Expédition dans l'ERP : fonctionnement, différences selon le système et ce qu'il faut préserver lors d'une migration

Lorsqu'une commande client arrive dans votre ERP, toutes les informations nécessaires à son traitement sont déjà présentes : adresse de livraison, lignes de commande, poids et date de livraison promise. Mais une fois la livraison déclenchée, le rôle du système s'arrête là. Votre équipe imprime un bon de livraison, sélectionne un transporteur dans une liste déroulante et marque la commande comme expédiée — alors même que l'expédition n'a encore été confirmée auprès de personne.

Il faut ensuite ouvrir un portail transporteur, saisir l'adresse, réserver l'expédition et recopier le numéro de suivi dans l'ERP. L'expédition suivante se gère de la même façon, mais via un portail différent.

C'est ainsi que fonctionne la gestion des expéditions dans la plupart des entreprises industrielles : en partie dans l'ERP, en partie en dehors. La couverture réelle du processus par votre ERP dépend du système utilisé, de son mode d'hébergement et de ce qui se passe lors d'une migration vers une nouvelle version.

Ce que fait le module d'expédition de votre ERP — et où il s'arrête

Le module d'expédition d'un ERP est conçu pour enregistrer les livraisons. Il attribue un transporteur, imprime un bon de livraison et marque la commande comme expédiée. Pour les entreprises qui expédient des colis en livraison nationale avec un ou deux transporteurs, cela peut suffire.

En revanche, il n'a jamais été conçu pour comparer les tarifs en temps réel entre vos transporteurs avant de réserver, pour réserver directement auprès des transporteurs, pour récupérer automatiquement les données de suivi, ni pour contrôler les factures de fret par rapport aux tarifs négociés. Les éditeurs d'ERP ne prévoient pas non plus de développer ces fonctionnalités : la connectivité transporteurs n'a jamais fait partie de leur offre. Nous détaillons ces lacunes dans notre article ERP vs TMS.

Trois façons d'ajouter la gestion des expéditions à votre ERP

Lorsque le module natif ne suffit plus, les équipes optent généralement pour l'une des trois solutions suivantes.

• Continuer avec le module natif. L'attribution, l'impression et l'expédition restent dans l'ERP. Le reste se fait manuellement via les portails transporteurs. Cette option ne nécessite aucune configuration, mais engendre des coûts de fonctionnement élevés : minutes perdues à chaque expédition et erreurs qui passent inaperçues jusqu'à ce qu'un client appelle.
• Installer un plugin par transporteur. Un pour DHL, un pour DSV, un pour le transporteur régional. Chacun fonctionne bien jusqu'à ce que le transporteur modifie son API — et le problème devient alors le vôtre. Avec cinq transporteurs, vous devez maintenir cinq intégrations, gérer cinq formats de données et conserver cinq contacts support.
• Mettre en place une couche d'expédition au-dessus de l'ERP. Connectez l'ERP à une plateforme qui prend en charge tous vos transporteurs et ne maintenez plus qu'une seule connexion. Ajouter un transporteur devient alors une simple question de configuration ou une demande adressée au prestataire, et non un nouveau projet à part entière.

Comment la gestion des expéditions diffère selon la plateforme ERP

Une même expédition est traitée différemment selon l'ERP utilisé. Le tableau ci-dessous illustre ces différences pour les systèmes les plus répandus chez les industriels européens :

ERP cloud ou sur site : ce que cela change pour les expéditions

Passer à un ERP en cloud entraîne deux changements importants.

• L'éditeur maîtrise le calendrier des mises à jour. Les nouvelles versions sont publiées selon son planning, pas le vôtre. Quiconque maintient votre connexion d'expédition doit donc surveiller chaque release. Clarifiez la responsabilité de la compatibilité avant de signer le contrat.
• L'étiquette doit toujours être imprimée au poste d'emballage. Que l'ERP soit en cloud ou non, quelqu'un au quai de chargement a besoin de la bonne étiquette et du bon document de transport. La configuration d'expédition doit acheminer ces informations vers une imprimante locale sans créer un flux de travail distinct par transporteur.

Ce qu'une migration ERP implique pour vos expéditions

La situation est différente si vos contrats transporteurs, vos règles d'expédition, vos étiquettes et votre suivi se trouvent dans une couche distincte plutôt que dans l'ERP. Dans ce cas, une migration se résume à rediriger une seule connexion, sans avoir à refaire tout le travail côté transporteurs.

Stokker, un distributeur d'outillage et de machines, a rencontré exactement ce problème lors de son passage à un nouvel ERP. Plutôt que de reconstruire les intégrations avec chaque partenaire de transport individuellement, Stokker les a tous connectés via Cargoson, réduisant le temps de mise en place de plusieurs semaines à quelques minutes. L'entreprise traite désormais 15 000 expéditions par mois avec seulement deux collaborateurs.

À qui appartient la gestion des expéditions ERP dans la durée

L'intégration de la gestion des expéditions dans un ERP n'est pas une configuration ponctuelle. Les ERP évoluent. Les transporteurs modifient leurs formats d'étiquettes, leurs codes de service et leurs versions d'API selon leur propre calendrier, sans vous consulter. Et la personne qui sait quel portail correspond à quel mot de passe finit parfois par partir.

La vraie question n'est donc pas de savoir si la connexion fonctionne, mais qui la maintient opérationnelle. Avec une couche d'expédition dédiée, c'est le prestataire qui gère les connexions transporteurs de façon centralisée. Si un transporteur modifie son API, c'est à lui de corriger le problème — pas une demande de modification à soumettre à votre ERP. Avec Cargoson, la connectivité transporteurs fait partie intégrante du produit, sans surcoût. Et si vous travaillez avec un transporteur qui n'est pas encore connecté, Cargoson l'intègre sans frais supplémentaires.

L'approche intégrée, et pour aller plus loin

Votre ERP gère la commande. Une couche d'expédition au-dessus prend en charge le transport : tarifs en temps réel auprès de vos transporteurs, réservation, étiquettes et documents, suivi et coût du fret — afin que l'enregistrement financier reste complet. Votre équipe n'a à saisir une expédition qu'une seule fois, sans passer par un portail.

Notre guide sur l'intégration TMS-ERP explique comment ces données circulent et quelles questions poser à tout éditeur avant de vous engager. La question de savoir si le module ERP natif suffit en lui-même est traitée dans ERP vs TMS. Cet article décrit la même couche du point de vue de votre ERP.

Cargoson est conçu exclusivement pour les expéditeurs, les industriels et les distributeurs — pas pour les transporteurs ni les prestataires logistiques. Chaque fonctionnalité est pensée pour résoudre un problème d'équipe logistique, et non pour un commissionnaire de transport. Parce que la plateforme est indépendante et n'appartient à aucun transporteur, les tarifs que vous négociez restent les vôtres. Elle est livrée avec des connecteurs préconstruits pour Microsoft Dynamics, Dynamics 365 F&O, NetSuite et Odoo, et se connecte à plus de 2 000 transporteurs via des intégrations API et EDI directes. Les tarifs démarrent à 199 € par mois, une fraction du coût d'un déploiement enterprise traditionnel. Et si vous ne disposez pas d'une grande équipe informatique, sachez que le support est l'aspect que nos clients plébiscitent le plus dans leurs avis.

Vous pouvez tester la solution avec vos propres données ERP et transporteurs avant de vous décider. Réservez une consultation gratuite et sans engagement de 30 minutes avec nos experts. Nous passerons en revue nos fonctionnalités, votre configuration actuelle, et verrons ensemble si et comment Cargoson peut vous aider.

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