Автоматизація сповіщень про відправлення - покроковий процес

Чи вам набридло вручну повідомляти своїх клієнтів про статус їхніх відправлень?

За допомогою автоматизації ви можете налаштувати систему, яка автоматично надсилатиме сповіщення про відправлення! Цей посібник проведе вас через процес автоматизації сповіщень про відправлення, щоб ви могли звільнити час і ресурси.

1. Визначте, які типи сповіщень ви хочете надсилати.

Які саме сповіщення про відправлення ви хочете надсилати? Можливо, ви захочете включити номер відстеження, оновлення статусу доставки, очікувану дату доставки або просто підтвердження того, що замовлення було відправлено, з деталями про те, як і куди воно було відправлене, хто його відправив і коли.
Залежно від ваших потреб, вашим клієнтам або партнерам також може знадобитися знати номерний знак вантажівки для збору або доставки. Крім того, вони можуть бажати отримувати оновлення, коли будь-що змінюється в даних про відправлення (наприклад, кількість товарів), додаються або змінюються будь-які документи, є оновлена очікувана дата прибуття (ETA) або очікувана дата відправлення (ETD), а також коли відправлення затримується або скасовується. Ретельно поміркуйте над тим, який тип інформації буде найбільш корисним для ваших клієнтів, щоб вони могли відстежувати свої замовлення.

2. Визначте джерела ваших сповіщень.

Перш ніж налаштувати автоматичні сповіщення про відправлення, вам потрібно визначити джерела цих сповіщень.

Наприклад, якщо ви користуєтесь послугами сторонньої компанії з відправлення та виконання замовлень, вони можуть пропонувати автоматичні оновлення статусу відправлень.

Альтернативно, якщо ви самостійно керуєте процесами відправлення та виконання замовлень, що включають кількох перевізників, вам може знадобитися створити власну систему сповіщень.

Іншим варіантом є використання програмного забезпечення для відправлення кількома перевізниками з функціями автоматизації сповіщень, що дозволить вам налаштувати однакові сповіщення незалежно від того, який перевізник використовується для певного відправлення. Ми розглянемо цей варіант у наступному розділі. Розгляньте різні доступні варіанти та виберіть той, який найкраще підходить для вашого бізнесу.

3. Опціонально: Виберіть програмне забезпечення для відправлення кількома перевізниками.

При налаштуванні автоматизованих сповіщень про відправлення може бути корисно вибрати програмне забезпечення для відправлення кількома перевізниками / програмне забезпечення для управління транспортом. Багато компаній, які самостійно керують процесами відправлення та виконання замовлень і використовують будь-яку комбінацію сторонніх транспортних провайдерів, а також, можливо, власний автопарк, починають впроваджувати програмне забезпечення для управління цими процесами.

Програмне забезпечення для управління транспортом для відправлення є таким самим, як бухгалтерське програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, ERP для бізнес-операцій або CRM для продажів і роботи з клієнтами. Це програмне забезпечення дозволяє цим компаніям створювати відправлення, розраховувати ціни на доставку, запитувати пропозиції щодо вантажоперевезень, обмінюватися інформацією між колегами, відстежувати замовлення та призначати номери відстеження легко, без необхідності використовувати кілька (або навіть десятки!) різних програмних інструментів від різних перевізників або використовувати їхнє поштове програмне забезпечення для цієї мети. Воно також надасть правила та тригери автоматизації відправлень, які вони можуть визначити відповідно до своїх потреб.

Дослідіть різні варіанти та розгляньте, як вони підходять для вашого бізнесу - обов'язково прочитайте відгуки, перш ніж приймати рішення. Завантажте наш контрольний список програмного забезпечення для відправлення кількома перевізниками, щоб допомогти вам у цьому.

4. Налаштуйте правила автоматизації.

Правила автоматизації дозволяють налаштувати автоматичні сповіщення про відправлення на основі певних тригерів, які ви можете визначити. Це включає налаштування надсилання електронних листів, коли відправлення замовлене у перевізника, змінене, відправлене, доставлене або перебуває в дорозі, а також інші тригери, які ви можете налаштувати. Вам також потрібно визначити одержувача кожного сповіщення, чи то ви самі, клієнт, контактна особа для збору або доставки, або призначений член команди, який відповідає за оновлення відправлень.

Розглянемо процес у Cargoson.

У меню Налаштування є підменю під назвою Налаштування сповіщень. Відкривши його, ви побачите просту форму з чотирма варіантами налаштування автоматизованих сповіщень про відправлення:

4.1 Одержувач

Насамперед виберіть особу, яка повинна отримувати сповіщення, яке ви збираєтесь налаштувати.

Одержувач - особа, яка повинна отримувати сповіщення

Розглянемо, що означають різні варіанти.

Автор: особа, яка створила відправлення або якій було доручено відповідальність за відправлення. Якщо ви єдиний користувач програмного забезпечення, це, ймовірно, завжди будете ви.
Контактна особа для збору: особа, яка була призначена контактною особою щодо завантаження товарів для певного відправлення. Наприклад, це може бути контактна особа на складі в місці завантаження, ваш постачальник, клієнт або навіть ви самі.
Контактна особа для доставки: особа, яка була призначена контактною особою щодо розвантаження товарів для певного відправлення. Наприклад, це може бути контактна особа на складі в місці розвантаження, ваш постачальник, клієнт або навіть ви самі.
Зовнішня електронна пошта: конкретна електронна адреса, на яку завжди надсилатиметься сповіщення, яке ви зараз налаштовуєте, незалежно від відправлення.

