See juhend viib teid samm-sammult läbi protsessi alates tellimuse loomisest ERP-süsteemis kuni vedaja broneeringuni. Iga etapi puhul on näidatud, milline see käsitsi tehtuna välja näeb, mis muutub automatiseerimisel ja kus on inimese sekkumine endiselt vajalik. Juhend on mõeldud tootmisettevõtete logistika- ja tarneahela juhtidele, kes saadavad erinevaid pakke, aluseid ja kaubasaadetisi.


Mis on veotellimuste automatiseerimise tarkvara?

Veotellimuste automatiseerimise tarkvara ühendab teie ERP-i vedajatega, nii et tellimustest saavad vedaja broneeringud ilma käsitsi andmesisestuseta. Süsteem arvutab hinnad kõigi teie vedajalepingute alusel, valib vedaja reeglite järgi või ühe klikiga, saadab broneeringu, genereerib kaubaetiketid ja veosdokumendid ning tagastab jälgimis- ja kuluandmed ERP-i.


ERP-tellimusest vedaja broneeringuni

Iga väljaminev tellimus läbib selle tee, olenemata sellest, kas protsess on automatiseeritud või mitte. Muutub see, kui paljud etapid nõuavad endiselt inimese sekkumist.

1. Tellimus vabastatakse ERP-is

Praegu käsitsi: Keegi vabastab tellimuse ja logistikas saab keegi e-kirja või kontrollib nimekirja, et näha, mida on vaja saata.

Automatiseeritult: Tellimuse vabastamine (või saatelehe loomine) käivitab protsessi automaatselt. Kuna andmeid hiljem enam ümber ei trükita, peavad siia sisestatud andmed olema õiged: tarneaadress, kontaktandmed, pakendite arv ja tüüp, kaalud ja mõõtmed, incoterms ning soovitud tarnekuupäev.

Kes otsustab: Põhiandmete eest vastutavad inimesed. Kui ERP salvestab hinnangulised pakendikaalud, kasutab automatiseerimine neid kaale. Kui andmed on korda tehtud, muutub iga järgmine etapp lihtsamaks.

2. Saadetis jõuab veohaldusplatvormile

Praegu käsitsi: Logistikakoordinaator avab tellimuse ühes aknas ja vedaja portaali teises ning kopeerib andmed väli välja haaval.

Automatiseeritult: ERP-süsteem saadab saadetise veohaldusplatvormile ühe klikiga või automaatselt vabastamisel. Cargosoni integreeritud vedajate ja partnerite puhul saate saadetise saata kas valitud vedajaga kohe või ilma vedajata ning valida vedaja hiljem.

Kes otsustab: Teie otsustate, millised tellimused liiguvad automaatselt. Paljud meeskonnad alustavad ühe asukoha või ühe tellimuse tüübiga ning lisavad ülejäänud siis, kui andmed on valmis.

3. Platvorm võrdleb hindu teie enda lepingute alusel

Praegu käsitsi: Teie vedajate hinnad võivad olla PDF-tariifis, Exceli tabelis või portaali pakkumises ning kütuse lisatasu tabel võib pärineda ajast, mil keegi seda viimati uuendas. Ühe aluse jaoks mitme variandi võrdlemine võib võtta kauem aega kui broneeringu tegemine ise.

Automatiseeritult: Platvorm arvutab korraga iga vedaja ja teenuse hinna teie läbirääkimistega saavutatud hinnakirjade alusel, arvestades laadimismeetreid, miinimumtasusid ja kehtivaid kütuse lisatasusid. Cargosonis saate saata hinnakirjad mis tahes formaadis (Excel, PDF või e-kiri) ning meeskond digiteerib need ühe kuni kahe päevaga.

Kes otsustab: Rutiinsete marsruutide puhul mitte keegi. Võrdlus on puhas arvutus. Teie ülesanne on hoida lepingud ajakohasena ja saata uued hinnakirjad pärast hanget.

4. Reeglid valivad vedaja – või teeb seda inimene

Praegu käsitsi: Koordinaator valib vedaja, keda ta selle marsruudi jaoks tavaliselt kasutab. See võib olla odavaim valik, aga sageli lihtsalt harjumus.

Automatiseeritult: Saate seada reegleid suuna, postiindeksi, teenuse, hinna ja tarneaja järgi. Cargoson'i automaatne vedaja valik töötab kahes režiimis. Esimeses soovitab nupp „Vali vedaja automaatselt" reeglitele vastavat vedajat ning inimene kinnitab valiku. Teises režiimis broneerib integreeritud ERP-is nupu „Broneeri" vajutamine vedaja kohe.

Kes otsustab: Inimene alati siis, kui tellimus ei sobi ühegi reegli alla.

