ERP vs TMS: zadovoljava li modul za otpremu u vašem ERP-u vaše potrebe ili vam treba namjenski sustav za upravljanje prijevozom?

Sažetak u 60 sekundi

• Vaš ERP upravlja poslovanjem (financijama, zalihama, narudžbama). Nikada nije bio namijenjen upravljanju složenošću fizičkog prijevoza robe.
• ERP moduli za otpremu zakazuju u pet ključnih područja: usporedba cijena prijevoznika, povezivanje s prijevoznicima, praćenje pošiljaka u stvarnom vremenu, točnost prijevoznih faktura i prijevozna dokumentacija.
• Sustav za upravljanje prijevozom popunjava tu prazninu. Pokriva sve aspekte kretanja vaših pošiljaka – od narudžbe do praćenja i provjere faktura.
• Ova dva sustava nisu konkurenti. ERP je vlasnik narudžbe; TMS je vlasnik pošiljke. Zajedno eliminiraju ručni unos podataka i pružaju potpunu preglednost.
• Znakovi da ste prerasli ERP modul za otpremu: tablice u Excelu koje se vode paralelno sa sustavom, zaposlenici koji ručno provjeravaju portale prijevoznika, prijevozne fakture koje se prihvaćaju bez provjere.

Već imate ERP za upravljanje financijama, nabavom, zalihama i proizvodnjom – bilo da je riječ o SAP-u, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuiteu, Odoou ili nekom drugom sustavu. No kada je u pitanju otprema, mnogi srednje veliki proizvođači i veletrgovci počinju se pitati jesu li logističke funkcije ugrađene u njihov ERP dostatne ili bi im namjenski sustav za upravljanje prijevozom (TMS) mogao ponuditi prednosti koje još nisu razmatrali.

Ovaj članak objašnjava kako prepoznati je li vaše poslovanje preraslo mogućnosti ERP-a u području otpreme i bi li vam namjenski TMS mogao biti od koristi.

Koja je razlika između ERP-a i TMS-a?

Prije nego što zaronimo dublje, ukratko ćemo objasniti što svaki od ovih sustava radi.

ERP (Enterprise Resource Planning) je središnji sustav koji povezuje ključne poslovne funkcije: financije i računovodstvo, nabavu, zalihe, planiranje proizvodnje, prodajne narudžbe i upravljanje ljudskim resursima. Zamislite ga kao temeljni evidencijski sustav cijelog vašeg poslovanja. Kada kupac postavi narudžbu, ERP je prati od ponude do fakture. Poznati primjeri uključuju SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite i Odoo.

Sve je to iznimno vrijedno. No ono što nedostaje jest sve što se tiče toga kako se pošiljka fizički premješta nakon što napusti vaše skladište. Većina ERP sustava uključuje osnovni modul za otpremu ili logistiku. On vam omogućuje ispis otpremnice, dodjelu prijevoznika i označavanje pošiljke kao otpremljene. Za jednostavne operacije – jedan ili dva prijevoznika, uglavnom domaće pošiljke, relativno predvidljivi volumeni – to može biti dovoljno.

Izazov nastaje kada vaša logistička operacija postane složenija. Za većinu proizvođača i veletrgovaca to se događa postupno, gotovo neprimjetno. Dodajete prijevoznika. Počinjete otpremati međunarodno. Uz pakete počinjete slati i palete i LTL terete. Trebate usporediti cijene prije narudžbe. I vaš tim počinje voditi Excel tablice paralelno s ERP-om jer ERP jednostavno ne može pokriti sve što im je potrebno.

Sustav za upravljanje prijevozom (TMS) specijalizirani je softver koji upravlja fizičkim kretanjem robe. Dok ERP bilježi da isporuka treba biti obavljena, TMS se brine za sve što se tiče toga kako se ona zapravo odvija: uspoređuje cijene prijevoznika, naručuje prijevoz kod odgovarajućeg prijevoznika, generira kaubetiketete i dokumente, prati pošiljku u stvarnom vremenu te provjerava prijevoznu fakturu kada stigne. Izravno se povezuje s prijevoznicima putem API-ja ili EDI-ja i vašem timu pruža jedinstven pregled svih aktivnih pošiljaka kod svakog prijevoznika i za svaki način prijevoza (paketi, LTL, FTL, zrak, more) – bez ručnog unosa podataka u bilo kojoj fazi. Poznati primjeri uključuju Cargoson, MercuryGate, Transporeon i Descartes Shipper.

