ERP vs TMS: ali modul za pošiljanje v vašem ERP-u zadostuje vašim potrebam ali potrebujete namenski sistem za upravljanje prevozov?

Povzetek v 60 sekundah

• Vaš ERP upravlja vaše poslovanje (finance, zaloge, naročila). Nikoli ni bil zasnovan za upravljanje kompleksnosti fizičnega prevoza blaga.
• Večina ERP-modulov za pošiljanje odpove na petih ključnih področjih: primerjava cen med prevozniki, povezljivost s prevozniki, sledenje v realnem času, točnost prevoznih računov in prevozna dokumentacija.
• Sistem za upravljanje prevozov zapolni to vrzel. Pokriva vse, kar je povezano s fizičnim potovanjem vaših pošiljk – od oddaje naročila do sledenja in preverjanja računov.
• Oba sistema nista tekmeca. ERP je lastnik naročila; sistem za upravljanje prevozov je lastnik pošiljke. Skupaj odpravita ročno vnašanje podatkov in zagotovita popolno preglednost.
• Znaki, da ste prerasli ERP-modul za pošiljanje: vzporedno z sistemom vzdržujete preglednice, zaposleni ročno preverjajo portale prevoznikov, prevozni računi se sprejemajo brez preverjanja.

Verjetno že imate ERP za upravljanje financ, nabave, zalog in proizvodnje – bodisi SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, Odoo ali kateri drug sistem. Ko pa pride do pošiljanja blaga, se številni srednje veliki proizvajalci in trgovci na debelo začnejo spraševati, ali so logistične funkcije, vgrajene v njihov ERP, res dovolj – ali pa bi jim namenski sistem za upravljanje prevozov (TMS) ponudil prednosti, ki jih še niso upoštevali.

Ta članek pojasnjuje, kako ugotoviti, ali je vaše podjetje preraslo zmogljivosti ERP-a na področju pošiljanja in ali bi imelo koristi od namenskega sistema za upravljanje prevozov.

Kakšna je razlika med ERP in sistemom za upravljanje prevozov?

Preden gremo globlje, na kratko pojasnimo, kaj vsak sistem počne.

ERP (Enterprise Resource Planning) je osrednji sistem, ki povezuje ključne poslovne funkcije: finance in računovodstvo, nabavo, zaloge, načrtovanje proizvodnje, prodajna naročila in kadrovske zadeve. Predstavljajte si ga kot sistem evidence za celotno vaše poslovanje. Ko stranka odda naročilo, ga ERP spremlja od ponudbe do računa. Pogosti primeri so SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite in Odoo.

Vse to je izjemno dragoceno. Kar pa na tem seznamu manjka, je karkoli v zvezi s tem, kako se pošiljka dejansko premakne, ko zapusti vaš obrat. Večina ERP-sistemov vključuje osnovni modul za pošiljanje ali logistiko. Omogoča tiskanje dobavnice, dodelitev prevoznika in označitev pošiljke kot odposlane. Za preproste operacije – en ali dva prevoznika, pretežno domače pošiljke, razmeroma predvidljivi obsegi – je to morda dovolj.

Težave se začnejo, ko logistična operacija postane bolj kompleksna. Za večino proizvajalcev in trgovcev na debelo je to bolj postopno, kot se zavedajo: dodate prevoznika, začnete pošiljati mednarodno, poleg paketov začnete prevažati palete in LTL tovor, pred oddajo naročila morate primerjati cene. In vaša ekipa začne vzdrževati preglednice vzporedno z ERP-om, ker ta preprosto ne zmore vsega, kar potrebuje.

Sistem za upravljanje prevozov (TMS) je specializirana programska oprema, ki upravlja fizično gibanje blaga. Medtem ko ERP beleži, da mora priti do dostave, sistem za upravljanje prevozov poskrbi za vse, kar se pri tem dejansko zgodi: primerja cene prevoznikov, odda naročilo pri pravem prevozniku, ustvari kaubne etikete in dokumente, v realnem času sledi pošiljki ter ob prejemu preveri prevozni račun. Neposredno se poveže s prevozniki prek API ali EDI in vaši ekipi zagotovi enoten pregled vseh aktivnih pošiljk pri vsakem prevozniku in za vsak način prevoza (paketi, LTL, FTL, letalski, pomorski) – brez ročnega vnašanja podatkov v katerem koli koraku. Pogosti primeri so Cargoson, MercuryGate, Transporeon in Descartes Shipper.

Preprosto povedano: vaš ERP pozna vaše poslovanje. Vaš sistem za upravljanje prevozov pozna vaše pošiljke.