5. Broneering saadetakse vedajale

Praegu käsitsi: Samad andmed sisestatakse uuesti vedaja portaali või saadetakse e-kirjaga dispetšerile, kes trükib need oma süsteemi.

Automatiseeritult: Platvorm saadab broneeringud vedaja API või EDI kaudu, kui see on saadaval, või struktureeritud e-kirjana, kui ei ole. Samuti genereeritakse saadetiseks vajalikud dokumendid – kaubaetiketid, CMR-saateleht ja ohtlike kaupade dokumendid ADR-saadetiste jaoks.

Kes otsustab: Teie valite oma vedajad. Kui mõni neist pole veel ühendatud, ehitab Cargoson integratsiooni tasuta.

6. Kaubaetiketid, jälgimine ja kulud jõuavad tagasi ERP-i

Praegu käsitsi: Keegi prindib kaubaetiketi laadimisdokil, seejärel sisestab jälgimisnumbri tellimusse. Samal ajal peab klienditeenindus helistama logistikasse, et küsida, kus saadetis on, ning finantsosakond ootab vedaja arvet, et teada saada saadetise kulu.

Automatiseeritult: Kaubaetikett prindib seal, kus kaup pakitakse. Platvorm lisab jälgimislingi ja olekuuuendused tellimusele, nii et klienditeenindus saab vastata otse ERP-ist. Finantsosakond saab arvestada arvutatud veokulud tellimuse, toote, kliendi või kulukeskuse kaupa – see annab ülevaate kuludest juba enne arve saabumist.

Kes otsustab: Finantsosakond alati siis, kui arve ei ühti arvutatud kuluga. See kontroll tähendab nüüd ühte võrdlust, mitte e-kirjadest otsimist.


Mis muutub logistikameeskonna jaoks: enne ja pärast

Suurim muutus on see, kuidas meeskond oma aega kasutab. Rutiinsed broneeringud ei võta enam minuteid iga kord, ja vabanenud tunnid kuluvad erandjuhtumite, vedajate ja klientidega tegelemisele.

Ülesanne

Enne

Pärast

Saadetise andmete sisestamine

Kopeeriti ERP-ist igasse vedaja portaali eraldi

Saadetakse ERP-ist üks kord

Hindade kontrollimine

PDF- ja Exceli tariifid, üks vedaja korraga

Kõik vedajad hinnastatakse korraga, lisatasud kaasa arvatud

Broneerimine

Portaalidesse sisselogimine ja e-kirjad dispetšeritele

Üks klik või automaatne reegli järgi

Dokumendid

Kaubaetiketid ja CMR-id prinditi erinevatest süsteemidest

Genereeritakse koos broneeringuga

„Kus mu saadetis on?"

Klienditeenindus küsis logistikalt, logistika küsis vedajalt

Jälgimislink ja olek on ERP-i tellimusel nähtavad

Veoarvete kontrollimine

Arvet võrreldi tariifiga käsitsi

Arvet võrreldakse broneeringul arvutatud kuluga


Mida see praktikas tähendab – Cargoson'i kasutavate tootjate kogemus:

  • Elektrimootoreid tootvas Konesko'is kulub ühe saadetise töötlemiseks nüüd üks kuni kaks minutit. (Konesko lugu)
  • Pakendeid tootvas Nefab'is kulutab logistikameeskond veo tellimisele päevas 20–30% vähem aega. (Nefab'i lugu)
  • Elektroonikaseadmete tootjas HansaMatrix vähenes igapäevane broneerimistöö umbes kahelt tunnilt 30 minutile. (HansaMatrix'i lugu)

Tulemused peavad paika ka sõltumatu uurimuse põhjal. TalTechi ülikooli 2025. aasta magistritöös uuriti Cargoson'i kasutamist Stoneridge Electronics'is ning tuvastati 27% madalamad veokulud, samal ajal kui esimesel lubatud kuupäeval kohale jõudnud tellimuste osakaal kasvas 87%-lt 94%-le. (TalTechi magistritöö)

On ka üks vaiksem kasu. Kui broneerimisalane teave on koondunud ühe inimese kätte ja hajutatud mitme brauseri vahel, kujutab iga puhkus ja haiguspäev endast riski. Kui see teave on salvestatud ühisesse süsteemi, saab kolleeg esimesest päevast peale asja ajada.


Kuidas Konesko lühendas broneerimise ühe-kahe minutini saadetise kohta

Konesko toodab Eestis elektrimootoreid, elektrikomponente ja kraanaosi ning ekspordib kogu oma toodangu EL-i, USA-sse ja Hiinasse. Mahud on suured, logistikameeskond aga väike.

Enne Cargoson'i toimus transport e-posti teel. Ostuosakond saatis logistikale e-kirja, et küsida, kus kaup on. Logistika saatis e-kirja vedajatele ja vastas siis ostule. Kogu see edasi-tagasi kirjavahetus raiskis kõigi aega.

