ERP vs TMS: Riittääkö ERP-järjestelmäsi kuljetusmoduuli vai tarvitsetko erillisen kuljetuksenhallintajärjestelmän?

Tiivistelmä

• ERP hallinnoi liiketoimintaasi – taloutta, varastoa ja tilauksia. Sitä ei ole koskaan suunniteltu hallitsemaan tavaroiden liikkumisen monimutkaisuutta.
• ERP-järjestelmien kuljetusmoduulit jäävät puutteellisiksi viidellä keskeisellä osa-alueella: usean kuljetusliikkeen hintavertailu, kuljetusliikkeiden integraatiot, reaaliaikainen seuranta, rahtikulujen oikeellisuuden tarkistus ja kuljetusdokumentaatio.
• Kuljetuksenhallintajärjestelmä täyttää tämän aukon. Se hoitaa kaiken lähetysten liikkumiseen liittyvän – tilaamisesta seurantaan ja laskujen tarkistamiseen.
• Nämä kaksi järjestelmää eivät kilpaile keskenään. ERP omistaa tilauksen, TMS omistaa lähetyksen. Yhdessä ne poistavat manuaalisen tietojen syöttämisen ja tarjoavat täyden näkyvyyden.
• Merkkejä siitä, että olet kasvanut ulos ERP:n kuljetusmoduulista: järjestelmän rinnalla pyörii erillisiä taulukoita, henkilöstö tarkistaa kuljetusliikkeiden portaaleja manuaalisesti ja rahtilasku hyväksytään ilman tarkistusta.

Käytössäsi on jo ERP-järjestelmä – olipa se SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, Odoo tai jokin muu – talouden, hankintojen, varaston ja tuotannon hallintaan. Kuljetusten osalta monet keskisuuret valmistus- ja tukkukauppayritykset alkavat kuitenkin pohtia, riittävätkö ERP:iin sisäänrakennetut logistiikkatoiminnot vai tarjoaisiko erillinen kuljetuksenhallintajärjestelmä (TMS) sellaisia etuja, joita ei ole vielä otettu huomioon.

Tässä artikkelissa käydään läpi, miten tunnistaa, onko yrityksesi kasvanut yli ERP:n kuljetusominaisuuksien ja hyötyisikö se erillisestä kuljetuksenhallintajärjestelmästä.

Mitä eroa on ERP:llä ja TMS:llä?

Ennen kuin mennään syvemmälle, käydään lyhyesti läpi, mitä kumpikin järjestelmä tekee.

ERP (Enterprise Resource Planning) on keskeinen järjestelmä, joka yhdistää liiketoimintasi ydintoiminnot: talouden ja kirjanpidon, hankinnat, varastonhallinnan, tuotannonsuunnittelun, myyntitilaukset ja henkilöstöhallinnon. Se on koko liiketoimintasi tietojen hallintajärjestelmä. Kun asiakas tekee tilauksen, ERP seuraa sitä tarjouksesta laskutukseen. Tunnettuja esimerkkejä ovat SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite ja Odoo.

Kaikki tämä on erittäin arvokasta. Listasta puuttuu kuitenkin kokonaan se, miten lähetys liikkuu sen jälkeen, kun se on lähtenyt tiloistasi. Useimmissa ERP-järjestelmissä on peruskuljetus- tai logistiikkamoduuli, jonka avulla voi tulostaa lähetysluettelon, määrittää kuljetusliikkeen ja merkitä lähetyksen lähetetyksi. Yksinkertaisissa toiminnoissa – yksi tai kaksi kuljetusliikettä, pääasiassa kotimaan pakettilähetykset, suhteellisen ennustettavat volyymit – tämä saattaa riittää.

Haasteet alkavat, kun logistiikkaoperaatio monimutkaistuu. Useimmille valmistajille ja tukkukauppiaille tämä tapahtuu huomaamatta, sillä monimutkaisuus kasvaa vähitellen. Lisäät kuljetusliikkeen. Alat toimittaa kansainvälisesti. Alat kuljettaa lavoja ja LTL-rahtia pakettien rinnalla. Sinun täytyy vertailla hintoja ennen tilauksen tekemistä. Ja tiimisi alkaa ylläpitää erillisiä taulukoita ERP:n rinnalla, koska ERP ei aivan pysty tekemään kaikkea tarvittavaa.

