Spottarieven vs. contracttarieven in de logistiek: wanneer gebruik je wat

In de logistiek kan de keuze tussen spottarieven en contracttarieven het verschil maken tussen kostenbesparing en budgetoverschrijding. Contracttarieven bieden stabiliteit, spottarieven bieden flexibiliteit. Deze gids legt uit welke optie je in welke situatie het beste gebruikt, geeft advies over het optimaliseren van je vrachtstrategie en laat zien hoe een TMS je helpt om intuïtief betere beslissingen te nemen.

Wat zijn spottarieven?

Een spottarief is een eenmalige marktprijs voor een enkele zending. Het tarief wordt beïnvloed door verschillende variabelen, zoals vraag en aanbod, brandstofprijzen en geopolitieke ontwikkelingen, waardoor het sterk kan schommelen. Fabrikanten gebruiken spottarieven doorgaans voor urgente zendingen, productiepiekmomenten, situaties waarin een vervoerder een zending niet kan uitvoeren, of om te profiteren van tijdelijke prijsdalingen.

Wat zijn contracttarieven?

Een contracttarief is een vaste, onderhandelde prijs die voor een bepaalde periode wordt afgesproken. Het is doorgaans gebaseerd op het vrachtvolume, de vereisten van de zending en de actuele spottarieven. Hoe langer de contractperiode, hoe lager het tarief.

Fabrikanten gebruiken contracttarieven voor langetermijnplanning, voor afgesproken transittijden en om een bepaalde hoeveelheid laadruimte per week of maand te garanderen.

Hoe worden spottarieven berekend?

Spottarieven weerspiegelen de actuele marktprijs en zijn niet gerelateerd aan de werkelijke kosten van de dienst. Bij LTL/FTL zijn ze sterk volatiel (+/- 25%), met name LTL-prijzen. Spottarieven kunnen om uiteenlopende redenen variëren:

• De actuele beschikbaarheid van middelen (aantal beschikbare vrachtwagens, lege ruimte in vrachtwagens, beschikbare veerbootplaatsen)
• Feestdagen in verschillende landen
• De algemene economische situatie in landen (onevenwichtigheden in export/import, meer uitgaande dan inkomende vrachten)
• Scherpe schommelingen in brandstofprijzen

Spottarieven zijn afhankelijk van al deze factoren. Als een vervoerder op de terugrit bijvoorbeeld vijf pallets tekortkomt, zal hij bereid zijn een lagere prijs te accepteren om de vrachtwagen toch gevuld te krijgen. Is de vrachtwagen vol, dan kan de chauffeur een dag of twee wachten op een beter aanbod. Bij het plannen van ritten moeten vervoerders ook inschatten hoeveel vrachtwagens ze inzetten, op basis van het aantal uitgaande en inkomende vrachten. Uiteindelijk draait het om het vinden van de juiste balans.

Hoe worden contracttarieven onderhandeld?

Doorgaans voert een fabrikant een transportaanbesteding uit door zijn transportroutes en verwachte jaarvolumes in kaart te brengen. Vervoerders dienen vervolgens biedingen in, en elke route wordt gegund aan de partij die de beste combinatie biedt van prijs, gegarandeerde capaciteit en service. Het overeengekomen tarief blijft daarna voor een vaste periode van kracht (doorgaans 6 tot 36 maanden). Voor vervoerders is het vaststellen van een vaste prijs een kwestie van balanceren, omdat de zendingsstructuur per klant gedurende een bepaalde periode sterk kan variëren (bijvoorbeeld volledige ladingen of LTL, pallets of kleine dozen, meer export of import). Vervoerders proberen deze stromen daarom zo te optimaliseren dat vrachtwagens zowel heen als terug volledig beladen rijden.

Lees onze gids met sjablonen om je te helpen bij het uitvoeren van een transportaanbesteding.

Overzicht: spottarieven vs. contracttarieven

Spottarieven vs. contracttarieven: wanneer kies je wat?

De ene optie is niet per definitie beter dan de andere. De beste keuze voor fabrikanten hangt af van verschillende factoren, zoals vrachtvolume, verzendfrequentie en risicobereidheid.

