Þessi handbók fer í gegnum ferlið frá því að pöntun er stofnuð í ERP-kerfinu þar til vörusending er bókuð hjá flutningsaðila. Hún sýnir hvernig hvert skref lítur út þegar það er gert handvirkt, hvað breytist þegar ferlið er sjálfvirknivætt og hvar mannleg afskipti eru enn nauðsynleg. Hún er ætluð flutnings- og aðfangakeðjustjórum hjá framleiðslufyrirtækjum sem senda bæði pakka, bretti og stærri farm.


Hvað er hugbúnaður til að sjálfvirknivæða sendingar?

Hugbúnaður til að sjálfvirknivæða sendingar tengir ERP-kerfið þitt við flutningsaðilana þína þannig að pantanir breytast í bókanir hjá flutningsaðila án handvirkrar gagnafærslu. Hann ber saman verð á grundvelli þinna eigin samninga, velur flutningsaðila samkvæmt reglum eða með einum smelli, sendir bókunina, býr til merki og flutningsskjöl og skilar rakningar- og kostnaðargögnum til ERP-kerfisins.


Frá ERP-pöntun til bókunar hjá flutningsaðila

Sérhver útgående vörusending fer í gegnum þetta ferli — hvort sem þú sjálfvirknivæðir það eða ekki. Það sem breytist er hversu mörg þessara skrefa krefjast enn mannlegrar afskipta.

1. Pöntunin er staðfest í ERP-kerfinu

Handvirkt í dag: Einhver staðfestir pöntunina og einhver í flutningsteyminu fær tölvupóst eða athugar lista til að sjá hvað þarf að senda.

Sjálfvirkt: Staðfesting pöntunarinnar (eða stofnun afhendingarnótu) virkar sem kveikja. Þar sem engin gögn eru slegin inn aftur síðar verða gögnin sem færð eru inn hér að vera rétt: afhendingarfang, tengiliðaupplýsingar, fjöldi og tegund pakka, þyngd og mál, Incoterms og umbeðin afhendingardagsetning.

Hverjir taka enn ákvarðanir: Þeir sem bera ábyrgð á aðalgögnunum. Ef ERP-kerfið geymir áætlaðar þyngdir pakka mun sjálfvirkni nota þær þyngdir. Þegar gögnin eru rétt verður hvert næsta skref auðveldara.

2. Vörusendingin berst á flutningsvettvanginn

Handvirkt í dag: Flutningssamræmingarmaðurinn opnar pöntunina í einu glugga og gátt flutningsaðilans í öðrum og afritar gögnin reit fyrir reit.

Sjálfvirkt: ERP-kerfið sendir vörusendinguna á flutningsvettvanginn með einum smelli eða sjálfkrafa við staðfestingu. Með flutningsaðilum og samstarfsaðilum sem eru samþættir við Cargoson getur þú annað hvort sent vörusendingu með völdum flutningsaðila eða sent hana án þess að velja flutningsaðila og gert það síðar.

Hverjir taka enn ákvarðanir: Þú ákveður hvaða pantanir flæða sjálfkrafa. Mörg teymi byrja á einum stað eða einni pöntunartegund og bæta við fleiri þegar gögnin eru tilbúin.

3. Vettvangrinn ber saman verð á grundvelli þinna eigin samninga

Handvirkt í dag: Flutningsaðilarnir þínir gætu verið skráðir í PDF-gjaldskrá, Excel-töflu eða tilboði í gátt, og eldsneytisálagstaflan gæti verið úrelt. Það getur tekið lengri tíma að bera saman nokkrar valkosti fyrir eitt bretti en að bóka það.

Sjálfvirkt: Vettvangrinn reiknar verðið fyrir hvern flutningsaðila og þjónustu í einu, á grundvelli samningsbundinna verðskráa þinna, þar með talið hleðslumætra, lágmarksgjald og gildandi eldsneytisálag. Með Cargoson getur þú sent verðskrár á hvaða sniði sem er — Excel, PDF eða tölvupóst — og teymið mun stafræna þær innan eins til tveggja daga.

