Spot rates vs συμβατικές τιμές στη logistics: πότε να χρησιμοποιείτε το καθένα

Στη logistics, η επιλογή μεταξύ spot rates και συμβατικών τιμών μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα στη μείωση κόστους και στην υπέρβαση του προϋπολογισμού. Οι συμβατικές τιμές προσφέρουν σταθερότητα, ενώ τα spot rates παρέχουν ευελιξία. Αυτός ο οδηγός εξηγεί ποια επιλογή να χρησιμοποιείτε σε κάθε περίπτωση, δίνει συμβουλές για τη βελτιστοποίηση της στρατηγικής μεταφορών σας και δείχνει πώς ένα TMS μπορεί να σας βοηθήσει να λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις με φυσικό τρόπο.

Τι είναι ένα spot rate;

Ένα spot rate είναι μια εφάπαξ τιμή αγοράς για μία μεμονωμένη αποστολή. Η τιμή επηρεάζεται από πολλές μεταβλητές, όπως η ζήτηση, οι τιμές καυσίμων και πετρελαίου ή η γεωπολιτική κατάσταση, γεγονός που την καθιστά ιδιαίτερα ασταθή. Οι κατασκευαστές χρησιμοποιούν συνήθως spot rates για επείγουσες αποστολές, αιχμές παραγωγής, όταν ένας μεταφορέας δεν μπορεί να καλύψει μια αποστολή ή για να εκμεταλλευτούν πτώσεις τιμών.

Τι είναι μια συμβατική τιμή;

Μια συμβατική τιμή είναι μια σταθερή, διαπραγματευμένη τιμή που συμφωνείται για ορισμένο χρονικό διάστημα. Βασίζεται συνήθως στον όγκο του φορτίου, στις απαιτήσεις της αποστολής και στα τρέχοντα spot rates. Όσο μεγαλύτερη είναι η διάρκεια της σύμβασης, τόσο χαμηλότερη είναι η τιμή.

Οι κατασκευαστές τις χρησιμοποιούν για μακροπρόθεσμο σχεδιασμό, για συμφωνημένους χρόνους παράδοσης και για να εξασφαλίσουν συγκεκριμένο χώρο κάθε εβδομάδα ή μήνα.

Πώς υπολογίζονται τα spot rates;

Τα spot rates αντικατοπτρίζουν την τρέχουσα τιμή της αγοράς και δεν σχετίζονται με το πραγματικό κόστος της υπηρεσίας. Στο LTL/FTL είναι ιδιαίτερα ασταθή (+/- 25%), ειδικά οι τιμές LTL. Τα spot rates μπορεί να διαφέρουν για πολλούς λόγους:

• Τρέχουσα διαθεσιμότητα πόρων (αριθμός διαθέσιμων φορτηγών, κενός χώρος σε φορτηγά, διαθέσιμες θέσεις σε πλοία)
• Αργίες σε διαφορετικές χώρες
• Η γενική οικονομική κατάσταση στις χώρες (ανισορροπίες εισαγωγών/εξαγωγών, περισσότερα φορτία προς εξαγωγή παρά εισαγωγή)
• Απότομες μεταβολές στις τιμές καυσίμων

Τα spot rates εξαρτώνται από όλες τις παραπάνω συνθήκες. Για παράδειγμα, αν σε ένα φορτηγό μεταφορέα λείπουν πέντε παλέτες στο δρόμο της επιστροφής, ο μεταφορέας θα θέλει να βρει χαμηλή τιμή για να γεμίσει το φορτηγό. Αν το φορτηγό είναι γεμάτο, ο οδηγός μπορεί να περιμένει μια-δυο μέρες για καλύτερη προσφορά. Κατά τον προγραμματισμό ενός δρομολογίου, οι μεταφορείς πρέπει να αποφασίσουν πόσα φορτηγά να στείλουν, με βάση τον αριθμό των εξερχόμενων και εισερχόμενων φορτίων. Στο τέλος, πρέπει να βρουν μια ισορροπία.

