Üreticiler için Gönderi Otomasyon Yazılımı: ERP Siparişinden Taşıyıcı Rezervasyonuna

Bu rehber, ERP sisteminde sipariş oluşturmaktan taşıyıcı rezervasyonuna uzanan süreci adım adım ele alır. Her adımın manuel olarak nasıl yürütüldüğünü, otomasyon devreye girdiğinde ne değiştiğini ve insan müdahalesinin hâlâ gerekli olduğu noktaları gösterir. Koli, palet ve yük gönderen üretim şirketlerindeki lojistik ve tedarik zinciri yöneticileri için hazırlanmıştır.

Gönderi otomasyon yazılımı nedir?

Gönderi otomasyon yazılımı, ERP sisteminizi taşıyıcılarınıza bağlayarak siparişlerin manuel veri girişi olmadan taşıyıcı rezervasyonuna dönüşmesini sağlar. Kendi taşıyıcı sözleşmeleriniz üzerinden fiyatları karşılaştırır, kurallara veya tek bir tıklamaya göre taşıyıcı seçer, rezervasyonu iletir, etiket ve taşıma belgelerini oluşturur; takip ve maliyet verilerini de ERP'ye geri döndürür.

ERP siparişinden taşıyıcı rezervasyonuna

Her giden sipariş, otomatikleştirseniz de otomatikleştirmeseniz de aynı yolu izler. Değişen tek şey, bu adımlardan kaçının hâlâ insan etkileşimi gerektirdiğidir.

1. Sipariş ERP'de serbest bırakılır

Bugün manuel: Birisi siparişi serbest bırakır, lojistikteki başka biri ne gönderilmesi gerektiğini görmek için e-posta alır ya da listeyi kontrol eder.

Otomatik: Siparişin serbest bırakılması (veya irsaliyenin oluşturulması) tetikleyici işlev görür. Veriler daha sonra yeniden girilmeyeceğinden, burada girilen bilgilerin doğru olması şarttır: teslimat adresi, iletişim bilgileri, koli sayısı ve türü, ağırlık ve boyutlar, Incoterms ve talep edilen teslimat tarihi.

Kimin kararı: Ana verilerin sorumluları. ERP tahmini koli ağırlıklarını saklıyorsa otomasyon bu ağırlıkları kullanır. Veriler bir kez doğru girildiğinde, sonraki her adım çok daha kolay hale gelir.

2. Sevkiyat gönderi platformuna ulaşır

Bugün manuel: Lojistik koordinatörü siparişi bir pencerede, taşıyıcı portalını başka bir pencerede açar ve verileri alan alan kopyalar.

Otomatik: ERP sistemi, tek bir tıklamayla veya serbest bırakma anında otomatik olarak sevkiyatı gönderi platformuna iletir. Cargoson ile entegre taşıyıcılar ve iş ortakları için sevkiyatı seçili bir taşıyıcıyla gönderebilir ya da taşıyıcı belirtmeden göndererek seçimi daha sonra yapabilirsiniz.

Kimin kararı: Hangi siparişlerin otomatik akacağına siz karar verirsiniz. Pek çok ekip tek bir lokasyondan veya tek bir sipariş türünden başlar, veriler hazır hale geldikçe geri kalanını ekler.

3. Platform fiyatları kendi sözleşmelerinizle karşılaştırır

Bugün manuel: Taşıyıcı fiyatları PDF tarife, Excel tablosu veya portal teklifi olarak tutulabilir; yakıt ek ücreti tablosu ise en son ne zaman güncellendiği belirsiz olabilir. Tek bir palet için birkaç seçeneği karşılaştırmak, rezervasyon yapmaktan daha uzun sürebilir.

Otomatik: Platform, müzakere edilmiş fiyat listelerinizden hareketle her taşıyıcı ve hizmet için fiyatı aynı anda hesaplar; yükleme metreleri, asgari ücretler ve güncel yakıt ek ücretleri dahil. Cargoson'da fiyat listelerini herhangi bir formatta (Excel, PDF veya e-posta) gönderebilirsiniz; ekip bunları bir ila iki gün içinde dijitalleştirir.

Kimin kararı: Rutin güzergahlar için kimsenin. Karşılaştırma salt aritmetiktir. Sizin göreviniz sözleşmeleri güncel tutmak ve ihale sonrasında yeni fiyat listelerini iletmektir.

4. Taşıyıcıyı kurallar seçer ya da bir kişi seçer

Bugün manuel: Koordinatör, o güzergah için alışkın olduğu taşıyıcıyı seçer. Bu en ucuz seçenek olabilir ya da yalnızca bir alışkanlık.

Otomatik: Yön, posta kodu, hizmet, fiyat ve transit süreye göre kurallar belirlersiniz. Cargoson'un otomatik taşıyıcı seçimi iki modda çalışır. Birincisinde "Taşıyıcıyı Otomatik Seç" düğmesi, kuralların işaret ettiği taşıyıcıyı önerir ve bir kişi onaylar. İkincisinde, entegre ERP'de "Rezervasyon Yap" düğmesine basmak taşıyıcıyı anında rezerve eder.

