Programska oprema za avtomatizacijo pošiljanja za proizvajalce: od naročila v ERP-u do rezervacije pri prevozniku

Ta vodič vas popelje skozi celoten proces – od ustvarjanja naročila v ERP-u do rezervacije pri prevozniku. Prikazuje, kako je vsak korak videti pri ročnem delu, kaj se spremeni z avtomatizacijo in kje je človeška presoja še vedno potrebna. Namenjen je logistikom in vodjem oskrbnih verig v proizvodnih podjetjih, ki pošiljajo raznovrstne pakete, palete in tovore.

Kaj je programska oprema za avtomatizacijo pošiljanja?

Programska oprema za avtomatizacijo pošiljanja poveže vaš ERP s prevozniki, tako da se naročila spremenijo v rezervacije brez ročnega vnosa podatkov. Primerja cene po vaših lastnih pogodbah s prevozniki, izbere prevoznika na podlagi pravil ali z enim klikom, pošlje rezervacijo, ustvari etikete in prevozne dokumente ter vrne podatke o sledenju in stroških nazaj v ERP.

Od naročila v ERP-u do rezervacije pri prevozniku

Vsako odhodno naročilo gre skozi ta postopek – ne glede na to, ali ga avtomatizirate ali ne. Razlika je le v tem, koliko korakov še vedno zahteva človeško posredovanje.

1. Naročilo je sproščeno v ERP-u

Danes ročno: Nekdo sprosti naročilo, nekdo v logistiki pa prejme e-pošto ali preveri seznam, da ugotovi, kaj je treba odposlati.

Avtomatizirano: Sprostitev naročila (ali ustvarjanje dobavnice) deluje kot sprožilec. Ker se podatki pozneje ne vnašajo znova, morajo biti tukaj vneseni pravilno: naslov dostave, kontaktni podatki, število in vrsta paketov, teže in dimenzije, incoterms ter zahtevani datum dostave.

Kdo še vedno odloča: Tisti, ki so odgovorni za matične podatke. Če ERP shranjuje ocenjene teže paketov, bo avtomatizacija uporabila te teže. Ko so podatki urejeni, je vsak naslednji korak lažji.

2. Pošiljka prispe na platformo za pošiljanje

Danes ročno: Logistični koordinator odpre naročilo v enem oknu in portal prevoznika v drugem ter prepisuje podatke polje za poljem.

Avtomatizirano: ERP pošlje pošiljko na platformo z enim klikom ali samodejno ob sprostitvi. S prevozniki in partnerji, ki so integrirani s Cargosonom, lahko pošiljko pošljete z izbranim prevoznikom ali pa jo pošljete brez njega in prevoznika izberete pozneje.

Kdo še vedno odloča: Vi odločate, katera naročila tečejo samodejno. Mnoge ekipe začnejo z eno lokacijo ali eno vrsto naročil in dodajo ostale, ko so podatki pripravljeni.

3. Platforma primerja cene z vašimi lastnimi pogodbami

Danes ročno: Vaši prevozniki so morda navedeni v PDF-tarifah, Excelovi preglednici ali portalski ponudbi, tabela za doplačilo za gorivo pa je morda posodobljena nazadnje kdaj davno. Primerjava več možnosti za eno paleto lahko traja dlje kot sama rezervacija.

Avtomatizirano: Platforma hkrati izračuna ceno za vsakega prevoznika in vsako storitev – na podlagi vaših dogovorjenih cenikov, vključno z nakladalnimi metri, minimalnimi zaračunanimi zneski in trenutnimi doplačili za gorivo. Pri Cargosonu lahko pošljete cenike v katerikoli obliki (Excel, PDF ali e-pošta), ekipa pa jih digitalizira v enem do dveh dneh.

Kdo še vedno odloča: Za rutinske relacije nihče. Primerjava je zgolj aritmetika. Vaša naloga je, da pogodbe ostanejo ažurne in da po razpisu pošljete nove cenike.

4. Pravila izberejo prevoznika – ali to stori človek

Danes ročno: Koordinator izbere prevoznika, ki ga običajno uporablja za to relacijo. Morda je to najcenejša možnost, morda pa zgolj navada.

Avtomatizirano: Pravila nastavite glede na smer, poštno številko, storitev, ceno in čas prevoza. Avtomatizirana izbira prevoznika v Cargosonu deluje v dveh načinih. V prvem gumb »Samodejno izberi prevoznika« predlaga prevoznika, na katerega kažejo vaša pravila, oseba pa potrdi. V drugem načinu pritisk na »Rezerviraj« v integriranem ERP-u takoj rezervira prevoznika.

