Flutningsútboð eða farmöflun gætu virst flókin og ógnvekjandi, en að skipuleggja þau gæti í raun verið einfaldara en þú heldur.


Í víðustu merkingu, hvað á eftir að fara með "flutningsútboð"? Skilgreining: Útboð þar sem fyrirtæki ákveður að nota marga flutningsþjónustuaðila fyrir flutningsþarfir sínar. Fyrir mörg fyrirtæki í Evrópu er algengur útboðstími eitt ár.

Skilgreiningar


Áður en farið verður yfir leiðbeiningarnar um framkvæmd flutningsútboðs í næsta kafla, skulum skilgreina nokkur lykilhugtök sem tengjast ferlinu.

  1. Flutningsútboð, einnig þekkt sem farmöflun: Þessi hugtök vísa til ferlisins þar sem fyrirtæki býður mörgum flutningsþjónustuaðilum að bjóða í að veita flutningsþjónustu. Þetta er kerfisbundin og sanngjörn aðferð til að velja þjónustuaðila á grundvelli kostnaðar, þjónustu, leiðtíma, áreiðanleika, framboðs og annarra þátta sem skipta fyrirtækið máli. Útboð ná yfirleitt yfir tiltekið tímabil, oft eitt ár hjá mörgum evrópskum fyrirtækjum. Farmöflun er staðlað ferli í stórfyrirtækjasendingum, en verður einnig sífellt algengara hjá litlum fyrirtækjum sem nota flutningsstjórnunarkerfi.

  2. Sendingartilboð / Farmtilboð: Þetta er þegar sendandi býður út eina ferð eða eina flutningsþörf. Til frekari lestrar er hægt að skoða fyrri grein okkar "What is Spot Freight?". Í þeirri bloggfærslu lærir þú hvernig staðarfarmur getur boðið upp á lausnir fyrir óvæntar flutningsþarfir, mögulegar sparnaðartækifæri og þær óvissu og áhættu sem því fylgir. Þó er meginumfjöllun þessarar greinar um ferlið við öflun langtímasamninga, sem er flutningsútboð eða farmöflun.

  3. Farmútboðshugbúnaður: Þetta eru stafræn verkfæri sem eru hönnuð til að sjálfvirkja ferlið við farmútboð. Farmútboðstól hjálpa til við að búa til útboðsgögn, stjórna tilboðum frá ýmsum flutningsaðilum, bera þau saman á grundvelli margra þátta og velja að lokum hina hæfustu. Hugbúnaðurinn inniheldur yfirleitt eiginleika fyrir skjalastjórnun, samskipti við bjóðendur, greiningu tilboða og skýrslugerð.

Í þessari bloggfærslu munum við veita þér hagnýt ráð, verkfæri og sniðmát til að skipuleggja einfalt flutningsútboð. Meginumfjöllunin hér er um farmöflun eða flutningsútboð sem langtímasamningsferlið, en ekki um einstök farmtilboð eða sendingartilboð.


Meginreglurnar sem fylgja ber við skipulagningu flutningsútboðs eru:

  • Vertu opinn;
  • Búðu til einföld og skýr skjöl;
  • Statt orð þín og tökk ákvarðanir.

5 skref til að framkvæma árangursríkt flutningsútboð


1. Skildu þitt fyrirtæki, vörurnar sem þú sendir og starfsleiðir þínar (flutningsupplýsingar).


Svaraðu þeim spurningum sem flutningsfyrirtæki munu spyrja þig. Þetta er afar mikilvægt því það mun hafa áhrif á skilmála farms þíns (afhendingartíma, tegund þjónustu, farmkostnað, greiðslufrest, lánstraust o.s.frv.).

Því skaltu gera ráð fyrir þessum spurningum og vera tilbúinn til að svara:

  • Hver er starfsemi fyrirtækis þíns? Hversu mikilvægur er flutningur í þinni starfsemi? Hver er árlegur flutningskostnaður þinn?


  • Hvernig eru þessar vörur pökkunar? T.d. laus, umbúin í krínglu á brettum, rúllur, stórir pokar, tankar o.s.frv.

  • Hvernig er hægt að ferma þessar vörur? T.d. stæðanlegar eða ekki, fermun/affermun með hallarlyftu (ekki aðgengi með stórum flutningabíl), viðkvæmar vörur, þörf á böndum o.s.frv.


