Spot cene vs. pogodbene cene v logistiki: kdaj uporabiti katero

V logistiki je odločitev med spot in pogodbenimi cenami pogosto ključna za to, ali boste prihranili pri stroških ali presegli proračun. Pogodbene cene zagotavljajo stabilnost, spot cene pa prilagodljivost. Ta vodič pojasnjuje, kdaj je katera možnost primernejša, ponuja nasvete za optimizacijo vaše strategije prevozov in prikazuje, kako vam pri tem pomaga TMS.

Kaj so spot cene?

Spot cena je enkratna tržna cena za posamezno pošiljko. Na višino cene vplivajo številni dejavniki – povpraševanje, cene goriva in nafte ter geopolitične razmere – kar jo naredi zelo nestabilno. Proizvajalci se po navadi odločijo za spot cene pri nujnih pošiljkah, ob nenadnih skokih v proizvodnji, kadar prevoznik ne more prevzeti pošiljke ali kadar želijo izkoristiti začasni padec cen.

Kaj so pogodbene cene?

Pogodbena cena je fiksna, dogovorjena cena, ki velja za določeno obdobje. Navadno temelji na obsegu blaga, zahtevah pošiljke in trenutnih spot cenah. Daljše kot je pogodbeno obdobje, nižja je cena.

Proizvajalci jih uporabljajo za dolgoročno načrtovanje, za dogovorjene tranzitne čase in za zagotovitev določene količine prostora vsak teden ali mesec.

Kako se izračunajo spot cene?

Spot cene odražajo trenutno tržno ceno in niso neposredno povezane z dejanskimi stroški storitve. Pri LTL/FTL so zelo nestabilne (+/- 25 %), zlasti cene LTL. Na spot cene vpliva vrsta dejavnikov:

• Trenutna razpoložljivost virov (število razpoložljivih tovornjakov, prosto mesto v tovornjaku, razpoložljiva mesta na trajektih)
• Državni prazniki v različnih državah
• Splošno gospodarsko stanje v posameznih državah (neravnovesje med izvozom in uvozom, več odhodnih kot dohodnih tovorov)
• Nenadne spremembe cen goriva

Spot cene so odvisne od vseh zgoraj navedenih dejavnikov. Na primer: če prevozniku na povratni poti manjka pet palet, bo skušal zapolniti prostor po nižji ceni. Če je tovornjak poln, pa voznik lahko počaka dan ali dva na boljšo ponudbo. Pri načrtovanju poti morajo prevozniki presoditi, koliko tovornjakov poslati, glede na razmerje med odhodnimi in dohodnimi tovori – na koncu morajo najti pravo ravnovesje.

Kako se pogajamo o pogodbenih cenah?

Navadno proizvajalec objavi razpis za prevoz, v katerem navede svoje prevozne relacije in pričakovane letne obsege. Prevozniki oddajo ponudbe, vsaka relacija pa se dodeli tistemu ponudniku, ki ponudi najboljšo kombinacijo cene, zagotovljene kapacitete in kakovosti storitve. Dogovorjena cena nato velja za določeno obdobje (praviloma 6–36 mesecev). Za prevoznike je določitev fiksne cene zahtevno ravnovesje, saj se struktura pošiljk vsakega naročnika v danem obdobju razlikuje (npr. polni tovori ali LTL, palete ali majhni kartoni, več izvoza ali uvoza). Prevozniki zato skušajo te tokove optimizirati tako, da tovornjaki odhajajo in se vračajo polno naloženi.

Preberite naš vodič s predlogami za izvedbo razpisa za prevoz.

Povzetek: spot cene vs. pogodbene cene

Spot cene vs. pogodbene cene: kdaj izbrati katero?

Nobena od možnosti ni nujno boljša od druge. Najboljša izbira za proizvajalce je odvisna od različnih dejavnikov, kot so obseg blaga, pogostost pošiljanja in toleranca do tveganja.