Якщо ви хочете активувати сповіщення для зовнішньої електронної пошти, просто виберіть Зовнішня електронна пошта і введіть електронну адресу в поле, що з'явилося.

Налаштування автоматизованого сповіщення для зовнішньої електронної пошти

4.2 Тип сповіщення

Тут ви виберете тригер і зміст сповіщення. Наразі доступні 5 типів:

Тип	Спрацьовує о	Зміст сповіщення
Бронювання	Відразу після бронювання відправлення у перевізника	Адреси та контакти відправлення Ваш референс Посилання для відстеження (коли доступно) Інформація про товари Інформація про перевізника та контакти Очікувані дати/час забору та доставки Прикріплені документи Інша інформація, пов'язана з відправленням
Етикетки відправлення	Відразу після бронювання відправлення у перевізника та готовності етикеток відправлення	Посилання для друку етикеток пакунків Адреси та контакти відправлення Ваш референс Інформація про товари Інформація про перевізника та контакти Очікувані дати/час забору та доставки Прикріплені документи Інша інформація, пов'язана з відправленням
Оновлення ETA	Коли перевізник або хтось з вашої компанії оновлює будь-що з наступного для заброньованого відправлення: Дата забору Часове вікно забору Дата доставки Часове вікно доставки	Оновлені дати/час забору та доставки Адреси та контакти відправлення Ваш референс Посилання для відстеження (коли доступно) Інформація про товари Інформація про перевізника та контакти Прикріплені документи Інша інформація, пов'язана з відправленням
Оновлення номерного знаку вантажівки	Коли перевізник або хтось з вашої компанії додає або змінює поле номерного знаку транспортного засобу доставки для раніше заброньованого відправлення.	Оновлений реєстраційний номер транспортного засобу завантаження/розвантаження Адреси та контакти відправлення Ваш референс Посилання для відстеження (коли доступно) Інформація про товари Інформація про перевізника та контакти Очікувані дати/час забору та доставки Прикріплені документи Інша інформація, пов'язана з відправленням
Оновлення статусу відстеження	Коли фактична дата забору або фактична дата доставки була додана до бронювання, або автоматично через інтеграцію з перевізником, або вручну перевізником чи вами.	Посилання на електронну накладну відправлення Адреси та контакти відправлення Ваш референс Інформація про товари Інформація про перевізника та контакти Очікувані дати/час забору та доставки Прикріплені документи Інша інформація, пов'язана з відправленням
Оновлення документів (не вказано, автоматично активно для кожного користувача)	Коли перевізник додав або оновив будь-які документи для заброньованого відправлення	Додані або змінені документи Адреси та контакти відправлення Ваш референс Інформація про товари Інформація про перевізника та контакти Очікувані дати/час забору та доставки Прикріплені документи Інша інформація, пов'язана з відправленням

4.3 Напрямок

Вибір напрямку відправлення для автоматизації сповіщень

Це налаштування може бути трохи складним для правильного розуміння спочатку. Насправді, воно досить просте:

Напрямок — ім...порт

Це сповіщення спрацьовуватиме на імпортних відправленнях, де товари надсилаються від іншої сторони до вашої компанії (навіть у межах країни), а також на транзитних відправленнях (коли ваша компанія не є відправником або одержувачем товарів).

Наприклад, якщо ви хочете надсилати поштові етикетки контактній особі для збору кожного відправлення, може бути доцільно активувати це сповіщення лише для імпортних відправлень. Якщо ви активуєте його також для експортних відправлень, часто контактною особою для збору буде хтось з вашої компанії, хто, можливо, не потребуватиме отримання етикеток через сповіщення.

Напрямок — експорт

Це сповіщення спрацьовуватиме на експортних відправленнях, де товари відправляються з вашої компанії вашому партнеру/клієнту/тощо.

Наприклад, може бути доцільно активувати сповіщення про оновлення ETA для контактної особи з доставки лише на експортних відправленнях. Якщо ви активуєте його також для імпортних відправлень, часто контактною особою з доставки буде хтось з вашої компанії, хто, можливо, не потребуватиме отримання оновленої ETA через електронний лист.

Повний приклад додавання нової автоматизації сповіщень про ETA

5. Рекомендовано: Під'єднайте ваше програмне забезпечення для відправлення до вашої ERP.

Якщо ви вирішили почати використовувати програмне забезпечення для відправлення/TMS, ми наполегливо рекомендуємо вам під'єднати його до вашої системи планування ресурсів підприємства (ERP). Це дозволить вам автоматизувати крок отримання даних про ваших клієнтів, партнерів та відправлення з вашої ERP до вашого програмного забезпечення для відправлення. Таким чином, не буде витрачено жодного часу на ручний введення або обмін даними! Ви зможете автоматично надсилати сповіщення про відправлення, коли замовлення створюються у вашій ERP, а також іншу відповідну інформацію, таку як номери відстеження та дати доставки. Правильне виконання цього кроку заощадить вам багато ручної роботи!

Після автоматизації вашій команді більше не доведеться вручну надсилати електронні листи - правила автоматизації автоматично робитимуть це на основі встановлених вами тригерів. Весь процес від початку до кінця можна буде завершити протягом кількох хвилин після належного налаштування та конфігурації.

Хочете дізнатися більше про автоматизацію сповіщень про відправлення?

Запишіться на безкоштовну відеозустріч