Πώς διαπραγματεύονται οι συμβατικές τιμές;

Συνήθως, ένας κατασκευαστής διεξάγει διαγωνισμό μεταφοράς καταγράφοντας τις διαδρομές μεταφοράς και τους αναμενόμενους ετήσιους όγκους. Οι μεταφορείς υποβάλλουν προσφορές, και κάθε διαδρομή ανατίθεται στον προσφέροντα που προσφέρει τον καλύτερο συνδυασμό τιμής, εγγυημένης χωρητικότητας και υπηρεσίας. Η συμφωνηθείσα τιμή παραμένει σε ισχύ για ορισμένο χρονικό διάστημα (συνήθως 6-36 μήνες). Για τους μεταφορείς, η επίτευξη σταθερής τιμής απαιτεί εξισορρόπηση, καθώς η δομή των αποστολών κάθε πελάτη ποικίλλει σε δεδομένο χρονικό διάστημα (π.χ. πλήρη φορτία ή LTL, παλέτες ή μικρά κιβώτια, περισσότερες εξαγωγές ή εισαγωγές). Οι μεταφορείς επομένως προσπαθούν να βελτιστοποιήσουν αυτές τις ροές ώστε τα φορτηγά να αναχωρούν και να επιστρέφουν πλήρως φορτωμένα.

Διαβάστε τον οδηγό μας με πρότυπα για να διεξάγετε έναν διαγωνισμό μεταφοράς.

Σύνοψη: Spot rates vs συμβατικές τιμές

Spot rates vs συμβατικές τιμές: πότε να επιλέγετε ποιο;

Καμία επιλογή δεν είναι απαραίτητα καλύτερη από την άλλη. Η βέλτιστη επιλογή για τους κατασκευαστές εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, όπως ο όγκος φορτίου, η συχνότητα αποστολών και η ανοχή στον κίνδυνο.

Χρησιμοποιήστε spot rates για:

• Απρόβλεπτο όγκο φορτίου: Αν έχετε μόνο λίγες αποστολές το μήνα, τα spot rates προσφέρουν μεγαλύτερη ευελιξία.
• Επείγουσες αποστολές: Αν χρειάζεστε παράδοση την ίδια ή την επόμενη ημέρα, τα spot rates σας δίνουν ταχύτερη πρόσβαση σε μεταφορείς. Οι συμβατικές τιμές απαιτούν περισσότερο εκ των προτέρων σχεδιασμό.
• Τακτικούς ή στρατηγικούς λόγους: Αν θέλετε να εξασφαλίσετε την καλύτερη τρέχουσα τιμή, η χρήση spot rates είναι μια καλή τακτική προσέγγιση. Κατασκευαστές με μεγαλύτερη ευελιξία μπορούν να επωφεληθούν από αυτό.
• Νέες διαδρομές: Αν θέλετε να δοκιμάσετε μια νέα διαδρομή πριν δεσμευτείτε σε σύμβαση, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μερικές δοκιμαστικές αποστολές.
• Εφαρμοσιμότητα τιμών: Τα spot rates είναι οι τρέχουσες τιμές αγοράς, που ισχύουν για όλους τους πελάτες. Αν κάνετε spot αποστολές, μπορείτε να αναμένετε σταθερές τιμές, με μόνο μικρές διακυμάνσεις βάσει συγκεκριμένων παραγόντων.

Χρησιμοποιήστε συμβατικές τιμές για:

• Σταθερό όγκο φορτίου: Αν σχεδιάζετε μακροπρόθεσμα και έχετε σταθερή εφοδιαστική αλυσίδα, μπορείτε να εγγυηθείτε χωρητικότητα και εξοικονόμηση κόστους με συμβατικές τιμές.
• Καλύτερος σχεδιασμός και προϋπολογισμός: Με συμβατικές τιμές, μπορείτε να σχεδιάζετε και να καταρτίζετε προϋπολογισμό για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
• Ισχυρότερες συνεργασίες: Η συνεργασία με συγκεκριμένους μεταφορείς για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα μπορεί να ωφελήσει και τα δύο μέρη. Μπορείτε να αποκτήσετε εκπτώσεις και να αποστέλλετε φορτία ταχύτερα, ενώ οι συμβατικοί μεταφορείς σας θα παραμένουν δεσμευμένοι στις διαδρομές σας, ανεξάρτητα από τυχόν αυξήσεις στα spot rates.
• Παρακολούθηση απόδοσης: Η ύπαρξη αξιόπιστου συνεργάτη διευκολύνει την παρακολούθηση της επιχειρηματικής απόδοσης. Οι συμβατικές τιμές βοηθούν στη σταθεροποίηση του κόστους μεταφορών και σας επιτρέπουν να υπολογίζετε την απόδοση.
• Εξασφάλιση χωρητικότητας: Η χωρητικότητα δεν εγγυάται απαραίτητα από τις συμβάσεις, αλλά οι μεταφορείς είναι πιο πιθανό να την εξασφαλίσουν αν υπάρχει καθορισμένη σύμβαση.

