретна пратка. Тя се влияе от множество фактори — търсене, цени на горивата и геополитика — което я прави силно нестабилна. Производителите обикновено прибягват до spot цени при спешни пратки, при скокове в производството, когато превозвач не може да поеме дадена пратка, или за да се възползват от временни спадове в цените.

Какво представляват договорните цени?

Договорната цена е фиксирана, предварително договорена тарифа за определен период. Тя обикновено се основава на обема на товарите, изискванията към пратката и актуалните spot цени. Колкото по-дълъг е договорният срок, толкова по-ниска е цената.

Производителите използват договорни цени за дългосрочно планиране, за гарантирани срокове на доставка и за осигуряване на определен капацитет всяка седмица или месец.

Как се изчисляват spot цените?

Spot цените отразяват текущата пазарна конюнктура и не са обвързани с реалната себестойност на услугата. При LTL/FTL те са силно нестабилни (±25%), особено при LTL. Причините за колебанията могат да бъдат различни:

• Текуща наличност на ресурси (брой свободни камиони, свободно място в камионите, налични места на фериботи)
• Официални празници в различни държави
• Общата икономическа ситуация в отделните страни (дисбаланс между износ и внос, повече товари в едната посока)
• Резки промени в цените на горивата

Spot цените зависят от всички тези условия едновременно. Например, ако на камиона на превозвача липсват пет палета за обратния път, той ще търси по-ниска цена, за да запълни пространството. Ако камионът е пълен, шофьорът може да изчака ден-два за по-добра оферта. При планирането на курсовете превозвачите трябва да преценят колко камиона да изпратят, съобразявайки се с броя на товарите в двете посоки — в крайна сметка целта е да се намери баланс.

Как се договарят договорните цени?

Обикновено производителят обявява транспортен търг, в който посочва транспортните маршрути и очакваните годишни обеми. Превозвачите подават оферти и всеки маршрут се възлага на кандидата, предложил най-добра комбинация от цена, гарантиран капацитет и качество на услугата. Договорената цена остава в сила за определен период (обикновено 6–36 месеца). За превозвачите постигането на фиксирана цена изисква намиране на баланс, тъй като структурата на пратките на всеки клиент варира в рамките на даден период (например пълни товари или LTL, палети или малки кашони, повече износ или внос). Затова превозвачите се стремят да оптимизират тези потоци така, че камионите да тръгват и да се връщат пълни.

Прочетете нашето ръководство с шаблони, което ще ви помогне да проведете транспортен търг.

Обобщение: spot цени срещу договорни цени

Spot цени срещу договорни цени: кога да изберете кое?

Нито едната опция не е непременно по-добра от другата. Най-подходящият избор за производителите зависи от различни фактори — обем на товарите, честота на пратките и толерантност към риск.

Използвайте spot цени при:

• Непредвидим обем на товарите: Ако имате само няколко пратки на месец, spot цените предлагат по-голяма гъвкавост.
• Спешни пратки: Ако имате нужда от доставка в същия или следващия ден, spot цените ви дават по-бърз достъп до превозвачи. Договорните цени изискват по-предварително планиране.
• Тактически или стратегически причини: Ако искате да осигурите най-добрата текуща цена, spot подходът е добра тактика. Производители с по-голяма гъвкавост могат да се възползват от това.
• Нови маршрути: Ако искате да изпробвате нов маршрут, преди да се ангажирате с договор, можете да направите няколко тестови доставки.
• Приложимост на цените: Spot цените са актуалните пазарни цени, валидни за всички клиенти. При spot резервации можете да очаквате сравнително постоянни цени, с незначителни вариации в зависимост от конкретните условия.

Използвайте договорни цени при:

• Стабилен обем на товарите: Ако планирате дългосрочно и разполагате с предвидима логистична верига, договорните цени ви гарантират капацитет и спестявания.
• По-добро планиране и бюджетиране: Договорните цени ви позволяват да планирате и бюджетирате за конкретен период от време.
• По-здрави партньорства: Дългосрочното сътрудничество с определени превозвачи е от полза и за двете страни. Можете да получите отстъпки и по-бързо обслужване, докато договорените превозвачи остават ангажирани с вашите маршрути независимо от скоковете в spot цените.
• Проследяване на резултатите: Надеждният партньор улеснява анализа на бизнес представянето. Договорните цени стабилизират транспортните ви разходи и ви позволяват да изчислявате ефективността.
• Осигурен капацитет: Договорите не гарантират автоматично капацитет, но превозвачите са много по-склонни да го осигурят, ако имате сключен договор.

