Stawki spot a stawki kontraktowe w logistyce: kiedy stosować każdą z nich

W logistyce wybór między stawkami spot a kontraktowymi może decydować o tym, czy uda się osiągnąć oszczędności, czy przekroczyć budżet. Stawki kontraktowe zapewniają stabilność, stawki spot – elastyczność. Ten przewodnik wyjaśnia, kiedy sięgać po każdą z opcji, podpowiada, jak zoptymalizować strategię frachtową, i pokazuje, jak system TMS pomaga podejmować trafniejsze decyzje w sposób intuicyjny.

Czym jest stawka spot?

Stawka spot to jednorazowa cena rynkowa za pojedynczą przesyłkę. Na jej wysokość wpływa wiele zmiennych – popyt, ceny paliw czy sytuacja geopolityczna – co sprawia, że jest ona bardzo zmienna. Producenci sięgają po stawki spot przy pilnych przesyłkach, nagłych wzrostach produkcji, gdy przewoźnik nie może obsłużyć danej przesyłki, lub gdy chcą skorzystać z chwilowych spadków cen.

Czym są stawki kontraktowe?

Stawka kontraktowa to stała, wynegocjowana cena obowiązująca przez określony czas. Zazwyczaj uwzględnia wolumen frachtu, wymagania dotyczące przesyłki oraz aktualne stawki spot. Im dłuższy okres obowiązywania umowy, tym niższa stawka.

Producenci korzystają ze stawek kontraktowych przy długoterminowym planowaniu, gdy zależy im na ustalonych czasach dostawy oraz na zagwarantowaniu określonej ilości miejsca w każdym tygodniu lub miesiącu.

Jak obliczane są stawki spot?

Stawki spot odzwierciedlają bieżącą cenę rynkową i nie są powiązane z rzeczywistym kosztem usługi. W przypadku LTL/FTL cechują się dużą zmiennością (±25%), szczególnie w segmencie LTL. Na ich poziom wpływa wiele czynników:

• Bieżąca dostępność zasobów (liczba dostępnych ciężarówek, wolne miejsce w pojazdach, dostępne miejsca na promach)
• Święta państwowe w różnych krajach
• Ogólna sytuacja gospodarcza (nierównowaga eksportowo-importowa, więcej ładunków wychodzących niż przychodzących)
• Gwałtowne zmiany cen paliw

Stawki spot zależą od wszystkich powyższych uwarunkowań. Przykładowo: jeśli ciężarówce przewoźnika brakuje pięciu palet na trasie powrotnej, przewoźnik będzie skłonny zaakceptować niższą cenę, by nie wracać z pustym autem. Gdy pojazd jest pełny, kierowca może poczekać dzień lub dwa na lepszą ofertę. Planując wyjazdy, przewoźnicy muszą też szacować, ile ciężarówek wysłać, biorąc pod uwagę liczbę ładunków wychodzących i przychodzących – ostatecznie chodzi o znalezienie optymalnej równowagi.

Jak negocjuje się stawki kontraktowe?

Zazwyczaj producent ogłasza przetarg transportowy, wskazując obsługiwane trasy i przewidywane roczne wolumeny. Przewoźnicy składają oferty, a każda trasa zostaje przyznana temu, kto zaproponuje najlepsze połączenie ceny, gwarantowanej dostępności i jakości usług. Uzgodniona stawka obowiązuje przez określony czas (zazwyczaj od 6 do 36 miesięcy). Dla przewoźników ustalenie stałej ceny wymaga znalezienia równowagi, ponieważ struktura przesyłek każdego klienta zmienia się w czasie (np. pełne ładunki lub LTL, palety lub małe kartony, więcej eksportu lub importu). Przewoźnicy starają się więc optymalizować te przepływy tak, by ciężarówki wyjeżdżały i wracały w pełni załadowane.

Przeczytaj nasz przewodnik z szablonami, które pomogą Ci przeprowadzić przetarg transportowy.

Podsumowanie: stawki spot a stawki kontraktowe

Stawki spot a kontraktowe: kiedy wybrać którą?

Żadna z opcji nie jest z góry lepsza od drugiej. Najlepszy wybór dla producenta zależy od wielu czynników: wolumenu frachtu, częstotliwości wysyłek i tolerancji na ryzyko.