Kdaj uporabiti spot cene:

• Nepredvidljiv obseg blaga: Če imate le nekaj pošiljk na mesec, vam spot cene nudijo večjo prilagodljivost.
• Nujne pošiljke: Kadar potrebujete dostavo isti ali naslednji dan, vam spot cene omogočajo hitrejši dostop do prevoznikov. Pogodbene cene zahtevajo več vnaprejšnjega načrtovanja.
• Taktični ali strateški razlogi: Če želite zagotoviti najboljšo trenutno ceno, je spot pristop dobra taktična odločitev. Proizvajalci z večjo prilagodljivostjo lahko od tega še posebej profitirajo.
• Nove relacije: Preden se zavežete k pogodbi za novo relacijo, jo lahko preizkusite z nekaj testnimi pošiljkami.
• Veljavnost cen: Spot cene so aktualne tržne cene, ki veljajo za vse stranke. Pri spot naročilih lahko pričakujete dosledne cene z le manjšimi odstopanji glede na specifične okoliščine.

Kdaj uporabiti pogodbene cene:

• Stabilen obseg blaga: Če načrtujete dolgoročno in imate stabilno dobavno verigo, vam pogodbene cene zagotavljajo kapaciteto in prihranke.
• Boljše načrtovanje in proračun: S pogodbenimi cenami lahko natančno načrtujete in proračunate stroške za določeno obdobje.
• Trdnejša partnerstva: Dolgoročno sodelovanje z izbranimi prevozniki koristi obema stranema. Pridobite lahko popuste in hitrejšo odpremo, vaši pogodbeni prevozniki pa ostanejo zavezani vašim relacijam ne glede na morebitne skoke spot cen.
• Spremljanje uspešnosti: Z zanesljivim partnerjem je lažje slediti poslovni uspešnosti. Pogodbene cene stabilizirajo stroške prevozov in vam omogočajo natančnejši izračun učinkovitosti.
• Zagotovitev kapacitete: Pogodbe same po sebi ne zagotavljajo kapacitete, a prevozniki jo bodo z večjo verjetnostjo rezervirali, če imate sklenjeno pogodbo.

6 nasvetov za izbiro med spot in pogodbenimi cenami

1. Analizirajte pogostost pošiljanja. Kateri prevozni tokovi so stabilni in predvidljivi, kateri pa so nepravilni?
2. Kombinirajte cenovne strategije. Pogodbene cene uporabite za pokritje osnovnega obsega, spot cene pa za spontane tovore ali sezonska nihanja.
3. Kapaciteto rezervirajte vnaprej. Prevoznike naročite zgodaj, da se izognete podražitvam v obdobjih visokega povpraševanja.
4. Spremljajte tržne kazalnike. Bodite pozorni na cene goriva in sezonsko razpoložljivost tovorov na ključnih relacijah.
5. Preglejte pogoje svojih cen. Preverite, kako so v pogodbah opredeljene klavzule o prilagoditvah goriva in fleksibilnosti obsega.
6. Izkoristite zgodovinske podatke. S TMS-om analizirajte preteklo uspešnost spot in pogodbenih cen ter prepoznajte relacije, kjer spot cene dosledno presegajo pogodbene ali obratno.

Koliko blaga potrebujete za pogodbene cene?

Za pridobitev pogodbenih cen lahko izdate formalni razpis za prevoz. Ponudbo lahko odda vsak proizvajalec – to ni privilegij velikih podjetij. Tudi manjša podjetja lahko izvedejo razpis in si zagotovijo dogovorjene cene.

Kar potrebujete:

• Doslednost na relacijah
• Zanesljiva ocena obsega za vsako relacijo
• Časovni okvir, ki ga želite, da pogodba pokriva

Kaj potrebujejo proizvajalci za izvedbo razpisa za prevoz?

Ne glede na to, ali pripravljate obsežen letni razpis za celotno mrežo ali manjšega z le nekaj prevozniki, je treba vnaprej urediti določene stvari.