Jednostavno rečeno: vaš ERP poznaje vaše poslovanje. Vaš TMS poznaje vaše pošiljke.

Iako većina proizvođača i veletrgovaca treba oba sustava, ne moraju ih nužno imati od prvog dana niti u jednakoj mjeri. ERP je neophodan jer njime pokrećete poslovanje. TMS nije zamjena za ERP – ova dva sustava pokrivaju različita područja i odlično funkcioniraju kada su međusobno povezana. Pitanje je samo je li osnovna funkcionalnost otpreme ugrađena u vaš ERP dostatna za vašu trenutnu logističku operaciju ili je ona postala dovoljno složena da opravda uvođenje namjenskog TMS-a.

Pet područja u kojima ERP moduli za otpremu zakazuju

1. Usporedba cijena više prijevoznika

Većina ERP modula za otpremu omogućuje vam dodjelu prijevoznika pošiljci. Rijetko vam dopuštaju usporedbu cijena različitih prijevoznika u stvarnom vremenu prije nego što odlučite kojeg ćete koristiti. Ta praznina ima izravne financijske posljedice: ako vaš tim iz navike koristi poznatog prijevoznika umjesto da za svaku pošiljku odabere najisplativiju opciju, plaćate više nego što je potrebno.

TMS se povezuje s vašim ugovorima s prijevoznicima i prikazuje usporedive cijene u trenutku narudžbe. Kada je riječ o stotinama ili tisućama pošiljaka, to može rezultirati značajnim smanjenjem prijevoznih troškova.

2. Povezivanje s prijevoznicima

ERP sustavi nemaju poslovni poticaj za održavanje izravnih API veza s DHL-om, DB Schenkerom, DSV-om, UPS-om, FedExom i ostalim prijevoznicima. Održavanje tih integracija aktualnim kako se API-ji prijevoznika razvijaju zahtijeva kontinuirano ulaganje koje ERP dobavljači jednostavno ne smatraju prioritetom.

Namjenski TMS, s druge strane, živi ili propada ovisno o širini i pouzdanosti svoje mreže prijevoznika. Dobar TMS imat će velik broj aktivnih integracija s prijevoznicima i graditi će nove na zahtjev. Kada dodate regionalnog prijevoznika ili prijeđete na novog logističkog partnera, to bi trebalo biti pitanje dana, a ne višemjesečni IT projekt.

3. Vidljivost pošiljaka u stvarnom vremenu

Znati da je pošiljka otpremljena nije isto što i znati gdje se trenutno nalazi, je li na vrijeme ili koji je vjerojatni datum isporuke. ERP sustavi obično se oslanjaju na to da prijevoznici ažuriraju statusno polje, no to se često događa nedosljedno ili uopće ne. Zbog toga vaš tim za korisničku podršku zove prijevoznike ili ručno provjerava portale – što poništava svrhu postojanja sustava.

TMS izravno povlači statusne prekretnice praćenja od prijevoznika u stvarnom vremenu, dajući vašem timu jedinstven pregled svih aktivnih pošiljaka kod svakog prijevoznika i za svaki način prijevoza te omogućujući pravovremeno uočavanje iznimki – prije nego što postanu pritužbe kupaca.

4. Točnost i revizija prijevoznih troškova

Jedan od najčešćih izvora financijskog curenja u logistici jest razlika između iznosa koji ste očekivali platiti i iznosa koji vam je fakturiran. Industrijska istraživanja procjenjuju da greške u prijevoznoj naplati srednje velikim otpremiteljima godišnje koštaju 3–7% ukupnih prijevoznih troškova, pri čemu 22% faktura sadrži iznimke koje zahtijevaju ručnu intervenciju. Prijevoznici dodaju doplate (gorivo, dostava na kućnu adresu, prilagodbe volumetrijske težine, naknade za vršno razdoblje), a ako nemate sustavan način provjere faktura u odnosu na dogovorene cijene, ti se troškovi obično prihvaćaju bez pogovora.

ERP sustavi evidentiraju fakture, ali rijetko imaju logiku prijevoznih cijena potrebnu za njihovu provjeru. TMS izračunava očekivane troškove narudžbe na temelju vaših stvarnih ugovorenih cijena, uključujući sve primjenjive doplate. Kada faktura stigne, odmah je možete usporediti s onim što je dogovoreno.

