Spotpriser vs kontraktspriser inom logistik: när ska du använda vilket?

Inom logistik kan valet mellan spotpriser och kontraktspriser avgöra om du håller budgeten eller överskrider den. Kontraktspriser ger stabilitet, medan spotpriser erbjuder flexibilitet. Den här guiden förklarar vilket alternativ som passar i vilken situation, ger råd om hur du optimerar din fraktstrategi och visar hur ett TMS kan hjälpa dig att fatta bättre beslut på ett intuitivt sätt.

Vad är ett spotpris?

Ett spotpris är ett engångspris till rådande marknadspris för en enskild försändelse. Priset påverkas av flera faktorer, som efterfrågan, bränslepriser och geopolitik, vilket gör det mycket volatilt. Tillverkare använder typiskt spotpriser för brådskande försändelser, vid produktionstoppar, när en transportör inte kan hantera en försändelse eller för att dra nytta av prisfall.

Vad är ett kontraktspris?

Ett kontraktspris är ett fast, förhandlat pris som avtalas för en bestämd period. Det baseras vanligtvis på fraktvolym, försändelsens krav och rådande spotpriser. Ju längre avtalstid, desto lägre pris.

Tillverkare använder kontraktspriser för långsiktig planering, för att säkra avtalade leveranstider och för att garantera ett visst utrymme varje vecka eller månad.

Hur beräknas spotpriser?

Spotpriser speglar det aktuella marknadspriset och är inte kopplade till den faktiska kostnaden för tjänsten. Inom LTL/FTL är de mycket volatila (+/- 25 %), särskilt LTL-priser. Spotpriser kan variera av många anledningar:

• Aktuell resurstillgång (antal tillgängliga lastbilar, ledigt utrymme i lastbilar, tillgängliga färjplatser)
• Helgdagar i olika länder
• Det allmänna ekonomiska läget i olika länder (obalans i export/import, fler laster ut än in)
• Kraftiga förändringar i bränslepriser

Spotpriserna beror på samtliga dessa faktorer. Om en transportörs lastbil till exempel saknar fem pallar på returresan vill de hitta ett lågt pris för att fylla utrymmet. Är lastbilen full kan chauffören vänta ett par dagar på ett bättre erbjudande. När transportörer planerar sina turer måste de ta hänsyn till hur många lastbilar de ska skicka ut, baserat på antalet utgående och inkommande laster – i slutändan handlar det om att hitta rätt balans.

Hur förhandlas kontraktspriser fram?

Vanligtvis genomför en tillverkare en transportupphandling genom att lista sina transportrutter och förväntade årsvolymer. Transportörerna lämnar sedan anbud, och varje rutt tilldelas den anbudsgivare som erbjuder den bästa kombinationen av pris, garanterad kapacitet och service. Det överenskomna priset gäller sedan under en bestämd period (vanligtvis 6–36 månader). För transportörerna handlar det om att hitta en balans, eftersom varje kunds försändelsestruktur varierar under en given period (t.ex. hellass eller LTL, pallar eller småkolli, mer export eller import). Transportörerna försöker därför optimera dessa flöden så att lastbilarna åker ut och kommer tillbaka fullastade.

Läs vår guide med mallar som hjälper dig att genomföra en transportupphandling.

Sammanfattning: spotpriser vs kontraktspriser

Spotpriser vs kontraktspriser: när ska du välja vilket?

Det ena alternativet är inte nödvändigtvis bättre än det andra. Det bästa valet för tillverkare beror på faktorer som fraktvolym, försändelsefrekvens och risktolerans.

Använd spotpriser när:

• Fraktvolymen är oförutsägbar: Om du bara har ett fåtal försändelser per månad ger spotpriser större flexibilitet.
• Försändelsen är brådskande: Behöver du leverans samma dag eller nästa dag ger spotpriser snabbare tillgång till transportörer. Kontraktspriser kräver mer framförhållning.
• Taktiska eller strategiska skäl: Om du vill säkra det bästa aktuella priset är spotpriser ett bra taktiskt val. Tillverkare med större flexibilitet kan dra nytta av detta.
• Nya rutter: Om du vill testa en ny rutt innan du binder dig till ett kontrakt kan du köra några provleveranser.
• Prisernas aktualitet: Spotpriser är de aktuella marknadspriserna och gäller för alla kunder. Vid spotbokningar kan du förvänta dig konsekventa priser, med endast mindre variationer beroende på specifika faktorer.

Använd kontraktspriser när:

• Fraktvolymen är stabil: Planerar du långsiktigt och har en stabil leveranskedja kan du garantera kapacitet och kostnadsbesparingar med kontraktspriser.
• Bättre planering och budgetering: Med kontraktspriser kan du planera och budgetera för en bestämd tidsperiod.
• Starkare partnerskap: Att arbeta med samma transportörer under en längre period gynnar båda parter. Du kan få rabatter och skicka försändelser snabbare, medan dina kontrakterade transportörer förblir engagerade på dina rutter oavsett toppar i spotpriserna.
• Uppföljning av prestanda: En pålitlig partner gör det enklare att följa upp affärsresultaten. Kontraktspriser hjälper dig att stabilisera fraktkostnaderna och möjliggör tydligare prestandaberäkningar.
• Säkrad kapacitet: Kapacitet garanteras inte nödvändigtvis av kontrakt, men transportörer är mer benägna att säkra den om du har ett fast avtal.