Kiedy stosować stawki spot:

• Nieprzewidywalny wolumen frachtu: Jeśli wysyłasz zaledwie kilka przesyłek miesięcznie, stawki spot dają większą elastyczność.
• Pilne przesyłki: Gdy potrzebujesz dostawy tego samego lub następnego dnia, stawki spot zapewniają szybszy dostęp do przewoźników. Stawki kontraktowe wymagają wcześniejszego planowania.
• Względy taktyczne lub strategiczne: Jeśli chcesz zabezpieczyć najlepszą aktualną cenę, stawki spot to dobre rozwiązanie taktyczne. Producenci dysponujący większą elastycznością mogą na tym skorzystać.
• Nowe trasy: Jeśli chcesz przetestować nową trasę przed podpisaniem umowy, możesz zrealizować kilka przesyłek próbnych.
• Aktualność cen: Stawki spot odzwierciedlają bieżące ceny rynkowe, które dotyczą wszystkich klientów. Przy zamówieniach spot możesz spodziewać się spójnych stawek, z jedynie niewielkimi różnicami wynikającymi ze specyfiki konkretnej przesyłki.

Kiedy stosować stawki kontraktowe:

• Stabilny wolumen frachtu: Jeśli planujesz długoterminowo i dysponujesz stabilnym łańcuchem dostaw, stawki kontraktowe pozwalają zagwarantować dostępność miejsca i osiągnąć oszczędności.
• Lepsze planowanie i budżetowanie: Stawki kontraktowe umożliwiają precyzyjne planowanie i budżetowanie na określony czas.
• Silniejsze partnerstwa: Długotrwała współpraca z wybranymi przewoźnikami przynosi korzyści obu stronom. Możesz liczyć na rabaty i szybszą realizację przesyłek, a Twoi przewoźnicy kontraktowi pozostają zaangażowani w obsługę Twoich tras – niezależnie od wzrostów stawek spot.
• Monitorowanie wyników: Stały partner ułatwia śledzenie efektywności operacyjnej. Stawki kontraktowe stabilizują koszty transportu i pozwalają mierzyć wyniki.
• Zabezpieczenie dostępności: Umowa nie gwarantuje automatycznie dostępności przestrzeni ładunkowej, ale przewoźnicy są znacznie bardziej skłonni ją zapewnić, gdy obowiązuje stała umowa.

6 wskazówek, jak wybrać między stawką spot a kontraktową

1. Przeanalizuj częstotliwość wysyłek. Które przepływy frachtowe są stabilne i przewidywalne, a które nieregularne?
2. Łącz strategie cenowe. Stawkami kontraktowymi pokryj swój podstawowy wolumen, a stawkami spot – spontaniczne zlecenia lub wahania sezonowe.
3. Rezerwuj przestrzeń z wyprzedzeniem. Zamawiaj przewoźników wcześnie, by uniknąć wzrostów cen w okresach wzmożonego popytu.
4. Śledź wskaźniki rynkowe. Obserwuj ceny paliw i sezonową dostępność ładunków na kluczowych trasach.
5. Weryfikuj warunki stawek. Sprawdzaj, jak w umowach zdefiniowane są klauzule dotyczące korekt paliwowych i elastyczności wolumenu.
6. Korzystaj z danych historycznych. Używaj systemu TMS do analizy dotychczasowych wyników stawek spot i kontraktowych oraz identyfikuj trasy, na których stawki spot konsekwentnie okazują się korzystniejsze od kontraktowych – lub odwrotnie.

Jaki wolumen frachtu jest potrzebny, by uzyskać stawki kontraktowe?

Aby uzyskać stawki kontraktowe, możesz ogłosić formalny przetarg transportowy. Oferty może składać każdy producent – to rozwiązanie nie jest zarezerwowane wyłącznie dla dużych firm. Również mniejsze przedsiębiorstwa mogą przeprowadzać przetargi, by zabezpieczyć stałe stawki.

Czego potrzebujesz:

• Regularności na obsługiwanych trasach
• Rzetelnego szacunku wolumenu dla każdej trasy
• Określenia okresu, na jaki ma obowiązywać umowa

Co jest potrzebne producentom do przeprowadzenia przetargu transportowego?

Niezależnie od tego, czy organizujesz duży coroczny przetarg sieciowy, czy mniejszy z udziałem tylko kilku dostawców, warto wcześniej przygotować kilka kluczowych elementów.