Hverjir taka enn ákvarðanir: Enginn, þegar um venjulegar leiðir er að ræða. Samanburðurinn er reikningsdæmi. Verkefni þitt er að halda samningum uppfærðum og senda nýjar verðskrár eftir útboð.

4. Reglur velja flutningsaðilann — eða einstaklingur gerir það

Handvirkt í dag: Samræmingarmaðurinn velur flutningsaðilann sem hann notar venjulega fyrir þá leið. Þetta gæti verið ódýrasti kosturinn — eða bara venja.

Sjálfvirkt: Þú setur upp reglur eftir átt, póstnúmeri, þjónustu, verði og flutningstíma. Sjálfvirk val á flutningsaðila í Cargoson virkar á tvo vegu. Í fyrsta lagi leggur hnappur sem heitir „Velja flutningsaðila sjálfkrafa" til þann flutningsaðila sem reglurnar benda á og einstaklingur staðfestir. Í öðru lagi bókar smellur á „Bóka" í samþætta ERP-kerfinu flutningsaðilann strax.

Hverjir taka enn ákvarðanir: Einstaklingur, þegar pöntunin passar ekki við neina reglu.

5. Bókunin fer til flutningsaðilans

Handvirkt í dag: Sömu gögnin eru slegin inn í gátt flutningsaðilans aftur, eða send með tölvupósti til sendingastjóra sem slær þau inn í sitt eigið kerfi.

Sjálfvirkt: Vettvangrinn sendir bókanir í gegnum API eða EDI flutningsaðilans, ef það er í boði, eða sem skipulagðan tölvupóst ef ekki. Hann býr einnig til skjölin sem vörusendingin þarf til að ferðast, svo sem merki, CMR-flutningsskjal og hættulegra efna skjöl fyrir ADR-sendingar.

Hverjir taka enn ákvarðanir: Þú velur flutningsaðilana þína. Ef einhver þeirra er ekki enn tengdur mun Cargoson byggja samþættinguna án endurgjalds.

6. Merki, rakning og kostnaður berast til baka í ERP-kerfið

Handvirkt í dag: Einhver prentar merkið við bryggjuna og slær síðan rakningarnúmerið inn í pöntunina. Á meðan þarf þjónustuver enn að hringja í flutningsteymið til að spyrja hvar afhending er, og fjármálateymið bíður eftir reikningi flutningsaðilans til að ákvarða kostnað vörusendingarinnar.

Sjálfvirkt: Merkið prentar þar sem vörurnar eru pakkaðar. Vettvangrinn bætir rakningartengil og stöðuuppfærslum við pöntunina þannig að þjónustuver svarar beint úr ERP-kerfinu. Fjármálateymið getur úthlutað reiknaðri farmkostnaði á hverja pöntun, vöru, viðskiptavin eða kostnaðarstað. Þetta gefur fjármálateyminu hugmynd um kostnaðinn áður en reikningurinn berst.

Hverjir taka enn ákvarðanir: Fjármálateymið, þegar reikningur stemmir ekki við reiknaðan kostnað. Þessi athugun felst nú í einum samanburði í stað leitar í gegnum tölvupósta.


Hvað breytist fyrir flutningsteymið: fyrir og eftir

Stærsta breytingin er hvernig teymið nýtir tíma sinn. Venjulegar bókanir taka ekki lengur nokkrar mínútur hver, og tíminn fer nú í að takast á við undantekningar, flutningsaðila og viðskiptavini.

Verkefni

Áður

Eftir

Færsla sendingargagna

Afrituð úr ERP-kerfinu inn í hverja gátt flutningsaðila

Sent úr ERP-kerfinu einu sinni

Athugun á verðum

PDF- og Excel-gjaldskrár, einn flutningsaðili í einu

Allir flutningsaðilar verðlagðir í einu, álag meðtalið

Bókun

Innskráning í gáttir og tölvupóstar til sendingastjóra

Einn smellur, eða sjálfkrafa samkvæmt reglu

Skjöl

Merki og CMR-skjöl prentuð úr mismunandi kerfum

Búin til samhliða bókuninni

„Hvar er afhending mín?"

