ERP ir TMS: ar jūsų ERP siuntų modulis atitinka jūsų poreikius, ar reikia atskiros transporto valdymo sistemos?

Santrauka per 60 sekundžių

• Jūsų ERP valdo verslą (finansus, atsargas, užsakymus). Ji niekada nebuvo sukurta prekių judėjimo sudėtingumui valdyti.
• Dauguma ERP siuntų modulių atsilieka penkiose pagrindinėse srityse: kelių vežėjų tarifų palyginimas, vežėjų integravimas, siuntų sekimas realiuoju laiku, krovinių sąskaitų tikslumas ir siuntų dokumentacija.
• Transporto valdymo sistema užpildo tą spragą. Ji tvarko viską, kas susiję su jūsų siuntų judėjimu – nuo užsakymo iki sekimo ir sąskaitų patikrinimo.
• Šios dvi sistemos nėra konkurentės. ERP valdo užsakymą, o TMS valdo siuntą. Kartu jos pašalina rankinį duomenų įvedimą ir suteikia visišką matomumą.
• Požymiai, kad jūsų verslas peraugo ERP siuntų modulį: šalia sistemos naudojamos skaičiuoklės, darbuotojai rankiniu būdu tikrina vežėjų portalus, krovinių sąskaitos priimamos be patikrinimo.

Jūs jau naudojate ERP sistemą finansams, pirkimams, atsargoms ir gamybai valdyti – nesvarbu, ar tai SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, Odoo, ar kita platforma. Tačiau kalbant apie siuntų valdymą, daugelis vidutinio dydžio gamintojų ir didmenininkų pradeda abejoti, ar į ERP integruotos logistikos funkcijos yra pakankamos, ar atskira transporto valdymo sistema (TMS) galėtų suteikti pranašumų, apie kuriuos jie dar negalvojo.

Šiame straipsnyje paaiškinama, kaip nustatyti, ar jūsų verslas peraugo ERP siuntų galimybes ir ar jam būtų naudinga turėti atskirą TMS.

Kuo skiriasi ERP ir TMS?

Prieš gilinantis toliau, trumpai apibūdinkime, ką kiekviena sistema daro.

ERP (angl. Enterprise Resource Planning) – tai centrinė sistema, jungianti pagrindines verslo funkcijas: finansus ir apskaitą, pirkimus, atsargas, gamybos planavimą, pardavimo užsakymus ir personalo valdymą. Galima sakyti, kad tai viso jūsų verslo įrašų sistema. Kai klientas pateikia užsakymą, ERP jį seka nuo pasiūlymo iki sąskaitos faktūros. Žinomiausios sistemos – SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite ir Odoo.

Visa tai yra nepaprastai vertinga. Tačiau šiame sąraše nėra nieko, kas susiję su tuo, kaip siunta fiziškai juda, kai palieka jūsų įmonę. Dauguma ERP sistemų turi pagrindinį siuntų arba logistikos modulį: jis leidžia atspausdinti pristatymo dokumentą, priskirti vežėją ir pažymėti siuntą kaip išsiųstą. Paprastoms operacijoms – vienas ar du vežėjai, daugiausia vidaus siuntos, gana nuspėjami kiekiai – to gali pakakti.

Sunkumai prasideda tada, kai logistikos operacijos tampa sudėtingesnės. Daugumai gamintojų ir didmenininkų tai vyksta pamažu, todėl sunku pastebėti. Prijungiamas dar vienas vežėjas. Pradedama siųsti tarptautiniu mastu. Šalia paketų atsiranda padėklai ir LTL kroviniai. Prieš užsakant reikia palyginti tarifus. O komanda pradeda tvarkyti skaičiuokles šalia ERP, nes sistema negali padaryti visko, ko reikia.

Transporto valdymo sistema (TMS) – tai specializuota programinė įranga, skirta fiziniam prekių judėjimui valdyti. Ten, kur ERP užfiksuoja, kad reikia atlikti pristatymą, TMS tvarko viską, kas susiję su tuo, kaip tai iš tikrųjų įvyksta: lygina vežėjų tarifus, užsako pas tinkamą vežėją, generuoja siuntos etiketes ir dokumentus, seka siuntą realiuoju laiku ir patikrina krovinių sąskaitą, kai ji gaunama. Sistema jungiasi tiesiogiai su vežėjais per API arba EDI ir suteikia komandai vieną visų aktyvių siuntų vaizdą – nepriklausomai nuo vežėjo ar transporto rūšies (paketai, LTL, FTL, oras, jūra) – be jokio rankinio duomenų įvedimo. Žinomiausios sistemos – Cargoson, MercuryGate, Transporeon ir Descartes Shipper.

