Hvernig á að skrifa TMS útboðsskjal: Reynsla okkar [+ 5 ókeypis sniðmát]

Við svörum flutningsstjórnunarkerfi útboðsskjölum (Request for Proposal) vikulega. Sum eru ánægjuleg að vinna í gegnum. Önnur eru lærdómsrík um hvað ekki á að gera.

Þessi grein er það sem ég myndi byggja upp ef ég væri að keyra TMS val frá grunni í dag. Hún byggir á útboðsskjölum sem við höfum svarað, mynstrum sem endurtaka sig þvert á fyrirtæki og greinar, hvað flest þeirra innihalda og hvaða algengar villur við sjáum.

Ef þú ert sérfræðingur í innkaupum mun flest þetta líða kunnuglegt. Vonandi sparar eitthvað af þessu þér að minnsta kosti einn óþarfa skýringarferli.

Hvað er TMS útboðsskjal?

TMS útboðsskjal (Request for Proposal) er skipulagt skjal sem þú sendir til lánardrottna flutningsstjórnunarkerfa. Það lýsir flutningsrekstri þínum og biður hvern og einn um að leggja til hvernig kerfi þeirra myndi takast á við hann — á grundvelli sömu krafna. Tilgangurinn er samanburðarhæfni. Sömu spurningar, sama snið, sama samhengi, þannig að það sem berst til baka má setja hlið við hlið í stað þess að lesa sem fimm aðskildar sölukynninar.

Þú þarft ekki alltaf á þessu að halda. Útboðsskjal borgar sig þegar ákvörðunin er flókin, eða þegar þú þarft að réttlæta hana gagnvart öðrum innan fyrirtækisins. Ef flutningsreksturinn er einlægur nægja vörukynning og símtal við nokkra lánardrottna.

Þarftu í raun að keyra formlegt TMS flutningsútboð?

Að fara úrskeiðis hér er dýrasta mistökin í öllu TMS valsferlinu. Ákveddu þetta áður en þú gerir nokkuð annað.

Þetta snýst um hversu flókinn flutningsreksturinn þinn er — ekki hversu stórt fyrirtækið þitt er.

Keyrðu skipulegt TMS flutningsútboð ef þú sendir vörur frá nokkrum staðsetningum, notar margar flutningslegar og þarft kerfið til að tengjast ERP kerfinu þínu. Þá þarftu alla lánardrottna hlið við hlið þannig að ekkert mikilvægt fari í gegnum. Lánardrottnar tengjast flutningsaðilum á mjög mismunandi hátt. Einn kallar það „innbyggt", næsti beinir því í leyni í gegnum einhvern annan. Í lauslegu ferli muntu ekki uppgötva það fyrr en eftir að þú hefur skrifað undir. Of seint.

Slepptu formlegu útboðsskjalinu ef þú rekur eina staðsetningu með fáum flutningsaðilum og veist nú þegar hvað þú þarft. Af hverju? Vegna þess að um leið og þú keyrir útboð hefur þú sett þig í verðflokk stórfyrirtækja. 2–3 góðar kynningar með markvissum spurningum gefa þér oft betra kerfi, ódýrara og hraðar. Segðu þessum 2–3 lánardrottnum hvað þú sendir og hvað þú ert að reyna að leysa, og biðjaðu þá síðan um að sýna þér það í lifandi kerfi þeirra. Þú veist svarið innan klukkustundar. Og ef þú sendir aðallega pakka frekar en bretti eða farm, þarftu kannski ekki fullt TMS yfirleitt — fjölflutningshugbúnaður er annar, léttari flokkur sem er hannaður fyrir það.

Vertu því heiðarlegur við sjálfan þig um hvort þú þarft á þessu að halda áður en þú byrjar. Að keyra útboð sem þú þurftir ekki á að halda er hægasta og dýrasta leiðin til að kaupa TMS.

Að keyra útboð sem þú þurftir ekki á að halda er hægasta og dýrasta leiðin til að kaupa TMS.

Enn ein viðvörun ef þú ferð í fullt útboðsferli. Ferli sem er þungt af stjórnunarfræðilegu máli, aðferðafræðilegum ramma og kröfum um fast verð tekur vikur að svara, og lánardrottnarnir sem geta tekist á við þann kostnað eru gjarnan þeir stóru og rótgrónu. Þannig getur nútægt, sveigjanlegra kerfi sem myndi í raun þjóna þér betur verið síað út áður en þú sérð einu sinni kynningu.

Markmið þitt er að finna réttu lausnina fyrir þig. Hannaðu ferlið í kringum það — ekki í kringum það að stjórna ferlinu sjálfu.

TMS útboðsferli í 9 skrefum

TMS val þarf ekki að vera flókið. En það þarf skýra röð. Slepptu skrefum og þú greiðir fyrir það síðar — venjulega við innleiðingu, þegar forsendur sem hefðu átt að vera skýrðar snemma verða dýrar óvæntar uppákomur.

Vel framkvæmt tekur þetta 8 til 12 vikur. Minna fyrir einfaldan umfang, og það þarf sjaldan meira.