Gebruik spottarieven voor:

• Onvoorspelbaar vrachtvolume: Als je slechts een paar zendingen per maand hebt, bieden spottarieven meer flexibiliteit.
• Urgente zendingen: Als je dezelfde dag of de volgende dag wilt leveren, geeft een spottarief je sneller toegang tot vervoerders. Contracttarieven vereisen meer vooruitplanning.
• Tactische of strategische redenen: Als je het beste actuele tarief wilt bemachtigen, is het inzetten van spottarieven een goede tactische aanpak. Fabrikanten met meer flexibiliteit kunnen hier hun voordeel mee doen.
• Nieuwe routes: Als je een nieuwe route wilt uitproberen voordat je een contract aangaat, kun je eerst een aantal proefzendingen uitvoeren.
• Toepasselijkheid van tarieven: Spottarieven zijn de actuele markttarieven die voor alle klanten gelden. Bij spotboekingen kun je rekenen op consistente tarieven, met slechts kleine variaties op basis van specifieke factoren.

Gebruik contracttarieven voor:

• Stabiel vrachtvolume: Als je op de lange termijn plant en een stabiele toeleveringsketen hebt, kun je met contracttarieven zowel capaciteit als kostenbesparingen garanderen.
• Betere planning en budgettering: Met contracttarieven kun je voor een specifieke periode plannen en budgetteren.
• Sterkere samenwerkingsrelaties: Langdurig samenwerken met vaste vervoerders is voor beide partijen voordelig. Je kunt kortingen bedingen en zendingen sneller versturen, terwijl je contractvervoerders zich blijven inzetten voor jouw routes, ongeacht pieken in de spottarieven.
• Prestatiebewaking: Een betrouwbare partner maakt het eenvoudiger om de bedrijfsprestaties bij te houden. Contracttarieven helpen je verzendkosten te stabiliseren en maken het mogelijk om prestaties te berekenen.
• Capaciteitszekerheid: Capaciteit wordt niet altijd gegarandeerd door contracten, maar vervoerders zijn eerder geneigd deze te reserveren als er een vast contract is.

6 tips voor de keuze tussen spottarieven en contracttarieven

1. Analyseer je zendingsfrequentie. Welke vrachtbewegingen zijn stabiel en voorspelbaar, en welke zijn onregelmatig?
2. Combineer prijsstrategieën. Gebruik contracttarieven voor je basisvolume en spottarieven voor spontane ladingen of seizoensschommelingen.
3. Boek capaciteit ruim van tevoren. Reserveer je vervoerders vroeg om prijsstijgingen in perioden van hoge vraag te vermijden.
4. Volg marktindicatoren op de voet. Houd brandstofprijzen en de seizoensgebonden beschikbaarheid van laadruimte op belangrijke routes in de gaten.
5. Controleer je tariefvoorwaarden. Ga na hoe brandstoftoeslagen en volumeflexibiliteitsclausules zijn vastgelegd in je overeenkomsten.
6. Gebruik historische data. Gebruik een TMS om de historische prestaties van spottarieven versus contracttarieven te analyseren en routes te identificeren waar spottarieven structureel beter presteren dan contracttarieven, of omgekeerd.

Hoeveel vrachtvolume heb je nodig voor contracttarieven?

Om contracttarieven te verkrijgen, kun je een formele transportaanbesteding uitschrijven. Elke fabrikant kan een bieding indienen, dus dit is niet voorbehouden aan grote bedrijven. Ook kleinere bedrijven kunnen een aanbesteding organiseren om vaste prijsafspraken te maken.

Wat je nodig hebt:

• Consistentie in routes
• Een betrouwbare schatting van je volume per route
• De periode die je met het contract wilt afdekken

Wat hebben fabrikanten nodig om een transportaanbesteding uit te voeren?

Of je nu een grootschalige jaarlijkse netwerkaanbesteding organiseert of een kleinere met slechts een paar vervoerders, er zijn een aantal zaken die je vooraf moet voorbereiden.