Kuljetuksenhallintajärjestelmä (TMS) on erikoistunut ohjelmisto, joka hallinnoi tavaroiden fyysistä liikkumista. Siinä missä ERP kirjaa, että toimitus on tehtävä, TMS hoitaa kaiken sen toteuttamiseen liittyvän: kuljetusliikkeiden hintojen vertailun, tilauksen tekemisen oikealle kuljetusliikkeelle, lähetysetikettien ja -dokumenttien luomisen, lähetyksen reaaliaikaisen seurannan ja rahtilaskun tarkistamisen sen saapuessa. Se yhdistyy suoraan kuljetusliikkeisiin API:n tai EDI:n kautta ja antaa tiimillesi yhtenäisen näkymän kaikista aktiivisista lähetyksistä kaikkien kuljetusliikkeiden ja kuljetusmuotojen (paketit, LTL, FTL, lento, meri) yli ilman manuaalista tietojen syöttämistä missään vaiheessa. Tunnettuja esimerkkejä ovat Cargoson, MercuryGate, Transporeon ja Descartes Shipper.

Yksinkertaisesti sanottuna: ERP tuntee liiketoimintasi. TMS tuntee lähetyksesi.

Vaikka useimmat valmistajat ja tukkukauppiaat tarvitsevat molempia, niitä ei välttämättä tarvita heti alusta alkaen tai yhtä suuressa mittakaavassa. ERP on välttämätön, koska se pyörittää liiketoimintaasi. TMS ei korvaa ERP:tä – ne kattavat eri osa-alueet ja toimivat erinomaisesti yhdistettynä. Kysymys on siitä, riittävätkö ERP:iin sisäänrakennetut peruskuljetusominaisuudet nykyiseen logistiikkaoperaatioosi, vai onko toiminta kasvanut riittävän monimutkaiseksi perustelemaan erillisen kuljetuksenhallintajärjestelmän hankinnan.

Viisi osa-aluetta, joilla ERP:n kuljetusmoduuli jää puutteelliseksi

1. Usean kuljetusliikkeen hintavertailu

Useimmat ERP:n kuljetusmoduulit mahdollistavat kuljetusliikkeen määrittämisen lähetykselle. Reaaliaikaisten hintojen vertailu eri kuljetusliikkeiden välillä ennen päätöksentekoa on kuitenkin harvoin mahdollista. Tällä puutteella on suora kustannusvaikutus: jos tiimi käyttää tuttua kuljetusliikettä tottumuksesta sen sijaan, että valitsisi kustannustehokkaimman vaihtoehdon kullekin lähetykselle, maksat enemmän kuin on tarpeen.

Kuljetuksenhallintajärjestelmä yhdistää kuljetussopimuksesi ja näyttää vertailukelpoiset hinnat tilausvaiheessa. Satojen tai tuhansien lähetysten kohdalla tämä voi johtaa merkittävään rahtikustannusten alenemiseen.

2. Kuljetusliikkeiden integraatiot

ERP-toimittajilla ei ole kaupallista kannustinta ylläpitää suoria API-yhteyksiä DHL:n, DB Schenkerin, DSV:n, UPS:n, FedExin ja muiden kuljetusliikkeiden kanssa. Näiden integraatioiden pitäminen ajan tasalla kuljetusliikkeiden API:en kehittyessä vaatii jatkuvaa investointia, jota ERP-toimittajat eivät yksinkertaisesti priorisoi.

Erillinen kuljetuksenhallintajärjestelmä sen sijaan elää ja kuolee kuljetusliikeverkostonsa laajuuden ja luotettavuuden mukaan. Hyvällä järjestelmällä on runsaasti aktiivisia kuljetusliikkeiden integraatioita, ja se rakentaa uusia pyydettäessä. Kun lisäät alueellisen kuljetusliikkeen tai vaihdat uuteen logistiikkakumppaniin, sen pitäisi olla päivien eikä kuukausien IT-projekti.