• Razumejte svoje poslovanje, blago, ki ga pošiljate, in operativne relacije: Ti dejavniki vplivajo na pogoje vašega prevoza, vključno z dobavnim rokom, vrsto storitve, stroški prevoza, plačilnimi roki in kreditnimi limiti.
• Izberite prave prevoznike: Najboljše rezultate boste dosegli le, če razpis pošljete prevozniškim podjetjem, ki ustrezajo vašim potrebam. Zato je pomembno, da analizirate svoj trenutni seznam prevoznikov in razmislite, kdo drug bi bil primeren za novi razpis.
• Pred izvedbo razpisa določite strategijo dodeljevanja prevozov: Premislite in opredelite svojo strategijo za izbiro prevoznikov in prevoznih linij. Pomembna je zmožnost pokrivanja glavnih prevoznih relacij ali strank s posebnimi zahtevami.
• Pripravite preprosto in jasno razpisno dokumentacijo s pogoji pošiljanja in predlogo cenika: Tipičen razpisni dokument (RFP: zahteva za ponudbo) pojasnjuje, kaj se od prevoznikov pričakuje, in opisuje vaše prevozne potrebe – profil pošiljk, naravo blaga, pogostost pošiljanja ter kaj naj bo vključeno v ceno (npr. doplačilo za gorivo, zavarovanje in cestnine).
• Rezultate razpisa zabeležite in ovrednotite z Cargosonovo programsko opremo za upravljanje prevozov: Ko je razpis zaključen in pogodbe o prevozu sklenjene, razdelite nominacije prevoznikom. Nato rezultate razpisa uveljavite v tekočem sodelovanju z izbranimi prevozniki.

Kako TMS podpira upravljanje spot in pogodbenih cen?

Namesto da cene izginjajo v e-poštnih verigah in preglednicah, ki jih razume le en zaposleni, lahko prepoznate pogodbene relacije z nadpovprečnimi tržnimi trendi in jih vključite v naslednji razpis. Prepoznajte dosledne spot ponudbe in jih pretvorite v pogodbe. Sčasoma te podatke izkoristite za zavestno upravljanje razmerja med spot in pogodbenimi cenami – namesto da se zanašate na navado ali zastarele preglednice.

Kaj mora TMS ponujati za primerjavo spot in pogodbenih cen?

• Centralizirana baza prevoznih cen: Vsi ceniki prevoznikov so shranjeni v enem centraliziranem sistemu. Ko so enkrat uvoženi, so vse osnovne cene in doplačila dostopni na enem mestu – brez iskanja po e-pošti ali datotekah. Ta celovit pristop k upravljanju cen prevoznikov zagotavlja, da so vsi cenovni podatki vedno ažurni.
• Samodejne posodobitve doplačil: Cene goriva in davki se redno spreminjajo. Dober sistem vam omogoča, da jih posodobite enkrat, nakar samodejno preračuna vse povezane cene.
• Prilagodljiv mehanizem pravil: Sodobni cenovni mehanizmi obvladujejo zapleteno cenovno logiko. Ustvarite lahko doplačila, ki so odvisna od teže, razdalje, relacije ali drugih spremenljivk.
• Avtomatizacija doplačil in takojšnji izračuni: Pri pripravi ponudbe za pošiljko sistem samodejno sešteje osnovno ceno in vsa ustrezna doplačila. Ročni izračuni niso potrebni.

TMS lahko proizvajalcem in trgovcem na debelo, ki delajo z več prevozniki in ceniki, prihrani čas, izboljša nadzor nad stroški in zmanjša administrativno breme.

Cargosonova programska oprema za upravljanje prevoznih cen zapolnjuje vrzel med kompleksnimi poslovnimi sistemi in enostavnimi orodji za pošiljanje. Osredotočamo se izključno na pošiljatelje – ne na prevoznike ali ponudnike logističnih storitev. S tem zagotavljamo, da naša programska oprema naslavlja specifične izzive proizvodnih, veleprodajnih in maloprodajnih podjetij.

Ste pripravljeni optimizirati svojo strategijo prevozov? Rezervirajte brezplačno 30-minutno posvetovanje in odkrijte, kako vam Cargosonov TMS pomaga uravnotežiti spot in pogodbene cene ter prihraniti čas pri vsaki pošiljki.