Este guia acompanha o processo desde a criação de um pedido no ERP até à reserva com a transportadora. Mostra como é cada etapa quando realizada manualmente, o que muda quando o processo é automatizado e os momentos em que a intervenção humana continua a ser necessária. Destina-se a responsáveis de logística e cadeia de abastecimento em empresas de fabrico que expedem uma variedade de encomendas, paletes e carga.


O que é o software de automação de envios?

O software de automação de envios liga o seu ERP às transportadoras, de modo a que os pedidos se transformem em reservas sem introdução manual de dados. Compara tarifas entre os seus contratos com as transportadoras, seleciona a transportadora por regras ou com um clique, envia a reserva, gera etiquetas e documentos de transporte, e devolve dados de rastreamento e de custo ao ERP.


Do pedido no ERP à reserva com a transportadora

Todos os pedidos de saída percorrem este caminho, quer os automatize ou não. O que muda é o número de etapas que ainda requerem intervenção humana.

1. O pedido é lançado no ERP

Hoje, de forma manual: Alguém lança o pedido e alguém na logística recebe um e-mail ou consulta uma lista para ver o que precisa de ser expedido.

Automatizado: O lançamento do pedido (ou a criação da guia de remessa) funciona como o gatilho. Como nada é reintroduzido posteriormente, os dados aqui inseridos têm de estar corretos: morada de entrega, contactos, número e tipo de volumes, pesos e dimensões, Incoterms e a data de entrega pretendida.

Quem decide ainda: Os responsáveis pelos dados mestre. Se o ERP armazenar pesos estimados dos volumes, a automação utilizará esses pesos. Quando os dados estão consolidados, todas as etapas seguintes tornam-se mais simples.

2. O envio chega à plataforma de expedição

Hoje, de forma manual: O coordenador de logística abre o pedido numa janela e o portal da transportadora noutra, e copia os dados campo a campo.

Automatizado: O ERP envia o envio para a plataforma de expedição com um único clique ou automaticamente aquando do lançamento. Com as transportadoras e parceiros integrados no Cargoson, pode enviar um envio com uma transportadora já escolhida ou enviá-lo sem nenhuma e selecionar a transportadora mais tarde.

Quem decide ainda: É você quem decide quais os pedidos que fluem automaticamente. Muitas equipas começam por um único armazém ou tipo de pedido e acrescentam os restantes assim que os dados estão prontos.

3. A plataforma compara tarifas com base nos seus próprios contratos

Hoje, de forma manual: As suas transportadoras podem estar listadas num PDF de tarifas, numa folha de Excel ou numa cotação de portal, e a tabela de sobretaxa de combustível pode remontar à última vez que alguém a atualizou. Comparar várias opções para uma única palete pode demorar mais do que reservá-la.

Automatizado: A plataforma calcula o preço para cada transportadora e serviço de uma só vez, a partir das suas tabelas de preços negociadas, incluindo metros lineares, mínimos de cobrança e sobretaxas de combustível atuais. Com o Cargoson, pode enviar tabelas de preços em qualquer formato (Excel, PDF ou e-mail) e a equipa digitaliza-as em um a dois dias.

Quem decide ainda: Ninguém, para rotas de rotina. A comparação é aritmética. A sua função é manter os contratos atualizados e enviar novas tabelas de preços após um concurso de transporte.

4. As regras escolhem a transportadora, ou uma pessoa faz-o

Hoje, de forma manual: O coordenador seleciona a transportadora que habitualmente utiliza para aquela rota. Pode ser a opção mais barata, ou simplesmente uma questão de hábito.

Automatizado: Define regras por direção, código postal, serviço, preço e prazo de entrega. A seleção automática de transportadora do Cargoson funciona em dois modos. No primeiro, um botão "Selecionar transportadora automaticamente" sugere a transportadora indicada pelas suas regras e uma pessoa confirma. No segundo, ao clicar em "Reservar" no ERP integrado, a reserva com a transportadora é feita de imediato.

Quem decide ainda: Uma pessoa, sempre que o pedido não se enquadre numa regra.

5. A reserva é enviada à transportadora

Hoje, de forma manual: Os mesmos dados são introduzidos novamente no portal da transportadora, ou enviados por e-mail a um despachante que os reintroduz no seu próprio sistema.

