Siuntų automatizavimo programinė įranga gamintojams: nuo ERP užsakymo iki vežėjo rezervacijos

Šiame vadove žingsnis po žingsnio aprašomas kelias nuo užsakymo sukūrimo ERP sistemoje iki vežėjo rezervacijos. Kiekviename etape parodoma, kaip procesas atrodo atliekant jį rankiniu būdu, kas keičiasi jį automatizavus ir kur vis dar reikalingas žmogaus įsikišimas. Vadovas skirtas logistikos ir tiekimo grandinės vadovams gamybos įmonėse, siunčiančiose įvairius siuntinius, padėklus ir krovinius.

Kas yra siuntų automatizavimo programinė įranga?

Siuntų automatizavimo programinė įranga sujungia jūsų ERP su vežėjais, kad užsakymai virstų vežėjų rezervacijomis be rankinio duomenų įvedimo. Sistema palygina kainas pagal jūsų turimas vežėjų sutartis, parenka vežėją pagal taisykles arba vienu paspaudimu, išsiunčia rezervaciją, sugeneruoja etiketes ir transporto dokumentus, o sekimo duomenis bei išlaidas grąžina į ERP.

Nuo ERP užsakymo iki vežėjo rezervacijos

Kiekvienas išeinantis užsakymas eina šiuo keliu – nesvarbu, ar jį automatizuojate, ar ne. Skiriasi tik tai, kiek šių žingsnių vis dar reikalauja žmogaus įsikišimo.

1. Užsakymas išleidžiamas ERP sistemoje

Šiandien rankiniu būdu: Kažkas išleidžia užsakymą, o logistikos darbuotojas gauna el. laišką arba tikrina sąrašą, kad sužinotų, ką reikia išsiųsti.

Automatizuotai: Užsakymo išleidimas (arba važtaraščio sukūrimas) tampa paleidimo signalu. Kadangi vėliau duomenys nebeperkopijuojami, čia įvesti duomenys turi būti tikslūs: pristatymo adresas, kontaktiniai duomenys, pakuočių skaičius ir tipas, svoriai ir matmenys, Incoterms bei pageidaujama pristatymo data.

Kas vis dar sprendžia: Pagrindinių duomenų savininkai. Jei ERP saugo apytikrius pakuočių svorius, automatizavimas naudos būtent juos. Kai duomenys sutvarkyti, kiekvienas tolesnis žingsnis tampa paprastesnis.

2. Siunta patenka į siuntų platformą

Šiandien rankiniu būdu: Logistikos koordinatorius atidaro užsakymą viename lange, vežėjo portalą – kitame ir kopijuoja duomenis laukas po lauko.

Automatizuotai: ERP sistema vienu paspaudimu arba automatiškai išleidus užsakymą perduoda siuntą į siuntų platformą. Su Cargoson integruotais vežėjais ir partneriais galite siųsti siuntą pasirinkę konkretų vežėją arba išsiųsti be vežėjo ir pasirinkti jį vėliau.

Kas vis dar sprendžia: Jūs nusprendžiate, kurie užsakymai teka automatiškai. Daugelis komandų pradeda nuo vieno padalinio ar vieno užsakymų tipo ir prideda likusius, kai duomenys paruošti.

3. Platforma palygina kainas pagal jūsų sutartis

Šiandien rankiniu būdu: Jūsų vežėjų kainos gali būti PDF tarifo lentelėje, „Excel" faile arba portalo pasiūlyme, o kuro priemokų lentelė gali būti atnaujinta nežinia kada. Palyginti kelias galimybes vienam padėklui kartais užtrunka ilgiau nei jį užsakyti.

Automatizuotai: Platforma vienu metu apskaičiuoja kainą kiekvienam vežėjui ir paslaugai pagal jūsų suderintas kainų lenteles – įskaitant pakrovimo metrus, minimalius mokesčius ir dabartinius kuro priedus. Cargoson atveju galite pateikti kainų lenteles bet kokiu formatu (Excel, PDF ar el. paštu), o komanda jas suskaitmenins per vieną–dvi dienas.

Kas vis dar sprendžia: Įprastoms kryptims – niekas. Palyginimas yra grynoji aritmetika. Jūsų užduotis – palaikyti sutartis atnaujintas ir pateikti naujas kainų lenteles po kiekvieno konkurso.

4. Vežėją parenka taisyklės arba žmogus

Šiandien rankiniu būdu: Koordinatorius pasirenka vežėją, kurį paprastai naudoja tai krypčiai. Tai gali būti pigiausias variantas – arba tiesiog įprotis.

Automatizuotai: Nustatote taisykles pagal kryptį, pašto kodą, paslaugą, kainą ir pristatymo laiką. Cargoson automatinis vežėjo parinkimas veikia dviem režimais. Pirmajame mygtukas „Automatiškai parinkti vežėją" pasiūlo vežėją, kurį nurodo jūsų taisyklės, o žmogus patvirtina. Antrajame paspaudus „Rezervuoti" integruotame ERP vežėjas rezervuojamas nedelsiant.

