Szállítási automatizálási szoftver gyártóknak: az ERP-rendeléstől a fuvarozói foglalásig

Ez az útmutató végigvezet az ERP-ben létrehozott rendeléstől a fuvarozói foglalásig tartó folyamaton. Megmutatja, hogyan néz ki minden egyes lépés manuálisan elvégezve, mi változik az automatizálás bevezetésével, és hol van még szükség emberi beavatkozásra. Elsősorban gyártóvállalatok logisztikai és ellátásilánc-menedzsereinek szól, akik csomagokat, raklapokat és áruszállítmányokat egyaránt kezelnek.

Mi a szállítási automatizálási szoftver?

A szállítási automatizálási szoftver összeköti az ERP-rendszert a fuvarozókkal, így a rendelésekből manuális adatbevitel nélkül lesz fuvarozói foglalás. A rendszer összehasonlítja a díjakat a saját fuvarozói szerződések alapján, szabályok szerint vagy egyetlen kattintással kiválasztja a fuvarozót, elküldi a foglalást, előállítja a címkéket és a szállítási dokumentumokat, majd visszajuttatja a nyomkövetési adatokat és a költségeket az ERP-be.

Az ERP-rendeléstől a fuvarozói foglalásig

Minden kimenő rendelés ugyanezen az úton halad végig – akár automatizált a folyamat, akár nem. A különbség csupán annyi, hogy ezek közül a lépések közül hány igényel még emberi beavatkozást.

1. A rendelést kiadják az ERP-ben

Ma, manuálisan: Valaki kiadja a rendelést, a logisztikai munkatárs pedig e-mailt kap, vagy maga ellenőrzi a listát, hogy mi vár szállításra.

Automatizálva: A rendelés kiadása (vagy a szállítólevél létrehozása) indítja el a folyamatot. Mivel az adatokat később senki nem gépeli újra, itt kell azokat helyesen megadni: szállítási cím, kapcsolattartói adatok, csomagok száma és típusa, súlyok és méretek, Incoterms-feltételek és a kért szállítási határidő.

Ki dönt még mindig: A törzsadatok gazdái. Ha az ERP becsült csomagsúlyokat tárol, az automatizálás ezeket fogja használni. Miután az adatok rögzültek, minden további lépés gördülékenyebbé válik.

2. A küldemény megérkezik a szállítási platformra

Ma, manuálisan: A logisztikai koordinátor az egyik ablakban megnyitja a rendelést, a másikban a fuvarozói portált, és mezőről mezőre másolja át az adatokat.

Automatizálva: Az ERP-rendszer egyetlen kattintással vagy a rendelés kiadásakor automatikusan elküldi a küldeményt a szállítási platformra. A Cargosonnal integrált fuvarozók és partnerek esetén a küldeményt el lehet küldeni egy kiválasztott fuvarozóhoz, de fuvarozó megjelölése nélkül is – ilyenkor a fuvarozó kiválasztása később történik meg.

Ki dönt még mindig: Ön dönti el, mely rendelések haladnak át automatikusan. Sok csapat egyetlen telephellyel vagy rendeléstípussal kezdi, és az adatok rendezése után fokozatosan bővíti a kört.

3. A platform összehasonlítja a díjakat a saját szerződések alapján

Ma, manuálisan: A fuvarozói díjak PDF-tarifában, Excel-táblázatban vagy portálos árajánlatban lehetnek, az üzemanyag-pótdíj táblázata pedig esetleg még az utolsó frissítés óta változatlan. Egyetlen raklap esetén is tovább tarthat az opciók összehasonlítása, mint maga a foglalás.

Automatizálva: A platform egyszerre kiszámítja minden fuvarozó és szolgáltatás árát a tárgyalt díjszabások alapján – beleértve a rakodási métereket, a minimális díjakat és az aktuális üzemanyag-pótdíjakat. A Cargosonban bármilyen formátumban (Excel, PDF vagy e-mail) megadhatja a díjszabásokat, a csapat pedig egy-két napon belül digitalizálja azokat.

Ki dönt még mindig: Rutinútvonalakon senki. Az összehasonlítás puszta számítás. Az Ön feladata a szerződések naprakészen tartása és az új díjszabások feltöltése egy tender után.

4. A fuvarozót szabályok választják ki, vagy egy ember

Ma, manuálisan: A koordinátor azt a fuvarozót választja, akit az adott útvonalon általában szokott – ami lehet a legolcsóbb, de lehet puszta megszokás is.

Automatizálva: Szabályokat állíthat be irány, irányítószám, szolgáltatás, ár és szállítási idő szerint. A Cargoson automatikus fuvarozó-kiválasztása két módban működik. Az elsőben egy „Fuvarozó automatikus kiválasztása" gomb javasolja a szabályok alapján megfelelő fuvarozót, amelyet egy személy hagy jóvá. A másodikban a „Foglalás" gomb megnyomása az integrált ERP-ben azonnal lefoglalja a fuvarozót.