Hér er röðin sem virkar:

1. Markaðsskoðun. Áður en þú skrifar eina einustu kröfu skaltu eyða tíma í að skilja hvað er í boði. TMS markaðurinn hefur þróast mikið á síðustu fimm árum: það eru góðar vettvangslausnir fyrir stórfyrirtæki, góðar lausnir fyrir meðalstór fyrirtæki og raunverulega hæfar nútægar SaaS flutningsstjórnunarlausnir sem voru ekki til fyrir fimm árum. Smíðaðu langlista með 5–8 TMS lánardrottnum sem þykist þess virðir að nálgast.
2. Þagnarskyldusamningur (NDA). Sendu hann snemma. Þú munt deila rekstrarlegum gögnum eins og magntölum, nöfnum flutningsaðila og upplýsingum um innri kerfi, og undirritaður þagnarskyldusamningur áður en útboðsskjalið fer út er staðlað verklag sem verndar báðar hliðar.
3. RFI (valfrjálst). Stutt beiðni um upplýsingar er skynsamleg ef langlisti þinn er breiður og þú vilt sía áður en þú fjárfestir í fullu útboðsferli. Haltu því við eina blaðsíðu: bakgrunnur fyrirtækis, lykilhæfni, gróft verðbil. Nóg til að þrengja listann án þess að biðja lánardrottna um að skrifa ritgerðir.
4. Útboðsskjal (RFP). Kjarnaskjalið. Það gefur hverjum lánardrottni það sem hann þarf til að leggja fram nákvæma tillögu. Meira um þetta í næsta kafla.
5. Spurningagluggi. Hafðu alltaf einn með. Lánardrottnar munu hafa spurningar, og svörin bæta oft hverja einustu tillögu sem þú færð. Keyrðu hann skriflega og deildu öllum spurningum og svörum með öllum lánardrottnum samtímis. Það heldur ferlinu hreinu og samanburðarhæfu.
6. Þrenging og kynningar. Gefðu skriflegum tillögum stig og bjóddu síðan 2–3 lánardrottnum í kynningar. Kynning á að innihalda lifandi sýningu á kerfinu sem byggir á raunverulegum notkunartilvikum þínum — ekki almenna kynningu. Ef lánardrottinn getur ekki sýnt þér þitt dæmi í kerfinu sínu er það gagnleg upplýsing.
7. Önnur lota (ef þörf krefur). Fyrir flókna ákvörðun er dýpri fundur sem einblínir á sértæk atriði eins og öryggi, samþættingu og viðskiptakjör þess virði. Skipuleggðu hann ekki nema þú hafir raunverulegar spurningar eftir.
8. Ákvörðun og samningur. Náðu samstöðu innan fyrirtækisins áður en þú semur. Þekktu það sem þú verður að hafa, þær málamiðlanir sem þú getur sætt þig við og þær línur sem þú munt ekki fara yfir.
9. Innleiðing. Þetta lýkur ekki við undirskrift. Bestu niðurstöður útboðsferla hafa innleiðingaráætlun sem er samþykkt áður en samningurinn er undirritaður.

Tímalína TMS útboðsferlis sem þú getur afritað

Gróf lengd eftir umfangi:

• Ein einföld staðsetning: 6 til 8 vikur (þú þarft hugsanlega ekki fullt útboðsferli).
• Margar staðsetningar + ERP samþætting: 8 til 12 vikur.
• Alþjóðlegt, fjölþátta, flókin samþætting: 12 til 20 vikur, líklega með tvær kynningarlotur.

Sæktu tímalínusniðmát útboðsferlis (.docx)

Hvað á að vera í útboðsskjalinu þínu

Útboðsskjalið er mikilvægasta tækið þitt í þessu ferli. Gott útboðsskjal framkvæmir stóran hluta matsvinnunnar fyrir þig, svo haltu því einbeittum. Þétt 10 blaðsíðna útboðsskjal slær 30 blaðsíðna skjal sem reynir að ná yfir allt.

1. Kynningarbréf og markmið

Ein blaðsíða. Hverjir þið eruð, hvað þið eruð að leita að, af hverju núna. Haltu því hlutlægu. Lánardrottnar þurfa ekki stefnuyfirlýsingu — þeir þurfa að skilja rekstrarlegt vandamál þitt.

2. Tímalína

Skýr dagskrá með raunverulegum dagsetningum: útboðsskjal sent, lokafrestur spurningagluggans, skilafresti tillagna, kynningartímabil, ákvörðun. Lánardrottnar skipuleggja svarsviðleitni sína í kringum þetta. Óljósar tímalínur gefa þér óljósar tillögur.

3. Bakgrunnur fyrirtækis og rekstur

Hér falla flest útboðsskjöl stuttar, og þetta er munurinn á samanburðarhæfum tillögum og skýringarferli. Lýstu ekki bara fyrirtækinu þínu — lýstu flutningsrekstrinum þínum. Hversu margar staðsetningar. Hversu margar lögaðilar. Hvaða flutningslegar (pakki, LTL, FTL, flug, sjór, lestarfarmur). Hvaða svæði. Áætlaðar magntölur. Núverandi kerfi. Hvað „gott" lítur út eins og breytist einnig eftir geira — kröfurnar fyrir rafeindatækni, vélar, efni eða prentun og umbúðir framleiðenda eru ekki þær sömu. Þetta er samhengið sem lánardrottnar þurfa til að gefa nákvæma tillögu. Ef þú gefur ekki nægar upplýsingar hér muntu eyða tveimur vikum í að svara skýringarspurningum sem hefðu alveg getað verið forðaðar. Þetta fær sinn eigin kafla hér að neðan.

