Expedierea în ERP: cum funcționează, cum diferă în funcție de sistem și ce să păstrezi la migrare

Când o comandă de vânzare ajunge în sistemul ERP, toate informațiile necesare pentru onorarea ei sunt deja acolo: adresa de livrare, articolele, greutățile și data de livrare promisă. Dar odată ce livrarea este declanșată, rolul sistemului se oprește. Echipa ta tipărește un aviz de livrare, selectează un transportator dintr-o listă derulantă și marchează comanda ca expediată — chiar dacă expedierea nu a fost încă confirmată cu nimeni.

Cineva trebuie apoi să deschidă portalul transportatorului, să introducă adresa, să plaseze comanda de transport și să copieze numărul de urmărire înapoi în ERP. Următoarea expediere se gestionează la fel, doar printr-un alt portal.

Așa funcționează expedierea în majoritatea companiilor producătoare: parțial în ERP, parțial în afara lui. Cât de mult acoperă ERP-ul tău din acest proces depinde de sistemul pe care îl folosești, de modul în care este găzduit și de ce se întâmplă atunci când migrezi la o versiune nouă.

Ce face modulul de expediere din ERP și unde se oprește

Modulul de expediere din ERP este conceput pentru a înregistra livrările. Atribuie un transportator, tipărește un aviz de livrare și marchează comanda ca expediată. Dacă expediezi colete interne cu unul sau doi transportatori, acest lucru poate fi suficient.

Însă modulul nu a fost niciodată conceput pentru a compara tarifele live ale transportatorilor înainte de a plasa o comandă, pentru a rezerva direct cu transportatorii, pentru a prelua automat datele de urmărire sau pentru a verifica facturile de transport față de tarifele agreate. Nici furnizorii de ERP nu intenționează să construiască aceste funcționalități — conectivitatea cu transportatorii nu a făcut niciodată parte din oferta lor de produs. Discutăm în detaliu despre aceste lipsuri în articolul nostru ERP vs TMS.

Trei modalități de a adăuga expedierea în ERP

Când modulul nativ nu mai este suficient, echipele aleg de obicei una dintre trei opțiuni.

• Continuarea utilizării modulului nativ. Atribuirea, tipărirea și expedierea rămân în ERP. Restul se gestionează manual în portalurile transportatorilor. Această opțiune nu necesită configurare, dar implică costuri operaționale ridicate: minute pierdute la fiecare expediere și erori care trec neobservate până când sună un client.
• Instalarea unui plugin pentru fiecare transportator. Unul pentru DHL, unul pentru DSV, unul pentru transportatorul regional. Fiecare funcționează bine până când transportatorul își schimbă API-ul — moment în care problema devine a ta. Cu cinci transportatori, trebuie să menții cinci integrări, să urmărești cinci formate de date și să ai cinci contacte de suport la îndemână.
• Implementarea unui strat de expediere peste ERP. Conectezi ERP-ul la o platformă care suportă toți transportatorii și menții o singură conexiune de atunci încolo. Adăugarea unui transportator devine o chestiune de configurare sau o solicitare către furnizor, nu un proiect separat.

Cum diferă expedierea în ERP de la o platformă la alta

Aceeași expediere este gestionată diferit în funcție de sistemul ERP utilizat. Tabelul de mai jos arată cum variază acest lucru între sistemele folosite de majoritatea producătorilor europeni:

ERP în cloud vs. on-premises: ce schimbă pentru expediere

Când ERP-ul rulează în cloud, apar două schimbări importante.

• Furnizorul controlează calendarul de actualizări. Versiunile noi sunt lansate conform propriului program, nu al tău, astfel că cel care menține conexiunea de expediere trebuie să urmărească fiecare actualizare. Stabilește cine este responsabil pentru compatibilitate înainte de a semna contractul.
• Eticheta trebuie tipărită în continuare la stația de ambalare. Indiferent dacă ERP-ul este în cloud sau nu, cineva de la rampa de încărcare are nevoie de eticheta corectă și de documentul de transport. Configurația de expediere trebuie să transmită aceste informații către o imprimantă locală fără a crea un flux de lucru separat pentru fiecare transportator.