Ki dönt még mindig: Egy ember, valahányszor a rendelés nem illeszkedik egyetlen szabályhoz sem.

5. A foglalás eljut a fuvarozóhoz

Ma, manuálisan: Ugyanazokat az adatokat újra be kell vinni a fuvarozó portáljára, vagy e-mailben el kell küldeni egy diszpécsernek, aki a saját rendszerébe gépeli be azokat.

Automatizálva: A platform a fuvarozó API-ján vagy EDI-kapcsolatán keresztül küldi el a foglalást, ha ilyen elérhető – ha nem, akkor strukturált e-mailben. Emellett előállítja a szállításhoz szükséges dokumentumokat: a címkéket, a CMR-fuvarlevelet és az ADR-szállítmányokhoz szükséges veszélyes áru dokumentumokat.

Ki dönt még mindig: Ön választja meg a fuvarozóit. Ha valamelyikük még nincs csatlakoztatva, a Cargoson díjmentesen kiépíti az integrációt.

6. A címkék, a nyomkövetés és a költségek visszakerülnek az ERP-be

Ma, manuálisan: Valaki kinyomtatja a címkét a rakodónál, majd beviszi a nyomkövetési számot a rendelésbe. Közben az ügyfélszolgálatnak fel kell hívnia a logisztikát, hogy megtudja, hol jár a szállítmány, a pénzügyi csapat pedig a fuvarozói számlára vár, hogy meghatározza a fuvarköltséget.

Automatizálva: A címke ott nyomtatódik ki, ahol az árut csomagolják. A platform hozzáadja a nyomkövetési linket és az állapotfrissítéseket a rendeléshez, így az ügyfélszolgálat közvetlenül az ERP-ből tud válaszolni. A pénzügyi csapat rendelésenként, termékenként, ügyfelenként vagy költséghelyek szerint oszthatja fel a kiszámított fuvarköltséget – még a számla megérkezése előtt képet kapva a tényleges kiadásokról.

Ki dönt még mindig: A pénzügyi csapat, ha egy számla nem egyezik a kiszámított költséggel. Ez az ellenőrzés most egyetlen összehasonlítást jelent, nem e-mailek böngészését.

Mi változik a logisztikai csapatnál: előtte és utána

A legnagyobb változás abban rejlik, mire fordítja idejét a csapat. A rutinfoglalások már nem emésztenek fel perceket egyenként, a felszabaduló órákat pedig kivételek kezelésére, fuvarozókkal és ügyfelekkel való kommunikációra lehet fordítani.

Hogyan néz ez ki a gyakorlatban – Cargosont használó gyártók tapasztalatai alapján:

• A Konesko villanymotorgyártónál egy küldemény feldolgozása ma már egy-két percet vesz igénybe. (Konesko-történet)
• A Nefab csomagolóanyag-gyártónál a logisztikai csapat naponta 20–30%-kal kevesebb időt tölt a szállítás megrendelésével. (Nefab-történet)
• A HansaMatrix elektronikai gyártónál a napi foglalási munka körülbelül két óráról 30 percre csökkent. (HansaMatrix-történet)

Az eredményeket független vizsgálat is alátámasztja. A TalTech Egyetemen 2025-ben készített mesterdolgozat a Cargosont a Stoneridge Electronics vállalatnál vizsgálta, és 27%-os fuvarköltség-csökkenést mért; az első ígért szállítási határidőre teljesített rendelések aránya 87%-ról 94%-ra nőtt. (TalTech-dolgozat)

Van egy kevésbé látványos, de fontos előny is. Ha a foglalási tudás egyetlen embernél van, és több böngészőben szétszórva tárolódik, minden szabadság és betegszabadság kockázatot jelent. Ha ez a tudás egy közös rendszerben él, egy kolléga az első naptól be tud ugrani helyette.

Hogyan csökkentette a Konesko a foglalást egy-két percre szállítmányonként

A Konesko villanymotorokat, elektromos alkatrészeket és darukomponenseket gyárt Észtországban, és teljes termelését az EU-ba, az USA-ba és Kínába exportálja. A volumen nagy, a logisztikai csapat pedig kicsi.

A Cargoson bevezetése előtt a szállítás e-mailre alapult. A beszerző csapat e-mailben kérdezte a logisztikát, hogy hol vannak az áruk. A logisztika e-mailben kereste meg a fuvarozókat, majd e-mailben válaszolt vissza a beszerzésnek. Ez a folyamatos oda-vissza levelezés mindenki idejéből sokat elvett.

Az átállás után a foglalás és az állapotkövetés egyetlen rendszerbe került, amelyet mindenki lát. Andreas Valk, az újonnan csatlakozott logisztikus, előzetes logisztikai tapasztalat nélkül érkezett, és már az első nap önállóan kezelte a küldeményeket. Egy szállítmány feldolgozása ma egy-két percet vesz igénybe, a fuvarozók pedig sürgős exportárajánlatokat perceken belül visszaküldenek.