Kimin kararı: Sipariş bir kurala uymadığında, bir kişi karar verir.

5. Rezervasyon taşıyıcıya iletilir

Bugün manuel: Aynı veriler taşıyıcının portalına yeniden girilir ya da kendi sistemine yeniden yazan bir dispatchere e-postayla gönderilir.

Otomatik: Platform, rezervasyonları mümkünse taşıyıcının API veya EDI'si aracılığıyla, bu seçenek yoksa yapılandırılmış e-posta ile iletir. Ayrıca sevkiyatın yolculuğu için gereken belgeleri oluşturur: etiketler, CMR konşimentosu ve ADR sevkiyatları için tehlikeli madde belgeleri.

Kimin kararı: Taşıyıcılarınızı siz seçersiniz. Henüz bağlı olmayan bir taşıyıcı varsa Cargoson entegrasyonu ücretsiz olarak kurar.

6. Etiketler, takip ve maliyetler ERP'ye geri döner

Bugün manuel: Birisi etiketi depoda yazdırır, ardından takip numarasını siparişe girer. Bu sırada müşteri hizmetleri teslimatın nerede olduğunu öğrenmek için lojistiği arar, lojistik taşıyıcıyı arar. Finans ekibi ise sevkiyat maliyetini belirlemek için taşıyıcı faturasını bekler.

Otomatik: Etiket, malların paketlendiği yerde yazdırılır. Platform, takip bağlantısını ve durum güncellemelerini siparişe ekler; böylece müşteri hizmetleri yanıtları doğrudan ERP üzerinden verir. Finans, hesaplanan navlun maliyetini sipariş, ürün, müşteri veya maliyet merkezine göre tahsis edebilir. Bu sayede finans ekibi fatura gelmeden önce maliyeti öngörebilir.

Kimin kararı: Fatura hesaplanan maliyetle örtüşmediğinde finans ekibi karar verir. Bu kontrol artık e-posta aramak yerine tek bir karşılaştırmaya indirgenir.

Lojistik ekibi için ne değişir: öncesi ve sonrası

En büyük değişim, ekibin zamanını nasıl kullandığıdır. Rutin rezervasyonlar artık dakikalar almaz; kazanılan zaman istisnalara, taşıyıcılara ve müşterilere ayrılır.

Cargoson kullanan üreticilerden pratikte ne anlama geldiği:

• Elektrik motoru üreticisi Konesko'da tek bir sevkiyatın işlenmesi artık bir ila iki dakika sürüyor. (Konesko hikayesi)
• Ambalaj üreticisi Nefab'da lojistik ekibi, taşıma siparişi vermek için günlük %20-30 daha az zaman harcıyor. (Nefab hikayesi)
• Elektronik üreticisi HansaMatrix'te günlük rezervasyon işi yaklaşık iki saatten 30 dakikaya düştü. (HansaMatrix hikayesi)

Bu sonuçlar bağımsız araştırmalarla da doğrulanmaktadır. TalTech Üniversitesi'nde 2025 yılında hazırlanan bir yüksek lisans tezi, Stoneridge Electronics'te Cargoson'u incelemiş ve taşıma maliyetlerinde %27 düşüş ile ilk vaat edilen tarihte teslim edilen siparişlerin oranının %87'den %94'e yükseldiğini kayıt altına almıştır. (TalTech tezi)

Daha sessiz bir fayda da söz konusudur. Rezervasyon bilgisi tek bir kişide ve birkaç farklı tarayıcıda saklandığında, her izin ve hastalık günü bir risk oluşturur. Bu bilgi ortak bir sistemde tutulduğunda ise bir iş arkadaşı ilk günden itibaren görevi devralabilir.

Konesko sevkiyat başına rezervasyonu nasıl bir ila iki dakikaya indirdi

Konesko, Estonya'da elektrik motoru, elektrik bileşenleri ve vinç parçaları üretiyor; tüm üretimini AB, ABD ve Çin'e ihraç ediyor. Hacimler yüksek, lojistik ekibi ise küçük.

Cargoson öncesinde taşımacılık e-postaya dayanıyordu. Satın alma ekibi malların nerede olduğunu sormak için lojistik ekibine e-posta atıyor, lojistik taşıyıcılara e-posta gönderiyor, ardından satın almaya geri yazıyordu. Tüm bu gidip gelmeler herkesin zamanını boşa harcıyordu.

Geçişin ardından rezervasyon ve durum takibi, herkesin görebildiği tek bir sisteme taşındı. Daha önce lojistik deneyimi olmayan yeni lojistikçi Andreas Valk, sisteme katıldıktan bir gün içinde sevkiyatları tek başına yönetmeye başladı. Artık bir sevkiyatı işlemek ona bir ila iki dakika alıyor; taşıyıcılar ise acil ihracat tekliflerini dakikalar içinde iletiyor.

