Spotpriser vs. kontraktpriser i logistik: hvornår bruger du hvad?

I logistik kan valget mellem spot- og kontraktpriser være afgørende for, om du holder budgettet eller overskrider det. Kontraktpriser giver stabilitet, mens spotpriser giver fleksibilitet. Denne guide forklarer, hvornår du bør bruge hvilken løsning, giver råd om, hvordan du optimerer din fragtstrategi, og viser, hvordan et transportstyringssystem kan hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger på en intuitiv måde.

Hvad er spotpriser?

En spotpris er en engangsmarkedspris for en enkelt forsendelse. Prisen påvirkes af en række faktorer – efterspørgsel, benzin- og oliepriser samt geopolitik – og er derfor meget volatil. Producenter bruger typisk spotpriser til hastesendinger, ved produktionsstigninger, når en transportør ikke kan dække en forsendelse, eller for at udnytte prisfald.

Hvad er kontraktpriser?

En kontraktpris er en fast, forhandlet pris, der aftales for en bestemt periode. Den baseres typisk på fragtvolumen, forsendelsens krav og de aktuelle spotpriser. Jo længere kontraktperioden er, desto lavere er prisen.

Producenter bruger kontraktpriser til langsigtet planlægning, til at sikre aftalte leveringstider og til at garantere en vis mængde plads hver uge eller måned.

Hvordan beregnes spotpriser?

Spotpriser afspejler den aktuelle markedspris og er ikke knyttet til de faktiske serviceomkostninger. Inden for LTL/FTL er de meget volatile (+/- 25 %), særligt for LTL-priser. Spotpriser kan variere af mange årsager:

• Aktuel ressourcetilgængelighed (antal ledige lastbiler, ledig plads i lastbiler, ledige færgepladser)
• Helligdage i forskellige lande
• Den generelle økonomiske situation i de pågældende lande (ubalancer i eksport/import, flere udgående end indgående læs)
• Kraftige udsving i brændstofpriserne

Spotpriser afhænger af alle ovenstående forhold. Hvis en transportørs lastbil mangler fem paller på hjemturen, vil transportøren gerne finde en lav pris for at få den fyldt op. Er lastbilen derimod fuld, kan chaufføren vente en dag eller to på et bedre tilbud. Når transportører planlægger en tur, skal de vurdere, hvor mange lastbiler de skal sende ud, baseret på antallet af udgående og indgående læs. I sidste ende handler det om at finde den rette balance.

Hvordan forhandles kontraktpriser?

Typisk gennemfører en producent et transportudbud ved at opstille sine transportruter og forventede årlige volumener. Transportørerne afgiver derefter bud, og hver rute tildeles den tilbudsgiver, der tilbyder den bedste kombination af pris, garanteret kapacitet og service. Den aftalte pris gælder herefter i en fastsat periode (typisk 6-36 måneder). For transportørerne handler det om at finde en balance, da hver kundes forsendelsesstruktur varierer over tid (f.eks. fuld last eller LTL, paller eller småkasser, mere eksport eller import). Transportørerne forsøger derfor at optimere disse flows, så lastbilerne kører fuldt læssede ud og hjem.

Læs vores guide med skabeloner til at gennemføre et transportudbud.

Oversigt: Spotpriser vs. kontraktpriser

Spot- vs. kontraktpriser: hvornår vælger du hvad?

Den ene løsning er ikke nødvendigvis bedre end den anden. Det bedste valg for producenter afhænger af en række faktorer, herunder fragtvolumen, forsendelsesfrekvens og risikovillighed.

Brug spotpriser til:

• Uforudsigelig fragtvolumen: Har du kun et par forsendelser om måneden, giver spotpriser større fleksibilitet.
• Hastesendinger: Har du brug for levering samme dag eller næste dag, giver spotpriser hurtigere adgang til transportører. Kontraktpriser kræver mere forudgående planlægning.
• Taktiske eller strategiske formål: Ønsker du at sikre dig den bedste aktuelle pris, er spotpriser en god taktisk tilgang. Producenter med større fleksibilitet kan drage fordel af dette.
• Nye ruter: Vil du afprøve en ny rute, inden du forpligter dig til en kontrakt, kan du gennemføre et par testleveringer.
• Prisaktualitet: Spotpriser er de aktuelle markedspriser og gælder for alle kunder. Bruger du spotbookinger, kan du forvente ensartede priser med kun mindre variationer baseret på specifikke faktorer.

Brug kontraktpriser til:

• Stabil fragtvolumen: Planlægger du på lang sigt og har en stabil forsyningskæde, kan du sikre kapacitet og besparelser med kontraktpriser.
• Bedre planlægning og budgettering: Med kontraktpriser kan du planlægge og budgettere for en bestemt periode.
• Stærkere partnerskaber: Et længerevarende samarbejde med udvalgte transportører kan gavne begge parter. Du kan opnå rabatter og sende forsendelser hurtigere, mens dine kontrakttransportører forbliver forpligtet over for dine ruter – uanset udsving i spotpriserne.
• Performanceopfølgning: En fast samarbejdspartner gør det lettere at følge op på forretningsresultaterne. Kontraktpriser hjælper dig med at stabilisere dine fragtomkostninger og giver grundlag for at beregne performance.
• Sikret kapacitet: Kapacitet er ikke nødvendigvis garanteret i kontrakten, men transportørerne er mere tilbøjelige til at prioritere den, hvis der er indgået en fast aftale.

