Gdy zamówienie sprzedaży trafia do systemu ERP, zawiera już wszystkie informacje potrzebne do jego realizacji: adres dostawy, pozycje zamówienia, wagi i obiecany termin dostawy. Jednak w momencie uruchomienia dostawy rola systemu się kończy. Zespół drukuje dokument dostawy, wybiera przewoźnika z listy rozwijanej i oznacza zamówienie jako wysłane — choć przesyłka nie została jeszcze nigdzie faktycznie zlecona.

Ktoś musi następnie otworzyć portal przewoźnika, wpisać adres, złożyć zlecenie i przepisać numer śledzenia z powrotem do ERP. Kolejna przesyłka jest obsługiwana dokładnie tak samo — tylko przez inny portal.

Tak właśnie wygląda wysyłka w większości firm produkcyjnych: częściowo wewnątrz ERP, częściowo poza nim. To, w jakim stopniu system obejmuje cały proces, zależy od używanego oprogramowania, miejsca jego hostingu i tego, co dzieje się podczas migracji do nowej wersji.


Co robi moduł wysyłkowy w ERP — i gdzie się kończy

Moduł wysyłkowy w systemie ERP służy do rejestrowania dostaw. Przypisuje przewoźnika, drukuje dokument dostawy i oznacza zamówienie jako wysłane. Jeśli wysyłasz krajowe paczki z jednym lub dwoma przewoźnikami, może to w zupełności wystarczyć.

Nie został on jednak zaprojektowany do porównywania aktualnych stawek u różnych przewoźników przed złożeniem zlecenia, bezpośredniego rezerwowania transportu, automatycznego pobierania danych śledzenia ani weryfikowania faktur frachtowych względem uzgodnionych stawek. Dostawcy ERP nie planują też budować tych funkcji — łączność z przewoźnikami nigdy nie była częścią ich oferty produktowej. Szczegółowo omawiamy te braki w artykule ERP vs TMS.


Trzy sposoby na rozszerzenie wysyłki w ERP

Gdy natywny moduł przestaje wystarczać, zespoły zazwyczaj sięgają po jedno z trzech rozwiązań.

  • Pozostanie przy natywnym module. Przypisywanie, drukowanie i wysyłka zostają w ERP. Reszta odbywa się ręcznie w portalach przewoźników. To rozwiązanie nie wymaga żadnej konfiguracji, ale generuje wysokie koszty operacyjne: minuty tracone przy każdej przesyłce i błędy, które wychodzą na jaw dopiero wtedy, gdy zadzwoni klient.
  • Instalacja osobnej wtyczki dla każdego przewoźnika. Jedna dla DHL, jedna dla DSV, jedna dla regionalnego przewoźnika. Każda działa sprawnie — do momentu, gdy przewoźnik zmieni swoje API. Wtedy problem staje się Twój. Przy pięciu przewoźnikach trzeba utrzymywać pięć integracji, śledzić pięć formatów danych i mieć pod ręką pięć kontaktów do wsparcia technicznego.
  • Wdrożenie warstwy wysyłkowej nad ERP. Połączenie ERP z platformą obsługującą wszystkich przewoźników i utrzymywanie od tej pory jednego połączenia. Dodanie nowego przewoźnika staje się kwestią konfiguracji lub prośby do dostawcy — nie kolejnym projektem.


Czym różni się wysyłka w ERP w zależności od platformy

Ta sama przesyłka jest obsługiwana inaczej w zależności od używanego systemu ERP. Poniższa tabela pokazuje, jak wygląda to w systemach stosowanych przez większość europejskich producentów:

ERP

Co obejmuje moduł wysyłkowy

Gdzie się kończy

Z warstwą wysyłkową

Microsoft Dynamics 365 (BC / F&O)

Business Central: agenci wysyłkowi, usługi i dokumenty dostawy. F&O dysponuje dodatkowo modułem zarządzania transportem.

Rezerwacja i porównywanie stawek nie są częścią pakietu, a moduł F&O to projekt sam w sobie. Większość średnich producentów uznaje go za zbyt rozbudowany jak na swoje potrzeby.

Gotowe konektory dla BC i F&O. Obsługa przewoźników działa poza ERP, a połączenie opiera się na konfiguracji, nie na rozwiązaniach tworzonych na zamówienie.

SAP

Podstawowy dokument dostawy; istnieje rozbudowany moduł transportowy przeznaczony dla dużych przedsiębiorstw.

Większość producentów nigdy nie aktywuje modułu transportowego. Jeśli korzystasz z ECC, migracja jest nieunikniona (patrz uwaga poniżej).

Połączenie przez API lub bezpieczną wymianę plików — niezależnie od tego, czy SAP działa w chmurze, czy lokalnie.

NetSuite

Jednolity, oparty na chmurze rejestr zamówień, stanów magazynowych i finansów.

Natywna obsługa przewoźników jest nastawiona głównie na przesyłki paczkowe. Fracht wielomodalny w trybie LTL i FTL nigdy nie był jej głównym obszarem.

Jedna integracja łączy wszystkich przewoźników. SomnoMed skrócił czas tworzenia etykiet we Francji z 90 do 20 minut dziennie, a następnie wdrożył to rozwiązanie w pozostałych europejskich oddziałach.

Odoo

Przystępne cenowo i elastyczne, z konektorami dostawczymi skierowanymi głównie do przewoźników paczkowych.

Ograniczenia zaczynają się ujawniać, gdy w grę wchodzą palety i fracht mieszany obsługiwany przez rzeczywistą listę przewoźników.