A csapat létszáma nem változott. Ahogy Maris Gorboljova, a Konesko beszerző menedzsere fogalmaz: „Korábban volt egy logisztikusunk, aki folyamatosan küzdött, mindig hiányzott az idő. Ma is egy logisztikusunk van, de már nincs időnyomás."

Olvassa el a teljes Konesko-történetet

Mit érdemes ellenőrizni az automatizálás előtt

Öt kérdés dönti el, hogy a szállítási automatizálás működni fog-e az Ön rendszerében. Tegye fel mindegyiket minden szállítónak, mielőtt aláír.

1. Az ERP-csatlakozó lefedi az Ön verzióját, és ki tartja karban?

A lefedettség ERP-verziónként eltérő, és valakinek fenn kell tartania a kapcsolatot az ERP-frissítések során is. Ha ERP-migráció van tervben, ellenőrizze mind a jelenlegi, mind a jövőbeli verziót.

2. A fuvarozói integráció kiterjed a rakományos fuvarozókra is, nem csak a csomagszállítókra?

A hosszú fuvarozói lista keveset ér, ha a raklap- és részrakományos fuvarozók hiányoznak belőle. Ellenőrizze minden egyes fuvarozóját, és nézze meg, hogy melyik szolgáltatás működik mindegyiknél: díjszabás, foglalás, dokumentumok, nyomkövetés.

3. A saját díjszabásait használja, vagy a szállító a sajátját kínálja?

Egyes platformok azért maradnak olcsók vagy ingyenesek, mert jutalékot szednek az Ön által rajtuk keresztül lefoglalt fuvarokon. Ez megfelelhet egy kisebb csomagszállítónak. Egy tárgyalt szerződésekkel rendelkező gyártónak azonban érdemes megtartania azokat.

4. Mennyibe kerül és mennyi ideig tart egy új fuvarozó csatlakoztatása?

Fuvarozókat mindig hozzá kell majd adni: egy tender után, új piacra lépéskor, vagy ha egy megszokott partner cserbenhagyja. Egyes szállítók minden új csatlakozásért fejlesztési projektet számolnak fel.

5. Mi kerül vissza az ERP-be?

A nyomkövetési szám a minimum. Az állapotfrissítések, a dokumentumok és a fuvarköltségek azok, amelyek valóban megkímélik az ügyfélszolgálat és a pénzügyi csapat idejét.

A TMS-ajánlatkérési sablonunk ezeket a kérdéseket strukturált összehasonlítássá alakítja, ha több szállítóval tárgyal egyszerre.

Mi nem szállítási automatizálási szoftver

Szállítók összehasonlításakor érdemes tisztában lenni azokkal az eszközökkel, amelyek hasonlónak tűnnek, de más funkciót töltenek be.

• ERP-szállítási modul. A legtöbb ERP ki tud nyomtatni egy szállítólevelet és el tud tárolni egy nyomkövetési számot. Kevés képes azonban hat fuvarozói tarifa alapján kiszámítani egy raklap díját, vagy API-n keresztül lefoglalni egy teherautót. Az ERP vs. TMS útmutatónk részletesen tárgyalja, hol húzódik ez a határ.
• Csomagcímke-nyomtató. Sok eszköz szállítási automatizálásként hirdeti magát, de csak csomagszállításig terjed. Egy gyártó raklapokat, részrakományokat és teljes kamionokat is szállít, néha veszélyes áruval együtt.
• Fuvarközvetítő. A szoftver az Ön fuvarozóit az Ön díjszabásain foglalja le. Ha egy eszköz csak a saját díjszabásaival működik, az egy foglalási felülettel ellátott piactér – nem szállítási automatizálási szoftver.

Kezdje a tipikus rendelésekkel

Miután az ERP csatlakoztatása megtörtént, a teljes folyamat automatikusan fut. Amikor egy rendelés beérkezik, a rendszer összeveti azt minden fuvarozói szerződéssel, és a szabályok kiválasztják az adott útvonalra megfelelő fuvarozót. A címke kinyomtatódik a rakodónál, a nyomkövetési link pedig eljut az ügyfélhez.

Nem kell mindent egyszerre automatizálni. Nézze meg a tipikus rendeléseit, mérje meg, mennyi ideig tart mindegyik, és számolja meg, hány rendszert érint. Aztán döntse el, melyeket lehetett volna automatikusan lefoglalni.

Foglaljon egy ingyenes 30 perces konzultációt. Megmutatjuk, hogyan néz ki mindez a Cargosonban, az Ön fuvarozóival és díjszabásaival.

Ingyenes 30 perces konzultáció foglalása

Még mindig összehasonlítja az eszközöket? Tekintse meg a legjobb 17 TMS-szolgáltató útmutatóját.