Spot-Preise vs. Vertragspreise in der Logistik: Wann lohnt sich was?

In der Logistik kann die Wahl zwischen Spot-Preisen und Vertragspreisen darüber entscheiden, ob man Kosten spart oder das Budget überschreitet. Vertragspreise bieten Stabilität, Spot-Preise dagegen Flexibilität. Dieser Leitfaden erklärt, welche Option in welcher Situation sinnvoll ist, gibt Empfehlungen zur Optimierung der Frachtstrategie und zeigt, wie eine Transportmanagement-Software dabei hilft, intuitiv bessere Entscheidungen zu treffen.

Was sind Spot-Preise?

Ein Spot-Preis ist ein einmaliger Marktpreis für eine einzelne Sendung. Er wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst – etwa Nachfrage, Kraftstoffpreise oder geopolitische Entwicklungen –, was ihn besonders volatil macht. Hersteller greifen typischerweise auf Spot-Preise zurück, wenn Sendungen dringend sind, die Produktion kurzfristig ansteigt, ein Transportunternehmen eine Sendung nicht abdecken kann oder sich günstige Preisfenster ergeben.

Was sind Vertragspreise?

Ein Vertragspreis ist ein fest vereinbarter, ausgehandelter Preis für einen definierten Zeitraum. Er basiert in der Regel auf dem Frachtvolumen, den Anforderungen der Sendung und den aktuellen Spot-Preisen. Je länger die vereinbarte Vertragslaufzeit, desto niedriger der Preis.

Hersteller nutzen Vertragspreise für die langfristige Planung, für verbindliche Lieferzeiten und um eine bestimmte Kapazität pro Woche oder Monat zu sichern.

Wie werden Spot-Preise berechnet?

Spot-Preise spiegeln den aktuellen Marktpreis wider und stehen nicht in direktem Zusammenhang mit den tatsächlichen Kosten der Dienstleistung. Im LTL/FTL-Bereich sind sie stark volatil (+/- 25 %), insbesondere bei LTL-Preisen. Die Schwankungen haben viele Ursachen:

• Aktuelle Verfügbarkeit von Ressourcen (Anzahl verfügbarer Lkw, freier Laderaum, verfügbare Fährplätze)
• Feiertage in verschiedenen Ländern
• Die allgemeine Wirtschaftslage in einzelnen Ländern (Export-/Importungleichgewichte, mehr ausgehende als eingehende Ladungen)
• Starke Schwankungen bei den Kraftstoffpreisen

Spot-Preise hängen von all diesen Faktoren ab. Fehlen einem Lkw auf der Rückfahrt beispielsweise fünf Paletten, wird das Transportunternehmen versuchen, die Lücke zu einem günstigen Preis zu füllen. Ist der Lkw voll beladen, kann der Fahrer ein bis zwei Tage auf ein besseres Angebot warten. Bei der Tourenplanung müssen Transportunternehmen abwägen, wie viele Fahrzeuge sie losschicken – abhängig von der Anzahl der Hin- und Rückfrachten. Am Ende geht es darum, eine ausgewogene Balance zu finden.

Wie werden Vertragspreise verhandelt?

In der Regel führt ein Hersteller eine Transportausschreibung durch, bei der er seine Transportrouten und die erwarteten Jahresvolumina auflistet. Transportunternehmen geben dann Angebote ab, und jede Route wird an den Bieter vergeben, der das beste Verhältnis aus Preis, garantierter Kapazität und Serviceleistung bietet. Der vereinbarte Preis gilt anschließend für einen festgelegten Zeitraum – in der Regel 6 bis 36 Monate. Für Transportunternehmen ist die Festlegung eines fixen Preises eine Abwägungsfrage, da die Sendungsstruktur jedes Kunden über einen bestimmten Zeitraum variiert (z. B. Komplettladungen oder LTL, Paletten oder Kleinkartons, mehr Exporte oder Importe). Ziel ist es, diese Frachtströme so zu optimieren, dass Lkw möglichst voll beladen ab- und zurückfahren.

Lesen Sie unseren Leitfaden mit Vorlagen für die Durchführung einer Transportausschreibung.

Zusammenfassung: Spot-Preise vs. Vertragspreise

Spot-Preise vs. Vertragspreise: Wann lohnt sich was?