4. Virknikröfur

Tafla yfir hvað kerfið þarf að geta gert, forgangsraðað eftir mikilvægi: verður að hafa / ætti að hafa / gott að hafa (Excel er fínt). Biðjaðu lánardrottna um að svara hverri kröfu með þekjustigi þeirra: a) innbyggt, b) þriðji aðili, c) sérsniðið, eða d) ekki stutt. Þetta er það sem gerir tillögur samanburðarhæfar. Meira um hvernig á að byggja þennan lista hér að neðan.

5. Matsviðmið

Segðu lánardrottnum hvernig þú munt taka ákvörðunina: virkni, verð, innleiðingaraðferð, tilvísanir, öryggi, teymi. Deildu vægingunni ef þú ert tilbúinn. Því gagnsærra sem þú ert, þeim mun betri tillögur færðu.

6. Verðlíkan

Biðjaðu um fulla sundurliðun: áskrift, innleiðing, færslugjöld, þjónusta, annað. Biðjaðu um dæmi um reikning ef mögulegt er. Verðuppbygging er mjög mismunandi milli lánardrottna, og falinn kostnaður hefur þá venju að koma fram seint. Reyndu að finna það út snemma.

7. Svarsnið

Segðu lánardrottnum nákvæmlega hvernig þú vilt að tillagan sé uppbyggð, og ef þú gefur þeim sniðmát skaltu krefjast þess að þau séu notuð. Samanburðarhæfar tillögur spara þér daga við mat, og sniðið er alfarið í þínum höndum.

Sæktu útboðsskjal sniðmátið til að byrja með fulla uppbygginguna hér að ofan:

Sæktu útboðsskjal sniðmát (.docx)

Rekstrarleg samhengi sem flest TMS útboðsskjöl sleppa — og af hverju það skiptir mestu máli

Þetta er kaflinn sem ég vildi að sérhver höfundur TMS útboðsskjals myndi lesa fyrst.

Við svörum mörgum TMS flutningsútboðum. Næstum sérhver tillaga sem við skrifum þarf skýringarferli, og það er sjaldan vegna þess að kröfurnar voru óljósar. Það er vegna þess að rekstrarlegt samhengi var ekki til staðar: magntölur, uppbygging staðsetninga, yfirlit yfir flutningsaðila, núverandi kerfi.

Útboðsskjöl sem þurfa fulla skýringarferli eiga næstum alltaf eitt sameiginlegt:

Við höfum séð fyrirtæki eyða vikum í að smíða matsviðmið og kröfulista, og senda síðan útboðsskjal sem nefnir ekki hversu margar vörusendingar þau vinna á mánuði.

Án þess giska lánardrottnar. Og þegar þeir giska koma tillögurnar til baka sem almenn svör, verðið er ekki endanlegt og það er ekkert fast til að bera saman.

Til dæmis þarf alþjóðlegur framleiðandi með 10 vöruhús og SAP algjörlega aðra tillögu en einstaklingsdreifari sem rekur flutning sinn á töflureiknum. Ef lánardrottinn getur ekki greint hvort þú ert annað hvort þeirra, varast hann sig, og þú endar með tillögur sem skuldbinda sig til einskis.

Lagfæringin tekur einn síðdegisstund. Svaraðu þessum tíu spurningum í útboðsskjalinu áður en það fer út.

1. Skipulag og umfang. Hversu margir lögaðilar og staðsetningar eru í umfangi? Er innleiðingin samhliða eða í áföngum? Hversu sjálfstætt starfa staðsetningar — aðskildir samningar við flutningsaðila, aðskilin teymi?
2. Magntölur vörusendinga. Mánaðarlegar og daglegar sendingartölur á hverja staðsetningu, meðaltal og hámark. Hvers konar árstíðabundin sveiflur. Hlutfall á milli inn- og útflutnings.
3. Skipting eftir flutningslegu. Hvert hlutfall er pakki, LTL, FTL, flug, sjór? Hvaða flutningslegar eru að vaxa? Hverjar eru rekstrarlega mikilvægastar?
4. Yfirlit yfir flutningsaðila. Hversu margir flutningsaðilar á hverja staðsetningu og flutningslegu? Samnýttir milli staðsetninga eða stjórnað staðbundið? Einhverjir stefnumótandi flutningsaðilar sem þarf að forgangsraða, eða flutningsaðilar sem viðskiptavinir hafa tilnefnt og þú getur ekki breytt?
5. Landafræði og viðskiptaleiðir. Hvaða svæði eru í umfangi? Hvaða leiðir skipta mestu máli: innanlands, yfir landamæri, milli heimsálfa? Lykilhafnir eða flutningsmiðstöðvar?
6. Núverandi staða. Hvernig eru vörusendingar skipulagðar, pantaðar og raktar í dag? Í ERP, töflureiknum, gáttum flutningsaðila, tölvupósti? Hverjar eru helstu sársaukapunktar í núverandi ferli?
7. Fjárhagsleg uppbygging. Hver greiðir fyrir flutning — einn lögaðili eða fleiri? Einhver reikningsnúmer þriðja aðila eða viðskiptavina? Hvernig er farmkostnaður skráður og staðfestur í dag?
8. Viðskiptamódel. B2B, B2C? Ef blandað, hlutfallið. Rekstrar- og kerfiskröfurnar eru nokkuð frábrugðnar.
9. Samþættingarlandslag. Hvaða kerfi þurfa að tengjast TMS: ERP, WMS, CRM? Einhverjar núverandi samþættingar flutningsaðila sem þarf að viðhalda? Hversu sjálfvirkt þarf það að vera frá fyrsta degi?
10. Tímalína og takmarkanir. Er til markmið um gangsetningu? Einhver innri tímamörk — lok fjárhagsárs, háannatími, kerfisflutninga — sem hafa áhrif á dagskrána?

