Lähetysautomaatio-ohjelmisto valmistajille: ERP-tilauksesta kuljetusliikkeen varaukseen

Tässä oppaassa käydään läpi koko prosessi ERP-tilauksen luomisesta kuljetusliikkeen varaukseen. Jokaisen vaiheen kohdalla näytetään, miltä se näyttää manuaalisesti tehtynä, mitä muuttuu automaation myötä ja missä kohdissa ihmisen päätöksentekoa tarvitaan edelleen. Opas on suunnattu logistiikka- ja toimitusketjupäälliköille valmistusyrityksissä, jotka lähettävät paketteja, lavoja ja rahtia.

Mitä lähetysautomaatio-ohjelmisto tarkoittaa?

Lähetysautomaatio-ohjelmisto yhdistää ERP:n kuljetusliikkeisiin niin, että tilauksista syntyy varauksia ilman manuaalista tietojen syöttöä. Järjestelmä vertaa hintoja omien sopimustesi perusteella, valitsee kuljetusliikkeen sääntöjen mukaan tai yhdellä klikkauksella, lähettää varauksen, luo etiketit ja kuljetusasiakirjat sekä palauttaa seuranta- ja kustannustiedot ERP:iin.

ERP-tilauksesta kuljetusliikkeen varaukseen

Jokainen lähtevä tilaus kulkee saman polun – automatisoit prosessin tai et. Se, mikä muuttuu, on se, kuinka monessa vaiheessa tarvitaan ihmisen toimenpiteitä.

1. Tilaus vapautetaan ERP:stä

Tänään manuaalisesti: Joku vapauttaa tilauksen, ja logistiikassa joku saa sähköpostin tai tarkistaa listan nähdäkseen, mitä pitää lähettää.

Automatisoituna: Tilauksen vapauttaminen (tai lähetteen luominen) toimii käynnistysimpulssina. Koska tietoja ei syötetä uudelleen myöhemmin, tässä vaiheessa syötettyjen tietojen on oltava oikein: toimitusosoite, yhteystiedot, pakettien lukumäärä ja tyyppi, painot ja mitat, Incoterms-ehdot sekä pyydetty toimituspäivä.

Kuka päättää edelleen: Perustietojen omistajat. Jos ERP tallentaa arvioituja pakettipainoja, automaatio käyttää näitä painoja. Kun tiedot on vahvistettu oikeiksi, kaikki seuraavat vaiheet sujuvat helpommin.

2. Lähetys siirtyy lähetysalustalle

Tänään manuaalisesti: Logistiikkakoordinaattori avaa tilauksen yhdessä ikkunassa ja kuljetusliikkeen portaalin toisessa ja kopioi tiedot kenttä kentältä.

Automatisoituna: ERP lähettää lähetyksen lähetysalustalle yhdellä klikkauksella tai automaattisesti vapautuksen yhteydessä. Cargosoniin integroitujen kuljetusliikkeiden kanssa voit joko lähettää lähetyksen valitulle kuljetusliikkeelle tai lähettää sen ilman valintaa ja valita kuljetusliikkeen myöhemmin.

Kuka päättää edelleen: Sinä päätät, mitkä tilaukset siirtyvät automaattisesti. Monet tiimit aloittavat yhdestä toimipisteestä tai tilaustyypistä ja lisäävät muut, kun tiedot ovat kunnossa.

3. Alusta vertaa hintoja omiin sopimuksiisi

Tänään manuaalisesti: Kuljetusliikkeiden hinnat saattavat löytyä PDF-tariffista, Excel-taulukosta tai portaalitarjouksesta, ja polttoainelisätaulukko voi olla päivitetty viimeksi kauan sitten. Yhden lavan useiden vaihtoehtojen vertailu voi viedä enemmän aikaa kuin itse varauksen tekeminen.

Automatisoituna: Alusta laskee hinnan jokaiselle kuljetusliikkeelle ja palvelulle kerralla – neuvottelemiesi hinnastojen perusteella, sisältäen lavatilan, vähimmäisveloitukset ja ajantasaiset polttoainelisät. Cargosonissa voit toimittaa hinnastot missä tahansa muodossa (Excel, PDF tai sähköposti), ja tiimi digitoi ne yhden tai kahden päivän kuluessa.

Kuka päättää edelleen: Ei kukaan rutiinireiteillä. Vertailu on laskutoimitusta. Sinun tehtäväsi on pitää sopimukset ajan tasalla ja toimittaa uudet hinnastot kilpailutuksen jälkeen.

4. Säännöt valitsevat kuljetusliikkeen – tai ihminen tekee sen

Tänään manuaalisesti: Koordinaattori valitsee kuljetusliikkeen, jota yleensä käytetään kyseiselle reitille. Se saattaa olla halvin vaihtoehto tai pelkästään tottumus.

Automatisoituna: Määrität säännöt suunnan, postinumeron, palvelun, hinnan ja toimitusajan mukaan. Cargosonin automaattinen kuljetusliikkeen valinta toimii kahdessa tilassa. Ensimmäisessä "Valitse kuljetusliike automaattisesti" -painike ehdottaa sääntöjen mukaista kuljetusliikettä, jonka ihminen vahvistaa. Toisessa tilassa integroidussa ERP:ssä painettu "Varaa"-painike tekee varauksen välittömästi.

