Kas kardate, et peate käsitsi teavitama kliente nende saadetiste staatusest?
Automatiseerimise abil saate luua süsteemi, mis saadab veoinfo teavitused automaatselt! See juhend aitab teil läbida veoinfo teavituste automatiseerimise protsessi, et saaksite vabastada aega ja ressursse.
Automatiseerimise abil saate luua süsteemi, mis saadab veoinfo teavitused automaatselt! See juhend aitab teil läbida veoinfo teavituste automatiseerimise protsessi, et saaksite vabastada aega ja ressursse.
1. Otsustage, milliseid teavitusi soovite saata.
Milliseid veoinfo teavitusi soovite saata? Võite soovida lisada jälgimisnumbri, tarne staatuse uuendused, hinnangulise tarnekuupäeva või isegi lihtsalt kinnituse saadetud tellimuse kohta koos üksikasjadega selle kohta, kuidas ja kuhu see saadeti, kes selle saatis ja millal.
Sõltuvalt teie vajadustest võivad teie kliendid või partnerid vajada ka kogumis- või tarneveoauto registreerimisnumbrit. Lisaks võivad nad soovida teavitust iga kord, kui saadetise andmetes midagi muutub (näiteks kaupade kogus), kui dokumente lisatakse või muudetakse, kui on uuendatud eeldatav saabumisaeg (ETA) või eeldatav väljumisaeg (ETD), ning kui saadetis on hilinenud või tühistatud. Mõelge hoolikalt, millist teavet teie kliendid peavad oma tellimuste jälgimisel kõige kasulikumaks.
2. Määrake teavituste allikad.
Enne automaatsete veoinfo teavituste seadistamist peate määrama teavituste allikad.
Näiteks kui kasutate kolmanda osapoole veo- ja täitmisteenuse pakkujat, võib see pakkuda automaatseid saadetiste staatuse uuendusi.
Teise võimalusena, kui haldate oma veo- ja täitmisprotsesse, mis hõlmavad mitut vedajat, peate võib-olla looma oma teavitussüsteemi.
Teine võimalus on kasutada mitme vedaja logistikatarkvara teavituste automatiseerimise funktsioonidega, mis võimaldab teil seadistada ühesuguseid teavitusi olenemata sellest, millist vedajat konkreetse saadetise jaoks kasutatakse. Seda võimalust vaatleme järgmises peatükis. Kaaluge erinevaid võimalusi ja otsustage, milline neist sobib teie ettevõttele kõige paremini.
3. Valikuline: Valige mitme vedaja logistikatarkvara.
Automaatsete veoinfo teavituste seadistamisel võib olla kasulik valida mitme vedaja logistikatarkvara / veohaldustarkvara. Paljud ettevõtted, kes haldavad oma veo- ja täitmisprotsesse ning kasutavad mitmeid kolmandate osapoolte transporditeenuse pakkujaid ning potentsiaalselt ka oma laevastikku, hakkavad nende protsesside haldamiseks rakendama veohaldustarkvara.
Veohaldustarkvara on veonduse jaoks see, mis raamatupidamistarkvara on raamatupidamise, ERP ärioperatsioonide või CRM müügi ja kliendisuhete jaoks. See tarkvara võimaldab ettevõtetel luua saadetisi, arvutada veohindu, küsida veopakkumisi, jagada teavet kolleegide vahel, jälgida tellimusi ja määrata jälgimisnumbreid hõlpsalt, ilma et peaks kasutama paljusid (või isegi kümneid!) erinevaid tarkvaravahendeid eri vedajatelt või kasutama selleks oma meiliprogrammi. See pakub ka veoautomaatika reegleid ja käivitajaid, mida saab seadistada vastavalt vajadustele.
Uurige erinevaid võimalusi ja kaaluge, kuidas need sobiksid teie ettevõttega – enne otsuse tegemist lugege kindlasti arvustusi. Laadige alla meie mitme vedaja logistikatarkvara kontrollnimekiri, mis aitab teid selles protsessis.
4. Seadistage automatiseerimisreeglid.
Automatiseerimisreeglid võimaldavad seadistada automaatseid veoinfo teavitusi teatud käivitajate alusel, mida saate ise määrata. See hõlmab meilide seadistamist, mis saadetakse iga kord, kui saadetis on tellitud, muudetud, välja saadetud, kohale toimetatud või transiidis, ning muid käivitajaid, mida saate kohandada. Samuti peate määrama iga teavituse saaja – kas see olete teie ise, klient, kogumis- või tarnekoha kontaktisik või meeskonnaliige, kes on määratud saadetiste uuendusi haldama.
Vaatame protsessi Cargosonis.
Seadete all on alammenüü nimega Teavituste seaded. Avage see ja näete lihtsat vormi nelja valikuga automaatsete veoinfo teavituste seadistamiseks:
4.1 Saaja
Kõigepealt valige isik, kes peaks saama teavituse, mida te seadistamas olete.