Flutningsaðilar munu sérstaklega hafa áhuga á flutningsupplýsingum fyrri tímabila. Þetta gerir þeim kleift að meta og greina hvernig þeir passa inn í flutningakeðju sína - vörur, afhendingarleiðir, magn, flutningsleiðir o.s.frv.

Hvert fara vörur þínar? Hvert er magnið sem um ræðir? Hversu reglulegar eru flutningar þínar? Hafa flutningar þínir árstíðabundnar sveiflur?

Cargoson getur hjálpað!


Með flutningsstjórnunarhugbúnaði Cargoson eru flutningsupplýsingar fyrirtækis þíns sýndar á reikningi þínum í gagnvirkum gröfum og töflum, sem og í niðurhalanlegu Excel-sniði. Þetta gerir þér kleift að vinna úr og deila flutningsupplýsingum þínum með flutningsfélögum þínum ásamt öðrum útboðsgögnum.

Hladdu niður sýnishorni af flutningsupplýsingum


2. Veldu réttu flutningsaðilana til að senda útboðið til.


Þú munt aðeins ná bestum árangri ef þú sendir útboðið til réttu flutningsfyrirtækjanna. Því er nauðsynlegt að greina núverandi lista yfir flutningsaðila og íhuga hverjir gætu einnig hentað fyrir nýja útboðið.

Flutningsaðilar, starfsmenn þeirra og dreifingarnet þeirra eru í stöðugri þróun. Það er alls ekki óvenjulegt að flutningsaðili sem hefur ekki áður boðið upp á bestu skilmálana sé augljóslega bestur í næsta útboði og núverandi flutningsfélagi þitt þurfi "vekningarklukku". Til að tryggja virka þátttöku og áhuga aðilanna er mikilvægt að þekkja markaðinn og vita hverja á að bjóða í útboðið.

Ef þú þarft að fylgja leiðbeiningu um val á flutningsaðila þegar rætt er við hugsanlega flutningsaðila, förum við yfir meginreglurnar í þessari grein: Selecting a Freight Carrier: 10 Tips [+ free scorecard]. Þar er einnig hægt að hala niður einkunnarspjaldi sem þú getur prentað út og notað sem leiðarvísi.

Cargoson getur hjálpað!


Hugbúnaður okkar býður upp á meira en 1000 flutningsaðila og við höfum reynsluna til að vita hverjir eru virkir í mismunandi flutningsleiðum, áttum og vöruflokkunum. Cargoson, sem flutningsstjórnunarhugbúnaðarveita, stendur með viðskiptavininum í hlutlausu ráðgjafarhlutverki og veitir þar af leiðandi óháða sérfræðiþekkingu og ráðleggingar í greininni.


3. Ákveddu stefnu þína í úthlutun flutningsaðila áður en flutningsútboð fer fram.


Hér ættir þú að íhuga og ákveða stefnuna fyrir úthlutun flutningsaðila og flutningslína.

Mikilvægur þáttur í hönnun stefnu um úthlutun flutningsaðila er vissulega getan til að þjóna helstu flutningsleiðum og/eða viðskiptavinum með sérstökum kröfum.

Gleymdur ekki heldur að ræða við stærstu eða stefnumótandi viðskiptavini fyrirtækisins til að skilja tilbúninga þeirra fyrir hugsanlegri breytingu á flutningsfélaga.

Þó mun val þitt á flutningsaðilum og stefna um úthlutun leiða oftast ráðast af því hve marga flutningsaðila fyrirtæki þitt getur í raun og veru stjórnað daglega. Fjölflutningshugbúnaður getur hjálpað þér að stjórna mun fleiri flutningsaðilum (og aukið gagnsæi) án þess að auka mannskap, með því að hafa þá alla á einni yfirlitsskjá og staðlaðri verkflæðisferli.

Hugsanlegar úthlutunarstefnur:
  • Einn flutningsaðili á hvert land
  • Einn flutningsaðili á hvert svæði/póstnúmer
  • Einn flutningsaðili á hverja upprunastaði eða ákvörðunarstað (birgja eða viðskiptavin)
  • Einn flutningsaðili byggt á vörumagni
  • Einn flutningsaðili byggt á vöruflokki
  • Samsetningar

Cargoson getur hjálpað!