Čeprav večina proizvajalcev in trgovcev na debelo potrebuje oba sistema, ju ne potrebujeta nujno od prvega dne ali v enaki meri. ERP je nepogrešljiv, ker poganja vaše poslovanje. Sistem za upravljanje prevozov ga ne nadomešča – oba pokrivata različna področja in odlično delujeta skupaj, ko sta povezana. Ključno vprašanje je, ali so osnovne funkcije pošiljanja, vgrajene v vaš ERP, dovolj za vašo trenutno logistično operacijo, ali pa je ta postala dovolj kompleksna, da upraviči uvedbo namenskega sistema za upravljanje prevozov.

Pet področij, kjer ERP-moduli za pošiljanje odpovedo

1. Primerjava cen med prevozniki

Večina ERP-modulov za pošiljanje vam omogoča, da pošiljki dodelite prevoznika. Redko pa vam omogočajo primerjavo cen različnih prevoznikov v živo, preden se odločite, katerega uporabiti. Ta vrzel ima neposredne stroške: če vaša ekipa iz navade izbira poznanega prevoznika namesto najugodnejše možnosti za vsako pošiljko, plačujete več, kot bi morali.

Sistem za upravljanje prevozov se poveže z vašimi pogodbami s prevozniki in ob oddaji naročila prikaže primerljive cene. Pri stotinah ali tisočih pošiljk to lahko pomeni občutno znižanje prevoznih stroškov.

2. Povezljivost s prevozniki

ERP-sistemi nimajo poslovne spodbude za vzdrževanje neposrednih API-povezav z DHL, DB Schenker, DSV, UPS, FedEx in drugimi prevozniki. Vzdrževanje teh integracij, ko se API-ji prevoznikov razvijajo, zahteva stalne naložbe, ki jih ponudniki ERP-sistemov preprosto ne postavljajo v ospredje.

Namenski sistem za upravljanje prevozov pa stoji ali pade prav po širini in zanesljivosti svoje mreže prevoznikov. Dober sistem bo imel številne aktivne integracije s prevozniki in bo na zahtevo vzpostavil nove. Ko dodate regionalnega prevoznika ali zamenjate logističnega partnerja, bi to moralo biti vprašanje dni, ne večmesečnega IT-projekta.

3. Sledenje pošiljkam v realnem času

Vedeti, da je bila pošiljka odposlana, ni isto kot vedeti, kje je zdaj, ali je pravočasna ali kakšen je predviden datum dostave. ERP-sistemi se pri sledenju običajno zanašajo na to, da prevozniki sami posodabljajo statusno polje – kar se pogosto dogaja nedosledno ali sploh ne. Vaša ekipa za podporo strankam tako konča pri klicanju prevoznikov ali ročnem preverjanju portalov, kar izniči ves smisel sistema.

Sistem za upravljanje prevozov neposredno in v realnem času pridobiva mejnike sledenja od prevoznikov, vaši ekipi zagotavlja enoten pregled vseh aktivnih pošiljk pri vsakem prevozniku in za vsak način prevoza ter omogoča, da opozorila na odstopanja zaznate, preden se spremenijo v pritožbe strank.

4. Točnost in revizijska sled prevoznih stroškov

Eden najpogostejših virov finančnih izgub v logistiki je razlika med zneskom, ki ste ga pričakovali plačati, in zneskom, ki vam je bil zaračunan. Industrijske raziskave ocenjujejo, da napake pri prevoznih računih srednje velike pošiljatelje stanejo 3–7 % skupnih letnih prevoznih stroškov, pri čemer 22 % računov vsebuje odstopanja, ki zahtevajo ročno obravnavo. Prevozniki dodajajo doplačila (gorivo, dostava na dom, prilagoditve volumetrične teže, sezonske pristojbine) in če nimate sistematičnega načina preverjanja računov glede na dogovorjene cene, se ta doplačila praviloma sprejmejo brez ugovora.

ERP-sistemi zajemajo račune, a redko vsebujejo logiko prevoznih cen, ki bi omogočala njihovo preverjanje. Sistem za upravljanje prevozov izračuna pričakovane stroške naročila na podlagi vaših dejanskih pogodbenih cen, vključno z vsemi veljavnimi doplačili. Ko torej prispe račun, ga lahko takoj primerjate s tistim, kar je bilo dogovorjeno.