5. Prijevozna dokumentacija u velikom obimu

Ako otpremate reguliranu robu – primjerice artikle koji podliježu ADR/IMDG propisima o opasnim tvarima ili izvoznu dokumentaciju za međunarodne pošiljke – ručno sastavljanje potrebne dokumentacije može biti vremenski zahtjevno, sklono pogreškama i rizično za usklađenost s propisima. ERP predlošci dokumenata mogu generirati otpremnicu, ali nisu prilagođeni uvjetnoj logici i formatima specifičnim za pojedinog prijevoznika koje moderna prijevozna dokumentacija zahtijeva.

TMS automatizira generiranje dokumenata na temelju parametara pošiljke: odgovarajući CMR za cestovni prijevoz, ispravna deklaracija o opasnim tvarima za kemijsku pošiljku, popis pakiranja u formatu koji zahtijeva vaš špediter. To znači da vaš tim prestaje biti usko grlo između skladišta i rampe za utovar.

Argumenti za prelazak

Za proizvođače, veletrgovce i trgovce na malo koji upravljaju složenim odnosima s prijevoznicima i prijevoznim operacijama, TMS pruža funkcionalnost poslovnog sustava po djeliću tradicionalnih troškova i složenosti. Gartner procjenjuje da tvrtke koje implementiraju TMS uštede 5–15% godišnjih prijevoznih troškova. To znači da tvrtke koje naprave taj korak stječu konkurentsku prednost nad onima koje se još uvijek oslanjaju na ručne procese ili zastarjele lokalne sustave. Dobivaju učinkovitije i transparentnije upravljanje logistikom koje izravno utječe na zadovoljstvo kupaca i operativne troškove.

Zašto Cargoson popunjava tu prazninu

Ako je vaše poslovanje preraslo ono što ERP modul za otpremu može podnijeti, Cargoson je vrijedan razmatranja – posebno ako ste proizvođač ili veletrgovac u Europi.

Cargoson je moderan europski TMS koji premošćuje jaz između složenih poslovnih sustava i jednostavnih alata za otpremu. Izgrađen je isključivo za otpremitelje (proizvođače, veletrgovce i trgovce na malo) i ne služi prijevoznicima ni 3PL-ovima. Taj fokus je važan: svaka je funkcionalnost osmišljena oko izazova s kojima se logistički tim u proizvodnoj tvrtki svakodnevno suočava, a ne oko potreba špeditera. Pokriva upravljanje prijevoznim cijenama, integracije s prijevoznicima, izvršenje pošiljaka i praćenje za sve načine prijevoza (FTL, LTL, paketi, zrak, more i željeznica) s jedne platforme.

Po čemu se ističe:

Povezivanje s prijevoznicima

Cargosonov TMS integrira se s prijevoznicima putem izravnih API i EDI veza koje automatski sinkroniziraju cijene, vremena prijevoza i informacije o praćenju. Rezultat su pouzdanije integracije i šira pokrivenost u praksi. Mnoge od tih API veza su unaprijed izgrađene i spremne za korištenje. Ako surađujete s prijevoznikom koji još nije povezan, Cargoson će izgraditi integraciju bez dodatnih troškova. Povezivanje s prijevoznicima temeljni je dio proizvoda, a ne naplativa nadogradnja.

Upravljanje cijenama

Motor za upravljanje prijevoznim cijenama može obraditi bilo kakvu strukturu cjenika ili ugovorenih cijena, uključujući složenu logiku doplata, zonsko određivanje cijena i prilagodbe za gorivo. Upravo to omogućuje točnu usporedbu troškova pri narudžbi i pouzdanu provjeru faktura naknadno.

Neutralnost

Cargoson je neovisna platforma koja nije u vlasništvu nijednog prijevoznika. Radite izravno s vlastitim ugovorima s prijevoznicima, što znači da vaše pregovorene cijene ostaju vaše.

Integracija s ERP-om

Cargoson nudi unaprijed izgrađene integracije s glavnim poslovnim softverskim platformama kao što su SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite, Odoo i drugi ERP sustavi, što proces povezivanja čini jednostavnijim.

Cijene

Cargoson počinje od 199 € mjesečno (nekoliko stotina eura mjesečno za većinu tvrtki) i raste do nekoliko tisuća eura mjesečno za veće operacije. To je znatno manje od troškova tradicionalnih implementacija poslovnih TMS sustava, koje obično iznose pet do šest znamenki godišnje – prije nego što se uračunaju troškovi implementacije.

