Envios no ERP: como funciona, o que muda entre sistemas e o que preservar numa migração

Quando uma encomenda de venda entra no ERP, toda a informação necessária para a satisfazer já está lá: a morada de entrega, as linhas de artigos, os pesos e a data de entrega prometida. Mas assim que a entrega é desencadeada, o papel do sistema termina. A equipa imprime uma nota de entrega, seleciona uma transportadora numa lista e marca a encomenda como expedida — mesmo que o envio ainda não tenha sido confirmado com ninguém.

Alguém tem então de abrir o portal da transportadora, introduzir a morada, confirmar o envio e copiar o número de rastreio de volta para o ERP. O envio seguinte é tratado da mesma forma, mas através de um portal diferente.

É assim que os envios funcionam na maioria das empresas de fabricação: em parte dentro do ERP e em parte fora dele. A medida em que o ERP cobre o processo depende do sistema utilizado, do local onde está alojado e do que acontece quando se migra para uma nova versão.

O que faz o módulo de envios do ERP — e onde para

O módulo de envios do ERP foi concebido para registar entregas. Atribui uma transportadora, imprime uma nota de entrega e marca a encomenda como expedida. Para quem faz envios domésticos de encomendas com uma ou duas transportadoras, isso pode ser suficiente.

Mas nunca foi desenhado para comparar tarifas em tempo real entre transportadoras antes de confirmar um envio, para confirmar envios diretamente com as transportadoras, para importar automaticamente dados de rastreio, nem para verificar faturas de frete face às tarifas acordadas. Os fornecedores de ERP também não planeiam desenvolver estas funcionalidades, uma vez que a conectividade com transportadoras nunca fez parte da sua oferta de produto. Analisamos estas lacunas em detalhe no nosso artigo ERP vs TMS.

Três formas de adicionar gestão de envios ao ERP

Quando o módulo nativo deixa de ser suficiente, as equipas optam geralmente por uma de três abordagens.

• Continuar a usar o módulo nativo. A atribuição, impressão e expedição ficam no ERP. O resto é feito manualmente nos portais das transportadoras. Esta opção não exige configuração, mas implica custos operacionais elevados: minutos perdidos por envio e erros que só são detetados quando um cliente liga.
• Instalar um plugin por transportadora. Um para a DHL, outro para a DSV, outro para a transportadora regional. Cada um funciona bem até a transportadora alterar a sua API — altura em que o problema passa a ser seu. Com cinco transportadoras, é preciso manter cinco integrações, acompanhar cinco formatos de dados e ter cinco contactos de suporte em arquivo.
• Implementar uma camada de gestão de envios sobre o ERP. Liga-se o ERP a uma plataforma que suporta todas as transportadoras e mantém-se uma única ligação a partir daí. Adicionar uma transportadora passa a ser uma questão de configuração ou de um pedido ao fornecedor, e não mais um projeto de raiz.

Como os envios no ERP diferem entre plataformas

O mesmo envio é tratado de forma diferente consoante o sistema ERP utilizado. A tabela abaixo mostra como isso varia nos sistemas mais usados pelos fabricantes europeus:

ERP na nuvem vs. local: o que muda para os envios

Quando o ERP está na nuvem, há duas mudanças relevantes.

• O fornecedor controla o calendário de atualizações. As novas versões são lançadas segundo o seu próprio ritmo, não o seu, pelo que quem mantém a ligação de envios tem de acompanhar cada atualização. Antes de assinar o contrato, confirme quem é responsável pela compatibilidade.
• A etiqueta continua a ter de ser impressa no posto de embalagem. Independentemente de o ERP estar na nuvem ou não, alguém na zona de carga precisa da etiqueta correta e do documento de transporte. A configuração de envios tem de encaminhar esta informação para uma impressora local sem criar um fluxo de trabalho separado por transportadora.

O que acontece aos envios quando o ERP migra

A situação é diferente quando os contratos com transportadoras, as regras de envio, as etiquetas e o rastreio estão numa camada separada e não no ERP. Nesse caso, uma migração significa redirecionar uma única ligação em vez de refazer todo o trabalho com as transportadoras.

A Stokker, um grossista de ferramentas e maquinaria, deparou-se exatamente com este problema quando mudou de ERP. Em vez de reconstruir as integrações com cada transportadora individualmente, a Stokker ligou-as todas através da Cargoson, o que reduziu o tempo de configuração de semanas para minutos. Atualmente, processam 15 000 envios por mês com apenas dois colaboradores.

Quem gere os envios no ERP ao longo do tempo

A integração de envios no ERP não é uma configuração única. Os ERPs são atualizados. As transportadoras alteram formatos de etiquetas, códigos de serviço e versões de API segundo o seu próprio calendário, sem consultar ninguém. E a pessoa que sabe qual o portal e qual a palavra-passe pode, um dia, sair da empresa.

Por isso, a questão não é apenas se a ligação existe, mas quem a mantém ativa. Com uma camada de gestão de envios, o fornecedor mantém as ligações às transportadoras de forma centralizada. Se uma transportadora altera a sua API, é responsabilidade do fornecedor resolver o problema — não um pedido de alteração ao ERP. Com a Cargoson, a conectividade com transportadoras faz parte do produto, sem custos adicionais. E se trabalhar com uma transportadora que ainda não esteja integrada, a Cargoson trata da integração sem encargos extra.

A abordagem integrada — e onde aprofundar

O ERP gere a encomenda. Uma camada de gestão de envios por cima trata do transporte: tarifas em tempo real das suas transportadoras, confirmação de envios, etiquetas e documentos, rastreio e custo de frete — para que o registo financeiro se mantenha completo. A equipa só precisa de introduzir um envio uma vez, sem recorrer a portais.

O nosso guia de integração TMS-ERP explica como os dados circulam e que perguntas fazer a qualquer fornecedor antes de se comprometer. Se o módulo nativo do ERP é suficiente por si só é uma questão abordada em ERP vs TMS. Este artigo descreve a mesma camada na perspetiva do ERP.

A Cargoson foi desenvolvida exclusivamente para expedidores, fabricantes e grossistas — não para transportadoras ou operadores logísticos. Cada funcionalidade foi pensada para resolver um problema de uma equipa de logística, não de um transitário. Por ser uma plataforma independente e não pertencente a nenhuma transportadora, as tarifas que negoceia continuam a ser suas. Inclui conectores pré-construídos para Microsoft Dynamics, Dynamics 365 F&O, NetSuite e Odoo, e liga-se a mais de 2 000 transportadoras por API direta e integrações EDI. Os preços começam em 199 € por mês, uma fração do custo de uma implementação empresarial tradicional. E se não dispõe de uma grande equipa de TI, ficará descansado ao saber que o suporte é o aspeto mais valorizado pelos clientes nas avaliações.

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