Sūtījumu automatizācijas programmatūra ražotājiem: no ERP pasūtījuma līdz pārvadātāja rezervācijai

Šī rokasgrāmata izseko visu procesu — no pasūtījuma izveides ERP sistēmā līdz pārvadātāja rezervācijai. Katrā solī redzams, kā tas izskatās manuāli, kas mainās, kad process tiek automatizēts, un kur joprojām nepieciešama cilvēka iesaiste. Tā paredzēta loģistikas un piegādes ķēdes vadītājiem ražošanas uzņēmumos, kas sūta dažādas pakas, paletes un kravas.

Kas ir sūtījumu automatizācijas programmatūra?

Sūtījumu automatizācijas programmatūra savieno jūsu ERP ar pārvadātājiem, lai pasūtījumi pārvērstos par pārvadātāja rezervācijām bez manuālas datu ievades. Tā salīdzina tarifus visos jūsu pārvadātāju līgumos, izvēlas pārvadātāju pēc noteikumiem vai ar vienu klikšķi, nosūta rezervāciju, ģenerē etiķetes un transporta dokumentus, kā arī atgriež izsekošanas datus un izmaksas uz ERP.

No ERP pasūtījuma līdz pārvadātāja rezervācijai

Katrs izejošais pasūtījums iziet šo ceļu neatkarīgi no tā, vai process ir automatizēts vai nē. Mainās tikai tas, cik daudz soļu joprojām prasa cilvēka iesaisti.

1. Pasūtījums tiek izlaists ERP

Manuāli šodien: Kāds izlaiž pasūtījumu, un loģistikas darbinieks saņem e-pastu vai pārbauda sarakstu, lai noskaidrotu, kas jānosūta.

Automatizēti: Pasūtījuma izlaišana (vai piegādes pavadzīmes izveide) kalpo kā aktivizētājs. Tā kā dati vēlāk netiek pārrakstīti, šeit ievadītajai informācijai jābūt precīzai: piegādes adrese, kontaktinformācija, iepakojumu skaits un veids, svari un izmēri, Incoterms un pieprasītais piegādes datums.

Kas joprojām izlemj: Tie, kas atbild par pamatdatiem. Ja ERP glabā aptuvenos iepakojumu svarus, automatizācija izmantos tieši šos svarus. Kad dati ir sakārtoti, visi turpmākie soļi kļūst vienkāršāki.

2. Sūtījums nonāk sūtījumu platformā

Manuāli šodien: Loģistikas koordinators atver pasūtījumu vienā logā un pārvadātāja portālu otrā, pārkopējot datus lauku pa laukam.

Automatizēti: ERP sistēma nosūta sūtījumu uz platformu ar vienu klikšķi vai automātiski pēc izlaišanas. Ar Cargoson integrētajiem pārvadātājiem un partneriem varat vai nu nosūtīt sūtījumu ar izvēlētu pārvadātāju, vai arī nosūtīt to bez pārvadātāja un izvēlēties to vēlāk.

Kas joprojām izlemj: Jūs izlemjat, kuri pasūtījumi plūst automātiski. Daudzas komandas sāk ar vienu objektu vai vienu pasūtījumu veidu un paplašina procesu, tiklīdz dati ir gatavi.

3. Platforma salīdzina tarifus ar jūsu līgumiem

Manuāli šodien: Jūsu pārvadātāju tarifi var būt PDF failā, Excel tabulā vai portāla piedāvājumā, un degvielas piemaksas tabula var būt datēta ar laiku, kad kāds to pēdējo reizi atjaunināja. Dažkārt vienas paletes vairāku variantu salīdzināšana aizņem ilgāk nekā pati rezervācija.

Automatizēti: Platforma vienlaikus aprēķina cenu katram pārvadātājam un pakalpojumam, pamatojoties uz jūsu saskaņotajiem tarifiem — ieskaitot iekraušanas metrus, minimālās maksas un aktuālās degvielas piemaksas. Cargoson gadījumā varat iesniegt tarifu kartes jebkurā formātā (Excel, PDF vai e-pasts), un komanda tās digitalizēs vienas vai divu dienu laikā.

Kas joprojām izlemj: Neviens — attiecībā uz ikdienas maršrutiem. Salīdzināšana ir matemātika. Jūsu uzdevums ir uzturēt līgumus aktuālus un iesniegt jaunas tarifu kartes pēc konkursa.

4. Noteikumi izvēlas pārvadātāju vai to dara cilvēks

Manuāli šodien: Koordinators izvēlas pārvadātāju, ko parasti izmanto konkrētajam maršrutam. Tas var būt lētākais variants, bet var arī vienkārši būt ieradums.

Automatizēti: Jūs iestatāt noteikumus pēc virziena, pasta indeksa, pakalpojuma, cenas un piegādes laika. Cargoson automatizētā pārvadātāja izvēle darbojas divos režīmos. Pirmajā poga "Automātiski izvēlēties pārvadātāju" piedāvā pārvadātāju, uz kuru norāda jūsu noteikumi, un cilvēks apstiprina. Otrajā — nospiežot "Rezervēt" integrētajā ERP, pārvadātājs tiek rezervēts nekavējoties.