• Ken je bedrijf, de goederen die je verstuurt en je operationele routes: Deze factoren bepalen de voorwaarden van je vracht, waaronder levertijd, servicetype, vrachtkosten, betalingstermijnen en kredietlimieten.
• Selecteer de juiste vervoerders: Je behaalt alleen de beste resultaten als je je aanbesteding stuurt naar transportbedrijven die aansluiten bij jouw behoeften. Analyseer daarom je huidige lijst van vervoerders en overweeg wie er nog meer geschikt zou kunnen zijn voor de nieuwe aanbesteding.
• Bepaal je vervoerdersallocatiestrategie vóór de transportaanbesteding: Denk goed na over je strategie voor de selectie van vervoerders en vrachtlijnen. De mogelijkheid om belangrijke transportroutes of klanten met speciale eisen te bedienen is daarbij een cruciale factor.
• Stel een eenvoudig en duidelijk aanbestedingsdocument op met verzendvoorwaarden en een prijslijstsjabloon: Een typisch aanbestedingsdocument (RFP: request for proposal) beschrijft wat er van de vervoerders wordt verwacht en legt je transportbehoeften vast, zoals het zendingsprofiel, de aard van de goederen, de verzendfrequentie en wat er in de prijs moet zijn inbegrepen (zoals brandstoftoeslag, verzekering en tolgelden).
• Registreer en evalueer je aanbestedingsresultaten met Cargoson's vrachtbeheersoftware: Zodra de transportaanbesteding is afgerond en de vrachtcontracten zijn onderhandeld, verdeel je de opdrachten over de vervoerders. Pas vervolgens de aanbestedingsresultaten toe in de lopende samenwerking met je geselecteerde vervoerders.

Hoe ondersteunt een TMS bij spottarieven en contracttarieven?

In plaats van dat prijzen verdwijnen in e-mailthreads en spreadsheets die slechts één medewerker begrijpt, kun je gecontracteerde routes met bovengemiddelde marktontwikkelingen signaleren en meenemen in de volgende aanbesteding. Identificeer consistente spotoffertes en zet ze om in contracten. Gebruik deze data na verloop van tijd om je spot-contractverhouding bewust te sturen, in plaats van te vertrouwen op gewoonte of verouderde spreadsheets.

Wat een TMS moet bieden voor het vergelijken van spot- en contracttarieven 

• Gecentraliseerde vrachttariefendatabase: Alle tariefoverzichten van vervoerders worden opgeslagen in één centraal systeem. Eenmaal geïmporteerd, zijn alle basistarieven en toeslagen op één plek beschikbaar, zonder dat je door e-mails of bestanden hoeft te zoeken. Deze integrale aanpak van vervoerderstariefbeheer zorgt ervoor dat alle prijsgegevens actueel blijven.
• Geautomatiseerde toeslag-updates: Brandstofprijzen en belastingen veranderen regelmatig. Een goed systeem laat je deze eenmalig aanpassen, waarna alle gerelateerde tarieven direct opnieuw worden berekend.
• Flexibele tariefregels: Moderne tariefmotoren kunnen complexe prijslogica verwerken. Je kunt toeslagen instellen die afhankelijk zijn van gewicht, afstand, route of andere variabelen.
• Geautomatiseerde toeslagen en directe berekeningen: Bij het opstellen van een offerte voor een zending telt het systeem automatisch het basistarief op bij alle relevante toeslagen. Handmatige berekeningen zijn niet meer nodig.

Een TMS kan fabrikanten en groothandelaren die met meerdere vervoerders en tarieven werken tijd besparen, de kostenbeheersing verbeteren en de administratieve last verminderen.

Cargoson's vrachtbeheersoftware slaat de brug tussen complexe bedrijfssystemen en gebruiksvriendelijke verzendtools. Onze focus ligt uitsluitend op verladers, niet op vervoerders of externe logistieke dienstverleners. Zo zorgen we ervoor dat onze software inspeelt op de specifieke uitdagingen van productie-, groothandels- en retailbedrijven.

Klaar om je vrachtstrategie te optimaliseren? Boek een gratis consultatie van 30 minuten en ontdek hoe Cargoson's TMS je helpt om spot- en contracttarieven in balans te brengen en tijd te besparen op elke zending.