Ekkert af þessu er erfitt að skrifa niður. En það breytir öllu um það sem berst til baka.

Sæktu gátlista rekstrarlegra upplýsinga til að breyta þessum tíu spurningum í útfyllingartöflu sem þú setur beint inn í útboðsskjalið þitt:

Sæktu gátlista rekstrarlegra upplýsinga (.docx)

Hvernig á að skrifa virknikröfur fyrir TMS

Virknikröfur eru hjarta útboðsskjalsins. Gerðu þær rétt og þú færð skýra, samanburðarhæfa mynd af því hvað hver lánardrottinn getur og getur ekki gert. Gerðu þær rangt og þú gætir eytt vikum í að afkóða svör sem öll segja „já".

Markmið þitt er ekki lengsti listinn. Það er heiðarlegasti listinn.

Forgangsraðaðu án miskunnar: verður að hafa, ætti að hafa, gott að hafa

Ekki er allt sem þú vilt jafn mikilvægt. Notaðu þrjá flokka og haltu þig við þá:

1. Verður að hafa (M): ófrávíkjanlegt. Lánardrottinn sem getur ekki uppfyllt þetta er úr leik, hvað sem hann annars hefur upp á að bjóða.
2. Ætti að hafa (S): mikilvægt, en þú getur lifað með bráðabirgðalausn eða loforð um lausn á næstunni.
3. Gott að hafa (N): gott að vita um, en það kemur á eftir öllu hér að ofan.

Flestir listar hafa allt of margt sem „verður að hafa". Ef allt er mikilvægt er ekkert það. Vertu heiðarlegur um hvað myndi í raun koma í veg fyrir að kerfið virki fyrir þig, og merktu aðeins þau atriði sem „verður að hafa".

Biðjaðu lánardrottna um að flokka þekju virkni: innbyggt / þriðji aðili / sérsniðið

Fyrir hverja kröfu skaltu láta þá svara með einu af þessum:

Þessi dálkur er þar sem tillögur vinna eða tapa trausti þínu. Lánardrottinn sem svarar heiðarlega og skrifar ekki stutt þar sem það á við sýnir þér hvernig hann mun haga sér sem samstarfsaðili. Lánardrottinn sem svarar innbyggt við öllu er líka að segja þér eitthvað mikilvægt.

Vertu nákvæmur í spurningunni

„Styður kerfið verðlagningu flutningsaðila?" gefur þér gagnslaust „já". „Getur kerfið reiknað farmverð fyrir hvern flutningsaðila, þar á meðal þá sem hafa enga verðlagningar-API, og sýnt þá hlið við hlið á hverja vörusendingu?" gefur þér eitthvað sem þú getur í raun metið.

Hvar lýkur ERP og hvar byrjar TMS?

Ein algengasta uppspretta ruglings í mati á flutningsstjórnunarkerfum er hvar TMS lýkur og ERP byrjar.

Fjárhagslegar aðgerðir eins og bókhaldskóðun, landaðar kostnaðarreikningar og farmendurskoðun eru oft meðhöndlaðar á ERP hliðinni, þar sem TMS sendir gögnin til ERP. Það er eðlilegt og oft rétta uppsetningin. En það verður að vera skýrt. Þegar lánardrottinn svarar „meðhöndlað í gegnum ERP samþættingu" á einhverri kröfu sem þú verður að hafa, skaltu grafa í nákvæmlega hvað það þýðir fyrir innleiðinguna þína — og hver byggir hana.

Tilgreindu markmið, ekki tæknilega lausn

Lýstu því sem þú þarft að ná fram, ekki hvernig kerfið á tæknilega að ná því. Of nákvæmar tæknilegar kröfur útiloka góðar lausnir af röngum ástæðum. Gefðu lánardrottnum rými til að sýna þér betri leið en þá sem þú hafðir í huga, vegna þess að stundum hafa þeir eina.

30 lína listi af heiðarlegum, forgangsröðuðum kröfum mun segja þér meira en 150 lína töflureikningur þar sem allt er mikilvægt og allir lánardrottnar hafa hakað við allt.

Byrjunarset af TMS kröfum til að aðlaga

Flestir sem eru að gera þetta í fyrsta skipti vilja forskot á listann sjálfan, svo hér er dæmisett úr reynslu okkar, þegar flokkað, sem þú getur aðlagað að rekstri þínum. Fullur listi er hægt að sækja í stigagjafablaðið hér að neðan — þetta er nóg til að sjá lögun þess.

Sæktu stigagjafablað virknikrafna, þegar smíðað með forgangsröðun og þekjudálki á hvern lánardrottin:

Sæktu stigagjafablað virknikrafna (.docx)

Hvernig á að bera saman kostnað TMS og smíða þriggja ára líkan

„Hvað kostar flutningsstjórnunarkerfi?" er spurningin sem kaupendur vilja mest fá svarað og lánardrottnar elska að forðast. En áskriftargjaldið er sjaldan lokaverðið þitt. Fyrir meðalstóran, fjölstaðsettan sendanda getur innleiðing og samþætting jafnvel ráðið meiru um heildarkostnað yfir þrjú ár en mánaðargjaldið, og það er línan sem lánardrottnar eru óljósastir um. Þannig er kunnáttan hér að skipuleggja spurninguna þannig að svörin komi til baka samanburðarhæf og raunverulegur kostnaður sé sýnilegur.