Þjónustuver spyr flutningsteymið, flutningsteymið spyr flutningsaðilann

Rakningartengill og staða á ERP-pöntuninni

Athugun á farmreikningum

Reikningur borinn saman við gjaldskrá handvirkt

Reikningur borinn saman við kostnað sem reiknaður var við bókun


Svona lítur þetta út í reynd hjá framleiðendum sem nota Cargoson:

  • Hjá rafmótorframleiðandanum Konesko tekur vinnsla einnar vörusendingarinnar nú eina til tvær mínútur. (Saga Konesko)
  • Hjá umbúðaframleiðandanum Nefab eyðir flutningsteymið 20–30% minni tíma á dag í að panta flutning. (Saga Nefab)
  • Hjá rafeindatækniframleiðandanum HansaMatrix minnkaði dagleg bókunarvinna úr um það bil tveimur klukkustundum í 30 mínútur. (Saga HansaMatrix)

Niðurstöðurnar standast óháða skoðun. Meistararitgerð frá 2025 við TalTech-háskólann rannsakaði Cargoson hjá Stoneridge Electronics og skráði 27% lægri farmkostnað, auk þess sem hlutfall pantana sem afhentar voru á fyrstu lofaðri dagsetningu hækkaði úr 87% í 94%. (TalTech-ritgerðin)

Það er einnig til kyrrlegur ávinningur. Þegar bókunarþekking er í höndum eins manns og geymd í nokkrum vöfrum er sérhver frí og veikindadagur áhætta. Þegar sú þekking er geymd í sameiginlegu kerfi getur samstarfsmaður tekið við á fyrsta degi.


Hvernig Konesko styttist bókunartímann í eina til tvær mínútur á sendingu

Konesko framleiðir rafmótor, rafhluta og kranabúnað á Íslandi og flytur alla framleiðslu sína til ESB, Bandaríkjanna og Kína. Magn er mikið og flutningsteymið lítið.

Áður en Cargoson kom til sögunnar byggðist flutningur á tölvupósti. Innkaupateymið sendi tölvupóst til flutningsteymisins til að spyrja hvar vörurnar væru. Flutningsteymið sendi síðan tölvupóst til flutningsaðilanna og svaraði innkaupateyminu. Þetta fram og til baka sótti mikinn tíma hjá öllum.

Eftir breytinguna fór bókun og staðauppfærslur inn í eitt kerfi sem allir geta séð. Nýr flutningsstarfsmaður, Andreas Valk, byrjaði án nokkurrar fyrri reynslu í flutningum og var að afgreiða sendingar sjálfstætt innan dags. Vinnsla vörusendingarinnar tekur hann nú eina til tvær mínútur og flutningsaðilar skila nú brýnum útflutningsverðtilboðum innan mínútna.

Teymið er í sama stærð og áður. Eins og innkaupastjóri Konesko, Maris Gorboljova, orðar það: „Áður áttum við einn flutningsstarfsmann sem var stöðugt að glíma við tímaþröng. Í dag eigum við enn einn flutningsstarfsmann, en tímaþröngin er horfin."

Lestu alla sögu Konesko


Hvað á að athuga áður en þú sjálfvirknivæðir

Fimm spurningar ráða því hvort sjálfvirknivæðing sendinga muni virka í þínu umhverfi. Spurðu alla söluaðila sömu spurningarnar áður en þú skrifar undir.

1. Nær ERP-tengingin yfir þína útgáfu og hverjir viðhalda henni?

Stuðningur er mismunandi eftir ERP-útgáfum og einhver þarf að halda tengingunni gangandi í gegnum ERP-uppfærslur. Ef ERP-flutningur er í kortunum skaltu athuga bæði útgáfuna sem þú notar í dag og þá sem þú ert að fara yfir í.