Kas joprojām izlemj: Cilvēks — ikreiz, kad pasūtījums neatbilst nevienam noteikumam.

5. Rezervācija tiek nosūtīta pārvadātājam

Manuāli šodien: Tie paši dati tiek ievadīti pārvadātāja portālā atkārtoti vai nosūtīti pa e-pastu dispečeram, kurš tos pārraksta savā sistēmā.

Automatizēti: Platforma nosūta rezervācijas caur pārvadātāja API vai EDI, ja tāds ir pieejams, vai kā strukturētu e-pastu, ja nav. Tā arī ģenerē sūtījumam nepieciešamos dokumentus — etiķetes, CMR pavadzīmi un bīstamo kravu dokumentus ADR sūtījumiem.

Kas joprojām izlemj: Jūs izvēlaties savus pārvadātājus. Ja kāds no tiem vēl nav pievienots, Cargoson izveidos integrāciju bez maksas.

6. Etiķetes, izsekošana un izmaksas atgriežas ERP

Manuāli šodien: Kāds izdrukā etiķeti noliktavā, pēc tam ievada izsekošanas numuru pasūtījumā. Tikmēr klientu apkalpošana joprojām zvana loģistikai, lai noskaidrotu, kur atrodas piegāde, bet finanšu nodaļa gaida pārvadātāja rēķinu, lai noteiktu sūtījuma izmaksas.

Automatizēti: Etiķete tiek izdrukāta tur, kur preces tiek iepakots. Platforma pievieno izsekošanas saiti un statusa atjauninājumus pasūtījumam, tāpēc klientu apkalpošana atbild tieši no ERP. Finanšu nodaļa var sadalīt aprēķinātās transporta izmaksas pa pasūtījumiem, produktiem, klientiem vai izmaksu centriem — un iegūt priekšstatu par izmaksām vēl pirms rēķina saņemšanas.

Kas joprojām izlemj: Finanšu nodaļa — ikreiz, kad rēķins nesakrīt ar aprēķinātajām izmaksām. Šī pārbaude tagad nozīmē vienu salīdzinājumu, nevis meklēšanu e-pastos.

Kas mainās loģistikas komandai: pirms un pēc

Lielākās pārmaiņas skar to, kā komanda pavada savu laiku. Ikdienas rezervācijas vairs neaizņem minūtes katrai, un atbrīvotais laiks tiek veltīts izņēmumu, pārvadātāju un klientu risināšanai.

Kā tas izskatās praksē — ražotāji, kas izmanto Cargoson:

• Elektromotoru ražotājam Konesko viena sūtījuma apstrāde tagad aizņem vienu līdz divas minūtes. (Konesko stāsts)
• Iepakojumu ražotājam Nefab loģistikas komanda dienā pavada par 20–30% mazāk laika transporta pasūtīšanai. (Nefab stāsts)
• Elektronikas ražotājam HansaMatrix ikdienas rezervācijas darbs samazinājās no aptuveni divām stundām līdz 30 minūtēm. (HansaMatrix stāsts)

Rezultātus apstiprina arī neatkarīgs pētījums. 2025. gada maģistra darbā TalTech Universitātē, kurā tika pētīts Cargoson lietojums Stoneridge Electronics uzņēmumā, tika konstatēts, ka transporta izmaksas samazinājās par 27%, bet pasūtījumu piegāde pirmajā solītajā datumā pieauga no 87% līdz 94%. (TalTech darbs)

Ir arī mazāk acīmredzams ieguvums. Ja rezervācijas zināšanas glabājas pie viena cilvēka un vairākos pārlūkos, katras atvaļinājuma vai slimības dienas laikā rodas risks. Kad tās ir ievietotas kopīgā sistēmā, kolēģis var pārņemt darbu jau pirmajā dienā.

Kā Konesko samazināja rezervāciju līdz vienai vai divām minūtēm

Konesko ražo elektromotorus, elektriskos komponentus un celtņu detaļas Igaunijā un eksportē visu savu produkciju uz ES, ASV un Ķīnu. Apjomi ir lieli, bet loģistikas komanda — neliela.

Pirms Cargoson transports balstījās uz e-pastu. Iepirkumu komanda sūtīja e-pastus loģistikai, lai noskaidrotu, kur atrodas preces. Loģistika tad sūtīja e-pastus pārvadātājiem un atbildēja atpakaļ iepirkumam. Visa šī sarakste tērēja daudz laika visiem iesaistītajiem.

Pēc pārejas rezervācija un statusa informācija pārcēlās uz vienu sistēmu, ko var redzēt visi. Jauns loģistikas darbinieks Andreas Valks pievienojās bez iepriekšējas loģistikas pieredzes un jau pirmajā dienā patstāvīgi apstrādāja sūtījumus. Tagad viena sūtījuma apstrāde viņam aizņem vienu līdz divas minūtes, un pārvadātāji tagad atgriež steidzamus eksporta piedāvājumus dažu minūšu laikā.