Hugbúnaður Cargoson er hannaður til að hjálpa sendandanum að finna bestu flutningsskilmálana fyrir sig, óháð því hve margir flutningsfélagar þarf. Hvort úthlutunarstefna þín fyrir flutningsaðila leiðir til 2 eða 12 flutningsfélaga skiptir ekki lengur máli - pöntun, eftirfylgni og stjórnun flutninga frá flutningsstjórnunarkerfi Cargoson er jafn auðveld!


4. Búðu til einfalt og skýrt útboðsskjal (sniðmát fyrir flutning...sskilmála og verðlista).


Dæmigerð útboðsgögn (RFP - Request for Proposal) útskýra hvað er ætlast til af flutningsaðilum og lýsa flutningsþörfum þínum, svo sem sendingarsniði, eðli vörunnar, reglubundnum sendingum og upplýsingum um hvað ætti að fela í verðinu (t.d. eldsneytisálögur, tryggingar, veggjöld). Þó að ítarleikastigið sé á þínu valdi, mælum við með að útboðsgögnin veiti nægar upplýsingar svo að flutningsaðilar viti á hvaða forsendum verð- og afhendingartímatilboð þeirra eru byggð. Lestu meira um hvernig farmgjöld eru ákvörðuð í bloggfærslu okkar: Freight price explained.

Útboðsgögnin ættu að vera skipulögð, ótvíræð, auðveld í útfyllingu og auðveld í samanburði. Niðurstaðan verða nákvæm, uppfærð gjaldskrá og afhendingartímar og snurðulaust ferli í samstarfi þínu við flutningsaðilana.

Cargoson getur hjálpað!

Ókeypis sniðmát fyrir farmöflunargögn til niðurhals


Hér að neðan í greininni geturðu halað niður dæmigerðu sniðmáti af einföldum og skýrum útboðsgögnum, sem samanstanda af staðlaðri farmflutningsskilmálum og verðlistasniðmáti.

Hladdu niður útboðsgögnum Cargoson, breyttu farmflutningsskilmálum þínum, bættu upprunum og ákvörðunarstöðum við verðlistasniðmátið og sendu flutningsútboðið til flutningsfélaga þinna. Ef einföldu farmflutningsskilmálarnir duga ekki, er hægt að fá ítarlegri drög að farmflutningsskilmálum til viðbótar við verðlistasniðmátið.

Ef þú veist ekki hvaða flutningsaðilum á að senda flutningsútboðið til, getur Cargoson, sem hlutlaus ráðgjafi, hjálpað þér. Leitaðu ókeypis ráðgjafar


5. Skráðu og framkvæmdu niðurstöður útboðsins (flutningsstjórnunarhugbúnaður Cargoson).


Þegar flutningsútboðinu er lokið, frekari samningaviðræður um farmflutning hafa farið fram (ef þörf krefur) og tilnefningar hafa verið úthlutaðar til flutningsaðilanna, er nauðsynlegt að innleiða niðurstöður útboðsins í samstarfi þínu við þá flutningsaðila sem þú hefur valið.

Einföld staðreynd - vertu skýr í vali þínu og statt orð þín um úthlutaðar tilnefningar. Til að innleiða útboðsniðurstöðurnar með árangursríkum hætti með ýmsum völdum flutningsfélögum getur flutningsstjórnunarhugbúnaður Cargoson hjálpað þér.

Cargoson getur hjálpað!


Farmgjaldastjórnunarhugbúnaður Cargoson gerir þér kleift að hlaða inn öllum verðlistum sem þú fékkst frá mismunandi flutningsaðilum á reikning fyrirtækisins. Öflugur verðútreikningshugbúnaður hugbúnaðarins veitir bæði þér og öðrum í fyrirtækinu sem fara með flutningamál skýra yfirsýn yfir þá farmflutningsskilmála sem boðnir eru af mismunandi flutningsfélögum. Þetta skapar fordæmalausan einfaldan hátt til að bera saman og taka upplýstar ákvarðanir um pöntun flutninga og ákvarðanatöku. Og til að króna allt saman þarftu ekki að fara að nota nýjan vef flutningsaðila eða byggja upp API-samþættingu við flutningsaðila sjálfur, þar sem þetta er þegar haft með í samþættingarhugbúnaði flutningsaðila Cargoson.

Prófaðu Cargoson og sannfærðu þig sjálf/ur: Skráðu reikning