Keine der beiden Optionen ist grundsätzlich besser als die andere. Die optimale Wahl hängt für Hersteller von verschiedenen Faktoren ab – etwa Frachtvolumen, Versandfrequenz und Risikobereitschaft.

Spot-Preise eignen sich für:

• Unvorhersehbares Frachtvolumen: Wer nur wenige Sendungen pro Monat hat, profitiert von der größeren Flexibilität der Spot-Preise.
• Dringende Sendungen: Bei Same-Day- oder Next-Day-Lieferungen ermöglichen Spot-Preise einen schnelleren Zugang zu Transportunternehmen. Vertragspreise erfordern mehr Vorlaufzeit.
• Taktische oder strategische Überlegungen: Wer den aktuell besten Preis sichern möchte, kann mit Spot-Preisen taktisch vorgehen. Hersteller mit mehr Flexibilität können davon besonders profitieren.
• Neue Routen: Wer eine neue Route ausprobieren möchte, bevor er sich vertraglich bindet, kann zunächst einige Testlieferungen durchführen.
• Preisaktualität: Spot-Preise entsprechen den aktuellen Marktpreisen und gelten für alle Kunden gleichermaßen. Bei Spot-Buchungen sind die Preise weitgehend einheitlich – mit nur geringen Abweichungen je nach spezifischen Faktoren.

Vertragspreise eignen sich für:

• Stabiles Frachtvolumen: Wer langfristig plant und eine stabile Lieferkette hat, kann mit Vertragspreisen Kapazitäten sichern und Kosten sparen.
• Bessere Planbarkeit und Budgetsicherheit: Vertragspreise ermöglichen eine verlässliche Planung und Budgetierung für einen bestimmten Zeitraum.
• Stärkere Partnerschaften: Eine längerfristige Zusammenarbeit mit bestimmten Transportunternehmen zahlt sich für beide Seiten aus. Man kann Rabatte erhalten und Sendungen schneller abwickeln, während die Vertragspartner auch bei steigenden Spot-Preisen zuverlässig auf den vereinbarten Routen bleiben.
• Leistungsverfolgung: Ein verlässlicher Partner erleichtert die Messung der Geschäftsleistung. Vertragspreise stabilisieren die Versandkosten und schaffen eine belastbare Grundlage für die Leistungsberechnung.
• Kapazitätssicherung: Verträge garantieren Kapazitäten zwar nicht automatisch, aber Transportunternehmen sichern sie eher zu, wenn eine vertragliche Bindung besteht.

6 Tipps für die Wahl zwischen Spot-Preisen und Vertragspreisen

1. Versandfrequenz analysieren. Welche Frachtbewegungen sind stabil und planbar, welche unregelmäßig?
2. Preisstrategien kombinieren. Vertragspreise für das Kernvolumen nutzen, Spot-Preise für spontane Ladungen oder saisonale Schwankungen.
3. Kapazitäten frühzeitig buchen. Transportunternehmen rechtzeitig beauftragen, um Preisanstiege in Hochphasen zu vermeiden.
4. Marktindikatoren beobachten. Kraftstoffpreise und saisonale Ladekapazitäten auf wichtigen Routen im Blick behalten.
5. Vertragsbedingungen regelmäßig prüfen. Überprüfen, wie Kraftstoffanpassungen und Volumenflexibilitätsklauseln in den Vereinbarungen geregelt sind.
6. Historische Daten nutzen. Eine Transportmanagement-Software einsetzen, um vergangene Spot- und Vertragspreisleistungen zu analysieren und Routen zu identifizieren, auf denen Spot-Preise dauerhaft besser abschneiden als Vertragspreise – oder umgekehrt.

Wie viel Frachtvolumen braucht man für Vertragspreise?

Um Vertragspreise zu erhalten, kann man eine formelle Transportausschreibung durchführen. Jeder Hersteller kann ein Angebot einreichen – das ist also kein Vorrecht großer Unternehmen. Auch kleinere Betriebe können Ausschreibungen durchführen, um verbindliche Preise zu sichern.

Was man dafür braucht:

• Gleichbleibende Routen
• Eine belastbare Schätzung des Volumens je Route
• Den gewünschten Vertragszeitraum

Was Hersteller für eine Transportausschreibung benötigen

Ob es sich um eine große jährliche Netzwerkausschreibung oder eine kleinere mit nur wenigen Anbietern handelt – eine gute Vorbereitung ist in jedem Fall entscheidend.

