Логістика, особливо управління транспортом, є однією з галузей, яка ще не зовсім наздогнала технології. Якщо організація перевезення вантажів є одним із ваших щоденних обов'язків, є чимало завдань, які ви можете автоматизувати. Це може заощадити вам години на рутинних завданнях щодня, які ви можете використати для зосередження на завданнях, які технологія ще не може повністю виконати.

Ми склали список логістичних завдань, які сьогодні легко можна делегувати технологіям.

1. Сповіщення ваших клієнтів, ділових партнерів та колег про інформацію, пов'язану з транспортом


Старий спосіб:
  1. Ви входите на веб-сайт одного зі своїх логістичних провайдерів і розміщуєте замовлення. Ви відкриваєте свою поштову службу та надсилаєте електронного листа своєму постачальнику, щоб повідомити його про очікувану дату збору відправлення.
  2. Вони надсилають електронного листа з проханням надати номер реєстрації вантажівки.
  3. Ви надсилаєте електронного листа перевізнику з проханням надати номер реєстрації.
  4. Перевізник надсилає вам номер реєстрації вантажівки.
  5. Ви надсилаєте той самий електронний лист назад постачальнику.
  6. Відправлення змінилося: потрібно забрати додатковий палет, тому ви повідомляєте перевізника електронною поштою.
  7. Перевізник отримує інформацію, але змінює дату збору та повідомляє вас електронною поштою.
  8. Ви пересилаєте ту саму інформацію своєму постачальнику.
  9. Через кілька днів після завершення відправлення перевізник надсилає вам підписаний CMR електронною поштою.

Новий спосіб:
  1. Ви входите в систему управління вантажоперевезеннями та розміщуєте замовлення. Повідомлення з очікуваною датою збору автоматично надсилається вашому постачальнику.
  2. Перевізник оновлює номер реєстрації вантажівки. Ви та ваш постачальник автоматично отримуєте сповіщення.
  3. Ви оновлюєте відправлення, щоб воно містило додатковий палет. Ваш перевізник та постачальник автоматично отримують цю інформацію.
  4. Перевізник оновлює дату збору, і оновлений очікуваний час прибуття (ETA) автоматично надсилається вам та вашому постачальнику.
  5. Після завершення відправлення перевізник завантажує підписаний CMR безпосередньо в ваше програмне забезпечення для управління вантажоперевезеннями.



2. Обмін інформацією про потреби в транспорті між вашими торговими представниками та логістичними менеджерами


У вас є один або кілька логістичних менеджерів та більша команда торгових представників. Торгові представники повинні замовляти транспортування товарів. Завдання логістичного менеджера - зібрати всі потреби в транспорті та організувати перевезення.

Старий спосіб:
  1. Торгові представники надсилають електронні листи або телефонують логістичним менеджерам і повідомляють про свої потреби в транспорті.
  2. Логістичний менеджер готує список потреб у транспорті, вирішує, якого перевізника використовувати для кожного випадку, та організовує транспортування, використовуючи різні портали перевізників та/або надсилаючи електронні листи.
  3. Логістичний менеджер буде посередником у передачі інформації між торговими представниками та перевізниками.

Новий спосіб:
  1. Усі торгові представники вводять свої потреби в транспорті в одну систему.
  2. Логістичні менеджери бачать нові потреби в транспорті на своїй панелі. Вони одразу мають усі критерії прийняття рішень (ціна, очікувані часи прибуття, викиди вуглецю) і повинні лише вирішити, який варіант є найкращим.
  3. Торгові представники можуть заходити в систему, коли їм потрібна інформація про відправлення.



3. Щоденний вхід на багато різних веб-сайтів перевізників


Старий спосіб:
  1. Ваша компанія співпрацює з 6 перевізниками: Перевізник A, B, C, D, E та F.
  2. Для відправлення внутрішніх посилок ви входите в систему Перевізника A.
  3. Для міжнародних посилок ви входите в систему Перевізника B.
  4. Для внутрішніх автомобільних вантажоперевезень Перевізник C не має онлайн-порталу самообслуговування, тому ви надсилаєте їм електронного листа, щоб замовити транспорт. Але спочатку вам потрібно знайти відповідну контактну особу залежно від маршруту відправлення.
  5. Для міжнародних автомобільних вантажоперевезень ви входите або в систему Перевізника D, або в систему Перевізника E, залежно від пункту відправлення/призначення.
  6. Для морських вантажоперевезень ви входите в систему Перевізника F.

Новий спосіб:
Процес замовлення транспорту є однаковим для будь-якого перевізника, з яким ви співпрацюєте. Перевізники отримують ваші відправлення або безпосередньо в своє програмне забезпечення, або електронною поштою, залежно від їхніх можливостей та переваг. Вам не потрібно турбуватися про ці деталі.



