I en æra, hvor effektivitet er nøglen, leder virksomheder konstant efter måder at forenkle og optimere deres drift og reducere omkostninger på. En løsning, der har vundet indpas i de seneste år, er implementeringen af Transport Management Software (TMS) til produktions-, detail-, engros-, e-handels- eller byggevirksomheder. Et TMS kan markant forbedre den måde, virksomheder styrer deres logistik- og forsendelsesprocesser på. Vi har implementeret et TMS for hundredvis af virksomheder og lært undervejs, hvordan vi gør det så hurtigt, effektivt og prisvenligt som muligt. Her er en trinvis, bedste praksis-vej til at implementere et TMS til din virksomhed:


1. Demo: En praktisk introduktion

Før du går i gang med TMS-verdenen, er det vigtigt at forstå dets funktioner og hvordan det fungerer. Mange TMS-udbydere tilbyder demoer, der giver en hands-on-oplevelse af softwaren. Denne interaktive introduktion giver virksomheder mulighed for at:


  • Visualisere brugergrænsefladen.
  • Forstå arbejdsgangen i transportprocesserne.
  • Genkende de potentielle fordele.
  • Få forståelse for prisen og afkastet på investeringen.


Book en GRATIS Cargoson TMS-demo her ⬇️

Cargoson Transportation Management System Demo booking page
Cargoson Transportation Management System Demo booking page


BOOK CARGOSON DEMO




2. Indsamling af information

Kernen i ethvert TMS-system ligger i dets data. For effektivt at opsætte softwaren skal virksomheder indsamle omfattende data om:


  • Brugere: Hvem får adgang til softwaren? Dette omfatter navne, roller og kontaktoplysninger.
  • Fragtmænd og speditører: Detaljer og kontaktoplysninger om de transportudbydere, du samarbejder med.
  • Prislister: Information om omkostninger forbundet med hver fragtmand.
  • Adresser: En detaljeret adressebog over alle kunder, lagre og leverandører.
  • API-dokumentation: Til integration med eksisterende ERP- eller e-handelssystemer.


3. Opsætning af kontoen

Når alle nødvendige oplysninger er til rådighed, er næste skridt at opsætte TMS-kontoen:


  • Juridisk enhed: Indtast virksomhedsoplysninger som navn og adresse.
  • Brugere: Opret brugerkonti, tildel roller og indstil tilladelser.
  • Fragtmand-/speditørintegration: Link TMS'en til dine fragtmænds eller speditørers e-miljøer, eller opsæt tilsvarende e-mails og dedikerede kontakter.
  • Upload af prisliste og transittid: Importér eller indtast transportomkostninger og forventede leveringstider.
  • Upload af adressebog: Udfyld TMS'en med ofte anvendte adresser.
  • Integration med ERP-system eller e-handel: Forbind TMS'en med dine eksisterende systemer for en sømløs datastrøm.



4. GoLive-session

Før du fuldt ud overgår til TMS'en, er det vigtigt at gennemføre en GoLive-session. Dette indebærer:


  1. En detaljeret gennemgang af softwaren, enten online eller på stedet.
  2. Praktisk træning for alle brugere.
  3. Test af pris-, transittids- og CO2-beregninger.
  4. Udførelse af testbookinger med live data for at sikre systemets nøjagtighed.
  5. Udskrivning af dokumenter, herunder labels, e-fragtbreve, deklarationer, CMR og mere.
  6. En Q&A-session for at adressere eventuelle bekymringer eller afklaringer.

Carrier selection overview - screenshot from Cargoson TMS
Carrier selection overview - screenshot from Cargoson TMS




5. Brug: Supportdrevet tilgang

De første par uger efter implementeringen kan være overvældende. Derfor er en supportdrevet tilgang afgørende. Mange TMS-udbydere tilbyder:


  • Dedikerede supportteams til at assistere brugere i deres indledende fase og resten af brugsperioden.
  • Detaljerede videotutorials og FAQ-dokumentation.
  • Feedback-sessioner for at forstå eventuelle udfordringer, brugerne står over for, og tilbyde løsninger.

Ved at følge disse trin kan virksomheder smidig overgå til Transport Management Software og høste de mange fordele, det tilbyder. Med reducerede omkostninger, forbedret effektivitet og øget synlighed i transportprocessen kan et TMS være et vendepunkt for virksomheder, der ønsker at løfte deres logistikspil.




Indsigter fra implementeringen af Cargoson TMS til virksomheder. 💡 


Cargoson tilbyder praktiske online-demoer i TEAMS, Google Meet, Zoom eller andre online-mødeplat forme, men vil også tilbyde personlige og lokale demoer, når der er behov for det. 
Normalt tager selve demoen ca. 30 minutter, men Q&A-sektionen er det, der forlænger dette til et hands on-møde, da hver virksomhed har noget unikt i deres proces med at styre deres logistik. Men der er også almindelige og gentagne spørgsmål fra forskellige kunder under en demo.


