Spotové vs. smluvní sazby v logistice: kdy použít které

V logistice může volba mezi spotovými a smluvními sazbami rozhodnout o tom, zda ušetříte, nebo překročíte rozpočet. Smluvní sazby přinášejí stabilitu, spotové zase flexibilitu. Tento průvodce vysvětluje, kdy sáhnout po které variantě, nabízí rady, jak optimalizovat strategii přepravy, a ukazuje, jak vám při rozhodování pomůže TMS.

Co je spotová sazba?

Spotová sazba je jednorázová tržní cena za konkrétní zásilku. Výši sazby ovlivňuje řada proměnných – poptávka, ceny pohonných hmot nebo geopolitická situace – a je proto velmi volatilní. Výrobci spotové sazby typicky využívají pro urgentní zásilky, při nárazovém nárůstu výroby, když dopravce nemůže zásilku pokrýt, nebo tehdy, kdy chtějí využít dočasného poklesu cen.

Co je smluvní sazba?

Smluvní sazba je pevně sjednaná cena dohodnutá na určité období. Zpravidla vychází z objemu přepravy, požadavků na zásilku a aktuálních spotových sazeb. Platí přitom, že čím delší je smluvní období, tím nižší bývá sazba.

Výrobci smluvní sazby využívají pro dlouhodobé plánování, pro dohodnuté dodací lhůty a pro zajištění určitého množství kapacity každý týden nebo měsíc.

Jak se spotové sazby počítají?

Spotové sazby odrážejí aktuální tržní cenu a nesouvisejí s reálnými náklady na přepravu. V segmentu LTL/FTL jsou velmi volatilní (±25 %), přičemž ceny LTL kolísají obzvláště výrazně. Spotové sazby se mění z mnoha důvodů:

• Aktuální dostupnost kapacit (počet volných vozidel, volné místo v nákladních autech, dostupná místa na trajektech)
• Státní svátky v různých zemích
• Celková ekonomická situace v jednotlivých zemích (nerovnováha exportu a importu, více zásilek ven než dovnitř)
• Prudké změny cen pohonných hmot

Spotové sazby závisejí na všech výše uvedených faktorech. Například pokud dopravci chybí na zpáteční cestě pět palet, bude ochoten jet za nižší cenu, jen aby se vrátil. Pokud je ale vozidlo plné, může řidič den nebo dva počkat na lepší nabídku. Při plánování tras musejí dopravci zvažovat, kolik vozidel vyslat, a to na základě počtu odchozích i příchozích zásilek. Výsledkem musí být rovnováha.

Jak se smluvní sazby sjednávají?

Typicky výrobce vyhlásí přepravní výběrové řízení, v němž uvede své přepravní trasy a očekávané roční objemy. Dopravci pak podávají nabídky a každá trasa je přidělena uchazeči, který nabídne nejlepší kombinaci ceny, garantované kapacity a kvality služeb. Dohodnutá sazba pak platí po stanovenou dobu (zpravidla 6–36 měsíců). Pro dopravce je stanovení pevné ceny otázkou rovnováhy, protože struktura zásilek každého zákazníka se v průběhu daného období liší (například FTL nebo LTL, palety nebo malé kartony, více exportu nebo importu). Dopravci se proto snaží tyto toky optimalizovat tak, aby vozidla odjížděla i vracela se plně naložená.

Přečtěte si náš průvodce se šablonami, který vám pomůže zvládnout přepravní výběrové řízení.

Přehled: spotové vs. smluvní sazby

Spotové vs. smluvní sazby: kdy zvolit které?

Žádná z variant není automaticky lepší. Optimální volba závisí pro každého výrobce na různých faktorech – na objemu přepravy, frekvenci zásilek a ochotě přijímat riziko.

