ERP vs TMS: Elegendő az ERP szállítási modulja, vagy dedikált szállításkezelő rendszerre van szüksége?

60 másodperces összefoglaló

• Az ERP az üzleti folyamatokat kezeli (pénzügy, készlet, rendelések). Soha nem arra tervezték, hogy az árumozgatás összetettségét is kezelje.
• Az ERP szállítási modulja öt kulcsterületen marad el: több fuvarozós díjösszehasonlítás, fuvarozói kapcsolódás, valós idejű nyomkövetés, fuvarszámla-pontosság és szállítási dokumentáció.
• Ezt a rést tölti be a szállításkezelő rendszer. Mindent kezel, ami a küldemény mozgásával kapcsolatos – a megrendeléstől a nyomkövetésen át a számlaellenőrzésig.
• A két rendszer nem vetélytárs. Az ERP a rendelés gazdája, a szállításkezelő rendszer a küldeményé. Együtt megszüntetik a manuális adatbevitelt, és teljes átláthatóságot biztosítanak.
• Jelek, hogy kinőtte az ERP szállítási modulját: a rendszer mellett párhuzamosan futó táblázatok, munkatársak, akik manuálisan ellenőrzik a fuvarozói portálokat, és ellenőrzés nélkül elfogadott fuvarszámlák.

Már rendelkezik ERP-rendszerrel a pénzügy, a beszerzés, a készletkezelés és a gyártás irányítására – legyen az SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, Odoo vagy valami más. Amikor azonban a szállításra kerül a sor, sok közepes méretű gyártó és nagykereskedő elkezd kételkedni abban, hogy az ERP-be épített logisztikai funkciók valóban elegendők-e, vagy egy dedikált szállításkezelő rendszer (TMS) olyan előnyöket kínálna, amelyeket eddig még nem vett számításba.

Ez a cikk segít meghatározni, hogy vállalkozása kinőtte-e az ERP szállítási képességeit, és profitálhatna-e egy dedikált szállításkezelő rendszerből.

Mi a különbség az ERP és a TMS között?

Mielőtt mélyebbre mennénk, érdemes röviden tisztázni, mit csinál a két rendszer.

Az ERP (vállalatirányítási rendszer) az a központi platform, amely összeköti az alapvető üzleti funkciókat: pénzügy és könyvelés, beszerzés, készletkezelés, gyártástervezés, értékesítési rendelések és HR. Tekintse úgy, mint a teljes vállalat nyilvántartási rendszerét. Amikor egy ügyfél rendelést ad le, az ERP az árajánlattól a számlázásig végigköveti azt. Ismert példák: SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite és Odoo.

Mindez rendkívül értékes. Ami azonban hiányzik ebből a képből, az az, hogy mi történik a küldeménnyel azután, hogy elhagyja a telephelyet. A legtöbb ERP tartalmaz egy alapszintű szállítási vagy logisztikai modult: ki lehet nyomtatni a szállítólevelet, hozzá lehet rendelni egy fuvarozót, és feladottnak lehet jelölni a küldeményt. Egyszerű műveleteknél – egy-két fuvarozó, főként belföldi csomagok, viszonylag kiszámítható volumen – ez elegendő lehet.

A kihívás akkor kezdődik, amikor a logisztikai működés összetettebbé válik. A legtöbb gyártó és nagykereskedő számára ez észrevétlenül történik, mert a bonyolultság fokozatosan épül fel. Hozzáad egy fuvarozót. Megkezdi a nemzetközi szállítást. Raklapos és LTL-fuvarozást is végez a csomagok mellett. Foglalás előtt össze kell hasonlítani a díjakat. A csapat pedig elkezd táblázatokat vezetni az ERP mellett, mert a rendszer nem egészen azt tudja, amire szükség van.