Paprastai tariant: jūsų ERP žino jūsų verslą. Jūsų TMS žino jūsų siuntas.

Nors dauguma gamintojų ir didmenininkų reikalingos abi sistemos, nebūtinai reikia jų abiejų nuo pat pradžių ar vienodai. ERP sistema yra būtina – ji valdo jūsų verslą. TMS jos nepakeičia: abi sistemos apima skirtingas sritis ir puikiai veikia kartu, kai yra sujungtos. Klausimas yra toks: ar pagrindinės siuntų funkcijos, įdiegtos jūsų ERP, pakankamos dabartinei logistikos operacijai, ar ji tapo pakankamai sudėtinga, kad pateisintų atskirą TMS?

Penkios sritys, kuriose ERP siuntų moduliai atsilieka

1. Kelių vežėjų tarifų palyginimas

Dauguma ERP siuntų modulių leidžia priskirti vežėją siuntai. Tačiau jie retai suteikia galimybę palyginti realaus laiko tarifus iš skirtingų vežėjų prieš priimant sprendimą. Ši spraga turi tiesioginę kainą: jei komanda iš įpročio naudoja tą patį vežėją, o ne kiekvienai siuntai parenka ekonomiškiausią variantą, mokate daugiau nei reikia.

TMS jungiasi prie jūsų vežėjų sutarčių ir rodo palyginamus tarifus užsakymo metu. Kai siuntų yra šimtai ar tūkstančiai, tai gali reikšti reikšmingą krovinių išlaidų sumažėjimą.

2. Vežėjų integravimas

ERP tiekėjams nėra komercinės paskatos palaikyti tiesiogines API jungtis su DHL, DB Schenker, DSV, UPS, FedEx ir kitais vežėjais. Šių integracijų atnaujinimas, kintant vežėjų API, reikalauja nuolatinių investicijų, kurių ERP tiekėjai tiesiog neprioritizuoja.

Atskira transporto valdymo sistema, priešingai, gyvuoja arba žlunga priklausomai nuo savo vežėjų tinklo platumo ir patikimumo. Gera TMS turės daug aktyvių vežėjų integracijų ir kurs naujas pagal poreikį. Kai prijungiate regioninį vežėją ar pereinate prie naujo logistikos partnerio, tai turėtų užtrukti kelias dienas, o ne tapti kelių mėnesių IT projektu.

3. Siuntų matomumas realiuoju laiku

Žinoti, kad siunta buvo išsiųsta, – tai ne tas pats, kas žinoti, kur ji yra dabar, ar ji vyksta laiku ir kokia tikėtina pristatymo data. ERP sistemos paprastai remiasi tuo, kad vežėjai atnaujina statuso lauką, tačiau tai dažnai vyksta nereguliariai arba visai nevyksta. Dėl to klientų aptarnavimo komanda turi skambinti vežėjams arba rankiniu būdu tikrinti portalus – o tai panaikina bet kokią sistemos naudą.

TMS traukia sekimo įvykius tiesiogiai iš vežėjų realiuoju laiku, suteikdama komandai vieną visų aktyvių siuntų vaizdą – nepriklausomai nuo vežėjo ar transporto rūšies – ir leidžia pastebėti nukrypimus dar prieš jiems tampant klientų skundais.

4. Krovinių išlaidų tikslumas ir audituojamumas

Vienas dažniausių finansinių nuostolių šaltinių logistikoje – neatitikimas tarp tikėtos ir faktiškai išrašytos sumos. Pramonės tyrimai rodo, kad krovinių sąskaitų klaidos vidutinio dydžio siuntėjams kasmet kainuoja 3–7 % visų krovinių išlaidų, o 22 % sąskaitų turi neatitikimų, reikalaujančių rankinio įsikišimo. Vežėjai prideda papildomus mokesčius (degalų, pristatymo į gyvenamąją vietą, tūrinio svorio koregavimo, piko sezono), ir jei neturite sistemingo būdo tikrinti sąskaitas pagal sutartus tarifus, šie mokesčiai paprastai priimami be jokių klausimų.

ERP sistemos fiksuoja sąskaitas, tačiau retai turi krovinių tarifų logiką, reikalingą joms patikrinti. TMS apskaičiuoja numatomą užsakymo kainą pagal jūsų faktinius sutartinius tarifus, įskaitant visus taikomus papildomus mokesčius. Taigi, kai gaunama sąskaita, galite iš karto palyginti ją su tuo, kas buvo sutarta.