Sem gróft viðmið heldur skýjabyggt TMS fyrir meðalstór fyrirtæki á bilinu nokkur hundruð til nokkur þúsund evrur á mánuði, á meðan hefðbundin stórfyrirtækjakerfi fara frá tugum þúsunda upp í yfir milljón á ári, með innleiðingu sem getur náð sex eða sjö stafa tölu. Þetta er breitt bil, sem er nákvæmlega ástæðan fyrir því að samanburðarhæft líkan skiptir meira máli en ein tala. Til að fá tilfinningu fyrir hvað raunverulegir TMS lánardrottnar rukka, sjá rannsókn okkar á helstu TMS lánardrottnum.

Verðþættir TMS

Næstum sérhvert TMS tilboð er einhver blanda af þessum:

Smíðaðu þriggja ára kostnaðarlíkan áður en þú berð saman

TMS lánardrottinn sem lítur ódýr út á áskrift getur reynst dýrastur þegar innleiðing, gjöld á hverja færslu og þjálfun flutningsaðila eru meðtalin. Keyrðu hvern lánardrottin í gegnum sama líkanið:

Kostnaður yfir 3 ár = innleiðing + (árleg áskrift × 3) + (gjald á hverja sendingu × árleg magntala × 3) + þjónusta + væntanleg viðbót vegna flutningsaðila og samþættinga.

Notaðu raunverulegar magntölur þínar, ekki snyrtilegt dæmi lánardrottins. Þessi ein tafla hefur tilhneigingu til að endurraða þrengingalistanum.

Fylgstu með mismunandi verðþáttum, ekki bara grunngjaldinu

Sumir lánardrottnar setja lágt áskriftarverð og fá það aftur í gegnum færslugjöld eða gjöld á hvern flutningsaðila. Það er ekki sjálfkrafa slæmt, en það breytir því hverjir eru ódýrastir þegar þú vex. Ef magn þitt er að aukast getur líkan á hverja sendingu farið framúr flötu gjaldi fljótt. Biðjaðu um dæmi um reikning og áskriftarskilmálana þannig að þú sért að bera saman það sem þú munt í raun greiða, ekki fyrirsagnartölu.

Ein spurning sem þykist þess virði að leggja fyrir hvern lánardrottin: eru nýjar samþættingar flutningsaðila innifaldar, eða eru þær reikningsfærðar í hvert skipti? Sumar TMS vettvangslausnir rukka 5.000–10.000 evrur fyrir hverja nýja samþættingu flutningsaðila og taka mánuði, aðrar byggja nýjar samþættingar án viðbótarkostnaðar. Fyrir meðalstóran sendanda sem bætir við flutningsaðilum yfir árin getur þetta eitt svar fært þriggja ára heildarkostnað meira en áskriftarlínan mun nokkurn tíma gera.

Hvernig á að meta TMS tillögur umfram verð

Tillögurnar eru komnar. Þær líta allar sæmilegar út, flestar segja já við kröfunum þínum og verðið er á svipuðu bili. Hvað nú?

Þetta er punkturinn þar sem teymi falla hljóðlega aftur á verð, vegna þess að allt annað líður erfiðara að bera saman. Gerðu það ekki. Hér er það sem í raun aðskilur þær.

1. Tengsl við flutningsaðila.

Fyrir TMS er tenging við flutningsaðila grunnurinn. Hvernig tengist lánardrottinn í raun við flutningsaðila — í gegnum beinar API/EDI samþættingar, milliliðasamtök þriðja aðila, eða alls ekki (tölvupóstur og PDF pantanir óháð tæknilegum getu þeirra)? Hvað gerist þegar þú þarft flutningsaðila sem þeir styðja ekki enn, hversu langan tíma tekur það og hvað kostar það?

Lánardrottinn með djúpar, beinar tengingar við flutningsaðila er annars eðlis en sá sem beinir öllu í gegnum millilið. Þú finnur muninn í áreiðanleika pantana, gæðum rakningar og hvort þú getur bætt við flutningsaðila án þess að opna nýjar viðskiptasamningaviðræður í hvert skipti.

2. Samræming á þjónustustigi flutningsaðila — þetta skiptir meira máli en flestir gera sér grein fyrir.

Flutningsaðilar eru ekki jafnir í stafrænum getu. Sumir hafa háþróaðar API sem ná yfir rauntímaverðlagningu, ETA spá, staðfestingu á heimilisfangi, útgáfu merkimiða og nákvæmar rakningaratburðir. Aðrir senda þér staðfestingu á pöntun með tölvupósti og þar lýkur samskiptum. Flest flutningsaðilanet hafa báðar gerðirnar samtímis.

Þetta verður vandinn þinn um leið og þú tengir ERP eða WMS við TMS. Ef samþætting þín gerir ráð fyrir fullum gagnasetti frá hverjum flutningsaðila — staðfestingu á pöntun, rakningartengil, merkimiða, kostnaðarmat — en sumir flutningsaðilar geta ekki veitt það, færðu undantekningar, handvirkar bráðabirgðalausnir og gat í gögnum þínum. Einn veikur flutningsaðili brýtur samræmi í öllu verkflæðinu.