Ekip büyüklüğü değişmedi. Konesko'nun satın alma müdürü Maris Gorboljova'nın deyimiyle: "Önce sürekli zaman sıkıntısı çeken bir lojistikçimiz vardı. Bugün hâlâ bir lojistikçimiz var, ama artık zaman baskısı yok."

Konesko'nun hikayesinin tamamını okuyun

Otomasyona geçmeden önce kontrol edilmesi gerekenler

Gönderi otomasyonunun kurulumunuzda işe yarayıp yaramayacağını beş soru belirler. Sözleşme imzalamadan önce her satıcıya aynı soruları yöneltin.

1. ERP bağlantısı sizin sürümünüzü kapsıyor mu ve kim yönetiyor?

Kapsam ERP sürümleri arasında farklılık gösterir; ERP yükseltmelerinde bağlantının çalışmaya devam etmesini sağlamak için birinin sorumlu olması gerekir. Bir ERP geçişi planlanıyorsa hem şu an kullandığınız sürümü hem de geçeceğiniz sürümü kontrol edin.

2. Yalnızca kargo taşıyıcıları değil, navlun taşıyıcılarınız da bağlı mı?

Uzun bir taşıyıcı listesi, palet ve parsiyel yük taşıyıcılarınız listede yoksa bir anlam ifade etmez. Kullandığınız her taşıyıcıyı kontrol edin; her biri için hangi hizmetlerin çalıştığını öğrenin: fiyatlandırma, rezervasyon, belgeler, takip.

3. Kendi fiyatlarınızı mı kullanıyor, yoksa size kendi fiyatlarını mı satıyor?

Bazı platformlar, üzerinden rezervasyon yaptığınız navlundan pay aldıkları için ucuz ya da ücretsiz kalır. Bu küçük ölçekli koli gönderenler için uygun olabilir. Müzakere edilmiş sözleşmeleri olan bir üreticinin bu sözleşmeleri koruması gerekir.

4. Yeni bir taşıyıcı ne kadara mal olur ve ne kadar sürer?

Taşıyıcı eklemek kaçınılmazdır: ihale sonrasında, yeni bir pazar için ya da mevcut bir taşıyıcı sizi yarı yolda bıraktığında. Bazı satıcılar her yeni bağlantı için ayrı bir geliştirme projesi ücreti alır.

5. ERP'ye ne geri döner?

Takip numaraları asgari düzeydir. Durum güncellemeleri, belgeler ve navlun maliyetleri ise müşteri hizmetleri ve finans ekibinin zaman kazanmasını sağlayan unsurlardır.

Birden fazla satıcıyla görüşüyorsanız TMS RFP şablonumuz bu soruları yapılandırılmış bir karşılaştırmaya dönüştürür.

Gönderi otomasyonu ne değildir

Satıcıları karşılaştırırken benzer görünen ancak farklı işlevler sunan araçlara dikkat edin.

• ERP gönderi modülü. Çoğu ERP irsaliye yazdırır ve takip numarası saklar. Ancak çok azı altı taşıyıcı tarifesinden palet fiyatı hesaplayabilir ya da taşıyıcının API'si üzerinden kamyon rezervasyonu yapabilir. ERP ile TMS karşılaştırma rehberimiz bu sınırın nerede çizildiğini açıklar.
• Koli etiketi yazıcısı. Pek çok araç kendini gönderi otomasyonu olarak sunar, ancak yalnızca kolilerle sınırlı kalır. Bir üretici aynı zamanda palet, parsiyel yük ve komple kamyon gönderir; zaman zaman tehlikeli madde de taşır.
• Navlun komisyoncusu. Yazılım, taşıyıcılarınızla kendi fiyatlarınız üzerinden rezervasyon yapar. Bir araç yalnızca kendi sattığı fiyatlarla çalışıyorsa, bu bir rezervasyon ekranı olan bir pazar yeridir; gönderi otomasyon yazılımı değil.

Tipik siparişlerinizden başlayın

ERP bağlantısı kurulduktan sonra sürecin tamamı otomatik işler. Bir sipariş geldiğinde sistem bunu sahip olduğunuz tüm taşıyıcı sözleşmeleriyle karşılaştırır ve kurallarınız o güzergah için taşıyıcıyı seçer. Etiket depoda yazdırılır, takip bağlantısı müşteriye iletilir.

Her şeyi aynı anda otomatikleştirmeniz gerekmiyor. Tipik siparişlerinize bakın, her birinin ne kadar sürdüğünü ölçün ve kaç sisteme dokunduğunu sayın. Ardından hangilerinin otomatik olarak rezerve edilebileceğine karar verin.

Bizimle ücretsiz 30 dakikalık bir görüşme planlayın. Cargoson'u kendi taşıyıcılarınız ve fiyatlarınızla nasıl göründüğünü size gösterelim.

Ücretsiz 30 dakikalık görüşme planlayın

Araçları hâlâ karşılaştırıyor musunuz? En iyi 17 TMS sağlayıcısına ilişkin rehberimize göz atın.