5. Siuntų dokumentacija dideliu mastu

Jei siunčiate reglamentuojamas prekes – pavyzdžiui, prekes, kurioms taikomi ADR/IMDG pavojingų krovinių reikalavimai, arba eksporto dokumentus tarptautinėms siuntoms – reikiamų dokumentų rengimas rankiniu būdu gali būti daug laiko reikalaujantis, klaidų šaltinis ir atitikties rizika. ERP dokumentų šablonai gali sugeneruoti pristatymo dokumentą, tačiau jie nėra pritaikyti sąlyginei logikai ir vežėjų specifiniams formatams, kurių reikalauja šiuolaikinė krovinių dokumentacija.

TMS automatizuoja dokumentų generavimą pagal siuntos parametrus: tinkamas CMR kelių krovinių siuntai, teisingas pavojingų krovinių deklaracija cheminiam kroviniui, pakavimo sąrašas tokiu formatu, kokio reikia jūsų ekspedicijai. Tai reiškia, kad jūsų komanda nebėra kliūtis tarp sandėlio ir pakrovimo doko.

Argumentai pereiti prie TMS

Gamintojams, didmenininkams ir mažmenininkams, valdantiems sudėtingus santykius su vežėjais ir krovinių operacijas, TMS suteikia įmonių lygio sistemos funkcionalumą už dalelę tradicinių kaštų ir sudėtingumo. „Gartner" vertinimu, TMS diegusios įmonės sutaupo 5–15 % metinių krovinių išlaidų. Tai reiškia, kad perėjusios įmonės įgyja konkurencinį pranašumą prieš tas, kurios vis dar remiasi rankiniais procesais arba pasenusiomis vietinėmis sistemomis. Jos gauna efektyvesnį ir skaidresnį logistikos valdymą, kuris tiesiogiai veikia klientų pasitenkinimą ir veiklos sąnaudas.

Kodėl Cargoson tinka šiai spragai užpildyti

Jei jūsų verslas peraugo tai, ką gali pasiūlyti ERP siuntų modulis, verta atidžiau pažvelgti į Cargoson – ypač jei esate gamintojas ar didmenininkas Europoje.

Cargoson – tai moderni europietiška TMS, užpildanti atotrūkį tarp sudėtingų įmonių sistemų ir paprastų siuntų įrankių. Ji sukurta išskirtinai siuntėjams (gamintojams, didmenininkams ir mažmenininkams) ir neaptarnauja vežėjų ar 3PL tiekėjų. Šis fokusas svarbus: kiekviena funkcija sukurta atsižvelgiant į iššūkius, su kuriais gamybos įmonės logistikos komanda susiduria kasdien, o ne į ekspedicijos įmonės poreikius. Sistema apima krovinių tarifų valdymą, vežėjų integravimą, siuntų vykdymą ir sekimą visomis transporto rūšimis (FTL, LTL, paketai, oras, jūra ir geležinkelis) iš vienos platformos.

Kuo ji išsiskiria:

Vežėjų integravimas

Cargoson TMS jungiasi su vežėjais per tiesiogines API ir EDI jungtis, kurios automatiškai sinchronizuoja tarifus, pristatymo laikus ir sekimo informaciją. Rezultatas – patikimesnės integracijos ir platesnis realus aprėptis. Daugelis šių API jungčių jau paruoštos naudoti. Jei dirbate su vežėju, kuris dar neprijungtas, Cargoson sukurs integraciją be papildomo mokesčio. Vežėjų integravimas yra pagrindinis produkto elementas, o ne mokama papildoma paslauga.

Tarifų valdymas

Krovinių tarifų variklis gali apdoroti bet kokią tarifų lapo ar kainoraščio struktūrą, įskaitant sudėtingą papildomų mokesčių logiką, zonų kainodarą ir degalų koregavimus. Būtent tai užtikrina tikslų kaštų palyginimą užsakymo metu ir patikimą sąskaitų patikrinimą vėliau.

Neutralumas

Cargoson yra nepriklausoma platforma, nepriklauso jokiam vežėjui. Jūs dirbate tiesiogiai su savo vežėjų sutartimis, o tai reiškia, kad jūsų derybomis pasiekti tarifai lieka jūsų.

Integracija su ERP

Cargoson siūlo iš anksto paruoštas integracijas su pagrindinėmis verslo programinės įrangos platformomis – SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite, Odoo ir kitomis ERP sistemomis – todėl prijungimo procesas yra paprastesnis.

Kainodara

Cargoson kaina prasideda nuo 199 € per mėnesį (daugumai įmonių – keli šimtai eurų per mėnesį) ir didėja iki kelių tūkstančių eurų per mėnesį didesnėms operacijoms. Tai žymiai mažiau nei tradicinių įmonių TMS diegimų kaina, kuri paprastai siekia penkiaženkles ar šešiaženkles sumas per metus dar prieš įskaičiuojant diegimo išlaidas.