Það eru tvær leiðir sem mismunandi flutningsstjórnunarkerfi takast á við þetta, og það er þess virði að ákveða hvora þú vilt áður en þú lest eina einustu tillögu:

• Þynnra TMS sendir áfram hvað sem hver flutningsaðili veitir, og það verður þitt vandamál að takast á við götin í ERP eða í handvirkri vinnu. Einfaldari samþætting, fleiri undantekningar sem þú þarft að meðhöndla.
• TMS sem normalíserar gögnin og fyllir götin sjálft: reiknar farmverð úr upphlaðnum farmverðslista þínum þegar engin verðlagningar-API er til staðar; metur afhendingartíma þegar flutningsaðili veitir enga ETA; gefur út merkimiða þegar flutningsaðili getur það ekki; þegar þeir hafa enga rakningu leyfir það flutningsaðilum þínum að slá inn rakningaratburði handvirkt, og fleira. Hugbúnaðurinn fyllir götin í tæknilegum getu flutningsaðila þinna, og ERP þitt sér eina samræmda uppbyggingu.

Þegar þú metur tillögur skaltu spyrja lánardrottna beint: hvernig meðhöndlið þið flutningsaðila með takmarkaðar stafrænar getu? Svarið segir þér mjög margt um hversu þroskað vettvangurinn þeirra er í raun.

3. Heiðarleiki um samþættingu.

Gefðu gaum að því hvernig lánardrottnar lýsa umfangi samþættingarinnar (hver gerir hvað). Tillaga sem segir beint „þróun á ERP hlið er á þínum höndum, hér er hvað við veitum og hvernig við styðjum það" er trúverðugri en sú sem gefur í skyn „óaðfinnanlega samþættingu" án þess að útskýra hvorn aðilann meðhöndlar hvaða hluta samþættingarinnar (þig eða þá). Óvæntar samþættingarfærslu eru ein algengasta ástæðan fyrir því að TMS verkefni fara yfir tíma og fjárhagsáætlun.

4. Innleiðingaraðferð.

Stigskipt aðferð — handvirk rekstrarstaðfesting fyrst og sjálfvirkni á eftir — er venjulega minni áhætta en stór-bang ræsing. Þú getur staðfest að kerfið virki fyrir raunverulegt verkflæði þitt áður en þú byggir allan reksturinn á það. Frá okkar hlið borðsins hafa lánardrottnar sem leggja þetta til án þess að vera beðnir um það venjulega upplifað óþægilega gangsetningu áður. Þeir sem bjóða upp á fulla sjálfvirkni frá fyrsta degi hafa oft ekki gert það.

5. Tilvísanir

Biðjaðu um tilvísanir frá fyrirtækjum með svipaðan rekstur, ekki bara svipað stærð eða starfsmannafjölda. Tilvísun frá einstaklingsdreifara er ekki sérstaklega gagnleg ef þú rekur fjölstaðsetta framleiðslustarfsemi með SAP samþættingu. Og spurðu markvissar spurningar: „Hvernig gekk þjálfun flutningsaðila?" „Hvernig gekk samþættingarferlið?" „Hvað gerðist þegar eitthvað virkaði ekki eins og búist var við?"

6. Tillagan sjálf.

Hvernig TMS lánardrottinn svarar útboðsskjalinu þínu er forskoðun á því hvernig hann mun haga sér sem samstarfsaðili þinn. Svaraði hann spurningum þínum beint, eða pakkaði öllu inn í fyrirvara? Benti hann heiðarlega á götin, eða krafðist fullrar þekju á hverri kröfu? Sýndi hann að hann skildi reksturinn þinn, eða sendi hann þér lítið eitt breytta útgáfu af staðlaðri kynningu sinni?

Tillaga sem viðurkennir ekki stutt á tveimur stöðum og útskýrir af hverju er þess virði meira en sú sem segir já við öllu. Þú munt finna sannleikann hvort sem er. Betra er að finna hann við mat en við gangsetningu.

Sæktu matsfylki lánardrottna til að gefa stigagjöf á lánardrottna eftir vegnum viðmiðum:

Sæktu matsfylki lánardrottna (.docx)

Kynningarlota TMS lánardrottna

Skrifleg tillögur segja þér hvað lánardrottinn heldur fram. Kynningar segja þér hvort hann getur staðið við það.

Á þessum tímapunkti ættir þú að hafa þrengingarlista með 2–3 lánardrottnum. Markmið kynningarlotunar er að setja tillöguna undir raunverulegan þrýsting og sjá hvort kerfið virkar gegn raunverulegum aðstæðum þínum.

Biðjaðu um lifandi sýningu, ekki kynningu

Kynning er æfð röð sem sýnir kerfið á besta mögulega hátt. Lifandi sýning er þegar þú segir „sýndu mér hvernig þú myndir meðhöndla þessa vörusendingu, úr vöruhúsi okkar í Hollandi, með flutningsaðila okkar, á samningsbundnu verði okkar," og fylgist með því sem gerist í raun.

Undirbúðu 2–3 raunverulegar aðstæður úr eigin rekstri áður en fundurinn fer fram: staðlað útsendingarverkefni, vörusending sem þarf spot tilboð og eitthvað óþægilegt eins og seinkuð vörusending eða flutningsaðili sem veitir enga rakningu. Þegar lánardrottinn heldur áfram að beina aftur að slegnum kynningu í stað þess að keyra aðstæður þínar er það svarið þitt þar og þá.