Kdy sáhnout po spotových sazbách:

• Nepředvídatelný objem přepravy: Pokud odesíláte jen několik zásilek měsíčně, spotové sazby vám dají větší flexibilitu.
• Urgentní zásilky: Pokud potřebujete doručení tentýž nebo následující den, spotové sazby vám zajistí rychlejší přístup k dopravcům. Smluvní sazby předpokládají delší předstihy při plánování.
• Taktické nebo strategické důvody: Chcete-li zajistit nejlepší aktuální cenu, spotové sazby jsou dobrou taktickou volbou. Výrobci s větší flexibilitou z toho mohou těžit.
• Nové trasy: Chcete-li vyzkoušet novou trasu před tím, než se zavážete ke smlouvě, můžete nejprve realizovat několik zkušebních zásilek.
• Platnost sazeb: Spotové sazby jsou aktuální tržní ceny platné pro všechny zákazníky. Při spotových objednávkách lze očekávat konzistentní ceny s pouze drobnými odchylkami podle specifických podmínek.

Kdy sáhnout po smluvních sazbách:

• Stabilní objem přepravy: Plánujete-li dlouhodobě a máte stabilní dodavatelský řetězec, smluvní sazby vám zaručí kapacitu i úspory.
• Lepší plánování a rozpočtování: Se smluvními sazbami můžete plánovat a sestavovat rozpočet na konkrétní časové období.
• Pevnější partnerství: Dlouhodobá spolupráce s vybranými dopravci přináší výhody oběma stranám. Můžete získat slevy a odesílat zásilky rychleji, zatímco smluvní dopravci zůstanou vašim trasám věrní bez ohledu na výkyvy spotových sazeb.
• Sledování výkonnosti: Spolehlivý partner usnadňuje sledování obchodní výkonnosti. Smluvní sazby pomáhají stabilizovat náklady na přepravu a umožňují výkonnost vyčíslit.
• Zajištění kapacity: Smlouva kapacitu automaticky nezaručuje, ale dopravci jsou ochotnější ji rezervovat, pokud máte uzavřenou smlouvu.

6 tipů, jak se rozhodnout mezi spotovou a smluvní sazbou

1. Analyzujte frekvenci zásilek. Které přepravní toky jsou stabilní a předvídatelné a které jsou nepravidelné?
2. Kombinujte cenové strategie. Smluvními sazbami pokryjte základní objem přepravy a spotovými řešte spontánní zásilky nebo sezónní výkyvy.
3. Rezervujte kapacitu s předstihem. Objednávejte dopravce včas, abyste se vyhnuli zdražení v období vysoké poptávky.
4. Sledujte tržní ukazatele. Mějte přehled o cenách pohonných hmot a sezónní dostupnosti kapacit na klíčových trasách.
5. Pravidelně kontrolujte podmínky sazeb. Ověřte, jak jsou ve smlouvách definovány doložky o palivových příplatcích a objemové flexibilitě.
6. Využívejte historická data. Pomocí TMS analyzujte minulou výkonnost spotových a smluvních sazeb a identifikujte trasy, kde spotové sazby dlouhodobě překonávají smluvní – nebo naopak.

Jaký objem přepravy potřebujete pro získání smluvních sazeb

Pro získání smluvních sazeb můžete vyhlásit formální přepravní výběrové řízení. Nabídku může podat jakýkoli výrobce – nejde tedy výhradně o záležitost velkých firem. I menší společnosti mohou výběrové řízení uspořádat a zajistit si tak pevné ceny.

Co k tomu potřebujete:

• Pravidelnost na jednotlivých trasách
• Spolehlivý odhad objemu pro každou trasu
• Časový rámec, na který má smlouva platit

Co výrobci potřebují k vyhlášení přepravního výběrového řízení

Ať už organizujete rozsáhlé celoroční výběrové řízení, nebo menší s jen několika dopravci, je třeba se na něj připravit.