4. Навчання співробітників використанню нового програмного забезпечення перевізника


Старий спосіб:
  1. Настав новий рік, і ви змінили деяких своїх логістичних провайдерів. Це означає, що вам доведеться ознайомитися з новим програмним забезпеченням і навчити цьому свою команду.
  2. У вашій команді є новий співробітник, якого потрібно навчити користуватися різними системами та веб-сайтами перевізників. Вам доведеться або поділитися своїми паролями, або створити для них нові облікові записи в усіх системах. В деяких випадках це може зайняти кілька днів або навіть тижнів.
  3. Їм також знадобиться список усіх експедиторів та/або менеджерів з обслуговування для всіх ваших перевізників, щоб контактувати з ними щодо замовлень на транспортування, статусів та змін.

Новий спосіб:
  1. Ви використовуєте програмне забезпечення для управління транспортом (TMS) з єдиною точкою доступу. Тому зміна логістичних провайдерів не вплине на ваш робочий процес.
  2. Ви навчаєте нових членів команди користуватися однією системою замість десяти.
  3. Усі ваші відповідні контакти автоматично знаходяться для кожного відправлення та перевізника.



5. Ознайомлення колеги з останніми перевезеннями перед відпусткою


Старий спосіб:
Ви йдете у відпустку, але спочатку вам потрібно ознайомити свого колегу з останніми, поточними та майбутніми відправленнями. Оскільки інформація про відправлення розпорошена по різних системах перевізників, електронних листах та таблицях Excel, це може бути досить складним завданням.

Новий спосіб:
Ваш колега має обліковий запис у вашому програмному забезпеченні для управління вантажоперевезеннями. Після швидкого перегляду панелі він вже буде в курсі справ і готовий замінити вас під час вашої відсутності.



6. "Скільки коштуватиме це відправлення?"

Ви співпрацюєте з 5 перевізниками, і у вас є відправлення, для якого вам потрібно знайти ціни для кожного перевізника, щоб вибрати найкращу пропозицію.

Старий спосіб:
  1. У вас є попередньо узгоджені прайс-листи з усіма вашими перевізниками. Ви або маєте їх роздруковані, або у форматі PDF/Excel на своєму комп'ютері.
  2. Ви розраховуєте підлягаючу оплаті вагу відправлення та відстежуєте пальцем усі прайс-листи, щоб знайти відповідну ціну.
  3. Не забудьте перевірити веб-сайт перевізника на наявність поточних зборів (наприклад, BAF).
  4. Ви складаєте результати розрахунків у список, з якого можете вибрати найкращу пропозицію.

Новий спосіб:
Ви використовуєте модуль управління тарифами на вантажоперевезення, який дозволяє вам завантажувати свої прайс-листи в систему, яка може їх обробляти та миттєво виконувати всі розрахунки для вас.



7. Копіювання та вставка інформації про транспорт з одного програмного забезпечення в інше


Старий спосіб:
  1. Ви використовуєте ERP (програмне забезпечення для планування ресурсів підприємства). При замовленні транспорту ви копіюєте інформацію про відправлення з ERP у програмне забезпечення вашого логістичного провайдера.
  2. Потім ви копіюєте деякі дані з програмного забезпечення перевізника назад у свою ERP.
  3. У вас є інтернет-магазин з встановленими деякими автоматизованими плагінами для відправлення, але вам все одно доводиться копіювати та вставляти деяку інформацію назад у вашу ERP. (Якщо інтернет-магазин є вашою єдиною точкою продажу, це не є великою проблемою).

Новий спосіб:
  1. Ваша ERP або інтернет-магазин інтегровані з вашим програмним забезпеченням...для управління вантажоперевезеннями. Ви можете надсилати замовлення на транспортування безпосередньо з вашої ERP будь-якому з ваших перевізників та автоматично отримувати будь-яку необхідну інформацію (етикетки, номери відстеження тощо).
  2. Ваш інтернет-магазин інтегрований з вашою ERP. Звідти ви можете або використовувати ERP як єдине джерело всіх замовлень на транспортування, або просто синхронізувати інформацію з інтернет-магазином.



8. Генерування звітів та статистики з відправлень по всій компанії та різним перевізникам


Старий спосіб:
  1. Ваша історія відправлень та статистика розпорошені по системах різних логістичних провайдерів. У деяких може навіть не бути модуля статистики.
  2. Щоб створити звіт, спочатку ви експортуєте або копіюєте та вставляєте необроблені дані з усіх систем перевізників. Потім ви імпортуєте їх всі в Excel та стандартизуєте формати, після чого можете почати генерувати аналітику з цих даних.

Новий спосіб:
Вся історія ваших відправлень та статистика легко доступні з центрального джерела в послідовному форматі, незалежно від перевізника. Звідти ви можете або використовувати попередньо згенеровану аналітику, або експортувати необроблені дані та створювати власну.

Отже, ось 8 речей, які можуть забирати забагато часу з вашого дня.
А найкраще те, що Cargoson може зробити все це та багато іншого для вас!

або