Komanda ir tāda paša lieluma kā iepriekš. Kā saka Konesko iepirkumu vadītāja Maris Gorboļova: "Agrāk mums bija viens loģistikas darbinieks, kurš pastāvīgi cīnījās un vienmēr trūka laika. Šodien mums joprojām ir viens loģistikas darbinieks, bet laika spiediena vairs nav."

Lasiet pilno Konesko stāstu

Ko pārbaudīt pirms automatizācijas ieviešanas

Pieci jautājumi nosaka, vai sūtījumu automatizācija darbosies jūsu vidē. Uzdodiet tos katram pārdevējam pirms līguma parakstīšanas.

1. Vai ERP savienotājs atbalsta jūsu versiju un kas to uztur?

Atbalsts atšķiras starp ERP versijām, un kādam jānodrošina savienojuma darbība arī pēc ERP jauninājumiem. Ja gaidāma ERP migrācija, pārbaudiet gan pašreizējo versiju, gan to, uz kuru pārejat.

2. Vai ir integrēti jūsu kravas pārvadātāji, nevis tikai kurjeri?

Garš pārvadātāju saraksts neko nenozīmē, ja tajā trūkst jūsu palešu un daļējo kravu pārvadātāju. Pārbaudiet katru pārvadātāju, ko izmantojat, un noskaidrojiet, kuri pakalpojumi katram darbojas: tarifi, rezervācija, dokumenti, izsekošana.

3. Vai sistēma izmanto jūsu tarifus vai piedāvā savus?

Dažas platformas ir lētas vai bezmaksas, jo nopelna starpību no jūsu veiktajām rezervācijām. Tas var derēt nelielam paku sūtītājam. Ražotājam ar saskaņotiem līgumiem tie jāsaglabā.

4. Cik maksā jauna pārvadātāja pievienošana un cik ilgi tas aizņem?

Pārvadātājus nāksies pievienot: pēc konkursa, jaunam tirgum vai tad, kad kāds no pastāvīgajiem vilšas. Daži pārdevēji par katru jaunu savienojumu iekasē atsevišķu izstrādes projektu.

5. Kas atgriežas ERP?

Izsekošanas numuri ir minimums. Statusa atjauninājumi, dokumenti un transporta izmaksas ir tas, kas ietaupa laiku klientu apkalpošanai un finanšu nodaļai.

Mūsu TMS RFP veidne pārvērš šos jautājumus strukturētā salīdzinājumā, ja runājat ar vairākiem pārdevējiem.

Kas sūtījumu automatizācija nav

Salīdzinot pārdevējus, pievērsiet uzmanību rīkiem, kas izskatās līdzīgi, bet kalpo citiem mērķiem.

• ERP sūtījumu modulis. Lielākā daļa ERP sistēmu izdrukā piegādes pavadzīmi un saglabā izsekošanas numuru. Maz kura spēj aprēķināt paletes tarifu no sešiem pārvadātāju tarifiem vai rezervēt kravas automašīnu caur pārvadātāja API. Mūsu ERP pret TMS rokasgrāmata skaidro, kur šī robeža atrodas.
• Paku etiķešu printeris. Daudzi rīki sevi pozicionē kā sūtījumu automatizāciju, bet apstājas pie pakām. Ražotājs sūta arī paletes, daļējās kravas un pilnas kravas — dažkārt ar bīstamajām precēm.
• Kravas brokeris. Programmatūra rezervē jūsu pārvadātājus pēc jūsu tarifiem. Ja rīks darbojas tikai ar tarifiem, ko tas pats piedāvā, tas ir tirgus ar rezervācijas ekrānu, nevis sūtījumu automatizācija.

Sāciet ar tipiskajiem pasūtījumiem

Kad ERP ir pievienots, viss process darbojas automātiski. Kad ienāk pasūtījums, sistēma to salīdzina ar visiem jūsu pārvadātāju līgumiem un noteikumi izvēlas pārvadātāju konkrētajam maršrutam. Etiķete tiek izdrukāta noliktavā un izsekošanas saite nosūtīta klientam.

Nav nepieciešams automatizēt visu uzreiz. Apskatiet savus tipiskos pasūtījumus, izmēriet, cik ilgi katrs aizņem, un saskaitiet, cik sistēmu katrs skar. Tad izlemiet, kuri no tiem varētu tikt rezervēti automātiski.

Rezervējiet bezmaksas 30 minūšu konsultāciju ar mums. Mēs parādīsim, kā tas izskatās Cargoson — ar jūsu pārvadātājiem un jūsu tarifiem.

Rezervēt bezmaksas 30 minūšu konsultāciju

Vēl salīdzināt risinājumus? Skatiet mūsu 17 labāko TMS risinājumu sniedzēju rokasgrāmatu.