Palaikymas

Vidutinio dydžio gamintojams, neturintiems didelės IT komandos tiekėjų santykiams valdyti, palaikymas taip pat svarbus. Cargoson palaikymas nuolat išskiriamas naudotojų atsiliepimų kaip tikras pranašumas – greiti atsakymo laikai ir komanda, kuri sprendžia problemas greitai ir atsakingai.

Ar reikia abiejų?

Klausimas „ERP ar TMS" dažnai formuluojamas kaip pasirinkimas tarp dviejų variantų. Tačiau taip nėra. Tikrasis klausimas – ar jūsų ERP siuntų modulis yra pakankamai išsamus jūsų vykdomai logistikos operacijai.

Daugumai vidutinio dydžio gamintojų ir didmenininkų reikalingos abi sistemos. ERP valdo jūsų finansus, atsargas ir užsakymus. Tačiau ji niekada nebuvo sukurta operaciniam prekių judėjimo sudėtingumui valdyti – per kelis vežėjus, transporto rūšis ir šalis. TMS nepakeičia ERP. Ji užpildo spragą, kuriai ERP niekada nebuvo skirta.

Jei dar sprendžiate, pradėkite nuo to: pažymėkite, kur jūsų komanda siuntų procese atlieka rankinį darbą. Kiekviena skaičiuoklė, kiekvienas vežėjo portalo langas, kiekvienas el. laiškas, siunčiamas ieškant sekimo atnaujinimo, yra signalas. Šis trintis kainuoja jums laiko ir, daugeliu atvejų, daugiau pinigų, nei suvokiate.

Kaip ERP ir TMS veikia kartu

TMS diegimas nereikalauja nieko šalinti ar keisti jūsų ERP. Abi sistemos apima skirtingas sritis ir, tinkamai sukonfigūruotos, jungiasi sklandžiai.

Tipinis darbo srautas atrodo taip: ERP sukuriamas pardavimo užsakymas, kuris inicijuoja pristatymą. Pristatymo duomenys (gavėjas, adresas, prekės, svoriai, matmenys) automatiškai perduodami iš ERP į TMS. TMS komanda parenka vežėją ir paslaugos lygį, prireikus palygindama realaus laiko tarifus, ir užsako siuntą. TMS sugeneruoja etiketes, dokumentus ir sekimo nuorodą, o krovinių kainą ir sekimo informaciją grąžina į ERP, kad finansinis įrašas būtų išsamus.

Jūsų ERP vis tiek valdo užsakymą. Jūsų TMS valdo siuntą. Abi sistemos turi reikiamą informaciją, o niekas neįveda duomenų pakartotinai.

Integracija neturėtų tapti ilgu IT projektu. Gerai sukurta TMS siūlys natyvias jungtis pagrindinėms ERP platformoms, todėl diegimas yra konfigūravimo, o ne individualaus kūrimo reikalas. Ji turėtų veikti su vežėjais ir derybomis pasiektais tarifais, kuriuos jau turite, ir suteikti prieigą prie papildomų vežėjų, kai jūsų tinklas augs.

Prieš priimdami sprendimą

Tinkama TMS turėtų suderinti funkcionalumą, patogumą ir kainą, atitikdama jūsų konkrečius logistikos reikalavimus. Įsitikinkite, kad ji gali augti kartu su jūsų siuntų kiekiais, vežėjų tinklu ir naudotojų skaičiumi, plečiantis verslui. Vertindami galimybes, išbandykite jas su savo realiais duomenimis. Dauguma transporto valdymo sistemų siūlo demonstracinę aplinką, kurioje galite išbandyti programinės įrangos funkcionalumą prieš priimdami galutinį sprendimą. TMS – ne ta programinė įranga, prie kurios pereinama lengvabūdiškai. Skirkite laiko tinkamai išnagrinėti visas galimas galimybes ir įsitikinkite, kad pasirinkta sistema tikrai atitinka jūsų operacijos veikimo būdą.

Jei signalai yra akivaizdūs, Cargoson yra praktiškas kitas žingsnis. Cargoson – tai ne tik vežėjų integravimo programinė įranga. Tai išbaigta transporto valdymo sistema, sukurta Europos gamintojams ir didmenininkams, suteikianti visišką siuntų procesų kontrolę ir standartizavimą. Ši patogi naudoti viena platforma sklandžiai integruojasi su jūsų ERP, o darbuotojai greitai išmoks ja naudotis.

Norite pamatyti, kaip Cargoson veikia kartu su jūsų esama ERP?

Užsisakykite 30 minučių trukmės Cargoson demonstraciją be jokių įsipareigojimų