• Poznaj swoją działalność, przewożone towary i trasy operacyjne: Te czynniki wpływają na warunki frachtu, w tym czas dostawy, rodzaj usługi, koszt transportu, terminy płatności i limity kredytowe.
• Wybierz odpowiednich przewoźników: Najlepsze wyniki osiągniesz tylko wtedy, gdy wyślesz przetarg do firm transportowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Dlatego warto przeanalizować aktualną listę przewoźników i zastanowić się, kto jeszcze mógłby pasować do nowego przetargu.
• Ustal strategię alokacji przewoźników przed ogłoszeniem przetargu: Przemyśl i określ strategię wyboru przewoźników i tras frachtowych. Istotna jest zdolność do obsługi głównych tras lub klientów o szczególnych wymaganiach.
• Przygotuj prosty i czytelny dokument przetargowy zawierający warunki wysyłki i szablon cennika: Typowy dokument przetargowy (RFP – zapytanie ofertowe) wyjaśnia, czego oczekujesz od przewoźników, i opisuje Twoje potrzeby transportowe: profil przesyłek, charakter towarów, częstotliwość wysyłek oraz elementy, które powinny być uwzględnione w cenie (np. dopłata paliwowa, ubezpieczenie i opłaty drogowe).
• Rejestruj i oceniaj wyniki przetargu za pomocą oprogramowania do zarządzania transportem Cargoson: Po zakończeniu przetargu i wynegocjowaniu umów frachtowych rozdziel nominacje między przewoźników, a następnie wdroż wyniki przetargu w bieżącej współpracy z wybranymi partnerami.

Jak system TMS wspiera zarządzanie stawkami spot i kontraktowymi?

Zamiast pozwalać, by ceny ginęły w wątkach e-mailowych i arkuszach kalkulacyjnych zrozumiałych tylko dla jednej osoby, możesz identyfikować trasy kontraktowe z cenami powyżej trendów rynkowych i uwzględniać je w kolejnym przetargu. Możesz też rozpoznawać powtarzające się wyceny spot i przekształcać je w umowy. Z czasem te dane pozwolą Ci świadomie zarządzać proporcją stawek spot do kontraktowych – zamiast polegać na przyzwyczajeniu lub przestarzałych arkuszach kalkulacyjnych.

Co powinien oferować system TMS do porównywania stawek spot i kontraktowych?

• Centralna baza stawek frachtowych: Wszystkie cenniki przewoźników są przechowywane w jednym systemie. Po zaimportowaniu każda stawka bazowa i każda dopłata są dostępne w jednym miejscu – bez konieczności przeszukiwania e-maili czy plików. Takie kompleksowe zarządzanie stawkami przewoźników zapewnia aktualność wszystkich danych cenowych.
• Automatyczne aktualizacje dopłat: Ceny paliw i podatki zmieniają się regularnie. Dobry system pozwala zaktualizować je jednorazowo i natychmiast przelicza wszystkie powiązane stawki.
• Elastyczny silnik reguł: Nowoczesne systemy obsługują złożoną logikę cenową. Możesz tworzyć dopłaty uzależnione od wagi, odległości, trasy lub innych zmiennych.
• Automatyzacja dopłat i natychmiastowe kalkulacje: Przy wycenie przesyłki system automatycznie sumuje stawkę bazową i wszystkie stosowne dopłaty. Żadnych ręcznych obliczeń.

System TMS może zaoszczędzić czas producentom i hurtownikom współpracującym z wieloma przewoźnikami i różnymi stawkami, poprawić kontrolę kosztów i zmniejszyć obciążenie administracyjne.

Oprogramowanie do zarządzania stawkami frachtowymi Cargoson wypełnia lukę między rozbudowanymi systemami korporacyjnymi a prostymi narzędziami do obsługi wysyłek. Koncentrujemy się wyłącznie na załadowcach, a nie na przewoźnikach czy operatorach logistyki kontraktowej. Dzięki temu nasze oprogramowanie odpowiada na konkretne wyzwania stojące przed firmami z sektora produkcyjnego, hurtowego i detalicznego.

Chcesz zoptymalizować swoją strategię frachtową? Umów bezpłatną 30-minutową konsultację i przekonaj się, jak system TMS Cargoson pomoże Ci balansować między stawkami spot a kontraktowymi oraz oszczędzać czas przy każdej przesyłce.