Kas vis dar sprendžia: Žmogus – visada, kai užsakymas neatitinka jokios taisyklės.

5. Rezervacija siunčiama vežėjui

Šiandien rankiniu būdu: Tie patys duomenys vėl įvedami į vežėjo portalą arba siunčiami el. paštu dispečeriui, kuris juos perkelia į savo sistemą.

Automatizuotai: Platforma siunčia rezervacijas per vežėjo API arba EDI, jei tai įmanoma, arba struktūrizuotu el. laišku, jei ne. Ji taip pat sugeneruoja dokumentus, reikalingus siuntai keliauti: etiketes, CMR važtaraštį ir pavojingų krovinių dokumentus ADR siuntoms.

Kas vis dar sprendžia: Jūs pasirenkate vežėjus. Jei kuris nors iš jų dar neprijungtas, Cargoson sukurs integraciją nemokamai.

6. Etiketės, sekimas ir išlaidos grįžta į ERP

Šiandien rankiniu būdu: Kažkas atspausdina etiketę sandėlyje, tada įveda sekimo numerį į užsakymą. Tuo tarpu klientų aptarnavimo tarnyba vis tiek turi skambinti logistikai ir klausti, kur yra pristatymas, o finansų komanda laukia vežėjo sąskaitos faktūros, kad sužinotų siuntos kainą.

Automatizuotai: Etiketė atspausdinama ten, kur pakuojamos prekės. Platforma prideda sekimo nuorodą ir būsenos atnaujinimus prie užsakymo, todėl klientų aptarnavimo tarnyba atsako tiesiogiai iš ERP. Finansų skyrius gali paskirstyti apskaičiuotas transporto išlaidas pagal užsakymą, produktą, klientą ar išlaidų centrą – ir tai dar prieš gaunant sąskaitą faktūrą.

Kas vis dar sprendžia: Finansų skyrius – kai sąskaita faktūra nesutampa su apskaičiuota kaina. Dabar tai yra vienas palyginimas, o ne paieška el. laiškuose.

Kas keičiasi logistikos komandai: prieš ir po

Didžiausias pokytis – kaip komanda leidžia laiką. Įprastos rezervacijos nebereikalauja kelių minučių kiekvienai, o sutaupytos valandos skiriamos išimtims, vežėjams ir klientams.

Kaip tai atrodo praktikoje – Cargoson naudojančių gamintojų pavyzdžiai:

• Elektros variklių gamintojoje „Konesko" vienos siuntos apdorojimas dabar trunka vieną–dvi minutes. (Konesko istorija)
• Pakuočių gamintojoje „Nefab" logistikos komanda kasdien skiria 20–30 % mažiau laiko transporto užsakymams. (Nefab istorija)
• Elektronikos gamintojoje „HansaMatrix" kasdieninis rezervacijų darbas sumažėjo nuo maždaug dviejų valandų iki 30 minučių. (HansaMatrix istorija)

Rezultatus patvirtina ir nepriklausomi tyrimai. 2025 m. TalTech universiteto magistro baigiamajame darbe buvo tirtas Cargoson naudojimas „Stoneridge Electronics" įmonėje: užfiksuota, kad transporto išlaidos sumažėjo 27 %, o laiku pristatytų užsakymų dalis išaugo nuo 87 % iki 94 %. (TalTech baigiamasis darbas)

Yra ir ne toks akivaizdus privalumas. Kai rezervacijų žinios saugomos vieno žmogaus galvoje ir keliose naršyklėse, kiekviena atostogų ar ligos diena kelia riziką. Kai ta pati informacija saugoma bendrojoje sistemoje, kolega gali perimti darbą nuo pirmos dienos.

Kaip „Konesko" sumažino rezervacijos laiką iki vienos–dviejų minučių

„Konesko" gamina elektros variklius, elektros komponentus ir krano dalis Estijoje ir visą savo produkciją eksportuoja į ES, JAV ir Kiniją. Apimtys didelės, o logistikos komanda – nedidelė.

Prieš diegiant Cargoson, transportas buvo tvarkomas el. paštu. Pirkimų komanda rašydavo logistikos komandai, klausinėdama, kur yra prekės. Logistika tada rašydavo vežėjams ir atsakydavo pirkimų skyriui. Visas šis susirašinėjimas eikvojo daug laiko visiems.

Po perėjimo rezervacijos ir būsenos informacija persikėlė į vieną sistemą, kurią mato visi. Naujas logistikas Andreas Valk prisijungė neturėdamas jokios ankstesnės logistikos patirties ir jau per dieną savarankiškai tvarkė siuntas. Dabar vienos siuntos apdorojimas jam trunka vieną–dvi minutes, o vežėjai skubius eksporto pasiūlymus grąžina per kelias minutes.