Podrška

Za srednje velike proizvođače bez velikog IT odjela koji bi upravljao odnosima s dobavljačima, podrška je također važna. Cargosonova podrška redovito se ističe u korisničkim recenzijama kao stvarna razlikovna prednost – s brzim vremenima odgovora i timom koji probleme rješava brzo i odgovorno.

Trebate li oba sustava?

Pitanje ERP vs TMS često se postavlja kao izbor između dvije mogućnosti. No nije tako. Pravo pitanje je je li ERP modul za otpremu dovoljno snažan za logističku operaciju koju vodite.

Za većinu srednje velikih proizvođača i veletrgovaca trebate oba. Vaš ERP vodi vaše financije, zalihe i narudžbe. No nikada nije bio osmišljen za upravljanje operativnom složenošću premještanja robe kroz više prijevoznika, načina prijevoza i zemalja. TMS ne zamjenjuje vaš ERP – popunjava prazninu koju ERP nikada nije bio namijenjen ispuniti.

Ako još uvijek razmišljate, počnite mapiranjem mjesta gdje vaš tim troši ručni napor u procesu otpreme. Svaka tablica u Excelu, svaka kartica portala prijevoznika, svaki e-mail kojim se traži ažuriranje praćenja – sve su to signali. To trenje košta vas vremena i, u većini slučajeva, više novca nego što ste svjesni.

Kako ERP i TMS funkcioniraju zajedno

Implementacija TMS-a ne zahtijeva uklanjanje ili zamjenu ičega u vašem ERP-u. Ova dva sustava pokrivaju različita područja i čisto se povezuju kada su pravilno postavljeni.

Tipičan tijek rada izgleda ovako: prodajna narudžba kreira se u ERP-u, što pokreće isporuku. Podaci o isporuci (primatelj, adresa, artikli, težine, dimenzije) automatski teku iz ERP-a u TMS. U TMS-u vaš tim odabire prijevoznika i razinu usluge, po potrebi uspoređujući cijene u stvarnom vremenu, te naručuje prijevoz. TMS generira naljepnice, dokumente i referentni broj praćenja te vraća prijevozne troškove i informacije o praćenju u ERP kako bi financijska evidencija bila potpuna.

Vaš ERP i dalje je vlasnik narudžbe. Vaš TMS je vlasnik pošiljke. Oba sustava imaju informacije koje su im potrebne, a nitko ne mora ponovno unositi podatke.

Integracija ne bi trebala biti dugotrajan IT projekt. Dobro izgrađen TMS nudit će izvorne konektore za glavne ERP platforme, tako da je postavljanje stvar konfiguracije, a ne prilagođenog razvoja. Trebao bi raditi s prijevoznicima i pregovorenim cijenama koje već imate te vam pružiti pristup dodatnim prijevoznicima kada vaša mreža naraste.

Prije nego što odlučite

Pravi TMS trebao bi uravnotežiti funkcionalnost, upotrebljivost i troškove uz usklađenost s vašim specifičnim logističkim zahtjevima. Pobrinite se da može rasti zajedno s vašim volumenima pošiljaka, mrežom prijevoznika i brojem korisnika kako vaše poslovanje raste. Kada procjenjujete opcije, testirajte s vlastitim stvarnim podacima. Većina sustava za upravljanje prijevozom nudi demo okruženja u kojima možete isprobati funkcionalnost softvera prije nego što se obvežete. TMS nije softver koji se mijenja olako. Uzmite si vremena da temeljito razumijete sve dostupne opcije prije obvezivanja i pobrinite se da ono što odaberete zaista odgovara načinu na koji vaša operacija funkcionira.

Ako su signali prisutni, Cargoson je praktičan sljedeći korak. Cargoson nije samo softver za integraciju prijevoznika – to je potpun sustav za upravljanje prijevozom izgrađen za europske proizvođače i veletrgovce koji nudi potpunu kontrolu i standardizaciju vaših procesa otpreme. Ova jednostavna za korištenje, jedinstvena platforma besprijekorno se integrira s vašim ERP-om, a vaši zaposlenici brzo će naučiti kako je koristiti.

Želite vidjeti kako Cargoson funkcionira uz vaš postojeći ERP?

Rezervirajte 30-minutnu Cargoson demonstraciju bez obveze