Vaatame, mida erinevad valikud tähendavad.
- Autor: isik, kes on saadetise loonud või kellele on saadetise vastutus üle antud. Kui olete ainus tarkvara kasutaja, olete see tõenäoliselt alati teie ise.
- Kogumiskontakt: isik, kes on määratud kontaktisikuks seoses kaupade laadimisega konkreetse saadetise jaoks. Näiteks võib see olla laopidaja laadimiskohas, teie tarnija, teie klient või isegi teie ise.
- Tarnekoha kontakt: isik, kes on määratud kontaktisikuks seoses kaupade mahalaadimisega konkreetse saadetise jaoks. Näiteks võib see olla laopidaja mahalaadimiskohas, teie tarnija, teie klient või isegi teie ise.
- Väline e-post: konkreetne e-posti aadress, kuhu seadistatav teavitus alati saadetakse, olenemata saadetisest.
Kui soovite teavituse aktiveerida välisele e-postile, valige lihtsalt Väline e-post ja sisestage e-posti aadress ilmunud väljale.
4.2 Teavituse tüüp
Siin valite teavituse käivitaja ja sisu. Praegu on saadaval 5 tüüpi:
| Tüüp | Käivitav tegevus | Teavituse sisu |
|---|---|---|
| Tellimus | Kohe pärast tellimuse vedajale edastamist |
|
| Kaubaetiketid | Kohe pärast tellimuse vedajale edastamist ja kaubaetikettide genereerimist |
|
| ETA uuendus |
Kui vedaja või keegi teie ettevõttest uuendab esitatud tellimuse juures mõnda järgmistest:
|
|
| Veoki numbrimärgi uuendus | Kui vedaja või keegi teie ettevõttest lisab või muudab varem tellitud saadetise veoki numbrimärgi välja. |
|
| Jälgimise oleku uuendus | Kui tellimusele lisati tegelik pealelaadimise kuupäev või tegelik kohaletoimetamise kuupäev, kas automaatselt läbi vedaja integratsiooni või käsitsi vedaja või teie enda poolt. |
|
| Dokumentide uuendus (pole nimekirjas nähtav, automaatselt aktiivne kõigile) | Kui vedaja lisas või uuendas tellimuse dokumente |
|
4.3 Suund
See seade võib alguses olla veidi keeruline õigesti seadistada. Tegelikkuses on see üsna lihtne:
Suund — import
See teavitus käivitatakse importsaadetistel, kus kaubad saadetakse mõnelt teiselt osapoolelt teie ettevõttele (ka riigisiseselt), ning ristkauplemise saadetistel (kui teie ettevõte ei ole ei kaupade saatja ega saaja).
Näiteks kui soovite saata saadetise silte iga saadetise kogumiskontaktile, võib olla mõistlik aktiveerida see teavitus ainult importsaadetiste jaoks. Kui aktiveerite selle ka eksportsaadetiste jaoks, on kogumiskontakt sageli teie ise või keegi teine teie ettevõttest, kes ei pruugi vajada siltide saamist teavituse kaudu.
Suund — eksport
See teavitus käivitatakse eksportsaadetistel, kus kaubad saadetakse teie ettevõttest teie partnerile/kliendile/jne.
Näiteks võib olla mõistlik aktiveerida ETA uuenduste teavitused tarnekoha kontaktile ainult eksportsaadetiste jaoks. Kui aktiveerite selle ka importsaadetiste jaoks, on tarnekoha kontakt sageli teie ise või keegi teine teie ettevõttest, kes ei pruugi vajada uuendatud ETA saamist teavitusmeilina.
5. Soovitatav: Ühendage oma veohaldustarkvara ERP-iga.
Kui olete otsustanud hakata kasutama veohaldustarkvarat/TMS-i, soovitame tungivalt ühendada see oma ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) süsteemiga. See võimaldab automatiseerida ka sammu, millega saate klientide, partnerite ja saadetiste andmed oma ERP-ist veohaldustarkvarasse. Nii ei kulu aega andmete käsitsi sisestamisele ega vahetamisele! Saate automaatselt saata veoinfo teavitusi, kui teie ERP-is luuakse tellimusi, samuti muud asjakohast teavet, nagu jälgimisnumbrid ja tarnekuupäevad. Selle sammu õige teostamine säästab palju käsitööd!
Kui automatiseerimine on seadistatud, ei pea teie meeskond enam käsitsi meile saatma – automatiseerimisreeglid teevad seda automaatselt teie määratud käivitajate alusel. Kogu protsess algusest lõpuni võib pärast õiget seadistamist olla lõpetatud mõne minutiga.
Soovite rohkem teada saada veoinfo teavituste automatiseerimisest?
LinkedIn
Koduleht