Ce se întâmplă cu expedierea ta când migrezi ERP-ul

Situația este diferită dacă contractele cu transportatorii, regulile de expediere, etichetele și urmărirea se află într-un strat separat, nu în ERP. Atunci, o migrare înseamnă redirecționarea unei singure conexiuni, nu refacerea întregii configurații de transport.

Stokker, un distribuitor de scule și utilaje, s-a confruntat exact cu această problemă când a trecut la un nou ERP. În loc să reconstruiască integrările cu fiecare transportator în parte, Stokker i-a conectat pe toți prin Cargoson, reducând timpul de configurare de la săptămâni la minute. Acum procesează 15.000 de expedieri pe lună cu doar doi angajați.

Cine gestionează expedierea din ERP pe termen lung

Integrarea expedierii în ERP nu este o configurare unică. ERP-urile se actualizează. Transportatorii își schimbă formatele de etichete, codurile de servicii și versiunile de API după propriul calendar, fără să te consulte. Iar persoana care știe ce parolă aparține cărui portal s-ar putea să plece la un moment dat.

Prin urmare, întrebarea nu este doar dacă conexiunea funcționează, ci cine o menține funcțională. Cu un strat de expediere dedicat, furnizorul menține conexiunile cu transportatorii în mod centralizat. Dacă un transportator își schimbă API-ul, este responsabilitatea furnizorului să rezolve problema, nu o solicitare de modificare adresată ERP-ului tău. La Cargoson, conectivitatea cu transportatorii face parte din produs, nu este o taxă suplimentară — iar dacă lucrezi cu un transportator care nu este încă conectat, Cargoson îl va integra fără costuri suplimentare.

Abordarea integrată și unde să aprofundezi

ERP-ul tău gestionează comanda. Un strat de expediere deasupra lui se ocupă de transport: tarife live de la transportatorii tăi, plasarea comenzilor, etichete și documente, urmărire și costul transportului — astfel încât înregistrarea financiară să rămână completă. Echipa ta trebuie să introducă o expediere o singură dată, nu prin intermediul unui portal.

Ghidul nostru de integrare TMS-ERP explică cum circulă datele și ce întrebări să adresezi oricărui furnizor înainte de a te angaja. Dacă modulul tău ERP este suficient în sine este o întrebare la care răspunde articolul ERP vs TMS. Articolul de față descrie același strat din perspectiva ERP-ului tău.

Cargoson este construit exclusiv pentru expeditori, producători și distribuitori — nu pentru transportatori sau operatori 3PL. Fiecare funcționalitate este concepută pentru a rezolva o problemă a unei echipe de logistică, nu a unui operator de transport. Deoarece platforma este independentă și nu aparține niciunui transportator, tarifele pe care le negociezi rămân ale tale. Vine cu conectori pre-construiți pentru Microsoft Dynamics, Dynamics 365 F&O, NetSuite și Odoo și se conectează la peste 2.000 de transportatori prin integrări directe API și EDI. Prețurile încep de la 199 € pe lună, o fracțiune din costul unei implementări enterprise tradiționale. Și dacă nu ai o echipă IT mare, vei fi liniștit să știi că suportul este aspectul pe care clienții noștri îl evaluează cel mai bine în recenzii.

Poți testa platforma cu datele tale reale — ERP-ul și transportatorii tăi — înainte de a lua o decizie. Rezervă o consultație gratuită, fără obligații, de 30 de minute cu experții noștri. Vom trece în revistă funcționalitățile noastre, configurația ta actuală și vom discuta dacă și cum te-ar putea ajuta Cargoson.

Rezervă o consultație gratuită