A szállításkezelő rendszer (TMS) olyan specializált szoftver, amely az áruk fizikai mozgását kezeli. Míg az ERP rögzíti, hogy egy szállítást el kell végezni, a TMS mindent intéz azzal kapcsolatban, hogyan valósul ez meg a gyakorlatban: összehasonlítja a fuvarozói díjakat, megrendeli a szállítást a megfelelő fuvarozónál, előállítja a kaubetikettet és a dokumentumokat, valós időben nyomkövet, és ellenőrzi a fuvarszámlát, amikor megérkezik. Közvetlenül kapcsolódik a fuvarozókhoz API-n vagy EDI-n keresztül, és egyetlen nézetben mutatja a csapatnak az összes aktív küldeményt minden fuvarozónál és szállítási módnál (csomag, LTL, FTL, légi, tengeri) – manuális adatbevitel nélkül. Ismert példák: Cargoson, MercuryGate, Transporeon és Descartes Shipper.

Egyszerűen fogalmazva: az ERP ismeri a vállalkozását. A szállításkezelő rendszer ismeri a küldeményeit.

Bár a legtöbb gyártónak és nagykereskedőnek mindkettőre szüksége van, nem feltétlenül kell egyszerre, és nem azonos mértékben. Az ERP nélkülözhetetlen, mert ez működteti a vállalkozást. A szállításkezelő rendszer nem váltja fel az ERP-t – a két rendszer különböző területeket fed le, és megfelelő összekapcsolás esetén kiválóan együttműködnek. A kérdés az, hogy az ERP-be épített alapszintű szállítási funkciók elegendők-e a jelenlegi logisztikai működéshez, vagy az már elég összetetté vált ahhoz, hogy indokolt legyen egy dedikált szállításkezelő rendszer.

Az öt terület, ahol az ERP szállítási modulja elmarad

1. Több fuvarozós díjösszehasonlítás

A legtöbb ERP szállítási modul lehetővé teszi, hogy fuvarozót rendeljen egy küldeményhez. Arra azonban ritkán képes, hogy foglalás előtt élő díjakat hasonlítson össze különböző fuvarozóktól. Ennek a hiánynak közvetlen költségvonzata van: ha a csapat megszokásból választ egy ismert fuvarozót ahelyett, hogy minden egyes küldeménynél a legköltséghatékonyabb megoldást keresné, feleslegesen fizet többet.

A szállításkezelő rendszer csatlakozik a fuvarozói szerződésekhez, és a foglalás pillanatában összehasonlítható díjakat mutat. Több száz vagy több ezer küldeménynél ez érzékelhető megtakarítást eredményezhet a fuvarköltségekben.

2. Fuvarozói kapcsolódás

Az ERP-gyártóknak nincs üzleti érdekük ahhoz, hogy közvetlen API-kapcsolatokat tartsanak fenn a DHL-lel, a DB Schenkerrel, a DSV-vel, az UPS-szel, a FedEx-szel és más fuvarozókkal. Ezeknek az integrációknak a karbantartása – ahogy a fuvarozói API-k folyamatosan fejlődnek – folyamatos befektetést igényel, amelyet az ERP-szállítók egyszerűen nem tekintenek prioritásnak.

Egy dedikált szállításkezelő rendszer ezzel szemben a fuvarozói hálózatának szélességén és megbízhatóságán áll vagy bukik. Egy jó TMS számos aktív fuvarozói integrációval rendelkezik, és kérésre újakat épít ki. Ha regionális fuvarozót vesz fel, vagy új logisztikai partnerre vált, annak napok kérdésének kell lennie – nem hónapokig tartó IT-projektnek.

3. Valós idejű küldemény-átláthatóság

Az, hogy egy küldeményt feladottnak jelöltek, nem ugyanaz, mint tudni, hogy éppen hol van, menetrend szerint halad-e, és mikor várható a kézbesítés. Az ERP-rendszerek jellemzően arra támaszkodnak, hogy a fuvarozók frissítenek egy státuszmezőt – ez azonban sokszor következetlenül vagy egyáltalán nem történik meg. Az ügyfélszolgálati csapat így kénytelen telefonálni a fuvarozóknak, vagy manuálisan ellenőrizni a portálokat, ami teljesen megkérdőjelezi a rendszer értelmét.