6 råd til at vælge mellem spot- og kontraktpriser

1. Analysér din forsendelsesfrekvens. Hvilke fragtruter er stabile og forudsigelige, og hvilke er uregelmæssige?
2. Kombiner prisstrategier. Brug kontraktpriser til at dække dit kernevolumen og spotpriser til spontane læs eller sæsonudsving.
3. Book kapacitet i god tid. Book dine transportører tidligt for at undgå prisstigninger i perioder med høj efterspørgsel.
4. Følg markedsindikatorer. Hold øje med brændstofpriser og sæsonbestemt lastvognskapacitet på dine vigtigste ruter.
5. Gennemgå dine prisvilkår. Tjek, hvordan brændstoftillæg og volumensfleksibilitetsklausuler er defineret i dine aftaler.
6. Brug historiske data. Anvend et transportstyringssystem til at analysere tidligere spot- og kontraktperformance og identificer ruter, hvor spotpriser konsekvent klarer sig bedre end kontrakter – eller omvendt.

Hvor meget fragtvolumen skal du have for at få kontraktpriser?

For at opnå kontraktpriser kan du igangsætte et formelt transportudbud. Alle producenter kan afgive bud, så dette er ikke forbeholdt store virksomheder. Også mindre virksomheder kan afholde udbud for at sikre sig faste priser.

Det har du brug for:

• Konsistens i dine ruter
• Et solidt skøn over dit volumen på hver rute
• Den tidsramme, du ønsker kontrakten skal dække

Hvad skal producenter have på plads for at gennemføre et transportudbud?

Uanset om du afholder et stort, årligt netværksudbud eller et mindre udbud med blot et par transportører, er der en række ting, du bør forberede.

• Forstå din virksomhed, de varer du sender, og dine operationelle ruter: Disse faktorer påvirker vilkårene for din fragt, herunder leveringstid, servicetype, fragtomkostninger, betalingsfrister og kreditgrænser.
• Vælg de rette transportører: Du opnår kun de bedste resultater, hvis du sender dit udbud til transportvirksomheder, der er egnede til dine behov. Derfor er det vigtigt at analysere din nuværende liste over transportører og overveje, hvem der ellers kunne være relevante for det nye udbud.
• Fastlæg din strategi for tildeling af transportører, inden du gennemfører udbuddet: Tænk grundigt over og fastlæg din strategi for valg af transportører og fragtlinjer. Evnen til at betjene vigtige transportruter eller kunder med særlige krav er afgørende.
• Udarbejd et enkelt og klart udbudsdokument med forsendelsesvilkår og en prislisteskabelon: Et typisk udbudsdokument (RFP: request for proposal) forklarer, hvad der forventes af transportørerne, og beskriver dine transportbehov – herunder forsendelsesprofil, varernes art, forsendelsesfrekvens og hvad der skal inkluderes i prisen (f.eks. brændstoftillæg, forsikring og vejafgifter).
• Registrér og evaluér dine udbudsresultater med Cargosons software til transportstyring: Når transportudbuddet er behandlet og fragtkontrakterne forhandlet på plads, fordeles opgaverne til transportørerne. Anvend derefter udbudsresultaterne i det løbende samarbejde med dine valgte transportører.

Sådan understøtter et transportstyringssystem spot- og kontraktpriser

I stedet for at priser forsvinder ned i e-mailtråde og regneark, som kun én medarbejder forstår, kan du identificere kontraktruter med priser over markedsniveauet og tage dem med i næste udbud. Du kan spotte tilbagevendende spotforespørgsler og konvertere dem til kontrakter. Over tid giver disse data dig mulighed for at styre dit forhold mellem spot- og kontraktpriser bevidst – frem for at basere dig på vane eller forældede regneark.

Hvad et transportstyringssystem bør tilbyde til sammenligning af spot- og kontraktpriser 

• Centraliseret fragtratedatabase: Alle transportørers prisark opbevares i ét samlet system. Når de er importeret, er alle basispriser og tillæg tilgængelige ét sted – uden behov for at lede i e-mails eller filer. Denne tilgang til samlet prisstyring sikrer, at alle prisdata holdes opdaterede.
• Automatisk opdatering af tillæg: Brændstofpriser og afgifter ændrer sig løbende. Et godt system lader dig opdatere disse én gang og genberegner øjeblikkeligt alle relaterede priser.
• Fleksibel regelmotor: Moderne prismotorer kan håndtere kompleks prislogik. Du kan oprette tillæg, der afhænger af vægt, afstand, rute eller andre variable.
• Automatisering af tillæg og øjeblikkelige beregninger: Når du prissætter en forsendelse, lægger systemet automatisk basisprisen og alle relevante tillæg sammen. Ingen manuelle beregninger er nødvendige.

Et transportstyringssystem kan spare producenter og grossister, der arbejder med flere transportører og prisstrukturer, betydelig tid, forbedre omkostningsstyringen og reducere den administrative byrde.

Cargosons software til fragtprisstyring bygger bro mellem komplekse virksomhedssystemer og brugervenlige forsendelsesværktøjer. Vores fokus er udelukkende på afsendere – ikke på transportører eller tredjepartslogistikudbydere. Det sikrer, at vores software adresserer de specifikke udfordringer, som produktions-, engros- og detailvirksomheder står over for.

Er du klar til at optimere din fragtstrategi? Book en gratis konsultation på 30 minutter og se, hvordan Cargosons transportstyringssystem kan hjælpe dig med at balancere spot- og kontraktpriser og spare tid på hver enkelt forsendelse.