Kuka päättää edelleen: Ihminen aina, kun tilaus ei sovi mihinkään sääntöön.

5. Varaus lähetetään kuljetusliikkeelle

Tänään manuaalisesti: Samat tiedot syötetään uudelleen kuljetusliikkeen portaaliin tai lähetetään sähköpostilla lähettäjälle, joka kirjaa ne omaan järjestelmäänsä.

Automatisoituna: Alusta lähettää varaukset kuljetusliikkeen API:n tai EDI:n kautta, jos sellainen on käytettävissä, tai muotoiltuna sähköpostina, jos ei. Se luo myös lähetyksen vaatimat asiakirjat, kuten etiketit, CMR-rahtikirjan ja ADR-lähetysten vaarallisten aineiden asiakirjat.

Kuka päättää edelleen: Sinä valitset kuljetusliikkeesi. Jos jokin niistä ei ole vielä integroitu, Cargoson rakentaa integraation veloituksetta.

6. Etiketit, seuranta ja kustannukset palautuvat ERP:iin

Tänään manuaalisesti: Joku tulostaa etiketin lastauspaikalla ja syöttää seurantanumeron tilaukseen. Samaan aikaan asiakaspalvelu soittaa logistiikalle kysyäkseen toimituksen sijaintia, ja talousosasto odottaa kuljetusliikkeen laskua selvittääkseen lähetyksen kustannuksen.

Automatisoituna: Etiketti tulostuu siellä, missä tavara pakataan. Alusta lisää seurantalinkin ja tilapäivitykset tilaukseen, joten asiakaspalvelu voi vastata suoraan ERP:stä. Talousosasto voi kohdistaa lasketun rahtikustannuksen tilaukselle, tuotteelle, asiakkaalle tai kustannuspaikalle – jo ennen laskun saapumista.

Kuka päättää edelleen: Talousosasto aina, kun lasku ei täsmää lasketun kustannuksen kanssa. Tämä tarkistus on nyt yksinkertainen vertailu eikä vaadi sähköpostien selailua.

Mitä muuttuu logistiikkatiimille: ennen ja jälkeen

Suurin muutos on se, mihin tiimi käyttää aikaansa. Rutiinivaraukset eivät enää vie minuutteja kappaleelta, ja vapautunut aika käytetään poikkeustilanteiden, kuljetusliikkeiden ja asiakkaiden hoitamiseen.

Miltä tämä näyttää käytännössä – Cargosonia käyttävien valmistajien kokemuksia:

• Sähkömoottoreita valmistavan Koneskon logistiikassa yhden lähetyksen käsittely vie nyt yhdestä kahteen minuuttia. (Koneskon tarina)
• Pakkaustarvikkeita valmistavan Nefabin logistiikkatiimi käyttää kuljetusten tilaamiseen 20–30 % vähemmän aikaa päivässä. (Nefabin tarina)
• Elektroniikkavalmistaja HansaMatrixilla päivittäinen varaustyö lyheni noin kahdesta tunnista 30 minuuttiin. (HansaMatrixin tarina)

Tulokset kestävät myös riippumattoman tarkastelun. TalTechin yliopistossa vuonna 2025 tehty pro gradu -tutkielma tutki Cargosonia Stoneridge Electronicsin käytössä ja kirjasi 27 prosentin laskun kuljetuskustannuksissa sekä ensimmäiseen luvattuun toimituspäivään toimitettujen tilausten osuuden nousun 87 prosentista 94 prosenttiin. (TalTechin tutkielma)

On myös hiljaisempi hyöty. Kun varaustieto on yhden henkilön hallussa ja hajallaan useissa selaimissa, jokainen loma ja sairaspäivä on riski. Kun tieto on tallennettu yhteiseen järjestelmään, kollega pystyy astumaan tehtäviin heti ensimmäisestä päivästä lähtien.

Miten Konesko lyhensi varausajan yhteen tai kahteen minuuttiin lähetystä kohti

Konesko valmistaa sähkömoottoreita, sähkökomponentteja ja nosturin osia Virossa ja vie koko tuotantonsa EU:hun, Yhdysvaltoihin ja Kiinaan. Volyymit ovat suuria ja logistiikkatiimi pieni.

Ennen Cargosonia kuljetukset hoidettiin sähköpostitse. Hankintatiimi lähetti logistiikalle sähköpostia kysyäkseen, missä tavarat ovat. Logistiikka lähetti sähköpostia kuljetusliikkeille ja vastasi sitten hankinnalle. Kaikki tämä edestakaisin viestittely söi kaikkien aikaa.

Siirtymisen jälkeen varaukset ja tilatiedot siirtyivät yhteen järjestelmään, jota kaikki voivat seurata. Uusi logistikko Andreas Valk aloitti ilman aiempaa logistiikkakokemusta ja hoiti lähetyksiä itsenäisesti jo ensimmäisenä päivänä. Lähetyksen käsittely vie häneltä nyt yhdestä kahteen minuuttia, ja kuljetusliikkeet palauttavat kiireelliset vientitarjoukset minuuteissa.