6 συμβουλές για να επιλέξετε μεταξύ spot rates και συμβατικών τιμών

1. Αναλύστε τη συχνότητα αποστολών σας. Ποιες μεταφορικές κινήσεις είναι σταθερές και προβλέψιμες, και ποιες είναι ακανόνιστες;
2. Συνδυάστε στρατηγικές τιμολόγησης. Χρησιμοποιήστε συμβατικές τιμές για τον βασικό σας όγκο και spot rates για αυθόρμητα φορτία ή εποχικές διακυμάνσεις.
3. Κλείστε χωρητικότητα εκ των προτέρων. Επικοινωνήστε με τους μεταφορείς σας νωρίς για να αποφύγετε αυξήσεις τιμών σε περιόδους υψηλής ζήτησης.
4. Παρακολουθήστε τους δείκτες αγοράς. Έχετε υπόψη σας τις τιμές καυσίμων και τη διαθεσιμότητα φορτίων εποχικά στις βασικές διαδρομές.
5. Επανεξετάστε τους όρους τιμολόγησής σας. Ελέγξτε πώς ορίζονται οι ρήτρες προσαρμογής καυσίμων και ευελιξίας όγκου στις συμφωνίες σας.
6. Αξιοποιήστε ιστορικά δεδομένα. Χρησιμοποιήστε ένα TMS για να αναλύσετε την ιστορική απόδοση spot rates έναντι συμβατικών τιμών και να εντοπίσετε διαδρομές όπου τα spot rates υπερτερούν σταθερά των συμβατικών ή το αντίστροφο.

Πόσο όγκο φορτίου χρειάζεστε για να αποκτήσετε συμβατικές τιμές

Για να αποκτήσετε συμβατικές τιμές, μπορείτε να εκδώσετε επίσημο διαγωνισμό μεταφοράς. Οποιοσδήποτε κατασκευαστής μπορεί να υποβάλει προσφορά, οπότε αυτό δεν αφορά μόνο μεγάλες εταιρείες. Και μικρότερες εταιρείες μπορούν να διεξάγουν διαγωνισμούς για να εξασφαλίσουν δεσμευμένες τιμές.

Τι χρειάζεστε:

• Συνέπεια στις διαδρομές
• Αξιόπιστη εκτίμηση του όγκου σας για κάθε διαδρομή
• Το χρονικό πλαίσιο που θέλετε να καλύπτει η σύμβαση

Τι χρειάζονται οι κατασκευαστές για να διεξάγουν διαγωνισμό μεταφοράς

Είτε διεξάγετε έναν μεγάλης κλίμακας ετήσιο διαγωνισμό δικτύου είτε έναν μικρότερο με λίγους μόνο παρόχους, υπάρχουν ορισμένα πράγματα που πρέπει να προετοιμάσετε.

• Κατανοήστε την επιχείρησή σας, τα εμπορεύματα που αποστέλλετε και τις επιχειρησιακές σας διαδρομές: Αυτοί οι παράγοντες επηρεάζουν τους όρους των μεταφορών σας, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου παράδοσης, του τύπου υπηρεσίας, του κόστους μεταφοράς, των προθεσμιών πληρωμής και των πιστωτικών ορίων.
• Επιλέξτε τους κατάλληλους μεταφορείς: Θα επιτύχετε τα καλύτερα αποτελέσματα μόνο αν στείλετε τον διαγωνισμό σας σε εταιρείες μεταφορών που ταιριάζουν στις ανάγκες σας. Γι' αυτό είναι σημαντικό να αναλύσετε την τρέχουσα λίστα μεταφορέων σας και να εξετάσετε ποιοι άλλοι θα μπορούσαν να είναι κατάλληλοι για τον νέο διαγωνισμό.
• Καθορίστε τη στρατηγική κατανομής μεταφορέων πριν από τη διεξαγωγή του διαγωνισμού μεταφοράς: Σκεφτείτε και καθορίστε τη στρατηγική σας για την επιλογή μεταφορέων και γραμμών μεταφοράς. Η ικανότητα εξυπηρέτησης κύριων διαδρομών ή πελατών με ειδικές απαιτήσεις είναι σημαντική.
• Δημιουργήστε ένα απλό, σαφώς κατανοητό έγγραφο διαγωνισμού που να περιέχει τους όρους αποστολής και πρότυπο τιμοκαταλόγου: Ένα τυπικό έγγραφο διαγωνισμού (RFP: αίτημα για πρόταση) εξηγεί τι αναμένεται από τους μεταφορείς και περιγράφει τις μεταφορικές σας ανάγκες, όπως το προφίλ αποστολής, τη φύση των εμπορευμάτων, τη συχνότητα αποστολών και τι πρέπει να περιλαμβάνεται στην τιμή (π.χ. πρόσθετο καυσίμων, ασφάλεια και διόδια).
• Καταγράψτε και αξιολογήστε τα αποτελέσματα του διαγωνισμού σας χρησιμοποιώντας το λογισμικό διαχείρισης μεταφορών της Cargoson: Μόλις ολοκληρωθεί ο διαγωνισμός μεταφοράς και διαπραγματευτούν οι συμβάσεις μεταφοράς, διανείμετε τις αναθέσεις στους μεταφορείς. Στη συνέχεια, εφαρμόστε τα αποτελέσματα του διαγωνισμού στη συνεχιζόμενη συνεργασία σας με τους επιλεγμένους μεταφορείς.