6 съвета за избор между spot и договорни цени

1. Анализирайте честотата на пратките си. Кои товарни движения са стабилни и предвидими, а кои — нередовни?
2. Комбинирайте ценовите стратегии. Използвайте договорни цени за основния си обем, а spot цени — за спонтанни товари или сезонни колебания.
3. Резервирайте капацитет предварително. Ангажирайте превозвачите си навреме, за да избегнете поскъпване в периоди на голямо търсене.
4. Следете пазарните индикатори. Наблюдавайте цените на горивата и сезонната наличност на товари по ключовите маршрути.
5. Преглеждайте условията по договорите си. Проверявайте как са дефинирани клаузите за корекции при промяна на горивата и гъвкавостта на обемите в споразуменията.
6. Използвайте исторически данни. Използвайте TMS, за да анализирате минали резултати от spot и договорни цени и да идентифицирате маршрути, при които spot цените системно надминават договорните, или обратното.

Какъв обем товари е необходим, за да получите договорни цени?

За да получите договорни цени, можете да обявите официален транспортен търг. Всеки производител може да участва — това не е привилегия само на големите компании. Дори по-малките фирми могат да организират търг и да осигурят ангажирани цени.

Какво ви е необходимо:

• Постоянство в маршрутите
• Надеждна оценка на обема за всеки маршрут
• Периодът, за който искате да важи договорът

Какво е необходимо на производителите, за да проведат транспортен търг?

Независимо дали организирате мащабен годишен търг за цялата мрежа или по-малък с няколко доставчика, има неща, които трябва да подготвите предварително.

• Познайте бизнеса си, стоките, които изпращате, и оперативните си маршрути: Тези фактори влияят на условията на вашия товарен транспорт — срокове за доставка, вид на услугата, транспортни разходи, срокове за плащане и кредитни лимити.
• Изберете подходящите превозвачи: Ще постигнете най-добри резултати само ако изпратите търга до транспортни компании, подходящи за вашите нужди. Затова е важно да анализирате текущия си списък с превозвачи и да прецените кой друг би бил подходящ за новия търг.
• Определете стратегията си за разпределение на превозвачите, преди да проведете транспортния търг: Обмислете и определете стратегията си за избор на превозвачи и товарни линии. Важна е способността да се обслужват основните транспортни маршрути или клиенти със специални изисквания.
• Създайте ясен и разбираем тръжен документ с транспортни условия и шаблон за ценова листа: Типичният тръжен документ (RFP: искане за предложение) обяснява какво се очаква от превозвачите и описва транспортните ви нужди — профил на пратките, естество на стоките, честота на изпращане и какво трябва да бъде включено в цената (например горивна добавка, застраховка и пътни такси).
• Записвайте и оценявайте резултатите от търга с софтуера за управление на товарния транспорт на Cargoson: След като транспортният търг приключи и договорите за превоз бъдат договорени, разпределете номинациите между превозвачите. След това приложете резултатите от търга в текущото си партньорство с избраните превозвачи.

Как TMS подпомага работата со spot и договорни цени

Вместо цените да се губят в имейл нишки и таблици, разбираеми само за един служител, можете да идентифицирате договорени маршрути с цени над пазарните тенденции и да ги включите в следващия търг. Разпознайте постоянните spot оферти и ги преобразувайте в договори. С времето използвайте тези данни, за да управлявате съзнателно съотношението между spot и договорни цени — вместо да разчитате на навик или остарели таблици.

Какво трябва да предлага TMS за сравняване на spot и договорни цени

• Централизирана база данни с транспортни цени: Всички ценови листи на превозвачите се съхраняват в една централизирана система. След като бъдат импортирани, всяка базова цена и допълнителна такса са достъпни на едно място — без нужда да претърсвате имейли или файлове. Този комплексен подход към управлението на транспортните цени гарантира, че всички ценови данни са актуални.
• Автоматично актуализиране на допълнителните такси: Цените на горивата и данъците се променят редовно. Добрата система ви позволява да ги актуализирате веднъж и автоматично преизчислява всички свързани цени.
• Гъвкав механизъм за правила: Съвременните ценови системи могат да обработват сложна ценова логика. Можете да създавате допълнителни такси, зависещи от тегло, разстояние, маршрут или други променливи.
• Автоматизация на допълнителните такси и мигновени изчисления: При офериране на пратка системата автоматично сумира базовата цена и всички приложими допълнителни такси. Никакви ръчни изчисления не са необходими.

TMS може да спести на производители и търговци на едро, работещи с множество превозвачи и цени, значително време, да подобри контрола върху разходите и да намали административната тежест.

Софтуерът за управление на транспортните цени на Cargoson запълва пропастта между сложните корпоративни системи и лесните за употреба инструменти за управление на пратки. Фокусът ни е изцяло върху товародателите, а не върху превозвачите или доставчиците на логистични услуги. Това гарантира, че нашият софтуер адресира конкретните предизвикателства пред производствените, търговските и дистрибуторските компании.

Готови ли сте да оптимизирате стратегията си за управление на товарния транспорт? Резервирайте безплатна 30-минутна консултация, за да видите как TMS на Cargoson може да ви помогне да балансирате spot и договорни цени и да спестите време при всяка пратка.