Kdo še vedno odloča: Človek – vsakič, ko naročilo ne ustreza nobenemu pravilu.

5. Rezervacija gre do prevoznika

Danes ročno: Iste podatke je treba znova vnesti v portal prevoznika ali jih poslati po e-pošti dispečerju, ki jih prepiše v svoj sistem.

Avtomatizirano: Platforma pošlje rezervacije prek API-ja ali EDI prevoznika, kjer je to na voljo, sicer pa kot strukturirano e-pošto. Hkrati ustvari dokumente, potrebne za prevoz pošiljke – etikete, CMR tovorni list in dokumente za nevarne snovi pri ADR-pošiljkah.

Kdo še vedno odloča: Vi izbirate prevoznike. Če kateri od njih še ni povezan, Cargoson integracijo zgradi brezplačno.

6. Etikete, sledenje in stroški se vrnejo v ERP

Danes ročno: Nekdo natisne etiketo pri rampi, nato pa ročno vnese številko za sledenje v naročilo. Medtem mora služba za stranke poklicati logistiko, da vpraša, kje je dostava, finančna ekipa pa čaka na račun prevoznika, da ugotovi stroške pošiljke.

Avtomatizirano: Etiketa se natisne tam, kjer se blago pakira. Platforma doda povezavo za sledenje in posodobitve statusa k naročilu, tako da služba za stranke odgovarja neposredno iz ERP-a. Finančna ekipa lahko razporedi izračunane stroške prevoza po naročilu, izdelku, stranki ali stroškovnem mestu – in ima tako vpogled v stroške še pred prejemom računa.

Kdo še vedno odloča: Finančna ekipa – vsakič, ko se račun ne ujema z izračunanimi stroški. Ta preveritev zdaj pomeni eno samo primerjavo namesto iskanja po e-pošti.

Kaj se spremeni za logistično ekipo: pred in po

Največja sprememba je v tem, kako ekipa porablja čas. Rutinske rezervacije ne vzamejo več minut vsaka, sproščene ure pa so zdaj namenjene reševanju izjem, komunikaciji s prevozniki in skrbi za stranke.

Kako to izgleda v praksi pri proizvajalcih, ki uporabljajo Cargoson:

• Pri proizvajalcu elektromotorjev Konesko obdelava ene pošiljke zdaj traja eno do dve minuti. (Zgodba Konesko)
• Pri proizvajalcu embalaže Nefab logistična ekipa porabi 20–30 % manj časa na dan za naročanje prevozov. (Zgodba Nefab)
• Pri proizvajalcu elektronike HansaMatrix se je dnevno delo z rezervacijami skrčilo s približno dveh ur na 30 minut. (Zgodba HansaMatrix)

Rezultati so potrjeni tudi z neodvisno raziskavo. Magistrska naloga na Univerzi TalTech iz leta 2025 je preučila Cargoson pri podjetju Stoneridge Electronics in zabeležila 27-odstotno znižanje stroškov prevoza, delež naročil, dostavljenih na prvotno obljubljen datum, pa se je dvignil s 87 % na 94 %. (Naloga TalTech)

Obstaja še ena, manj opazna prednost. Ko je znanje o rezervacijah skoncentrirano pri eni osebi in shranjeno v več brskalnikih, vsak dopust ali bolniška odsotnost pomeni tveganje. Ko je to znanje shranjeno v skupnem sistemu, lahko kolega prevzame delo že prvi dan.

Kako je Konesko skrajšal rezervacijo na eno do dve minuti na pošiljko

Konesko v Estoniji proizvaja elektromotorje, električne komponente in dele za žerjave ter celotno proizvodnjo izvaža v EU, ZDA in Kitajsko. Obsegi so visoki, logistična ekipa pa majhna.

Pred Cargosonom je prevoz potekal prek e-pošte. Nabavna ekipa je pisala logistiki, da vpraša, kje je blago. Logistika je nato pisala prevoznikom in odgovarjala nazaj nabavi. Vse to nenehno dopisovanje je vsem vzelo ogromno časa.

Po prehodu so rezervacije in statusi pošiljk prešli v en sistem, ki ga vidi vsa ekipa. Nov logist Andreas Valk se je pridružil brez predhodnih izkušenj v logistiki in že v enem dnevu samostojno obdeloval pošiljke. Obdelava pošiljke mu zdaj vzame eno do dve minuti, prevozniki pa vračajo nujne ponudbe za izvoz v minutah.