🚨 Her er de 10 mest stillede spørgsmål under Cargoson TMS-demoen sammen med svarene:


  1. Hvad koster Cargoson TMS?
    Cargoson-prissætningen består af et engangsgebyr for opsætning af softwarekontoen + en fast månedlig betaling afhængigt af funktionaliteter, antal brugere og antal månedlige forsendelser.

    Her er også nogle standardpakker:
    Retail: fra 199 € pr. måned
    Industri: fra 299 € pr. måned
    Koncern: fra 499 € pr. måned
    Tilpasset: Du skal bede om prisen, da de vil opsætte en tilpasset løsning baseret på din virksomheds behov.
    Mere detaljeret info fra Cargoson prissætning


  2. Er priserne og transittiderne i Cargoson mine, eller leverer Cargoson raterne?
    Du har kontrol over de fragtmænd og speditører, du ønsker at arbejde med. Hvis du har permanente aftaler og prislister med nogle eller alle transportpartnere, kan disse prislister uploades til Cargoson-softwaren. Når prislisterne er blevet uploadet, vil de tilsvarende transportrater og transittider blive vist korrekt, efter at en ny forsendelse er blevet indtastet.


  3. Hvem eransvarlig for at uploade prislisterne?
    Du (vareejer) som bruger er ansvarlig for at uploade prislisterne. Du kan uploade prisliste-filer (excel, pdf, word osv.), og Cargoson vil opsætte dem for din konto. Fragtmanden kan også tilføje prislisten til din konto, men du skal bede dem om det først.


  4. Hvordan håndterer Cargoson yderligere fragttillæg som f.eks. brændstoftillæg, arbejdskraftomkostninger og vejafgifter?
    Cargoson vil følge alle de yderligere fragtmandtillæg, der er offentligt tilgængelige, enten fra fragtmændenes websteder eller ved at fragtmanden sender oplysninger om disse tillægsændringer til Cargoson support-e-mail.


  5. Integrerer I også med min fragtmand?
    Ja, Cargoson giver dig mulighed for at tilføje alle dine nuværende og fremtidige fragtmænd til din transport management software-konto. Cargoson tilbyder integration for fragtmænd, der har deres egne e-miljøer, så du kan linke dem til din Cargoson software-konto for at sende transportordrer direkte til din transportpartners system.
    Hvis fragtmanden ikke har deres egne e-miljøer, og de accepterer bookinger via e-mail, vil dette også blive opsat i din Cargoson-konto, så du stadig kan booke alle dine transporter til alle dine fragtmænd i din Cargoson Freight Management Software-konto. Over 1.000 fragtmænd er allerede tilsluttet Cargoson. Her er en liste over fragtmænd, der har aktive Cargoson-konti og i øjeblikket bruger softwaren.


  6. Er fragtmændene glade for at bruge Cargoson?
    I starten kan fragtmændene være tilbageholdende med at bruge Cargoson på grund af den øgede gennemsigtighed, det giver deres kunder. Men når en kunde vælger Cargoson, kommer fragtmændene med om bord. At se fordelene ved Cargoson TMS gennem kundens øjne gør det mere acceptabelt for dem. For at understøtte dette, her er nogle kundecases og anmeldelser.


  7. Skal fragtmændene også betale for Cargoson TMS?
    Nej, Cargoson er gratis for fragtmænd og speditører! De har dog alle deres egne konti, hvor de kan administrere anmodninger, bookinger, fragtstatusser, fragtdokumenter og mere. De enheder, der betaler for Cargoson, er vareejere, som omfatter sektorer som produktion, engros, detail, byggeri og større e-handelsvirksomheder.


  8. Hvor lang tid tager det at opsætte en Cargoson-konto til min virksomhed?
    Opsætningstiden for Cargoson varierer afhængigt af flere faktorer, herunder antallet af fragtmandintegrationer, ERP-integrationer og prislister. Men hvis alle nødvendige oplysninger er givet nøjagtigt, og fragtmandintegrationerne allerede er etableret, tager det typisk 1-2 uger.


  9. Hvad er dækket i Cargoson GoLive-sessionen, før man bruger TMS'en?
    Vi vil guide dig igennem softwaren, teste rigtige data, udskrive vigtige dokumenter og afslutte med en Q&A. Afhængigt af antallet af brugere tager det normalt 2-3 timer at få en fuld forståelse og dække alle potentielle spørgsmål. Når det er overstået, vil du være sikker og klar til at komme i gang!


  10. Hvordan støtter Cargoson brugerne i de indledende uger efter implementeringen?
    Cargoson lægger stor vægt på hands-on-support for at sikre, at brugerne overgår smidig. Vores dedikerede driftsteam er altid parat til at assistere og guide brugerne gennem eventuelle udfordringer, de måtte stå over for. For at gøre dette endnu mere sømløst tilbyder vi chatbot, e-mail og direkte telefonsupport. Desuden sætter vi virkelig pris på brugerfeedback. Det handler ikke kun om at lytte; vi indarbejder aktivt denne feedback i vores fremtidige udvikling. Vi er virkelig taknemmelige over for vores brugere for at hjælpe os med at udvikle og forbedre vores system.