Pärast üleminekut koondusid broneerimine ja olekuteave ühte süsteemi, mida kõik näevad. Uus logistik Andreas Valk liitus ettevõttega ilma eelneva logistikakogemuseta ja tegeles saadetistega iseseisvalt juba esimese päeva jooksul. Saadetise töötlemine võtab tal nüüd üks kuni kaks minutit ning vedajad tagastavad kiireloomulised ekspordipakkumised minutitega.

Meeskond on sama suur kui varem. Nagu Konesko ostujuht Maris Gorboljova ütleb: „Varem oli meil üks logistik, kes oli pidevas ajapuuduses. Täna on meil endiselt üks logistik, kuid ajasurvet enam pole."

Loe Konesko täislugu


Mida kontrollida enne automatiseerimist

Viis küsimust otsustavad, kas veotellimuste automatiseerimine teie keskkonnas toimib. Esitage need kõigile tarnijatele enne lepingu allkirjastamist.

1. Kas ERP-i ühendus katab teie versiooni ja kes seda haldab?

Tugi erineb ERP-i versiooniti ning keegi peab hoidma ühenduse töös ka ERP-i uuenduste käigus. Kui ERP-i migratsioon on tulemas, kontrollige nii praegust versiooni kui ka seda, millele üle minnakse.

2. Kas ühendatud on teie kaubavedu pakkuvad vedajad, mitte ainult pakivedu pakkuvad?

Pikk vedajate nimekiri ei tähenda palju, kui teie aluste ja osaliste koormate vedajad sealt puuduvad. Kontrollige kõiki vedajaid, keda kasutate, ja vaadake, millised teenused igaühe puhul toimivad: hinnad, broneerimine, dokumendid, jälgimine.

3. Kas süsteem kasutab teie hindu või müüb teile enda omi?

Mõned platvormid on odavad või tasuta, sest nad teenivad marginaali teie kaudu broneeritud vedudelt. See võib sobida väikesele pakisaatjale. Tootja, kellel on läbirääkimistega saavutatud lepingud, peaks need alles hoidma.

4. Mida maksab uue vedaja lisamine ja kui kaua see aega võtab?

Vedajaid tuleb juurde: pärast hanget, uuele turule sisenemisel, kui mõni tavapärane vedaja alt veab. Mõned tarnijad küsivad iga uue ühenduse eest eraldi arendusprojekti tasu.

5. Mis tuleb tagasi ERP-i?

Jälgimisnumber on miinimum. Olekuuuendused, dokumendid ja veokulud on see, mis säästab klienditeeninduse ja finantsosakonna aega.

Meie TMS-i RFP-mall muudab need küsimused struktureeritud võrdluseks, kui räägite mitme tarnijaga.


Mida veotellimuste automatiseerimine ei ole

Tarnijaid võrreldes tasub teada, millised tööriistad näivad sarnased, kuid täidavad teistsugust funktsiooni.

  • ERP-i saatmismoodul. Enamik ERP-e prindib saatelehe ja salvestab jälgimisnumbri. Vähesed suudavad arvutada aluse hinda kuue vedaja tariifi põhjal või broneerida veoki vedaja API kaudu. Meie ERP vs TMS juhend selgitab, kus see piir jookseb.
  • Pakietikettide printer. Paljud tööriistad müüvad end veotellimuste automatiseerimisena, kuid piirduvad pakisaadetistega. Tootja saadab ka aluseid, osalisi koormasid ja täiskoormuseid, mõnikord ohtlike kaupadega.
  • Veomaakler. Tarkvara broneerib teie vedajad teie hindadega. Kui tööriist töötab ainult enda pakutavate hindadega, on tegemist turuplatsiga broneerimisekraaniga, mitte veotellimuste automatiseerimisega.


Alustage oma tüüpiliste tellimustega

Kui ERP on ühendatud, töötab kogu protsess automaatselt. Tellimuse saabumisel võrdleb süsteem seda kõigi teie vedajalepingutega ning reeglid valivad selle marsruudi jaoks sobiva vedaja. Kaubaetikett prindib laadimisdokil ja jälgimislink saadetakse kliendile.

Kõike korraga automatiseerida pole vaja. Vaadake oma tüüpilisi tellimusi, mõõtke, kui kaua iga tellimus aega võtab, ja loendage, mitu süsteemi see puudutab. Seejärel otsustage, millised oleks saanud automaatselt broneerida.

Broneeri tasuta 30-minutiline konsultatsioon. Näitame teile, kuidas see Cargoson'is välja näeb – teie vedajate ja teie hindadega.

Broneeri tasuta 30-minutiline konsultatsioon

Võrdlete veel erinevaid lahendusi? Vaadake meie juhendit 17 parima TMS-i tarnija kohta.