Πώς ένα TMS υποστηρίζει τη διαχείριση spot rates και συμβατικών τιμών

Αντί οι τιμές να χάνονται σε αλυσίδες email και υπολογιστικά φύλλα που καταλαβαίνει μόνο ένας υπάλληλος, μπορείτε να εντοπίζετε συμβατικές διαδρομές με τάσεις άνω της αγοράς και να τις συμπεριλαμβάνετε στον επόμενο διαγωνισμό. Εντοπίστε σταθερές spot προσφορές και μετατρέψτε τες σε συμβάσεις. Με την πάροδο του χρόνου, χρησιμοποιήστε αυτά τα δεδομένα για να διαχειρίζεστε σκόπιμα την αναλογία spot-προς-συμβατικές τιμές, αντί να βασίζεστε σε συνήθεια ή παρωχημένα υπολογιστικά φύλλα.

Τι πρέπει να προσφέρει ένα TMS για τη σύγκριση spot rates και συμβατικών τιμών 

• Κεντρική βάση δεδομένων τιμών μεταφοράς: Όλα τα τιμολόγια μεταφορέων αποθηκεύονται σε ένα κεντρικό σύστημα. Μόλις εισαχθούν, κάθε βασική τιμή και επιβάρυνση είναι διαθέσιμη σε ένα μέρος, χωρίς να χρειάζεται να ψάχνετε σε email ή αρχεία. Αυτή η ολοκληρωμένη προσέγγιση διαχείρισης τιμών μεταφορέων διασφαλίζει ότι όλα τα δεδομένα τιμολόγησης παραμένουν ενημερωμένα.
• Αυτόματη ενημέρωση επιβαρύνσεων: Οι τιμές καυσίμων και οι φόροι αλλάζουν τακτικά. Ένα καλό σύστημα σας επιτρέπει να τα ενημερώνετε μία φορά και επανυπολογίζει αυτόματα όλες τις σχετικές τιμές.
• Ευέλικτη μηχανή κανόνων: Οι σύγχρονες μηχανές τιμολόγησης μπορούν να χειριστούν σύνθετη λογική τιμολόγησης. Μπορείτε να δημιουργείτε επιβαρύνσεις που εξαρτώνται από βάρος, απόσταση, διαδρομή ή άλλες μεταβλητές.
• Αυτοματισμός επιβαρύνσεων και άμεσοι υπολογισμοί: Κατά την έκδοση προσφοράς για μια αποστολή, το σύστημα προσθέτει αυτόματα τη βασική τιμή μαζί με όλες τις σχετικές επιβαρύνσεις. Δεν απαιτούνται χειροκίνητοι υπολογισμοί.

Ένα TMS μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο για κατασκευαστές και χονδρεμπόρους που συνεργάζονται με πολλούς μεταφορείς και τιμές, να βελτιώσει τον έλεγχο κόστους και να μειώσει τον διοικητικό φόρτο.

Το λογισμικό διαχείρισης τιμών μεταφοράς της Cargoson γεφυρώνει το χάσμα μεταξύ σύνθετων εταιρικών συστημάτων και εύχρηστων εργαλείων αποστολής. Εστιάζουμε αποκλειστικά στους αποστολείς, και όχι στους μεταφορείς ή τους παρόχους τρίτης μεταφοράς. Αυτό διασφαλίζει ότι το λογισμικό μας αντιμετωπίζει τις συγκεκριμένες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι κατασκευαστικές, χονδρεμπορικές και λιανεμπορικές εταιρείες.

Είστε έτοιμοι να βελτιστοποιήσετε τη στρατηγική μεταφορών σας; Κλείστε δωρεάν διαβούλευση 30 λεπτών για να δείτε πώς το TMS της Cargoson μπορεί να σας βοηθήσει να εξισορροπήσετε spot rates και συμβατικές τιμές και να εξοικονομήσετε χρόνο σε κάθε αποστολή.