• Das eigene Unternehmen, die versendeten Waren und die operativen Routen genau kennen: Diese Faktoren bestimmen die Konditionen der Fracht – einschließlich Lieferzeit, Serviceart, Frachtkosten, Zahlungsfristen und Kreditlimits.
• Die richtigen Transportunternehmen auswählen: Optimale Ergebnisse erzielt man nur, wenn die Ausschreibung an Transportunternehmen geht, die wirklich zum eigenen Bedarf passen. Deshalb lohnt es sich, die aktuelle Anbieterliste zu analysieren und zu prüfen, wer für die neue Ausschreibung zusätzlich in Frage kommen könnte.
• Die Vergabestrategie vor der Ausschreibung festlegen: Strategie für die Auswahl von Transportunternehmen und Frachtlinien im Voraus durchdenken und festlegen. Dabei ist die Fähigkeit, Hauptrouten oder Kunden mit besonderen Anforderungen zu bedienen, ein wichtiges Kriterium.
• Ein einfaches, klar verständliches Ausschreibungsdokument mit Versandbedingungen und einer Preislistenvorlage erstellen: Ein typisches Ausschreibungsdokument (RFP: Request for Proposal) beschreibt, was von den Transportunternehmen erwartet wird, und erläutert den eigenen Transportbedarf – etwa das Sendungsprofil, die Art der Waren, die Versandfrequenz und was im Preis enthalten sein soll (z. B. Kraftstoffzuschlag, Versicherung und Maut).
• Ausschreibungsergebnisse mit Cargosons Frachtverwaltungssoftware erfassen und auswerten: Nach Abschluss der Ausschreibung und Verhandlung der Frachtverträge die Zuschläge an die Transportunternehmen kommunizieren und die Ergebnisse in die laufende Zusammenarbeit mit den ausgewählten Partnern einfließen lassen.

Wie eine Transportmanagement-Software bei Spot- und Vertragspreisen unterstützt

Statt dass Preise in E-Mail-Threads und Tabellen verschwinden, die nur ein einziger Mitarbeiter versteht, lassen sich vertraglich gebundene Routen mit überdurchschnittlichen Markttrends identifizieren und in die nächste Ausschreibung einbeziehen. Wiederkehrende Spot-Angebote können in Verträge umgewandelt werden. Mit der Zeit ermöglicht diese Datenbasis eine gezielte Steuerung des Verhältnisses von Spot- zu Vertragspreisen – statt auf Gewohnheit oder veraltete Tabellen zu setzen.

Was eine Transportmanagement-Software beim Vergleich von Spot- und Vertragspreisen leisten sollte

• Zentrale Frachtpreisdatenbank: Alle Preislisten der Transportunternehmen sind in einem zentralen System gespeichert. Nach dem Import sind Grundpreise und Zuschläge an einem Ort verfügbar – kein Suchen in E-Mails oder Dateien mehr. Dieser umfassende Ansatz zur Frachtpreisverwaltung stellt sicher, dass alle Preisdaten stets aktuell sind.
• Automatische Zuschlagsaktualisierungen: Kraftstoffpreise und Steuern ändern sich regelmäßig. Ein gutes System ermöglicht es, diese einmalig zu aktualisieren, woraufhin alle betroffenen Preise sofort neu berechnet werden.
• Flexible Regellogik: Moderne Preisberechnungssysteme können komplexe Preislogiken abbilden. Zuschläge lassen sich abhängig von Gewicht, Entfernung, Route oder anderen Variablen definieren.
• Automatische Zuschlagsberechnung in Echtzeit: Bei der Preisanfrage für eine Sendung addiert das System automatisch den Grundpreis und alle relevanten Zuschläge. Manuelle Berechnungen entfallen vollständig.

Eine Transportmanagement-Software spart Herstellern und Großhändlern, die mit mehreren Transportunternehmen und Preismodellen arbeiten, wertvolle Zeit, verbessert die Kostenkontrolle und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.

Cargosons Frachtraten-Management-Software schlägt die Brücke zwischen komplexen Unternehmenssystemen und einfach zu bedienenden Versandlösungen. Unser Fokus liegt ausschließlich auf Versendern – nicht auf Transportunternehmen oder Logistikdienstleistern. So stellen wir sicher, dass unsere Software genau auf die Herausforderungen von Fertigungs-, Groß- und Einzelhandelsunternehmen zugeschnitten ist.

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