Tiimin koko on sama kuin ennen. Koneskon hankintapäällikkö Maris Gorboljova kuvaa muutosta näin: "Ennen meillä oli yksi logistikko, joka kamppaili jatkuvasti aikapaineen kanssa. Tänään meillä on edelleen yksi logistikko – mutta aikapainetta ei enää ole."

Lue Koneskon tarina kokonaan

Mitä kannattaa tarkistaa ennen automatisointia

Viisi kysymystä ratkaisee, toimiiko lähetysautomaatio teidän ympäristössänne. Esitä samat kysymykset jokaiselle toimittajalle ennen sopimuksen allekirjoittamista.

1. Kattaako ERP-liitäntä teidän versionne – ja kuka ylläpitää sitä?

Tuki vaihtelee ERP-versioiden välillä, ja jonkun on pidettävä yhteys toimivana ERP-päivitysten läpi. Jos ERP-migraatio on tulossa, tarkista sekä nykyinen versio että se, johon olette siirtymässä.

2. Ovatko rahtikuljetusliikkeenne integroitu – ei pelkästään pakettikuljetusliikkeet?

Pitkä lista kuljetusliikkeistä ei merkitse paljon, jos lava- ja osakuormakuljetusliikkeesi puuttuvat siitä. Tarkista jokainen käyttämäsi kuljetusliike ja selvitä, mitkä palvelut toimivat kullekin: hinnat, varaukset, asiakirjat ja seuranta.

3. Käyttääkö järjestelmä omia hintojanne vai myyvätkö he teille omansa?

Jotkin alustat pysyvät edullisina tai ilmaisina, koska ne ansaitsevat katteen teidän kauttaan tehdyistä varauksista. Tämä voi sopia pienelle pakettilähetyksiä tekevälle yritykselle. Valmistajan, jolla on neuvotellut sopimukset, kannattaa pitää ne.

4. Mitä uuden kuljetusliikkeen lisääminen maksaa ja kuinka kauan se kestää?

Kuljetusliikkeitä tulee lisää: kilpailutuksen jälkeen, uudelle markkina-alueelle siirryttäessä tai kun vakituinen kuljetusliike pettää. Jotkut toimittajat laskuttavat kehitysprojektin jokaisesta uudesta integraatiosta.

5. Mitä tietoja palautuu ERP:iin?

Seurantanumero on minimi. Tilapäivitykset, asiakirjat ja rahtikustannukset ovat se, mikä säästää asiakaspalvelun ja talousosaston aikaa.

Meidän TMS-tarjouspyyntöpohja muuttaa nämä kysymykset jäsennellyksi vertailuksi, jos olet neuvottelemassa useiden toimittajien kanssa.

Mitä lähetysautomaatio ei ole

Toimittajia vertaillessasi kannattaa tunnistaa työkalut, jotka näyttävät samanlaisilta mutta palvelevat eri tarkoitusta.

• ERP:n lähetysmoduuli. Useimmat ERP-järjestelmät tulostavat lähetteen ja tallentavat seurantanumeron. Harva pystyy laskemaan lavahinnan kuudesta kuljetusliikkeen tariffista tai varaamaan kuorma-auton kuljetusliikkeen API:n kautta. Meidän ERP vs. TMS -opas käy läpi, missä tämä raja kulkee.
• Pakettietikettien tulostin. Monet työkalut markkinoivat itseään lähetysautomaationa, mutta kattavat vain paketit. Valmistaja lähettää myös lavoja, osakuormia ja täysiä kuormia – joskus vaarallisia aineita sisältäen.
• Rahtivälittäjä. Ohjelmisto varaa kuljetusliikkeesi omilla hinnoillasi. Jos työkalu toimii vain sen omilla hinnoilla, kyseessä on markkinapaikka varausnäytöllä – ei lähetysautomaatio.

Aloita tyypillisistä tilauksistasi

Kun ERP on yhdistetty, koko prosessi toimii automaattisesti. Kun tilaus saapuu, järjestelmä vertaa sitä kaikkiin kuljetussopimuksiisi ja sääntösi valitsevat kuljetusliikkeen kyseiselle reitille. Etiketti tulostuu lastauspaikalla ja seurantalinkki lähetetään asiakkaalle.

Kaikkea ei tarvitse automatisoida kerralla. Tarkastele tyypillisiä tilauksiasi, mittaa kuinka kauan kukin niistä vie ja laske kuinka monta järjestelmää kukin koskettaa. Päätä sitten, mitkä olisi voitu varata automaattisesti.

Varaa maksuton 30 minuutin konsultaatio. Näytämme, miltä se näyttää Cargosonissa – omilla kuljetusliikkeillesi ja omilla hinnoillasi.

Varaa maksuton 30 minuutin konsultaatio

Vertailetko vielä eri vaihtoehtoja? Katso oppaastamme 17 parasta TMS-toimittajaa.