Gakktu í saumana á götunum

Sérhver TMS tillaga hefur þær. Farðu beint að þeim hlutum þar sem lánardrottinn svaraði að hluta eða þar sem þú ert í vafa, og dveldu þar. Leyfðu þeim ekki að renna aftur yfir í eitthvað sem virkar fallega. Hvernig virkar þetta nákvæmlega? Hver gerir hvað? Hvað gerist þegar það virkar ekki eins og búist var við?

Fáðu réttu fólkið í herbergið

Á hlið TMS lánardrottins ættu þeir sem kynna að vera þeir sem munu í raun vinna að innleiðingunni þinni — ekki bara söluteymið. Biðjaðu um það sérstaklega. Á þinni hlið skaltu koma með einhvern úr upplýsingatækni (ef samþætting er í umfangi) og að minnsta kosti einn einstakling sem mun í raun nota kerfið á hverjum degi. Þeir spyrja annarra spurninga en innkaup gera, og þú vilt báðar spurningasetturnar spyrðar.

Önnur lota, aðeins ef þörf krefur

Fyrir flókna ákvörðun er annar fundur sem einblínir á sértæk efni þess virði. Dæmi um efni til að fara yfir:

• Öryggi og persónuvernd — biðjaðu um skýrslu um öryggisprófanir eða öryggissskjöl ef upplýsingatækni- eða öryggishópur þinn krefst þess
• Samþættingararkitektúr — tæknilegur fundur milli upplýsingatækniteymis þíns og lánardrottins
• Viðskiptakjör — farðu í gegnum samninginn, verklýsinguna og forsendur línu fyrir línu áður en þú ferð í formlegar samningaviðræður

Pantaðu hann ekki bara til að endurtaka fyrsta fundinn með fleiri fólki í herberginu. Annaðhvort leysir hann sértækar opnar spurningar, eða á hann sér ekki stað.

Staðfestu skuldbindingar skriflega

Allt sem lánardrottinn skuldbindur sig til í herberginu sem er ekki í skriflegri tillögu þarf að vera staðfest skriflega áður en þú heldur áfram. Munnlegar skuldbindingar lifa ekki af samningaviðræður. Ef TMS lánardrottinn segir „já, við getum gert það" um eitthvað mikilvægt skaltu senda tölvupóst sama dag og biðja hann um að staðfesta.

TMS samningur og verklýsing: hvað á að athuga áður en þú skrifar undir

Þú hefur valið lánardrottin þinn. Flest teymi „anda léttilega" á þessum tímapunkti. Ég mæli með að þú gerir það ekki, vegna þess að hér er þar sem smáatriðin sem allir fóru yfir á yfirborðinu við mat verða hljóðlega vandinn þinn.

Náðu samstöðu innan fyrirtækisins áður en þú semur

Þekktu það sem þú verður að hafa, þær málamiðlanir sem þú getur sætt þig við og þær línur sem þú munt ekki fara yfir áður en samtalið hefst. Að breyta kröfum á miðjum samningaviðræðum kostar tíma, eyðir trausti og missir þér stundum TMS lánardrottin sem þú vildir í raun. Leysðu það upp innan fyrirtækisins fyrst, og semdu síðan.

Skildu hvað þú ert að kaupa: SaaS, ekki leyfi

Nútægar TMS vettvangslausnir eru SaaS áskriftir, ekki hugbúnaðarleyfi. Þú ert að gerast áskrifandi að þjónustu sem lánardrottinn hýsir, viðheldur og uppfærir — þú ert ekki að kaupa kerfi beint. Það breytir því hvað samningurinn þarf að ná yfir: áskriftarskilmálar, uppsögn, eignarréttur á gögnum og útflutningsréttur, skuldbindingar um upptíma, svartímar þjónustu. Staðlaðar innkaupasniðmát voru ekki skrifuð fyrir þetta líkan, svo gakktu úr skugga um að þitt hafi náð í takt við það.

Verklýsingin skiptir jafn miklu máli og samningurinn

Verklýsingin tilgreinir hvað er afhent, af hverjum og hvenær: stillingar á reikningi, þjálfun flutningsaðila, samþættingaraðstoð, þjálfun og samþykktarskilyrðin sem segja að innleiðingin sé í raun lokið. Ef það er ekki í verklýsingunni er það ekki innifalið, sama hvað var sagt á fundi eða í tölvupósti. Lestu forsendurnar sérstaklega vandlega. Þar er umfangið skilgreint með fyrirvara. Ef flutningsaðilalisti þinn reynist stærri en tilgreint, eða ERP þitt þarf óstaðlað samþættingarsnið, ákveður forsendurnar hvort það er stutt samtal eða verðlögð breytingarbeiðni.

Vertu skýr um hvað er utan umfangs

Sérsniðin þróun, þjálfun á staðnum, gagnaflutningur, samþættingarvinna á kerfum þínum, breytingar á hlið flutningsaðila. Þetta er venjulega verðlagt sérstaklega. Að fá þetta á pappír áður en þú skrifar undir fjarlægir algengasta og forðanlegasta uppsprettu núnings við innleiðingu: tvær hliðar sem gerðu sér báðar ráð fyrir að eitthvað annað væri innifalið.

Samþykktu innleiðingaráætlunina áður en þú skrifar undir

Ekki á eftir. Forgangsröðun flutningsaðila, tímalína stillinga, tímamörk samþættingar, skilyrði fyrir gangsetningu — gerðu upp allt þetta á meðan þú hefur enn svigrúm. Lánardrottinn sem getur ekki gefið þér skýra innleiðingaráætlun á samningsstigi er að segja þér eitthvað sem þú vilt vita áður en þú skuldbindur þig.

