Logiciel d'automatisation des expéditions pour les fabricants : de la commande ERP à la réservation transporteur

Ce guide vous présente le processus complet, de la création d'une commande dans l'ERP à la réservation auprès d'un transporteur. Il décrit chaque étape telle qu'elle se déroule manuellement, les changements qu'apporte l'automatisation, et les moments où une intervention humaine reste nécessaire. Il s'adresse aux responsables logistique et supply chain des entreprises manufacturières qui expédient des colis, des palettes et du fret en tout genre.

Qu'est-ce qu'un logiciel d'automatisation des expéditions ?

Un logiciel d'automatisation des expéditions connecte votre ERP à vos transporteurs, de sorte que les commandes se transforment en réservations sans saisie manuelle. Il compare les tarifs issus de vos propres contrats, sélectionne le transporteur selon des règles prédéfinies ou en un seul clic, envoie la réservation, génère les étiquettes et les documents de transport, puis renvoie les données de suivi et de coût vers l'ERP.

De la commande ERP à la réservation transporteur

Chaque commande sortante suit ce même parcours, que vous l'automatisiez ou non. Ce qui change, c'est le nombre d'étapes qui nécessitent encore une intervention humaine.

1. La commande est validée dans l'ERP

Aujourd'hui, manuellement : quelqu'un valide la commande, et un membre de l'équipe logistique reçoit un e-mail ou consulte une liste pour savoir ce qui doit être expédié.

Avec l'automatisation : la validation de la commande (ou la création du bon de livraison) fait office de déclencheur. Comme aucune donnée ne sera ressaisie par la suite, les informations saisies à cette étape doivent être exactes : adresse de livraison, coordonnées du destinataire, nombre et type de colis, poids et dimensions, Incoterms et date de livraison souhaitée.

Qui décide encore : les responsables des données de référence. Si l'ERP stocke des poids de colis estimés, l'automatisation utilisera ces valeurs. Une fois les données fiabilisées, toutes les étapes suivantes s'en trouvent facilitées.

2. L'expédition arrive sur la plateforme d'expédition

Aujourd'hui, manuellement : le coordinateur logistique ouvre la commande dans une fenêtre et le portail du transporteur dans une autre, puis recopie les données champ par champ.

Avec l'automatisation : l'ERP envoie l'expédition vers la plateforme en un seul clic, ou automatiquement dès la validation. Avec les transporteurs et partenaires intégrés à Cargoson, vous pouvez soit envoyer une expédition en ayant déjà choisi le transporteur, soit l'envoyer sans en sélectionner un et faire ce choix ultérieurement.

Qui décide encore : vous choisissez quelles commandes transitent automatiquement. De nombreuses équipes commencent par un seul site ou un seul type de commande, puis étendent le périmètre une fois les données prêtes.

3. La plateforme compare les tarifs selon vos propres contrats

Aujourd'hui, manuellement : vos tarifs transporteurs sont peut-être consignés dans un PDF, un fichier Excel ou un devis de portail, et le tableau des surcharges carburant remonte peut-être à la dernière mise à jour manuelle. Comparer plusieurs options pour une seule palette peut prendre plus de temps que de la réserver.

Avec l'automatisation : la plateforme calcule instantanément le prix pour chaque transporteur et chaque service, à partir de vos grilles tarifaires négociées, en tenant compte des mètres linéaires, des minimums de facturation et des surcharges carburant en vigueur. Avec Cargoson, vous pouvez envoyer vos grilles tarifaires dans n'importe quel format (Excel, PDF ou e-mail) et l'équipe les numérise en un à deux jours.

Qui décide encore : personne, pour les flux habituels. La comparaison est purement arithmétique. Votre rôle consiste à maintenir les contrats à jour et à envoyer les nouvelles grilles tarifaires après un appel d'offres de transport.

4. Les règles choisissent le transporteur, ou c'est une personne qui le fait

Aujourd'hui, manuellement : le coordinateur choisit le transporteur qu'il utilise habituellement pour cette route. Ce peut être l'option la moins chère, ou simplement une habitude.

Avec l'automatisation : vous définissez des règles par destination, code postal, service, prix et délai de transit. La sélection automatique de transporteur de Cargoson fonctionne selon deux modes. Dans le premier, un bouton « Sélection automatique du transporteur » suggère le transporteur correspondant à vos règles, et une personne confirme. Dans le second, un clic sur « Réserver » dans l'ERP intégré déclenche immédiatement la réservation.