Gotowy konektor Cargoson pozwala skalować wysyłkę bez konieczności utrzymywania osobnej wtyczki dla każdego przewoźnika.

Monitor

Planowanie produkcji, MRP i zarządzanie halą produkcyjną.

Obsługa wielu przewoźników nigdy nie była jego przeznaczeniem.

Idealne dopasowanie do warstwy nadrzędnej obsługującej stawki, rezerwacje, etykiety i śledzenie przesyłek, z przesyłaniem kosztów z powrotem do Monitora.


ERP w chmurze a ERP lokalny: co to zmienia dla wysyłki

Przeniesienie ERP do chmury wprowadza dwie istotne zmiany.

  • Dostawca kontroluje harmonogram wydań. Nowe wersje są publikowane według jego harmonogramu, nie Twojego — dlatego ktokolwiek utrzymuje połączenie wysyłkowe, musi śledzić każde wydanie. Zanim podpiszesz umowę, ustal, kto odpowiada za zachowanie kompatybilności.
  • Etykieta nadal musi być drukowana na stanowisku pakowania. Niezależnie od tego, czy ERP działa w chmurze, pracownik przy rampie załadunkowej potrzebuje właściwej etykiety i dokumentu frachtowego. Konfiguracja wysyłki musi kierować te informacje do lokalnej drukarki bez tworzenia osobnego przepływu pracy dla każdego przewoźnika.


Co dzieje się z wysyłką podczas migracji ERP

Sytuacja wygląda inaczej, gdy umowy z przewoźnikami, reguły wysyłkowe, etykiety i śledzenie przesyłek są przechowywane w osobnej warstwie, a nie w ERP. Wtedy migracja oznacza przepięcie jednego połączenia, a nie ponowne wykonywanie całej pracy związanej z przewoźnikami.

Stokker, hurtownia narzędzi i maszyn, zetknął się z dokładnie tym problemem podczas przejścia na nowy ERP. Zamiast odbudowywać integracje z każdym partnerem transportowym osobno, Stokker połączył ich wszystkich przez Cargoson — co skróciło czas konfiguracji z tygodni do minut. Firma przetwarza teraz 15 000 przesyłek miesięcznie przy zaledwie dwóch pracownikach.


Kto odpowiada za wysyłkę w ERP w dłuższej perspektywie

Integracja wysyłki z ERP to nie jednorazowa konfiguracja. Systemy ERP są aktualizowane. Przewoźnicy zmieniają formaty etykiet, kody usług i wersje API według własnego harmonogramu i bez konsultacji z Tobą. A osoba, która wie, który portal kryje jakie hasło, może w końcu odejść z firmy.

Pytanie brzmi więc nie tylko, czy połączenie działa, ale kto je utrzymuje. W przypadku warstwy wysyłkowej dostawca centralnie zarządza połączeniami z przewoźnikami. Jeśli przewoźnik zmieni swoje API, naprawa tego leży po stronie dostawcy — nie jest to zmiana wymagająca ingerencji w Twój ERP. W Cargoson łączność z przewoźnikami jest częścią produktu, a nie dodatkową opłatą. Jeśli współpracujesz z przewoźnikiem, który nie jest jeszcze podłączony, Cargoson zintegruje go bez dodatkowych kosztów.


Podejście zintegrowane i gdzie szukać więcej informacji

Twój system ERP zarządza zamówieniem. Warstwa wysyłkowa na nim oparta obsługuje transport: aktualne stawki od Twoich przewoźników, rezerwacje, etykiety i dokumenty, śledzenie przesyłek oraz koszty frachtu — tak by zapis finansowy pozostał kompletny. Twój zespół musi wprowadzić przesyłkę tylko raz i nie przez portal.

Nasz przewodnik po integracji TMS z ERP wyjaśnia, jak przepływają dane i jakie pytania zadać dostawcy przed podjęciem decyzji. Kwestia tego, czy moduł ERP jest wystarczający sam w sobie, jest omówiona w artykule ERP vs TMS. Niniejszy artykuł opisuje tę samą warstwę z perspektywy ERP.

Cargoson jest zbudowany wyłącznie z myślą o załadowcach, producentach i hurtownikach — nie dla przewoźników ani operatorów logistycznych 3PL. Każda funkcja jest zaprojektowana tak, by rozwiązywać problemy zespołów logistycznych, a nie spedytorów. Ponieważ platforma jest niezależna i nie należy do żadnego przewoźnika, wynegocjowane przez Ciebie stawki pozostają Twoje. Cargoson oferuje gotowe konektory dla Microsoft Dynamics, Dynamics 365 F&O, NetSuite i Odoo oraz łączy się z ponad 2000 przewoźników przez bezpośrednie integracje API i EDI. Cennik zaczyna się od 199 € miesięcznie, co stanowi ułamek kosztów tradycyjnego wdrożenia enterprise. A jeśli nie dysponujesz dużym zespołem IT, warto wiedzieć, że wsparcie techniczne to aspekt, który nasi klienci oceniają najwyżej w recenzjach.


Możesz przetestować rozwiązanie na własnych danych ERP i danych przewoźników, zanim podejmiesz decyzję. Umów się na bezpłatną, niezobowiązującą 30-minutową konsultację z naszymi ekspertami. Omówimy nasze funkcje, Twoją konfigurację i zastanowimy się wspólnie, czy i w jaki sposób Cargoson może Ci pomóc.

Umów bezpłatną konsultację