Preços spot vs preços contratuais em logística: quando usar cada um

Em logística, a escolha entre preços spot e preços contratuais pode ser a diferença entre reduzir custos e ultrapassar o orçamento. Os preços contratuais oferecem estabilidade; os preços spot oferecem flexibilidade. Este guia explica qual a opção mais adequada a cada situação, apresenta recomendações para otimizar a sua estratégia de frete e mostra como um software de gestão de transportes pode ajudá-lo a tomar melhores decisões de forma intuitiva.

O que são preços spot?

Um preço spot é o preço de mercado pontual para um único envio. Este valor é influenciado por diversas variáveis — como a procura, os preços dos combustíveis ou a geopolítica —, o que o torna altamente volátil. Os fabricantes recorrem tipicamente aos preços spot para envios urgentes, picos de produção, situações em que uma transportadora não consegue cobrir um envio, ou para aproveitar descidas temporárias de preços.

O que são preços contratuais?

Um preço contratual é um valor fixo e negociado, acordado para um período determinado. Baseia-se geralmente no volume de frete, nas especificações do envio e nos preços spot vigentes. Quanto mais longo for o prazo do contrato, mais baixa tende a ser a tarifa.

Os fabricantes utilizam os preços contratuais para o planeamento a longo prazo, para garantir prazos de entrega acordados e para assegurar uma determinada capacidade semanal ou mensal.

Como são calculados os preços spot?

Os preços spot refletem o preço de mercado atual e não estão diretamente relacionados com o custo real do serviço. No caso de LTL/FTL, são altamente voláteis (+/- 25%), especialmente no LTL. Os preços spot podem variar por múltiplas razões:

• Disponibilidade atual de recursos (número de camiões disponíveis, espaço livre nos veículos, lugares disponíveis em ferry)
• Feriados em diferentes países
• Situação económica geral dos países (desequilíbrios entre exportações e importações, mais cargas de saída do que de entrada)
• Variações bruscas nos preços dos combustíveis

Os preços spot dependem de todas estas condicionantes. Por exemplo, se a um camião de uma transportadora faltarem cinco paletes na viagem de regresso, esta vai querer encontrar um preço baixo para não regressar vazio. Se o camião estiver cheio, o motorista pode aguardar um ou dois dias por uma proposta mais vantajosa. Ao planear uma viagem, as transportadoras têm de calcular quantos camiões enviar, com base no número de cargas de saída e de entrada — e, no final, encontrar um equilíbrio.

Como são negociados os preços contratuais?

Normalmente, um fabricante lança um concurso de transporte listando as suas rotas e os volumes anuais previstos. As transportadoras apresentam as suas propostas, e cada rota é adjudicada ao concorrente que oferecer a melhor combinação de preço, capacidade garantida e qualidade de serviço. A tarifa acordada mantém-se em vigor durante um período definido (tipicamente entre 6 e 36 meses). Para as transportadoras, fixar um preço implica encontrar um equilíbrio, uma vez que a estrutura dos envios de cada cliente varia ao longo do tempo (por exemplo, cargas completas ou LTL, paletes ou caixas pequenas, mais exportações ou importações). Por isso, as transportadoras procuram otimizar estes fluxos para que os camiões saiam e regressem sempre carregados.

Consulte o nosso guia com modelos para realizar um concurso de transporte.

Resumo: preços spot vs preços contratuais

Preços spot vs preços contratuais: quando escolher cada um?

Nenhuma das opções é necessariamente melhor do que a outra. A escolha mais adequada para os fabricantes depende de vários fatores, como o volume de frete, a frequência dos envios e a tolerância ao risco.

Utilize preços spot quando:

• O volume de frete é imprevisível: Se tiver apenas alguns envios por mês, os preços spot oferecem maior flexibilidade.
• Os envios são urgentes: Se precisar de entrega no próprio dia ou no dia seguinte, os preços spot dão-lhe acesso mais rápido às transportadoras. Os preços contratuais implicam um planeamento com mais antecedência.
• Existem razões táticas ou estratégicas: Se pretender garantir a melhor tarifa disponível no momento, os preços spot são uma boa abordagem tática. Os fabricantes com maior flexibilidade operacional podem tirar partido desta opção.
• Quer testar novas rotas: Se quiser experimentar uma nova rota antes de se comprometer com um contrato, pode realizar alguns envios de teste.
• Aplicabilidade das tarifas: Os preços spot correspondem às tarifas de mercado atuais, que se aplicam a todos os clientes. Se fizer reservas spot, pode esperar tarifas consistentes, com apenas pequenas variações em função de fatores específicos.

Utilize preços contratuais quando:

• O volume de frete é estável: Se planear a longo prazo e tiver uma cadeia de abastecimento estável, os preços contratuais permitem-lhe garantir capacidade e obter poupanças.
• Quer melhorar o planeamento e o controlo orçamental: Com preços contratuais, pode planear e orçamentar para um período específico com muito mais precisão.
• Pretende fortalecer parcerias: Trabalhar com determinadas transportadoras durante um período mais longo beneficia ambas as partes. Pode obter descontos e agilizar os envios, enquanto as suas transportadoras contratadas se mantêm comprometidas com as suas rotas, independentemente de eventuais picos nos preços spot.
• Quer acompanhar o desempenho: Ter um parceiro de confiança facilita o acompanhamento do desempenho operacional. Os preços contratuais ajudam a estabilizar os custos de transporte e permitem calcular indicadores de desempenho com maior rigor.
• Precisa de garantir capacidade: Os contratos não garantem necessariamente capacidade, mas as transportadoras têm muito mais probabilidade de a assegurar quando existe um acordo formal.