Qui décide encore : une personne, dès lors qu'une commande ne correspond à aucune règle.

5. La réservation est envoyée au transporteur

Aujourd'hui, manuellement : les mêmes données sont à nouveau saisies dans le portail du transporteur, ou transmises par e-mail à un répartiteur qui les ressaisit dans son propre système.

Avec l'automatisation : la plateforme envoie les réservations via l'API ou l'EDI du transporteur lorsque ceux-ci sont disponibles, ou par e-mail structuré dans le cas contraire. Elle génère également les documents nécessaires à l'acheminement de l'expédition : étiquettes, lettre de voiture CMR et documents de marchandises dangereuses pour les envois ADR.

Qui décide encore : vous choisissez vos transporteurs. Si l'un d'eux n'est pas encore connecté, Cargoson développe l'intégration gratuitement.

6. Les étiquettes, le suivi et les coûts reviennent dans l'ERP

Aujourd'hui, manuellement : quelqu'un imprime l'étiquette au quai, puis saisit le numéro de suivi dans la commande. Pendant ce temps, le service client doit appeler la logistique pour savoir où se trouve une livraison, et le service financier attend la facture du transporteur pour connaître le coût de l'expédition.

Avec l'automatisation : l'étiquette s'imprime là où les marchandises sont emballées. La plateforme ajoute le lien de suivi et les mises à jour de statut à la commande, ce qui permet au service client de répondre directement depuis l'ERP. Le service financier peut affecter le coût de fret calculé par commande, produit, client ou centre de coûts — et dispose ainsi d'une estimation avant même la réception de la facture.

Qui décide encore : le service financier, lorsqu'une facture ne correspond pas au coût calculé. Cette vérification se résume désormais à une simple comparaison, sans avoir à fouiller dans les e-mails.

Ce qui change pour l'équipe logistique : avant et après

Le changement le plus important concerne la façon dont l'équipe occupe son temps. Les réservations courantes ne prennent plus plusieurs minutes chacune, et les heures ainsi libérées sont consacrées à la gestion des exceptions, aux relations avec les transporteurs et aux clients.

Ce que cela donne concrètement, chez des fabricants utilisant Cargoson :

• Chez Konesko, fabricant de moteurs électriques, le traitement d'une expédition prend désormais une à deux minutes. (Témoignage Konesko)
• Chez Nefab, fabricant d'emballages, l'équipe logistique consacre 20 à 30 % de temps en moins par jour à la commande de transport. (Témoignage Nefab)
• Chez HansaMatrix, fabricant d'électronique, le travail quotidien de réservation est passé d'environ deux heures à 30 minutes. (Témoignage HansaMatrix)

Ces résultats sont confirmés par une évaluation indépendante. Un mémoire de master soutenu en 2025 à l'Université TalTech a étudié Cargoson chez Stoneridge Electronics et a enregistré une réduction des coûts de transport de 27 %, avec un taux de livraisons respectant la date promise passant de 87 % à 94 %. (Mémoire TalTech)

Il existe également un bénéfice plus discret. Lorsque la connaissance des réservations repose sur une seule personne et est dispersée dans plusieurs navigateurs, chaque congé ou arrêt maladie représente un risque. Lorsque cette connaissance est centralisée dans un système partagé, un collègue peut prendre le relais dès le premier jour.

Comment Konesko a ramené chaque réservation à une ou deux minutes

Konesko fabrique des moteurs électriques, des composants électriques et des pièces de grues en Estonie, et exporte l'intégralité de sa production vers l'UE, les États-Unis et la Chine. Les volumes sont élevés et l'équipe logistique est réduite.

Avant Cargoson, le transport reposait entièrement sur les e-mails. L'équipe achats envoyait des e-mails à la logistique pour savoir où se trouvaient les marchandises. La logistique contactait ensuite les transporteurs par e-mail, puis répondait aux achats de la même façon. Ces allers-retours incessants faisaient perdre un temps précieux à tout le monde.

Après la transition, les réservations et les statuts ont été centralisés dans un seul système accessible à tous. Un nouveau logisticien, Andreas Valk, a rejoint l'équipe sans expérience préalable en logistique et gérait des expéditions de façon autonome dès le premier jour. Le traitement d'une expédition lui prend désormais une à deux minutes, et les transporteurs renvoient désormais des devis export urgents en quelques minutes.