5. Prevozna dokumentacija v večjem obsegu

Če pošiljate regulirano blago – na primer predmete, za katere veljajo zahteve ADR/IMDG za nevarne snovi, ali izvozna dokumentacija za mednarodne pošiljke – je ročno ustvarjanje potrebne dokumentacije zamudno, nagnjeno k napakam in tvegano z vidika skladnosti. ERP-predloge dokumentov sicer ustvarijo dobavnico, niso pa zasnovane za pogojno logiko in formate, specifične za posameznega prevoznika, ki jih zahteva sodobna prevozna dokumentacija.

Sistem za upravljanje prevozov avtomatizira ustvarjanje dokumentov na podlagi parametrov pošiljke: pravi CMR za cestni tovorni prevoz, pravilna izjava o nevarnih snoveh za kemično pošiljko, pakirni seznam v formatu, ki ga zahteva vaš špediter. Vaša ekipa tako preneha biti ozko grlo med skladiščem in nakladalno rampo.

Zakaj se splača narediti prehod

Za proizvajalce, trgovce na debelo in trgovce na drobno, ki upravljajo kompleksna razmerja s prevozniki in prevozne operacije, sistem za upravljanje prevozov zagotavlja funkcionalnost poslovnega sistema po delčku tradicionalnih stroškov in kompleksnosti. Gartner ocenjuje, da podjetja, ki uvedejo sistem za upravljanje prevozov, prihranijo 5–15 % letnih prevoznih stroškov. To pomeni, da podjetja, ki naredijo ta korak, pridobijo konkurenčno prednost pred tistimi, ki se še vedno zanašajo na ročne procese ali zastarele lokalne sisteme. Pridobijo učinkovitejše in preglednejše upravljanje logistike, ki neposredno vpliva na zadovoljstvo strank in operativne stroške.

Zakaj Cargoson zapolni to vrzel

Če je vaše podjetje preraslo zmogljivosti ERP-modula za pošiljanje, si Cargoson zasluži pozornost – še posebej, če ste proizvajalec ali trgovec na debelo v Evropi.

Cargoson je sodoben evropski sistem za upravljanje prevozov, ki premošča vrzel med kompleksnimi poslovnimi sistemi in preprostimi orodji za pošiljanje. Zasnovan je izključno za pošiljatelje (proizvajalce, trgovce na debelo in trgovce na drobno) in ne strežejo prevoznikom ali 3PL-podjetjem. Ta osredotočenost je pomembna: vsaka funkcija je zasnovana glede na izzive, s katerimi se logistična ekipa v proizvodnem podjetju srečuje vsak dan, ne glede na potrebe špediterjov. Pokriva upravljanje prevoznih cen, integracije s prevozniki, izvedbo pošiljk in sledenje za vse načine prevoza (FTL, LTL, paketi, letalski, pomorski in železniški) z ene same platforme.

Kje se Cargoson izkaže:

Povezljivost s prevozniki

Cargosonov sistem za upravljanje prevozov se s prevozniki integrira prek neposrednih API in EDI povezav, ki samodejno sinhronizirajo cene, čase prevoza in informacije o sledenju. Rezultat so zanesljivejše integracije in širša pokritost v praksi. Mnoge od teh API-povezav so vnaprej vzpostavljene in pripravljene za uporabo. Če sodelujete s prevoznikom, ki še ni povezan, bo Cargoson integracijo vzpostavil brez dodatnih stroškov. Povezljivost s prevozniki je osrednji del produkta, ne plačljiv dodatek.

Upravljanje cen

Motor za prevozne cene zmore obdelati katero koli strukturo cenika ali pogodbe o cenah, vključno s kompleksno logiko doplačil, conskim obračunavanjem in prilagoditvami za gorivo. Prav to v praksi omogoča natančno primerjavo stroškov ob oddaji naročila in zanesljivo preverjanje računov po opravljenem prevozu.

Nevtralnost

Cargoson je neodvisna platforma in ni v lasti nobenega prevoznika. Delate neposredno s svojimi pogodbami s prevozniki, kar pomeni, da dogovorjene cene ostanejo vaše.

Integracija z ERP-om

Cargoson ponuja vnaprej pripravljene integracije z najpomembnejšimi poslovnimi platformami, kot so SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite, Odoo in drugi ERP-sistemi, kar poenostavi postopek vzpostavitve povezave.

Cene

Cargoson se začne pri 199 € na mesec (za večino podjetij nekaj sto evrov mesečno) in se za večje operacije povzpne do nekaj tisoč evrov mesečno. To je bistveno manj od stroškov tradicionalnih implementacij poslovnih sistemov za upravljanje prevozov, ki pred upoštevanjem stroškov uvedbe tipično znašajo pet- ali šestmestne letne zneske.