3. Reaaliaikainen lähetysseuranta

Tieto siitä, että lähetys on lähtenyt matkaan, ei kerro, missä se on juuri nyt, onko se aikataulussa tai mikä on todennäköinen toimituspäivä. ERP-järjestelmät luottavat tyypillisesti siihen, että kuljetusliikkeet päivittävät tilatietoja – mutta tämä tapahtuu usein epäjohdonmukaisesti tai ei lainkaan. Tällöin asiakaspalvelutiimi päätyy soittelemaan kuljetusliikkeille tai tarkistamaan portaaleja manuaalisesti, mikä kumoaa koko järjestelmän tarkoituksen.

Kuljetuksenhallintajärjestelmä hakee seurannan välietapit suoraan kuljetusliikkeiltä reaaliajassa, antaa tiimillesi yhtenäisen näkymän kaikista aktiivisista lähetyksistä kaikkien kuljetusliikkeiden ja kuljetusmuotojen yli ja mahdollistaa poikkeamien havaitsemisen ennen kuin ne muuttuvat asiakasvalituksiksi.

4. Rahtikustannusten oikeellisuus ja tarkistettavuus

Yksi yleisimmistä taloudellisen vuodon lähteistä logistiikassa on ero odotetun ja laskutetun summan välillä. Alan tutkimusten mukaan rahtilaskujen virheet maksavat keskisuurille lähettäjille 3–7 % vuotuisista rahtikustannuksista, ja 22 % laskuista sisältää poikkeamia, jotka vaativat manuaalista käsittelyä. Kuljetusliikkeet lisäävät lisämaksuja – polttoainelisiä, asuinaluetoimitusmaksuja, tilavuuspainon muutoksia, sesonkilisiä – ja ellei sinulla ole järjestelmällistä tapaa tarkistaa laskuja sovittuja hintoja vasten, nämä kulut hyväksytään yleensä kyseenalaistamatta.

ERP-järjestelmät tallentavat laskut, mutta niissä on harvoin rahtihintalogiikkaa niiden tarkistamiseen. Kuljetuksenhallintajärjestelmä laskee tilauksen odotetut kustannukset käyttäen todellisia sopimushintojasi, mukaan lukien kaikki sovellettavat lisämaksut. Kun lasku saapuu, voit välittömästi verrata sitä sovittuun.

5. Kuljetusdokumentaatio mittakaavassa

Jos toimitat säänneltyjä tavaroita – esimerkiksi ADR/IMDG-vaarallisten aineiden vaatimuksia tai kansainvälisten lähetysten vientidokumentaatiota edellyttäviä tuotteita – tarvittavien asiakirjojen luominen manuaalisesti on aikaa vievää, altis virheille ja voi vaarantaa vaatimustenmukaisuuden. ERP:n dokumenttipohjat voivat tuottaa lähetysluettelon, mutta ne eivät ole suunniteltu nykyaikaisen rahtidokumentaation edellyttämään ehdolliseen logiikkaan ja kuljetusliikekohtaisiin formaatteihin.

Kuljetuksenhallintajärjestelmä automatisoi dokumenttien luomisen lähetysparametrien perusteella: oikea CMR maantiekuljetukselle, asianmukainen vaarallisten aineiden ilmoitus kemikaalilähetykselle, pakkauslista huolintaliikkeesi tarvitsemassa muodossa. Tiimisi lakkaa olemasta pullonkaula varaston ja lastausalueen välillä.

Perustelut siirtymiselle

Valmistajille, tukkukauppiaille ja vähittäiskauppiaille, jotka hallitsevat monimutkaisia kuljetusliikesuhteita ja rahtioperaatioita, kuljetuksenhallintajärjestelmä tarjoaa suuryritystasoisen toiminnallisuuden murto-osalla perinteisistä kustannuksista ja monimutkaisuudesta. Gartnerin arvioiden mukaan TMS:n käyttöönottavat yritykset säästävät 5–15 % vuotuisista rahtikustannuksistaan. Siirtyminen antaa kilpailuedun niitä vastaan, jotka edelleen luottavat manuaalisiin prosesseihin tai vanhentuneisiin paikallisiin järjestelmiin. Se tarjoaa tehokkaamman ja läpinäkyvämmän logistiikanhallinnan, joka vaikuttaa suoraan asiakastyytyväisyyteen ja operatiivisiin kustannuksiin.

Miksi Cargoson sopii tähän aukkoon

Jos yrityksesi on kasvanut yli ERP:n kuljetusmoduulin mahdollisuuksien, Cargoson on tutustumisen arvoinen – erityisesti jos olet valmistaja tai tukkukauppias Euroopassa.

