Transportanbud eller fraktanskaffelse kan virke komplekst og overveldende å gjennomføre, men å organisere dem kan faktisk være enklere enn du trodde.


I sin bredeste forstand, hva mener vi med "transportanbud"? Definisjon: Et anbud der et selskap beslutter å bruke flere transportleverandører for sine fraktbehov. For mange selskaper i Europa er den vanlige anbudsperioden ett år.

Definisjoner


Før vi går gjennom guiden for å gjennomføre et transportanbud i neste kapittel, la oss definere noen flere nøkkelbegreper knyttet til prosessen.

  1. Transportanbud, også kjent som fraktanskaffelse: Disse begrepene refererer til prosessen der et selskap inviterer flere transportleverandører til å by på å levere frakttjenester. Det er en systematisk og rettferdig metode for å velge en tjenesteleverandør basert på kostnad, service, leveringstid, pålitelighet, tilgjengelighet og andre faktorer som er viktige for selskapet. Anbud dekker typisk en spesifikk periode, ofte ett år i mange europeiske selskaper. Fraktanskaffelse er en standard prosess innen bedriftsforsendelse, men blir også stadig vanligere blant små bedrifter som bruker et TMS.

  2. Forsendelsesanbud / Lasteanbud: Dette er der en avsender gjennomfører et anbud for en enkelt last eller et engangs transportbehov. For mer lesing, sjekk ut vår tidligere artikkel "Hva er spot-frakt?". I den bloggen lærer du hvordan spot-frakt kan gi løsninger for uventede forsendelsebehov, potensielle kostnadsbesparende muligheter, og usikkerheten og risikoen det medfører. Fokuset i denne artikkelen er imidlertid den langsiktige kontraktanskaffelsesprosessen, som er transportanbud eller fraktanskaffelse.

  3. Fraktanbuds-programvare: Dette er digitale verktøy designet for å automatisere prosessen med fraktanbud. Fraktanbuds-verktøy hjelper med å opprette anbudsdokumenter, håndtere bud fra ulike transportører, sammenligne dem basert på flere parametere, og til slutt velge den(e) mest egnede. Programvaren inkluderer typisk funksjoner for dokumenthåndtering, kommunikasjon med budgivere, budanalyse og rapportering.

I denne bloggen vil vi gi deg praktiske tips, verktøy og maler for å organisere et enkelt transportanbud. Vårt hovedfokus her er på fraktanskaffelse eller transportanbud som en langsiktig kontraktprosess, heller enn å adressere enkeltlast- eller forsendelsesanbud.


Nøkkelprinsipper å følge når du organiserer et fraktanbud:

  • Vær åpen;
  • Forbered enkel og klar dokumentasjon;
  • Hold ditt ord og ta faste beslutninger.

5 trinn for å gjennomføre et vellykket transportanbud


1. Forstå din virksomhet, varene du sender og dine operasjonelle ruter (fraktstatistikk).


Svar på spørsmålene transportselskaper vil stille deg. Disse er avgjørende siden de vil påvirke vilkårene for frakten din (leveringstid, tjenestetype, fraktkostnad, betalingsfrist, kredittgrense osv.).

Så forvent disse spørsmålene og vær forberedt på å svare:

  • Hva er din bedrifts virksomhetsområde? Hvor viktig er transport i din virksomhet? Hva er din årlige transportkostnad?


  • Hvordan er disse varene pakket? F.eks. løse, krympet på paller, ruller, storbag, tankbil osv.

  • Hvordan kan disse varene lastes? F.eks. stablingsvennlige eller ikke, lasting/lossing med bakløft (ingen adkomst med stor semitrailer), skjøre varer, stropping påkrevd osv.


Transportører vil være spesielt interessert i fraktstatistikken din fra forrige periode. Dette lar dem evaluere og vurdere sin passform i transportkjeden sin - varer, leveringssteder, volumer, transportruter osv.

Hvor beveger varene dine seg? Hvilke mengder er involvert? Hvor regelmessig er transportene dine? Har transportene dine sesongmessige svingninger?

Cargoson kan hjelpe!


Med Cargosons fraktstyringsprogramvare vises bedriftens fraktstatistikk på kontoen din i interaktive grafer og tabeller, samt i nedlastbart Excel-format. Dette lar deg behandle og dele fraktstatistikken din med fraktpartnerne dine sammen med andre anbudsdokumenter.

Last ned eksempelfraktstatistikk


2. Velg de rette transportørene å sende anbudet til.


Du vil kun oppnå de beste resultatene hvis du sender anbudet ditt til de rette transportselskaper. Derfor er det viktig å analysere din nåværende liste over transportører og tenke på hvem andre som kan være egnet for det nye anbudet.

Transportørene, deres ansatte og leveringsnettverk endrer seg stadig. Det er ikke uvanlig i det hele tatt hvis en transportør som tidligere ikke tilbød de beste vilkårene, er klart den beste i neste anbud, og din nåværende fraktpartner trenger en "vekkerklokke". For å sikre aktiv deltakelse og interesse fra leverandørene, er det viktig å kjenne markedet og vite hvem du skal invitere til anbudet.