6 tips för att välja mellan spotpriser och kontraktspriser

1. Analysera din försändelsefrekvens. Vilka fraktrörelser är stabila och förutsägbara, och vilka är oregelbundna?
2. Kombinera prisstrategier. Använd kontraktspriser för din kärnvolym och spotpriser för spontana laster eller säsongsvariationer.
3. Boka kapacitet i god tid. Boka dina transportörer tidigt för att undvika prisökningar under perioder med hög efterfrågan.
4. Följ marknadsindikatorer. Håll koll på bränslepriser och säsongsbetonad lasttillgång på viktiga rutter.
5. Se över dina prisvillkor. Kontrollera hur bränslejusteringar och volymflexibilitetsklausuler är definierade i avtalen.
6. Använd historiska data. Använd ett TMS för att analysera tidigare spot- och kontraktsprestanda och identifiera rutter där spotpriser konsekvent slår kontraktspriser – eller tvärtom.

Hur stor fraktvolym krävs för att få kontraktspriser?

För att få kontraktspriser kan du genomföra en formell transportupphandling. Alla tillverkare kan lämna anbud, så detta är inte förbehållet stora företag. Även mindre företag kan hålla upphandlingar för att säkra fasta priser.

Vad du behöver:

• Konsekventa rutter
• En välgrundad uppskattning av din volym per rutt
• Den tidsperiod du vill att avtalet ska täcka

Vad behöver tillverkare för att genomföra en transportupphandling?

Oavsett om du håller en stor årlig nätverksupphandling eller en mindre med bara ett fåtal transportörer finns det några saker du behöver förbereda.

• Förstå din verksamhet, de varor du skickar och dina operativa rutter: Dessa faktorer påverkar villkoren för din frakt, inklusive leveranstid, servicetyp, fraktkostnad, betalningsfrister och kreditgränser.
• Välj rätt transportörer: Du uppnår bäst resultat om du skickar din upphandling till transportföretag som passar dina behov. Därför är det viktigt att analysera din nuvarande lista över transportörer och fundera på vem som annars kan vara lämplig för den nya upphandlingen.
• Fastställ din strategi för transportörsallokering innan du genomför transportupphandlingen: Tänk igenom och bestäm din strategi för val av transportörer och fraktlinjer. Förmågan att betjäna viktiga transportrutter eller kunder med särskilda krav är avgörande.
• Skapa ett enkelt och tydligt upphandlingsdokument med fraktvillkor och en prislismall: Ett typiskt upphandlingsdokument (RFP: request for proposal) förklarar vad som förväntas av transportörerna och beskriver dina transportbehov, till exempel försändelseprofil, godsets art, hur ofta försändelser sker och vad som ska ingå i priset (t.ex. bränsletillägg, försäkring och vägtullar).
• Registrera och utvärdera dina upphandlingsresultat med Cargosons frakthanteringsprogramvara: När transportupphandlingen är genomförd och fraktkontrakten förhandlade, fördela uppdragen till transportörerna. Tillämpa sedan upphandlingsresultaten i det löpande samarbetet med dina valda transportörer.

Hur ett TMS stöder arbetet med spot- och kontraktspriser

I stället för att priser försvinner i e-posttrådar och kalkylblad som bara en enda medarbetare förstår sig på kan du identifiera kontrakterade rutter med priser över marknadstrenden och ta med dem i nästa upphandling. Identifiera återkommande spotofferter och omvandla dem till kontrakt. Med tiden kan du använda dessa data för att medvetet styra din balans mellan spot och kontrakt – i stället för att förlita dig på gammal vana eller inaktuella kalkylblad.

Vad ett TMS bör erbjuda för att jämföra spot- och kontraktspriser 

• Centraliserad fraktprisdatabas: Alla transportörers prislistor lagras i ett och samma system. När de väl är importerade finns varje grundpris och tillägg tillgängligt på ett ställe, utan att du behöver leta i e-post eller filer. Det här heltäckande sättet att hantera transportörspriser säkerställer att all prisinformation hålls aktuell.
• Automatiska tilläggsuppdateringar: Bränslepriser och skatter förändras regelbundet. Ett bra system låter dig uppdatera dessa en gång, varefter alla relaterade priser räknas om direkt.
• Flexibel regelmotor: Moderna prismotorer kan hantera komplex prislogik. Du kan skapa tillägg som beror på vikt, avstånd, rutt eller andra variabler.
• Automatisering av tillägg och direkta beräkningar: När du offererar en försändelse lägger systemet automatiskt ihop grundpriset med alla relevanta tillägg. Inga manuella beräkningar behövs.

Ett TMS kan spara tid för tillverkare och grossister som arbetar med flera transportörer och prismodeller, förbättra kostnadskontrollen och minska den administrativa bördan.

Cargosons programvara för fraktprishantering överbryggar klyftan mellan komplexa företagssystem och lättanvända fraktverktyg. Vårt fokus ligger uteslutande på avsändare, inte på transportörer eller tredjepartslogistikleverantörer. Det säkerställer att vår programvara adresserar de specifika utmaningar som tillverknings-, grossist- och detaljhandelsföretag ställs inför.

Är du redo att optimera din fraktstrategi? Boka en kostnadsfri 30-minuterskonsultation och se hur Cargosons TMS kan hjälpa dig att balansera spot- och kontraktspriser och spara tid på varje försändelse.