Rafræn farmskjöl

Hvað eru rafræn farmskjöl árið 2024?

Rafræn farmskjöl, eða e-farmskjöl, eru stafræn skjöl sem innihalda upplýsingar um flutning á vörum frá einum stað til annars. Þau eru búin til og vistuð rafrænt og þjóna sem sönnun fyrir flutningi vöru innan landamæra.
Rafrænu farmskjölin innihalda mikilvægar upplýsingar eins og nöfn og heimilisföng sendanda og viðtakanda vörunnar, lýsingu á vörunni, magn vörunnar sem er flutt, númer farartækis eða auðkenni sendingar, dagsetningu og tíma sendingar og áætlaðan afhendingartíma. Rafræn farmskjöl eru hluti af stafvæðingarátaki í flutningageiranum og miða að því að einfalda og auka skilvirkni við gerð og meðhöndlun skjala.

Rafræn farmskjöl í Cargoson TMS

Hér er yfirlit yfir hvernig rafræn farmskjöl virka í Cargoson TMS:

Útgáfa rafrænna farmskjala: Fyrsta skrefið er að búa til rafræn farmskjöl fyrir vörurnar sem á að flytja. Cargoson TMS býður upp á einfalda og notendavæna viðmótsflöt til að búa til rafræn farmskjöl þar sem hægt er að slá inn nauðsynlegar upplýsingar eins og upplýsingar um sendanda og viðtakanda, flutningamáta, lýsingu á vörunni og aðrar viðeigandi upplýsingar.
Stafræn undirritun rafrænna farmskjala: Þegar rafrænu farmskjölin hafa verið búin til verða þau stafrænt undirrituð og skráð (nafn, staðsetning og tímastimpill) á grundvelli áfangapunkta sendingar til að tryggja áreiðanleika skjalsins. Þegar áfangapunktur sendingar ("Sótt" og "Afhent") er uppfærður er stafræn undirritun bætt við skjalið sem þjónar sem einstakt auðkenni fyrir undirritandann. Þetta er gert til að tryggja að ekki sé hægt að breyta rafrænu farmskjölunum og að upplýsingarnar í skjalinu séu áreiðanlegar og nákvæmar.
Miðlun rafrænna farmskjala: Eftir stafræna undirritun er hægt að deila rafrænu farmskjölunum sjálfkrafa við alla viðeigandi aðila - birgja (fermingarstað), viðtakanda vörunnar (affermingastað) og flutningsaðila. Þetta tryggir að allir sem koma að sendingunni hafi aðgang að nauðsynlegum upplýsingum og geti fylgst með stöðu sendingarinnar.
Meðhöndlun rafrænna farmskjala: Cargoson TMS býður einnig upp á aðgerðir til að meðhöndla rafræn farmskjöl á meðan á flutningsferlinu stendur. Þetta felur í sér að uppfæra og breyta upplýsingum í rafrænu farmskjölunum eftir þörfum, skrá stöðu þeirra og tryggja að skattyfirvöld geti fengið nauðsynleg skjöl þegar þess er óskað.

Hvaða fyrirtæki ættu að nota rafræn farmskjöl?

Almennt séð ættu öll fyrirtæki sem koma að flutningi á vörum að nota rafræn farmskjöl ef þess er krafist af hálfu stjórnvalda eða samkvæmt eigin stefnu fyrirtækisins. Reglurnar um hvaða fyrirtæki þurfa að nota rafræn farmskjöl og hvenær geta verið mismunandi eftir löndum, en í flestum tilvikum gildir þetta um fyrirtæki sem flytja vörur á landi, járnbrautum, í lofti eða á sjó.
Reglurnar um rafræn farmskjöl geta verið mismunandi eftir löndum, en hér eru nokkur dæmi um tegundir fyrirtækja sem gætu þurft að nota rafræn farmskjöl:

Framleiðendur og seljendur sem flytja vörur á milli staða (sjá nánar: TMS fyrir framleiðendur)
Rafræn viðskiptafyrirtæki sem flytja vörur frá vöruhúsum til viðskiptavina sinna
Smásalar sem flytja vörur frá vöruhúsum til verslana sinna
Inn- og útflytjendur sem flytja vörur yfir landamæri
Byggingafyrirtæki sem flytja vörur og efni til og frá byggingasvæðum sínum
Flutningafyrirtæki sem flytja vörur fyrir viðskiptavini sína

Með því að nota aðgerðir fyrir rafræn farmskjöl í Cargoson TMS geta fyrirtæki einfaldað og aukið skilvirkni við meðhöndlun rafrænna farmskjala, dregið úr áhættu á mistökum og töfum, bætt reglufylgni og fengið betri yfirsýn yfir flutningastarfsemi sína.

BYRJA AÐ NOTA CARGOSON