Ekipa je enako velika kot prej. Kot pravi nabavna vodja pri Konesku Maris Gorboljova: »Prej smo imeli enega logista, ki je bil nenehno pod pritiskom in mu je zmanjkovalo časa. Danes imamo še vedno enega logista, a časovnega pritiska ni več.«

Preberite celotno zgodbo Konesko

Kaj preveriti pred avtomatizacijo

Pet vprašanj odloči, ali bo avtomatizacija pošiljanja delovala v vašem okolju. Zastavite jih vsakemu ponudniku, preden podpišete pogodbo.

1. Ali priključek za ERP pokriva vašo različico in kdo ga vzdržuje?

Pokritost se razlikuje med različicami ERP-a, nekdo pa mora skrbeti za delovanje povezave tudi po nadgradnjah. Če prihaja selitev na nov ERP, preverite tako različico, ki jo uporabljate danes, kot tisto, na katero prehajate.

2. Ali so integrirani vaši tovorni prevozniki – ne le kurirske službe?

Dolg seznam prevoznikov malo pomeni, če na njem manjkajo vaši paletni prevozniki in prevozniki delnih tovorov. Preverite vsakega prevoznika, ki ga uporabljate, in za vsakega preverite, katere funkcije delujejo: cene, rezervacija, dokumenti, sledenje.

3. Ali sistem uporablja vaše cene ali vam prodaja svoje?

Nekatere platforme so poceni ali brezplačne, ker zaslužijo maržo na prevozih, ki jih rezervirate prek njih. To je lahko primerno za manjšega pošiljatelja paketov. Proizvajalec z dogovorjenimi pogodbami pa bi moral te pogodbe obdržati.

4. Koliko stane nova integracija prevoznika in kako dolgo traja?

Prevoznike boste dodajali: po razpisu, za novo tržišče, ko vas redni prevoznik pusti na cedilu. Nekateri ponudniki za vsako novo integracijo zaračunajo razvojni projekt.

5. Kaj se vrne v ERP?

Številke za sledenje so minimum. Posodobitve statusa, dokumenti in stroški prevoza pa so tisto, kar prihrani čas službi za stranke in finančni ekipi.

Naša predloga za razpis TMS ta vprašanja pretvori v strukturirano primerjavo, če se pogovarjate z več ponudniki.

Kaj avtomatizacija pošiljanja ni

Ko primerjate ponudnike, bodite pozorni na orodja, ki so na videz podobna, a služijo drugačnim namenom.

• Modul za pošiljanje v ERP-u. Večina ERP-sistemov natisne dobavnico in shrani številko za sledenje. Le redki znajo izračunati ceno palete iz šestih tarif prevoznikov ali rezervirati tovornjak prek API-ja prevoznika. Naš vodič ERP vs TMS pojasnjuje, kje je ta meja.
• Tiskalnik etiket za pakete. Mnoga orodja se tržijo kot avtomatizacija pošiljanja, a se ustavijo pri paketih. Proizvajalec pa pošilja tudi palete, delne tovore in celotne tovornjake – včasih z nevarnim blagom.
• Špediter. Programska oprema rezervira vaše prevoznike po vaših cenah. Če orodje deluje le s cenami, ki vam jih samo prodaja, je to tržnica z zaslonom za rezervacijo – ne avtomatizacija pošiljanja.

Začnite s tipičnimi naročili

Ko enkrat povežete ERP, celoten proces teče samodejno. Ko prispe naročilo, ga sistem primerja z vsako pogodbo s prevoznikom, ki jo imate, vaša pravila pa izberejo prevoznika za tisto relacijo. Etiketa se natisne pri rampi, povezava za sledenje pa se pošlje stranki.

Vsega ni treba avtomatizirati naenkrat. Poglejte svoja tipična naročila, izmerite, koliko časa vzame vsako, in preštejte, koliko sistemov se pri tem dotakne. Nato se odločite, katera bi bilo mogoče rezervirati samodejno.

Rezervirajte brezplačno 30-minutno posvetovanje z nami. Pokazali vam bomo, kako to izgleda v Cargosonu – z vašimi prevozniki in vašimi cenami.

Rezervirajte brezplačno 30-minutno posvetovanje

Še vedno primerjate orodja? Oglejte si naš vodič po 17 najboljših ponudnikih TMS.