Hvis du trenger en veiledning for transportørvalg å følge når du diskuterer med potensielle transportører, går vi gjennom hovedprinsippene i denne artikkelen: Velge frakttransportør: 10 tips [+ gratis scorekort]. Det er også et nedlastbart scorekort du kan skrive ut og bruke som veiledning.

Cargoson kan hjelpe!


Vår programvare har mer enn 1000 transportører, og vi har erfaringen til å vite hvem som aktivt opererer innen ulike fraktmåter, retninger og varegrupper. Cargoson, som en nøytral leverandør av fraktstyringsprogramvare, står på kundens side i en uavhengig konsulentrolle og tilbyr dermed uavhengig bransjeekspertise og anbefalinger.


3. Etabler din strategi for transportørtildeling før du gjennomfører transportanbudet.


Her bør du tenke gjennom og bestemme strategien for tildeling av transportører og fraktlinjer.

Et viktig aspekt ved utformingen av en strategi for transportørtildeling er selvsagt evnen til å betjene viktige transportruter og/eller kunder med spesielle krav.

Glem heller ikke å snakke med dine strategiske eller store kunder for å forstå deres beredskap for en mulig endring av transportpartner.

Oftest vil imidlertid din strategi for transportørvalg og rutetildeling bestemmes av antall transportører selskapet ditt realistisk sett kan håndtere daglig. En programvare for forsendelse med flere transportører kan hjelpe deg med å håndtere mange flere transportører (samtidig som du øker åpenheten) uten å øke personellet, ved å ha dem alle på ett dashbord og en standardisert arbeidsflyt.

Mulige tildelingsstrategier:
  • Én transportør per land
  • Én transportør per region/postnummer
  • Én transportør per opprinnelse eller destinasjon (leverandør eller kunde)
  • Én transportør basert på varemengde
  • Én transportør basert på varegruppe
  • Kombinasjoner

Cargoson kan hjelpe!


Cargosons programvare er designet for å hjelpe avsenderen med å finne de beste transportvilkårene for dem, uavhengig av hvor mange fraktpartnere som trengs. Uansett om din strategi for transportørtildeling resulterer i 2 eller 12 fraktpartnere, spiller det ingen rolle lenger - å bestille, spore og administrere transport fra Cargosons programvare for transportadministrasjon er like enkelt!


4. Opprett et enkelt og klart forståelig anbudsdokument (mal for forsendelsesvilkår og prisliste).


Et typisk anbudsdokument (RFP - Request for Proposal) forklarer hva som forventes av transportørene og beskriver dine transportbehov, som forsendelsesprofil, varenes art, regelmessighet av forsendelser og detaljer om hva som skal inkluderes i prisen (f.eks. drivstoffpåslag, forsikring, bompenger). Selv om detaljnivået er opp til deg, anbefaler vi at anbudsdokumentet ditt gir nok detaljer slik at transportørene vet grunnlaget for sine pris- og leveringstidstilbud. Les mer om hvordan fraktpriser bestemmes fra bloggen vår: Fraktpris forklart.

Anbudsdokumentet bør være strukturert, utvetydig, enkelt å fylle ut og enkelt å sammenligne. Resultatet vil være nøyaktige, oppdaterte tariffer og leveringstider, og en smidig prosess i ditt fremtidige partnerskap med dine transportører.

Cargoson kan hjelpe!

Gratis, nedlastbar mal for fraktanskaffelse


Under denne artikkelen kan du laste ned et eksempel på beste praksis for et enkelt og klart anbudsdokument, som består av standard fraktvilkår og en mal for prisliste.

Last ned Cargosons anbudsdokumenter, endre dine fraktvilkår, legg til dine opprinnelser og destinasjoner i prisliste-malen, og send transportanbudet til din fraktpartner. Hvis de enkle fraktvilkårene ikke er nok, kan du i tillegg til prisliste-malen også få et mer detaljert utkast til fraktvilkår.

Hvis du ikke vet hvilke transportører du skal sende transportanbudet til, kan Cargoson, som en nøytral konsulent, hjelpe deg. Be om gratis råd


5. Registrer og realiser dine anbudsresultater (Cargosons programvare for fraktstyring).


Når transportanbudet er gjennomført, videre fraktavtaleforhandlinger er gjort (hvis nødvendig), og nomineringer er distribuert til transportørene, er det nødvendig å implementere anbudsresultatene i ditt pågående partnerskap med dine valgte transportører.

En enkel sannhet - vær tydelig i dine valg og hold deg til lovede nomineringer. For å implementere anbudsresultatene med suksess med dine ulike valgte fraktpartnere, kan Cargosons programvare for fraktstyring hjelpe deg.

Cargoson kan hjelpe!


Cargosons programvare for frakttariffstyring lar deg laste opp alle prislistene du har mottatt fra ulike transportører til selskapets konto. Programmets avanserte priskalkulator gir både deg og andre i selskapet ditt som jobber med transport, en klar oversikt over fraktvilkårene som tilbys av ulike fraktpartnere. Dette skaper en uhørt enkel måte å sammenligne og ta informerte beslutninger for å bestille transport og ta beslutninger. Og for å toppe det hele, trenger du ikke begynne å bruke et nytt transportørområde eller bygge en egen transportør-API-integrasjon, siden dette allerede håndteres av Cargosons innebygde programvare for transportørintegrasjon.

Prøv Cargoson og se selv: Registrer konto