• Poznejte své podnikání, zboží, které přepravujete, a své provozní trasy: Tyto faktory ovlivňují podmínky přepravy, včetně dodacích lhůt, typu služby, nákladů na přepravu, platebních termínů a úvěrových limitů.
• Vyberte správné dopravce: Nejlepších výsledků dosáhnete pouze tehdy, pokud výběrové řízení zašlete dopravcům, kteří odpovídají vašim potřebám. Proto je důležité analyzovat stávající seznam dopravců a zvážit, kdo další by mohl být pro nové výběrové řízení vhodný.
• Stanovte strategii přidělování zásilek dopravcům ještě před zahájením výběrového řízení: Promyslete a definujte svůj přístup k výběru dopravců a přepravních linek. Důležitá je schopnost obsloužit hlavní přepravní trasy nebo zákazníky se zvláštními požadavky.
• Připravte jednoduchý a srozumitelný dokument výběrového řízení obsahující přepravní podmínky a šablonu ceníku: Typický dokument výběrového řízení (RFP – žádost o nabídku) vysvětluje, co se od dopravců očekává, a popisuje vaše přepravní potřeby – například profil zásilek, povahu zboží, frekvenci přepravy a co má být zahrnuto v ceně (například palivový příplatek, pojištění a mýtné).
• Zaznamenejte a vyhodnoťte výsledky výběrového řízení pomocí softwaru pro správu přepravy od Cargosonu: Po zpracování výběrového řízení a sjednání přepravních smluv rozešlete nominace dopravcům. Výsledky pak zapracujte do průběžné spolupráce s vybranými partnery.

Jak TMS podporuje práci se spotovými a smluvními sazbami

Místo aby ceny mizely v e-mailových vláknech a tabulkách, kterým rozumí jen jeden zaměstnanec, můžete identifikovat smluvní trasy s nadprůměrnými tržními trendy a zařadit je do příštího výběrového řízení. Opakující se spotové nabídky lze převést na smlouvy. Postupem času tato data využijete k cílenému řízení poměru spotových a smluvních zásilek – místo spoléhání na zvyk nebo zastaralé tabulky.

Co by měl TMS nabízet pro porovnávání spotových a smluvních sazeb

• Centralizovaná databáze sazeb: Všechny ceníky dopravců jsou uloženy v jednom centrálním systému. Po importu jsou základní sazby i příplatky dostupné na jednom místě – odpadá nutnost prohledávat e-maily nebo soubory. Tento komplexní přístup ke správě sazeb zajišťuje, že všechna cenová data jsou vždy aktuální.
• Automatické aktualizace příplatků: Ceny pohonných hmot a daně se pravidelně mění. Dobrý systém umožňuje tyto hodnoty aktualizovat jednou a okamžitě přepočítá všechny související sazby.
• Flexibilní pravidlový engine: Moderní systémy pro správu sazeb zvládají složitou cenovou logiku. Lze v nich nastavit příplatky závislé na hmotnosti, vzdálenosti, trase nebo jiných proměnných.
• Automatizace příplatků a okamžité výpočty: Při nacenění zásilky systém automaticky sečte základní sazbu a všechny relevantní příplatky. Žádné ruční výpočty nejsou potřeba.

TMS může výrobcům a velkoobchodníkům pracujícím s více dopravci a sazbami ušetřit čas, zlepšit kontrolu nákladů a snížit administrativní zátěž.

Cargosonův software pro správu přepravních sazeb překlenuje propast mezi složitými podnikovými systémy a snadno ovladatelnými nástroji pro přepravu. Zaměřujeme se výhradně na odesílatele, nikoli na dopravce nebo poskytovatele logistických služeb třetích stran. Díky tomu náš software řeší konkrétní výzvy, kterým čelí výrobní, velkoobchodní a maloobchodní společnosti.

Jste připraveni optimalizovat svou přepravní strategii? Rezervujte si bezplatnou 30minutovou konzultaci a zjistěte, jak vám Cargosonův TMS pomůže vyvážit spotové a smluvní sazby a ušetřit čas při každé zásilce.