Automatizado: A plataforma envia as reservas através da API ou EDI da transportadora, quando disponível, ou por e-mail estruturado quando não o é. Gera também os documentos necessários para que o envio possa circular, como etiquetas, a carta de porte CMR e documentos de mercadorias perigosas para envios ADR.

Quem decide ainda: É você quem escolhe as suas transportadoras. Se alguma delas ainda não estiver integrada, o Cargoson constrói a integração gratuitamente.

6. Etiquetas, rastreamento e custos regressam ao ERP

Hoje, de forma manual: Alguém imprime a etiqueta no cais e depois introduz o número de rastreamento no pedido. Entretanto, o serviço de apoio ao cliente ainda tem de contactar a logística para saber onde está uma entrega, e a equipa financeira aguarda a fatura da transportadora para determinar o custo do envio.

Automatizado: A etiqueta é impressa onde as mercadorias são embaladas. A plataforma adiciona o link de rastreamento e as atualizações de estado ao pedido, para que o serviço de apoio ao cliente responda diretamente a partir do ERP. O departamento financeiro pode imputar o custo de frete calculado por pedido, produto, cliente ou centro de custo — tendo assim uma estimativa do custo antes de a fatura chegar.

Quem decide ainda: O departamento financeiro, sempre que uma fatura não coincida com o custo calculado. Esta verificação resume-se agora a uma única comparação, em vez de uma pesquisa por e-mails.


O que muda para a equipa de logística: antes e depois

A maior mudança está na forma como a equipa ocupa o seu tempo. As reservas de rotina deixam de consumir minutos cada uma, e as horas passam a ser dedicadas a exceções, transportadoras e clientes.

Tarefa

Antes

Depois

Introdução de dados do envio

Copiados do ERP para cada portal de transportadora

Enviados do ERP uma única vez

Consulta de tarifas

Tabelas em PDF e Excel, uma transportadora de cada vez

Todas as transportadoras calculadas de uma vez, sobretaxas incluídas

Reserva

Acessos a portais e e-mails para despachantes

Um clique, ou automático por regra

Documentos

Etiquetas e CMRs impressos de sistemas diferentes

Gerados com a reserva

"Onde está a minha entrega?"

O apoio ao cliente pergunta à logística, a logística pergunta à transportadora

Link de rastreamento e estado visíveis no pedido do ERP

Verificação de faturas de frete

Fatura comparada manualmente com a tabela de tarifas

Fatura comparada com o custo calculado no momento da reserva


O que isto significa na prática, com fabricantes que utilizam o Cargoson:

  • Na Konesko, fabricante de motores elétricos, processar um envio demora agora um a dois minutos. (História da Konesko)
  • Na Nefab, fabricante de embalagens, a equipa de logística gasta 20 a 30% menos tempo por dia a encomendar transporte. (História da Nefab)
  • Na HansaMatrix, fabricante de eletrónica, o trabalho diário de reservas passou de cerca de duas horas para 30 minutos. (História da HansaMatrix)

Os resultados são confirmados por avaliação independente. Uma tese de mestrado de 2025 na Universidade TalTech estudou o Cargoson na Stoneridge Electronics e registou uma redução de 27% nos custos de transporte, com os pedidos entregues na primeira data prometida a subir de 87% para 94%. (Tese TalTech)

Há também um benefício menos visível. Quando o conhecimento sobre as reservas está concentrado numa só pessoa e disperso por vários browsers, cada férias ou baixa por doença representa um risco. Quando esse conhecimento está armazenado num sistema partilhado, um colega consegue substituir desde o primeiro dia.


Como a Konesko reduziu a reserva para um ou dois minutos por envio

A Konesko fabrica motores elétricos, componentes elétricos e peças para gruas na Estónia, e exporta toda a sua produção para a UE, os EUA e a China. Os volumes são elevados e a equipa de logística é pequena.

Antes do Cargoson, o transporte dependia do e-mail. A equipa de compras enviava e-mails à equipa de logística a perguntar onde estavam as mercadorias. A logística contactava então as transportadoras por e-mail e respondia à equipa de compras da mesma forma. Toda esta troca de mensagens desperdiçava muito tempo de todos.