Cargoson on moderni eurooppalainen kuljetuksenhallintajärjestelmä, joka silloittaa kuilun monimutkaisten suuryritysjärjestelmien ja yksinkertaisten lähetystyökalujen välillä. Se on rakennettu yksinomaan lähettäjille – valmistajille, tukkukauppiaille ja vähittäiskauppiaille – eikä palvele kuljetusliikkeitä tai 3PL-toimijoita. Tällä fokusoitumisella on merkitystä: jokainen ominaisuus on suunniteltu valmistusyrityksen logistiikkatiimin päivittäisten haasteiden ympärille, ei huolintaliikkeen tarpeiden mukaan. Se kattaa rahtihintahallinnan, kuljetusliikkeiden integraatiot, lähetysten toteutuksen ja seurannan kaikissa kuljetusmuodoissa (FTL, LTL, paketit, lento, meri ja raide) yhdeltä alustalta.

Missä se erottuu edukseen:

Kuljetusliikkeiden integraatiot

Cargosonin kuljetuksenhallintajärjestelmä integroituu kuljetusliikkeisiin suorien API- ja EDI-yhteyksien kautta, jotka synkronoivat automaattisesti hinnat, toimitusajat ja seurantatiedot. Tuloksena ovat luotettavammat integraatiot ja laajempi käytännön kattavuus. Monet näistä API-yhteyksistä ovat valmiiksi rakennettuja ja heti käytettävissä. Jos käytät kuljetusliikettä, jota ei vielä ole yhdistetty, Cargoson rakentaa integraation ilman lisäkustannuksia. Kuljetusliikkeiden integraatiot ovat tuotteen ydinosa, ei laskutettava lisäpalvelu.

Hintahallinta

Rahtihintamoottori käsittelee minkä tahansa rakenteen mukaisen hinnastoarkin tai hinnoittelusopimuksen, mukaan lukien monimutkaiset lisämaksulogiiikat, vyöhykepohjaiset hinnoittelut ja polttoainekorjaukset. Tämä on se, mikä mahdollistaa tarkan kustannusvertailun tilausvaiheessa ja luotettavan laskujen tarkistuksen jälkikäteen.

Puolueettomuus

Cargoson on riippumaton alusta, eikä se ole kuljetusliikkeen omistama. Teet töitä suoraan omien kuljetussopimustesi kanssa, mikä tarkoittaa, että neuvottelemasi hinnat pysyvät sinun hallinnassasi.

ERP-integraatio

Cargoson tarjoaa valmiit integraatiot tärkeimpiin liiketoimintaohjelmistoihin, kuten SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite, Odoo ja muut ERP-alustat, mikä tekee yhdistämisestä yksinkertaisempaa.

Hinnoittelu

Cargosonin hinta alkaa 199 eurosta kuukaudessa (useimmille yrityksille muutamia satoja euroja kuukaudessa) ja skaalautuu muutamiin tuhansiin euroihin kuukaudessa suuremmille toimijoille. Tämä on huomattavasti vähemmän kuin perinteisten suuryritysten kuljetuksenhallintajärjestelmien toteutuskustannukset, jotka tyypillisesti nousevat viisi- tai kuusinumeroisiin lukuihin vuodessa ennen käyttöönottokustannuksia.

Tuki

Keskisuurille valmistajille, joilla ei ole suurta IT-osastoa toimittajasuhteiden hallintaan, tuki on myös tärkeää. Cargosonin tuki nostetaan käyttäjäarvosteluissa toistuvasti esiin aitona erottavana tekijänä: nopeat vasteajat ja tiimi, joka ratkaisee ongelmat nopeasti ja vastuullisesti.

Tarvitsetko molemmat?

ERP vs TMS -kysymys esitetään usein kahden vaihtoehdon välisenä valintana. Se ei ole sitä. Kysymys on siitä, onko ERP:n kuljetusmoduuli riittävän syvällinen pyörittämääsi logistiikkaoperaatioon.