Komanda išliko tokio pat dydžio. Kaip sako „Konesko" pirkimų vadovė Maris Gorboljova: „Anksčiau turėjome vieną logistiką, kuris nuolat skubėjo ir jam nuolat trūkdavo laiko. Šiandien vis dar turime vieną logistiką, tačiau laiko spaudimo nebėra."

Skaityti visą „Konesko" istoriją

Ką patikrinti prieš automatizuojant

Penki klausimai lemia, ar siuntų automatizavimas veiks jūsų aplinkoje. Užduokite juos kiekvienam tiekėjui prieš pasirašydami sutartį.

1. Ar ERP jungtis apima jūsų versiją ir kas ją prižiūri?

Palaikymas skiriasi priklausomai nuo ERP versijos, o kažkas turi palaikyti ryšį veikiantį po kiekvieno ERP atnaujinimo. Jei artėja ERP migracija, patikrinkite tiek dabartinę, tiek būsimą versiją.

2. Ar integruoti jūsų krovinių vežėjai, o ne tik siuntinių?

Ilgas vežėjų sąrašas mažai ką reiškia, jei jame nėra jūsų padėklų ir dalinių krovinių vežėjų. Patikrinkite kiekvieną naudojamą vežėją ir išsiaiškinkite, kurios paslaugos veikia kiekvienam iš jų: kainos, rezervacijos, dokumentai, sekimas.

3. Ar sistema naudoja jūsų kainas, ar siūlo savas?

Kai kurios platformos yra pigios arba nemokamos, nes uždirba maržą nuo jūsų per jas užsakomo transporto. Tai gali tikti mažam siuntinių siuntėjui. Gamintojas, turintis suderintas sutartis, turėtų jas išlaikyti.

4. Kiek kainuoja naujo vežėjo prijungimas ir kiek laiko tai užtrunka?

Vežėjų daugės: po konkurso, naujoje rinkoje, kai įprastas vežėjas nuvilia. Kai kurie tiekėjai ima mokestį už kiekvienos naujos jungties kūrimą kaip atskirą projektą.

5. Kas grįžta į ERP?

Sekimo numeriai yra minimumas. Būsenos atnaujinimai, dokumentai ir transporto išlaidos – tai, kas sutaupo laiko klientų aptarnavimo tarnybai ir finansų skyriui.

Mūsų TMS RFP šablonas paverčia šiuos klausimus struktūrizuotu palyginimu, jei kalbatės su keliais tiekėjais.

Kas nėra siuntų automatizavimo programinė įranga

Lyginant tiekėjus, verta atkreipti dėmesį į įrankius, kurie atrodo panašiai, bet atlieka skirtingas funkcijas.

• ERP siuntų modulis. Dauguma ERP sistemų atspausdina važtaraštį ir išsaugo sekimo numerį. Tačiau nedaugelis gali apskaičiuoti padėklo kainą pagal šešis vežėjų tarifus arba rezervuoti sunkvežimį per vežėjo API. Mūsų ERP ir TMS palyginimo vadovas paaiškina, kur eina ta riba.
• Siuntinių etikečių spausdintuvas. Daugelis įrankių save pristato kaip siuntų automatizavimo sprendimą, tačiau apsiriboja tik siuntiniais. Gamintojas taip pat siunčia padėklus, dalinius krovinius ir pilnus sunkvežimius – kartais su pavojingomis prekėmis.
• Krovinių brokeris. Programinė įranga rezervuoja jūsų vežėjus pagal jūsų kainas. Jei įrankis veikia tik su savo siūlomomis kainomis, tai yra prekyvietė su rezervacijos ekranu, o ne siuntų automatizavimo programinė įranga.

Pradėkite nuo įprastų užsakymų

Kai ERP prijungtas, visas procesas veikia automatiškai. Gavus užsakymą, sistema palygina jį su visomis jūsų vežėjų sutartimis, o taisyklės parenka vežėją tai krypčiai. Etiketė atspausdinama sandėlyje, o sekimo nuoroda išsiunčiama klientui.

Nereikia automatizuoti visko iš karto. Pažvelkite į savo įprastus užsakymus, išmatuokite, kiek laiko užtrunka kiekvienas, ir suskaičiuokite, kiek sistemų kiekvienas iš jų paliečia. Tada nuspręskite, kurie galėjo būti rezervuoti automatiškai.

Užsiregistruokite nemokamoms 30 minučių konsultacijoms. Parodysime, kaip tai atrodo Cargoson sistemoje – su jūsų vežėjais ir jūsų kainomis.

Užsiregistruoti nemokamoms konsultacijoms

Dar lyginote įrankius? Peržiūrėkite mūsų 17 geriausių TMS tiekėjų vadovą.