Podpora

Za srednje velika proizvodna podjetja brez velikega IT-oddelka, ki bi upravljal odnose z dobavitelji, je podpora prav tako pomembna. Cargosonova podpora je v uporabniških ocenah dosledno izpostavljena kot resnična prednost – z hitrimi odzivnimi časi in ekipo, ki težave rešuje hitro in odgovorno.

Ali potrebujete oba?

Vprašanje ERP ali sistem za upravljanje prevozov se pogosto postavlja kot izbira med dvema možnostma. Pa ni. Pravo vprašanje je, ali je ERP-modul za pošiljanje dovolj globok za logistično operacijo, ki jo izvajate.

Za večino srednje velikih proizvajalcev in trgovcev na debelo potrebujete oba. Vaš ERP vodi finance, zaloge in naročila. Toda nikoli ni bil zasnovan za upravljanje operativne kompleksnosti prevoza blaga prek več prevoznikov, načinov in držav. Sistem za upravljanje prevozov ne nadomešča vašega ERP-a. Zapolni vrzel, ki je ERP nikoli ni bil zasnovan zapolniti.

Če se še odločate, začnite z mapiranjem, kje vaša ekipa v procesu pošiljanja porablja ročni trud. Vsaka preglednica, vsak zavihek portala prevoznika, vsako e-sporočilo v iskanju posodobitve sledenja je signal. To trenje vas stane čas in – v večini primerov – več denarja, kot se zavedate.

Kako ERP in sistem za upravljanje prevozov delujeta skupaj

Uvedba sistema za upravljanje prevozov ne zahteva, da karkoli odstranite ali zamenjate v svojem ERP-u. Oba sistema pokrivata različna področja in se ob pravilni nastavitvi čisto povežeta.

Tipičen potek dela je videti takole: v ERP-u se ustvari prodajno naročilo, ki sproži dostavo. Podatki o dostavi (prejemnik, naslov, artikli, teže, dimenzije) samodejno potečejo iz ERP-a v sistem za upravljanje prevozov. V njem vaša ekipa izbere prevoznika in raven storitve – po potrebi s primerjavo cen v živo – ter odda naročilo za pošiljko. Sistem za upravljanje prevozov ustvari etikete, dokumente in referenčno številko sledenja ter prevozne stroške in informacije o sledenju pošlje nazaj v ERP, da je finančna evidenca popolna.

Vaš ERP je še vedno lastnik naročila. Sistem za upravljanje prevozov je lastnik pošiljke. Oba imata informacije, ki jih potrebujeta, brez ponovnega vnašanja podatkov s strani kogarkoli.

Integracija ne bi smela biti dolgotrajen IT-projekt. Dobro zasnovan sistem za upravljanje prevozov bo ponujal izvorne priključke za najpomembnejše ERP-platforme, tako da je vzpostavitev vprašanje konfiguracije, ne razvoja po meri. Delati bi moral s prevozniki in dogovorjenimi cenami, ki jih že imate, ter vam zagotoviti dostop do dodatnih prevoznikov, ko vaša mreža raste.

Preden se odločite

Pravi sistem za upravljanje prevozov mora uravnotežiti funkcionalnost, uporabnost in stroške ter se hkrati ujemati z vašimi specifičnimi logističnimi zahtevami. Prepričajte se, da se lahko prilagodi vašim obsegom pošiljk, mreži prevoznikov in številu uporabnikov, ko vaše podjetje raste. Pri ocenjevanju možnosti testirajte z lastnimi podatki. Večina sistemov za upravljanje prevozov ponuja demo okolja, kjer lahko preizkusite funkcionalnost programske opreme, preden se zanjo odločite. Sistem za upravljanje prevozov ni programska oprema, ki bi jo zamenjali zlahka. Vzemite si čas, da temeljito spoznate vse razpoložljive možnosti, preden se zavežete, in se prepričajte, da tisto, kar izberete, resnično ustreza načinu delovanja vašega podjetja.

Če so signali prisotni, je Cargoson smiseln naslednji korak. Cargoson ni le programska oprema za integracijo prevoznikov. Je celovit sistem za upravljanje prevozov, zasnovan za evropske proizvajalce in trgovce na debelo, ki ponuja popoln nadzor in standardizacijo vaših procesov pošiljanja. Ta uporabniku prijazna enotna platforma se brezhibno integrira z vašim ERP-om, vaši zaposleni pa se bodo hitro naučili, kako jo uporabljati.

Želite videti, kako Cargoson dopolnjuje vaš obstoječi ERP?

Rezervirajte 30-minutno predstavitev Cargosona brez obveznosti