A szállításkezelő rendszer valós időben kéri le a nyomkövetési mérföldköveket közvetlenül a fuvarozóktól, egyetlen nézetben mutatja az összes aktív küldeményt minden fuvarozónál és szállítási módnál, és lehetővé teszi a kivételek jelzését, mielőtt azok ügyfélpanasszá válnának.

4. Fuvarköltség-pontosság és ellenőrizhetőség

A logisztikában az egyik leggyakoribb pénzügyi veszteségforrás a várható és a ténylegesen kiszámlázott összeg közötti eltérés. Iparági kutatások szerint a fuvarszámlázási hibák évente a közepes méretű szállítók teljes fuvarköltségének 3–7%-át teszik ki, és a számlák 22%-a tartalmaz olyan eltérést, amely manuális beavatkozást igényel. A fuvarozók pótdíjakat számítanak fel – üzemanyag, lakóterületi kézbesítés, térfogatsúly-korrekció, csúcsszezon –, és ha nincs szisztematikus módszer a számlák egyeztetésére a megállapodott díjakkal, ezeket a tételeket általában kérdés nélkül elfogadják.

Az ERP-rendszerek rögzítik a számlákat, de ritkán rendelkeznek azzal a fuvardíj-logikával, amely az ellenőrzéshez szükséges. A szállításkezelő rendszer a foglaláskor kiszámítja a várható költséget a tényleges szerződéses díjak alapján – beleértve az összes alkalmazandó pótdíjat. Így amikor megérkezik a számla, azonnal össze lehet vetni azzal, amiben megállapodtak.

5. Szállítási dokumentáció nagy volumenben

Ha szabályozott árukat szállít – például ADR/IMDG veszélyes árukra vonatkozó követelményekkel rendelkező termékeket vagy nemzetközi szállítmányokhoz szükséges exportdokumentumokat –, a szükséges papírmunka manuális elkészítése időigényes, hibalehetőségeket rejt, és megfelelőségi kockázatot jelent. Az ERP dokumentumsablonjai előállíthatnak egy szállítólevelet, de nem arra épültek, hogy kezeljenek feltételes logikát és fuvarozóspecifikus formátumokat, amelyeket a modern fuvardokumentáció megkövetel.

A szállításkezelő rendszer a küldemény paraméterei alapján automatikusan generálja a dokumentumokat: a megfelelő CMR-t közúti fuvarozáshoz, a helyes veszélyes áru nyilatkozatot egy vegyipari szállítmányhoz, a csomagolási listát a szállítmányozó által igényelt formátumban. Így a csapat nem lesz szűk keresztmetszet a raktár és a rakodóterület között.

Érvek a váltás mellett

Az összetett fuvarozói kapcsolatokat és fuvarműveleteket kezelő gyártók, nagykereskedők és kiskereskedők számára a szállításkezelő rendszer vállalati szintű funkcionalitást kínál a hagyományos megoldások töredékének megfelelő költségen és bonyolultsággal. A Gartner becslése szerint a TMS-t bevezető vállalatok éves fuvarköltségük 5–15%-át takarítják meg. Azok a vállalatok tehát, amelyek meglépik a váltást, versenyelőnyre tesznek szert azokkal szemben, akik még mindig manuális folyamatokra vagy elavult helyszíni rendszerekre támaszkodnak. Hatékonyabb és átláthatóbb logisztikai irányítást kapnak, amely közvetlenül hat az ügyfélelégedettségre és a működési költségekre.

Miért illik Cargoson ebbe a résbe?

Ha vállalkozása kinőtte az ERP szállítási moduljának lehetőségeit, érdemes megismerkedni a Cargosonnnal – különösen, ha európai gyártóról vagy nagykereskedőről van szó.