6 dicas para escolher entre preços spot e preços contratuais

1. Analise a frequência dos seus envios. Quais os fluxos de frete estáveis e previsíveis, e quais os irregulares?
2. Combine estratégias de preço. Use preços contratuais para cobrir o seu volume base e preços spot para cargas espontâneas ou flutuações sazonais.
3. Reserve capacidade com antecedência. Contrate as suas transportadoras cedo para evitar aumentos de preço em períodos de grande procura.
4. Acompanhe os indicadores de mercado. Fique atento aos preços dos combustíveis e à disponibilidade de carga sazonal nas rotas principais.
5. Reveja as condições das suas tarifas. Verifique como estão definidos os ajustamentos de combustível e as cláusulas de flexibilidade de volume nos seus acordos.
6. Utilize dados históricos. Recorra a um software de gestão de transportes para analisar o desempenho passado dos preços spot face aos contratuais e identificar rotas em que os preços spot superam consistentemente os contratuais, ou vice-versa.

Que volume de frete é necessário para obter preços contratuais?

Para obter preços contratuais, pode lançar um concurso de transporte formal. Qualquer fabricante pode apresentar uma proposta, pelo que esta opção não está reservada apenas às grandes empresas. Também as empresas de menor dimensão podem organizar concursos para garantir preços comprometidos.

O que precisa de ter:

• Regularidade nas rotas
• Uma estimativa sólida do seu volume para cada rota
• O período de vigência que pretende para o contrato

O que precisam os fabricantes para lançar um concurso de transporte?

Quer esteja a organizar um concurso anual de grande escala ou um processo mais pequeno com apenas alguns fornecedores, há alguns aspetos que deve preparar com antecedência.

• Conheça bem o seu negócio, as mercadorias que expede e as suas rotas operacionais: Estes fatores influenciam as condições do seu frete, incluindo o prazo de entrega, o tipo de serviço, o custo do transporte, os prazos de pagamento e os limites de crédito.
• Selecione as transportadoras certas: Só obterá os melhores resultados se enviar o seu concurso a empresas de transporte adequadas às suas necessidades. Por isso, é importante analisar a sua lista atual de transportadoras e ponderar quem mais poderá ser adequado para o novo concurso.
• Defina a sua estratégia de alocação de transportadoras antes de lançar o concurso: Pense e determine a sua estratégia para a seleção de transportadoras e rotas de frete. A capacidade de servir as rotas principais ou clientes com requisitos especiais é um fator determinante.
• Crie um documento de concurso simples e claro, com as condições de envio e um modelo de lista de preços: Um documento de concurso típico (RFP: pedido de proposta) explica o que se espera das transportadoras e descreve as suas necessidades de transporte — o perfil dos envios, a natureza das mercadorias, a frequência dos envios e o que deve estar incluído no preço (por exemplo, sobretaxa de combustível, seguro e portagens).
• Registe e avalie os resultados do seu concurso com o software de gestão de transportes da Cargoson: Após o processamento do concurso de transporte e a negociação dos contratos de frete, distribua as adjudicações pelas transportadoras selecionadas. De seguida, aplique os resultados do concurso na sua parceria contínua com as transportadoras escolhidas.

Como um software de gestão de transportes apoia a gestão de preços spot e contratuais

Em vez de os preços se perderem em cadeias de e-mail e folhas de cálculo que apenas um colaborador consegue interpretar, pode identificar rotas contratualizadas com tendências acima do mercado e incluí-las no próximo concurso. Identifique cotações spot recorrentes e converta-as em contratos. Com o tempo, utilize estes dados para gerir deliberadamente o rácio entre preços spot e contratuais — em vez de se basear no hábito ou em folhas de cálculo desatualizadas.

O que deve oferecer um software de gestão de transportes para comparar preços spot e contratuais

• Base de dados centralizada de tarifas de frete: Todas as listas de preços das transportadoras ficam armazenadas num único sistema centralizado. Após a importação, cada tarifa base e sobretaxa está disponível num só lugar, eliminando a necessidade de pesquisar em e-mails ou ficheiros dispersos. Esta abordagem integrada de gestão de tarifas garante que todos os dados de preços se mantêm atualizados.
• Atualização automática de sobretaxas: Os preços dos combustíveis e os impostos mudam com regularidade. Um bom sistema permite atualizar estes valores uma única vez e recalcula automaticamente todas as tarifas relacionadas de imediato.
• Motor de regras flexível: Os motores de tarifas modernos conseguem lidar com lógicas de preços complexas. Pode criar sobretaxas que dependem do peso, da distância, da rota ou de outras variáveis.
• Automatização de sobretaxas e cálculos instantâneos: Ao cotar um envio, o sistema adiciona automaticamente a tarifa base a todas as sobretaxas aplicáveis. Não são necessários quaisquer cálculos manuais.

Um software de gestão de transportes pode poupar tempo a fabricantes e grossistas que trabalham com múltiplas transportadoras e tarifas, melhorar o controlo de custos e reduzir a carga administrativa.

O software de gestão de tarifas de frete da Cargoson faz a ponte entre sistemas empresariais complexos e ferramentas de envio fáceis de utilizar. O nosso foco é exclusivamente nos expedidores — e não nas transportadoras ou operadores logísticos terceiros. Isto garante que o nosso software responde aos desafios específicos das empresas de produção, grossistas e retalhistas.

Está pronto para otimizar a sua estratégia de frete? Agende uma consulta gratuita de 30 minutos para ver como o software de gestão de transportes da Cargoson o pode ajudar a equilibrar preços spot e contratuais e a poupar tempo em cada envio.