Após a mudança, as reservas e os estados dos envios passaram para um único sistema visível por todos. Um novo logístico, Andreas Valk, entrou sem experiência prévia em logística e estava a gerir envios de forma autónoma ao fim de um dia. Processar um envio demora-lhe agora um a dois minutos, e as transportadoras passaram a devolver cotações urgentes de exportação em poucos minutos.

A equipa tem o mesmo tamanho de antes. Como refere Maris Gorboljova, responsável de compras da Konesko: "Antes, tínhamos um logístico que estava constantemente sobrecarregado, sempre a correr contra o tempo. Hoje, continuamos a ter um logístico, mas já não há pressão de tempo."

Leia a história completa da Konesko


O que verificar antes de automatizar

Cinco questões determinam se a automação de envios funcionará na sua configuração. Coloque-as a todos os fornecedores antes de assinar qualquer contrato.

1. O conector ERP cobre a sua versão e quem o mantém?

A cobertura varia entre versões de ERP, e alguém tem de manter a ligação a funcionar após atualizações. Se uma migração de ERP estiver a caminho, verifique tanto a versão que utiliza hoje como aquela para a qual vai migrar.

2. As suas transportadoras de carga estão integradas, não apenas as de encomendas?

Uma lista longa de transportadoras pouco significa se as suas transportadoras de paletes e grupagem estiverem ausentes. Verifique cada transportadora que utiliza e confirme quais os serviços disponíveis para cada uma: tarifas, reserva, documentos e rastreamento.

3. Utiliza as suas tarifas ou vende-lhe as suas próprias?

Algumas plataformas mantêm preços baixos ou são gratuitas porque ganham uma margem no frete que reserva através delas. Isso pode ser adequado para um expedidor de pequenas encomendas. Um fabricante com contratos negociados deve mantê-los.

4. Quanto custa uma nova transportadora e quanto tempo demora?

Vai adicionar transportadoras: após um concurso de transporte, para um novo mercado, quando uma habitual o decepciona. Alguns fornecedores cobram um projeto de desenvolvimento por cada nova integração.

5. O que regressa ao ERP?

Os números de rastreamento são o mínimo. As atualizações de estado, os documentos e os custos de frete são o que poupa tempo ao apoio ao cliente e ao departamento financeiro.

O nosso modelo de RFP para TMS transforma estas questões numa comparação estruturada, caso esteja a falar com vários fornecedores.


O que o software de automação de envios não é

Ao comparar fornecedores, esteja atento a ferramentas que parecem semelhantes mas servem funções diferentes.

  • Um módulo de expedição do ERP. A maioria dos ERPs imprime uma guia de remessa e armazena um número de rastreamento. Poucos conseguem calcular uma tarifa de palete a partir de seis tabelas de transportadoras ou reservar um camião através da API de uma transportadora. O nosso guia ERP vs TMS explica onde essa fronteira se situa.
  • Uma impressora de etiquetas para encomendas. Muitas ferramentas apresentam-se como automação de envios, mas limitam-se às encomendas. Um fabricante também expede paletes, grupagem e cargas completas, por vezes com mercadorias perigosas.
  • Um intermediário de frete. O software reserva as suas transportadoras às suas tarifas. Se uma ferramenta só funciona com as tarifas que lhe vende, é um marketplace com um ecrã de reserva, não um software de automação de envios.


Comece pelos seus pedidos típicos

Depois de ligar o ERP, todo o processo corre automaticamente. Quando entra um pedido, o sistema compara-o com todos os contratos de transportadoras que tem e as suas regras selecionam a transportadora para aquela rota. A etiqueta é impressa no cais e o link de rastreamento é enviado ao cliente.

Não precisa de automatizar tudo de uma vez. Analise os seus pedidos típicos, meça quanto tempo cada um demora e conte quantos sistemas cada um toca. Depois decida quais poderiam ter sido reservados automaticamente.

Agende uma consulta gratuita de 30 minutos connosco. Mostraremos como funciona no Cargoson, com as suas transportadoras e as suas tarifas.

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Ainda a comparar ferramentas? Consulte o nosso guia dos 17 principais fornecedores de TMS.