A Cargoson egy modern európai szállításkezelő rendszer, amely hidat épít az összetett vállalati rendszerek és az egyszerű szállítási eszközök között. Kizárólag szállítók számára készült – gyártóknak, nagykereskedőknek és kiskereskedőknek –, és nem szolgál ki fuvarozókat vagy 3PL-eket. Ez a fókusz számít: minden funkciót a körül terveztek, amivel egy gyártóvállalat logisztikai csapata nap mint nap szembesül, nem pedig egy szállítmányozó igényei köré. Egyetlen platformon fedi le a fuvardíj-kezelést, a fuvarozói integrációkat, a szállítás végrehajtását és a nyomkövetést minden szállítási módnál (FTL, LTL, csomag, légi, tengeri és vasúti).

Ahol kiemelkedik:

Fuvarozói kapcsolódás

A Cargoson szállításkezelő rendszere közvetlen API- és EDI-kapcsolatokon keresztül integrálódik a fuvarozókhoz, amelyek automatikusan szinkronizálják a díjakat, a szállítási időket és a nyomkövetési adatokat. Az eredmény megbízhatóbb integráció és szélesebb körű valós lefedettség. Ezeknek az API-kapcsolatoknak nagy része előre elkészített és azonnal használható. Ha olyan fuvarozóval dolgozik, amely még nincs csatlakoztatva, a Cargoson felár nélkül kiépíti az integrációt. A fuvarozói kapcsolódás a termék alapvető része – nem külön számlázható kiegészítő.

Díjkezelés

A fuvardíj-motor bármilyen szerkezetű díjlapot vagy árszerződést kezelni tud, beleértve az összetett pótdíj-logikát, a zónaalapú árazást és az üzemanyag-korrekciókat. Ez az, ami a foglaláskor elvégzett pontos költség-összehasonlítást és az utólagos megbízható számlaellenőrzést a gyakorlatban működővé teszi.

Semlegesség

A Cargoson független platform – nem fuvarozó tulajdonában van. Közvetlenül a saját fuvarozói szerződéseivel dolgozik, ami azt jelenti, hogy a kialkudott díjak az Öné maradnak.

ERP-integráció

A Cargoson előre elkészített integrációkat kínál a főbb vállalatirányítási platformokhoz, mint az SAP, a Microsoft Dynamics 365 Business Central, a NetSuite, az Odoo és más ERP-rendszerek, így a csatlakoztatás folyamata egyszerűbb.

Árazás

A Cargoson havi 199 €-tól indul (a legtöbb vállalatnál néhány száz euró havonta), és nagyobb műveleteknél havi néhány ezer euróig skálázódik. Ez lényegesen kevesebb, mint a hagyományos vállalati szállításkezelő rendszerek bevezetésének költsége, amelyek jellemzően évi öt-hatjegyű összegre rúgnak, még az implementációs költségek beleszámítása előtt.

Támogatás

A közepes méretű gyártók számára, amelyek nem rendelkeznek nagy IT-részleggel a szállítói kapcsolatok kezeléséhez, a támogatás minősége is fontos szempont. A Cargoson ügyfélszolgálatát a felhasználói visszajelzések következetesen valódi megkülönböztető tényezőként emelik ki: gyors reagálási idő és egy csapat, amely hatékonyan és felelősségteljesen oldja meg a problémákat.

Szükség van mindkettőre?

Az ERP kontra TMS kérdést sokan választásként kezelik két lehetőség között. Valójában nem erről van szó. A valódi kérdés az, hogy az ERP szállítási modulja elég mélyen kezeli-e azt a logisztikai működést, amelyet a vállalat végez.