Useimmille keskisuurille valmistajille ja tukkukauppiaille tarvitaan molemmat. ERP pyörittää talouttasi, varastoasi ja tilauksiasi. Mutta sitä ei ole koskaan suunniteltu hallitsemaan tavaroiden liikkumisen operatiivista monimutkaisuutta useiden kuljetusliikkeiden, kuljetusmuotojen ja maiden yli. Kuljetuksenhallintajärjestelmä ei korvaa ERP:tä – se täyttää aukon, jota ERP ei ole koskaan ollut tarkoitettu täyttämään.

Jos olet vielä harkintavaiheessa, aloita kartoittamalla, mihin manuaaliseen työhön tiimisi käyttää aikaa kuljetusprosessissa. Jokainen taulukko, jokainen kuljetusliikkeen portaalivälilehti, jokainen seurantapäivitystä jahtaava sähköposti on merkki. Tämä kitka maksaa sinulle aikaa ja useimmissa tapauksissa enemmän rahaa kuin arvaatkaan.

Näin ERP ja TMS toimivat yhdessä

Kuljetuksenhallintajärjestelmän käyttöönotto ei edellytä minkään poistamista tai korvaamista ERP:ssä. Nämä kaksi järjestelmää kattavat eri alueet ja yhdistyvät sujuvasti, kun ne on asianmukaisesti konfiguroitu.

Tyypillinen työnkulku näyttää tältä: ERP:ssä luodaan myyntitilaus, joka käynnistää toimituksen. Toimitustiedot – vastaanottaja, osoite, tuotteet, painot, mitat – siirtyvät automaattisesti ERP:stä kuljetuksenhallintajärjestelmään. TMS:ssä tiimisi valitsee kuljetusliikkeen ja palvelutason, vertailee tarvittaessa reaaliaikaisia hintoja ja tekee lähetystilauksen. Kuljetuksenhallintajärjestelmä luo etiketit, dokumentit ja seurantaviitteen sekä palauttaa rahtikustannuksen ja seurantatiedot takaisin ERP:hen, jotta taloudellinen kirjanpito on täydellinen.

ERP omistaa edelleen tilauksen. Kuljetuksenhallintajärjestelmä omistaa lähetyksen. Molemmilla on tarvitsemansa tiedot ilman, että kukaan syöttää samoja tietoja uudelleen.

Integraation ei pitäisi olla pitkä IT-projekti. Hyvin rakennettu kuljetuksenhallintajärjestelmä tarjoaa valmiit liittimet tärkeimmille ERP-alustoille, joten käyttöönotto on konfigurointia eikä räätälöityä kehitystyötä. Sen pitäisi toimia jo käytössäsi olevien kuljetusliikkeiden ja neuvottelemiesi hintojen kanssa ja antaa pääsy lisäkuljetusliikkeisiin verkoston kasvaessa.

Ennen päätöstä

Oikean kuljetuksenhallintajärjestelmän tulisi tasapainottaa toiminnallisuus, käytettävyys ja kustannukset samalla kun se vastaa erityisiä logistiikkavaatimuksiasi. Varmista, että se skaalautuu lähetysvolyymien, kuljetusliikeverkoston ja käyttäjämäärän kasvaessa liiketoimintasi kehittyessä. Arviointivaiheessa testaa omalla datallasi. Useimmat kuljetuksenhallintajärjestelmät tarjoavat demoympäristöjä, joissa voit testata ohjelmiston toiminnallisuutta ennen sitoutumista. Kuljetuksenhallintajärjestelmää ei vaihdeta kevyin perustein – käytä aikaa kaikkien saatavilla olevien vaihtoehtojen perusteelliseen arviointiin ja varmista, että valitsemasi ratkaisu todella sopii operaatiosi toimintatapaan.

Jos merkit ovat olemassa, Cargoson on käytännöllinen seuraava askel. Cargoson ei ole pelkkä kuljetusliikkeiden integrointiohjelmisto – se on täydellinen kuljetuksenhallintajärjestelmä, joka on rakennettu eurooppalaisille valmistajille ja tukkukauppiaille ja tarjoaa täydellisen hallinnan ja standardoinnin kuljetusprosesseihisi. Tämä helppokäyttöinen, yhtenäinen alusta integroituu saumattomasti ERP:si kanssa, ja henkilöstösi oppii käyttämään sitä nopeasti.

Haluatko nähdä, miten Cargoson toimii nykyisen ERP:si rinnalla?

Varaa 30 minuutin maksuton Cargoson-demo