2. Eru farmflutningsaðilar tengdir — ekki bara pakkaflutningsaðilar?

Langur listi af flutningsaðilum þýðir lítið ef brettaflutningsaðilar þínir og hlutafarmsaðilar vantar af honum. Athugaðu hvern flutningsaðila sem þú notar og athugaðu hvaða þjónusta virkar fyrir hvern: verð, bókun, skjöl, rakning.

3. Notar hann verðskrár þínar eða selur hann þér sínar eigin?

Sumir vettvangar eru ódýrir eða ókeypis vegna þess að þeir þéna framlegð á farminum sem þú bókar í gegnum þá. Það getur hentað litlum pakkasendingaraðila. Framleiðandi með samningsbundnar verðskrár ætti að halda þeim.

4. Hvað kostar nýr flutningsaðili og hversu langan tíma tekur það?

Þú munt bæta við flutningsaðilum: eftir útboð, fyrir nýjan markað, þegar venjulegur aðili bregst þér. Sumir söluaðilar rukka þróunarverkefni fyrir hverja nýja tengingu.

5. Hvað berst til baka í ERP-kerfið?

Rakningarnúmer eru lágmarkið. Stöðuuppfærslur, skjöl og farmkostnaður eru það sem sparar þjónustuveri og fjármálateymi tíma.

Sniðmát okkar fyrir TMS-útboðsbeiðni breytir þessum spurningum í skipulegan samanburð ef þú ert að tala við nokkra söluaðila.


Hvað sjálfvirknivæðing sendinga er ekki

Þegar þú ber saman söluaðila skaltu vera meðvitaður um verkfæri sem líta svipuð út en þjóna öðrum tilgangi.

  • Sendingareining ERP-kerfisins. Flest ERP-kerfi prenta afhendingarnótu og geyma rakningarnúmer. Fá geta reiknað brettaverð úr sex gjaldskrám flutningsaðila eða bókað vörubíl í gegnum API flutningsaðila. Leiðbeiningar okkar um ERP á móti flutningsstjórnunarkerfi fjalla um hvar sú mörk liggur.
  • Prentari pakkamiða. Mörg verkfæri selja sig sem sjálfvirknivæðingu sendinga en stoppa við pakka. Framleiðandi sendir einnig bretti, hlutafarm og heila hleðslu, stundum með hættulegum efnum.
  • Farmmiðlari. Hugbúnaðurinn bókar flutningsaðilana þína á verðum þínum. Ef verkfæri virkar aðeins með verðunum sem það selur þér er það markaðstorg með bókunarskjá — ekki hugbúnaður til að sjálfvirknivæða sendingar.


Byrjaðu á dæmigerðum pöntunum þínum

Þegar þú hefur tengt ERP-kerfið keyrir allt ferlið sjálfkrafa. Þegar pöntun berst ber kerfið hana saman við alla flutningssamninga þína og reglurnar þínar velja flutningsaðilann fyrir þá leið. Merkið prentar við bryggjuna og rakningartengillinn er sendur til viðskiptavinarins.

Þú þarft ekki að sjálfvirknivæða allt í einu. Skoðaðu dæmigerðar pantanir þínar, tímasettu hversu langan tíma hver þeirra tekur og teldu hversu mörg kerfi hvert þeirra snertir. Ákveddu síðan hverjar hefðu getað verið bókaðar sjálfkrafa.

Bókaðu ókeypis 30 mínútna ráðgjöf með okkur. Við munum sýna þér hvernig þetta lítur út í Cargoson, með flutningsaðilum þínum og verðum þínum.

Bókaðu ókeypis 30 mínútna ráðgjöf

Ert þú enn að bera saman verkfæri? Sjáðu leiðbeiningar okkar um 17 bestu flutningsstjórnunarkerfi.