Eftir undirskrift: innleiðing og þjálfun TMS

Mestu raunverulegu áhættan lifir eftir undirskrift. Þrjú atriði ákveða hvernig það gengur.

1. Gagnaflutningur

Samningar við flutningsaðila, verðlistar, heimilisfangabækur, söguleg gögn um vörusendingar. Ákveddu snemma hvað þú þarft að flytja yfir, hvað er hreinsað fyrst og hverjir eiga verkið. Óhreint upprunagagn er algengasta ástæðan fyrir því að gangsetninguardagurinn er ýttur lengra og lengra. Hreinsaðu það áður en þú flytur, ekki á meðan þú ert að flytja.

2. Röð þjálfunar flutningsaðila

Þú tengir ekki alla flutningsaðila á fyrsta degi. Forgangsraðaðu eftir magni og mikilvægi, fáðu þá efstu nokkra í gang og staðfesta, og stækkaðu þaðan. Þetta er nákvæmlega þar sem stigskipta aðferðin sem þú spurðir um við mat skilar sér.

3. Notendauppfærsla

Fólkið sem pantar vörusendingar á hverjum degi verður að vilja nota nýja kerfið. Dragðu að minnsta kosti einn þeirra inn frá útboðsstigi og áfram, þjálfaðu þá almennilega á meðan á þjálfunartímabilinu stendur, og gakktu úr skugga um að dagleg verkflæðið sé í raun hraðara en það sem þeir gerðu áður. Tæknilega fullkomin innleiðing sem teymið notar einfaldlega ekki er samt misheppnuð innleiðing.

10 algengar villur í TMS útboðsskjölum

Mynstrin sem við sjáum oftast, öll á einum stað:

• Ekkert rekstrarlegt samhengi. Stóra atriðið. Engar magntölur, engin uppbygging staðsetninga, ekkert yfirlit yfir flutningsaðila veitt lánardrottnum. Skýringarferli og almælt verð eru tryggð.
• Allt er „verður að hafa". Þegar sérhver krafa er mikilvæg er forgangsröðunardálkurinn dauður þyngd og þú getur ekki greint milli þess sem er ófrávíkjanlegt og þess sem er gott að hafa.
• Óljós tímalína. Engar dagsetningar þýðir að lánardrottnar geta ekki metið viðleitni sína, þannig að tillögurnar koma til baka jafn óljósar.
• Of nákvæm tæknileg lýsing. Að tilgreina tæknilega innleiðinguna í stað rekstrarlegs útkomu útilokar góðar lausnir af röngum ástæðum.
• Að hunsa mörk ERP/TMS. Að gera ráð fyrir að TMS eigi fjárhagslegar aðgerðir sem ERP á í raun, og uppgötva það á miðri innleiðingu.
• Að falla aftur á verð. Að velja á grundvelli fyrirsagnargjalds áskriftar án þriggja ára líkans, eða án þess að vega tengsl við flutningsaðila og heiðarleika um samþættingu.
• Kynning í stað lifandi sýningar. Að horfa á slegna röð lánardrottins í stað þess að láta kerfið prófa raunverulegar aðstæður þínar.
• Tilvísanir sem passa ekki við reksturinn þinn. Að líta á glæsilegar merkingar, en þessi fyrirtæki gætu haft flutningsrekstur sem lítur ekkert út eins og þinn. Biðjaðu um tilvísanir sem líkjast þér, og spurðu þær síðan hvernig þjálfun og samþætting gengu í raun.
• Að skilja innleiðingu eftir til eftir undirskrift. Áætlunin sem þú semur um með svigrúm slær þá sem þú semur um án þess.
• Of þungt ferli fyrir réttan lánardrottin. Stjórnunarbyrði sem gæti síað út nútægar vettvangslausnir sem hefðu þjónað þér best.

Ókeypis TMS útboðsskjal sniðmát

Við smíðuðum fimm sniðmát úr þeim útboðsskjölum sem við svörum, þannig að þú þarft ekki að byrja á auðu blaði:

1. Útboðsskjal sniðmát. Full uppbygging úr þessum leiðarvísi.
2. Stigagjafablað virknikrafna. Forgangsraðað, með þekjudálki á hvern lánardrottin.
3. Gátlisti rekstrarlegra upplýsinga. Tíu spurningarnar sem útfyllingartafla.
4. Matsfylki lánardrottna. Vegið stigagjöf yfir lánardrottna.
5. Tímalínusniðmát útboðsferlis. Verkefni, dagsetningar, eigendur.

Sæktu pakkann — allt fimm, ókeypis, engin netfang þarf. Taktu það sem er gagnlegt, hunsa restina:

Sæktu fulla TMS útboðsskjal sniðmátapakka (.zip)

Cargoson er flutningsstjórnunarkerfi sem meðalstórir framleiðendur og heildsalar um alla Evrópu og Norður-Ameríku nota. Við svörum útboðsskjölum eins og þeim sem þú ert að fara að skrifa allan tímann, þannig að ef þú vilt frekar ræða kröfurnar þínar áður en þú byrjar að skrifa, hjálpum við þér gjörna að hugsa í gegnum þær — án skuldbindinga.

Pantaðu ókeypis 30 mínútna ráðgjöf hér

Keyrðu ferlið vel og það mun vera þess virði sérhverja klukkustund.