L'équipe est restée la même taille qu'auparavant. Comme le résume Maris Gorboljova, responsable achats chez Konesko : « Avant, nous avions un logisticien qui était constamment débordé, toujours à court de temps. Aujourd'hui, nous avons toujours un seul logisticien, mais la pression a disparu. »

Lire le témoignage complet de Konesko

Ce qu'il faut vérifier avant d'automatiser

Cinq questions permettent de déterminer si l'automatisation des expéditions fonctionnera dans votre contexte. Posez-les à chaque prestataire avant de signer.

1. Le connecteur ERP couvre-t-il votre version, et qui en assure la maintenance ?

La compatibilité varie selon les versions d'ERP, et quelqu'un doit maintenir la connexion opérationnelle à chaque mise à jour. Si une migration ERP est prévue, vérifiez la prise en charge de la version actuelle et de celle vers laquelle vous migrez.

2. Vos transporteurs fret sont-ils connectés, pas seulement les transporteurs colis ?

Une longue liste de transporteurs ne signifie pas grand-chose si vos transporteurs de palettes et de lots partiels n'en font pas partie. Vérifiez chacun des transporteurs que vous utilisez, et précisez quelles fonctionnalités sont disponibles pour chacun : tarification, réservation, documents, suivi.

3. Le logiciel utilise-t-il vos tarifs, ou vous vend-il les siens ?

Certaines plateformes restent bon marché ou gratuites parce qu'elles prélèvent une marge sur le fret que vous réservez via elles. Cela peut convenir à un petit expéditeur de colis. Un fabricant disposant de contrats négociés a tout intérêt à les conserver.

4. Quel est le coût d'ajout d'un nouveau transporteur, et quel délai faut-il prévoir ?

Vous serez amené à ajouter des transporteurs : après un appel d'offres de transport, pour un nouveau marché, ou lorsqu'un transporteur habituel vous fait défaut. Certains prestataires facturent un projet de développement pour chaque nouvelle connexion.

5. Qu'est-ce qui revient dans l'ERP ?

Les numéros de suivi constituent le minimum. Les mises à jour de statut, les documents et les coûts de fret sont ce qui fait réellement gagner du temps au service client et au service financier.

Notre modèle d'appel d'offres TMS transforme ces questions en grille de comparaison structurée si vous êtes en discussion avec plusieurs prestataires.

Ce que l'automatisation des expéditions n'est pas

Lorsque vous comparez les prestataires, méfiez-vous des outils qui semblent similaires mais remplissent des fonctions différentes.

• Un module d'expédition ERP. La plupart des ERP permettent d'imprimer un bon de livraison et d'enregistrer un numéro de suivi. Peu sont capables de calculer un tarif palette à partir de six grilles tarifaires transporteurs ou de réserver un camion via l'API d'un transporteur. Notre guide ERP vs TMS explique précisément où se situe cette frontière.
• Une imprimante d'étiquettes colis. De nombreux outils se présentent comme des logiciels d'automatisation des expéditions, mais se limitent aux colis. Un fabricant expédie aussi des palettes, des lots partiels et des chargements complets, parfois avec des marchandises dangereuses.
• Un courtier en fret. Le logiciel réserve vos transporteurs à vos tarifs. Si un outil ne fonctionne qu'avec les tarifs qu'il vous propose, c'est une place de marché avec un écran de réservation, pas un logiciel d'automatisation des expéditions.

Commencez par vos commandes types

Une fois l'ERP connecté, l'ensemble du processus s'exécute automatiquement. Lorsqu'une commande arrive, le système la compare à tous vos contrats transporteurs et vos règles sélectionnent le transporteur adapté à cette route. L'étiquette s'imprime au quai et le lien de suivi est envoyé au client.

Il n'est pas nécessaire de tout automatiser d'un coup. Analysez vos commandes types, mesurez le temps que chacune prend et comptez le nombre de systèmes qu'elle mobilise. Vous pourrez alors identifier celles qui auraient pu être réservées automatiquement.

Réservez une consultation gratuite de 30 minutes avec nous. Nous vous montrerons comment cela fonctionne dans Cargoson, avec vos transporteurs et vos tarifs.

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Vous comparez encore différents outils ? Consultez notre guide des 17 meilleurs logiciels de gestion des transports.