A legtöbb közepes méretű gyártónak és nagykereskedőnek mindkettőre szüksége van. Az ERP kezeli a pénzügyeket, a készletet és a rendeléseket. De soha nem arra tervezték, hogy kezelje az áruk több fuvarozón, szállítási módon és országon átívelő mozgatásának működési összetettségét. A szállításkezelő rendszer nem váltja fel az ERP-t – azt a rést tölti be, amelyet az ERP soha nem volt hivatott betölteni.

Ha még dönt, kezdje azzal, hogy feltérképezi, hol tölt a csapata manuális munkával a szállítási folyamatban. Minden táblázat, minden fuvarozói portál-lap, minden nyomkövetési frissítést kereső e-mail jelzés értékű. Ez a súrlódás időbe kerül, és a legtöbb esetben több pénzbe is, mint gondolná.

Az ERP és a szállításkezelő rendszer együttműködése

A szállításkezelő rendszer bevezetése nem igényli az ERP-ben lévő bárminek az eltávolítását vagy cseréjét. A két rendszer különböző területeket fed le, és megfelelő beállítás esetén tisztán kapcsolódik egymáshoz.

Egy tipikus munkafolyamat így néz ki: az ERP-ben létrejön egy értékesítési rendelés, amely kiváltja a szállítást. A szállítási adatok (címzett, cím, tételek, súlyok, méretek) automatikusan átáramlanak az ERP-ből a szállításkezelő rendszerbe. A TMS-ben a csapat kiválaszt egy fuvarozót és szolgáltatási szintet – szükség esetén összehasonlítva az élő díjakat –, és megrendeli a szállítást. A szállításkezelő rendszer előállítja a kaubetikettet, a dokumentumokat és a nyomkövetési hivatkozást, majd visszaküldi a fuvarköltséget és a nyomkövetési adatokat az ERP-be, hogy a pénzügyi nyilvántartás teljes legyen.

Az ERP továbbra is a rendelés gazdája. A szállításkezelő rendszer a küldeményé. Mindkét rendszer rendelkezik a szükséges információkkal anélkül, hogy bárki újra kellene vigye be az adatokat.

Az integráció nem lehet hosszadalmas IT-projekt. Egy jól megépített szállításkezelő rendszer natív csatlakozókat kínál a főbb ERP-platformokhoz, így a beállítás konfigurálás kérdése, nem egyedi fejlesztésé. Működnie kell a már meglévő fuvarozókkal és kialkudott díjakkal, és hozzáférést kell biztosítania további fuvarozókhoz, ahogy a hálózat bővül.

Mielőtt dönt

A megfelelő szállításkezelő rendszernek egyensúlyt kell teremtenie a funkcionalitás, a használhatóság és a költség között, miközben illeszkedik a konkrét logisztikai követelményekhez. Győződjön meg arról, hogy a rendszer skálázható a küldemény-volumennel, a fuvarozói hálózattal és a felhasználói bázissal együtt, ahogy a vállalkozás növekszik. Az értékelés során tesztelje a saját adataival. A legtöbb szállításkezelő rendszer kínál demókörnyezetet, ahol a szoftver funkcionalitása kipróbálható az elköteleződés előtt. A szállításkezelő rendszer nem olyan szoftver, amelyet könnyedén vált az ember. Szánjon időt arra, hogy alaposan megismerje az összes elérhető lehetőséget, és győződjön meg arról, hogy amit választ, valóban illeszkedik a működéséhez.

Ha a jelek adottak, a Cargoson kézenfekvő következő lépés. A Cargoson nem csupán fuvarozó integrációs szoftver – teljes körű szállításkezelő rendszer, amelyet európai gyártók és nagykereskedők számára fejlesztettek, és amely teljes kontrollt és egységességet biztosít a szállítási folyamatokban. Ez a felhasználóbarát, egyetlen platform zökkenőmentesen integrálódik az ERP-vel, és a munkatársak gyorsan megtanulják használni.

Szeretné látni, hogyan illeszkedik a Cargoson a meglévő ERP mellé?

Foglaljon egy 30 perces, kötelezettségmentes Cargoson-bemutatót