Transporto konkursai arba krovinių įsigijimas gali atrodyti sudėtingi ir baugūs, tačiau jų organizavimas gali būti paprastesnis, nei manėte.


Plačiąja prasme, ką reiškia „transporto konkursas"? Apibrėžimas: konkursas, kuriame įmonė nusprendžia naudoti kelių transporto paslaugų teikėjų paslaugas savo krovinių poreikiams tenkinti. Daugeliui Europos įmonių įprastinis konkurso laikotarpis yra vieneri metai.

Apibrėžimai


Prieš pereisiant prie gairių, kaip vykdyti transporto konkursą kitame skyriuje, apibrėžkime dar keletą su šiuo procesu susijusių pagrindinių terminų.

  1. Transporto konkursas, dar žinomas kaip krovinių įsigijimas: šie terminai reiškia procesą, kai įmonė kviečia kelis transporto paslaugų teikėjus teikti pasiūlymus dėl krovinių vežimo paslaugų teikimo. Tai sisteminis ir sąžiningas būdas pasirinkti paslaugų teikėją, remiantis kaina, paslaugomis, pristatymo laikais, patikimumu, prieinamumu ir kitais įmonei svarbiais veiksniais. Konkursuose paprastai numatomas konkretus laikotarpis, dažnai daugelyje Europos įmonių – vieneri metai. Krovinių įsigijimas yra standartinis procesas įmonių siuntimo srityje, tačiau jis tampa vis populiaresnis ir tarp mažų įmonių, naudojančių TMS.

  2. Siuntos konkursas / krovinio konkursas: tai atvejis, kai siuntėjas vykdo konkursą dėl vieno krovinio arba vienkartinio transportavimo poreikio. Norėdami daugiau sužinoti, perskaitykite mūsų ankstesnį straipsnį „Kas yra spot kroviniai?". Tame tinklaraščio įraše sužinosite, kaip spot kroviniai gali padėti spręsti nenumatytus siuntimo poreikius, galimas kaštų taupymo galimybes ir su tuo susijusias neapibrėžtumus bei rizikas. Tačiau šio straipsnio dėmesio centre yra ilgalaikių sutarčių įsigijimo procesas, t. y. transporto konkursai arba krovinių įsigijimas.

  3. Krovinių konkurso programinė įranga: tai skaitmeniniai įrankiai, skirti krovinių konkurso procesui automatizuoti. Krovinių konkurso įrankiai padeda kurti konkurso dokumentus, tvarkyti įvairių vežėjų pasiūlymus, juos palyginti pagal kelis parametrus ir galiausiai pasirinkti tinkamiausius. Programinėje įrangoje paprastai yra dokumentų tvarkymo, komunikacijos su konkurso dalyviais, pasiūlymų analizės ir ataskaitų teikimo funkcijos.

Šiame tinklaraščio įraše pateikiame praktinių patarimų, įrankių ir šablonų, kaip organizuoti paprastą transporto konkursą. Čia daugiausia dėmesio skiriame krovinių įsigijimui arba transporto konkursams kaip ilgalaikių sutarčių procesui, o ne pavienių krovinių ar siuntų konkursams.


Pagrindiniai principai, kurių reikia laikytis organizuojant krovinių konkursą:

  • Būkite atviri;
  • Paruoškite paprastus ir aiškius dokumentus;
  • Laikykitės savo žodžio ir priimkite tvirtus sprendimus.

5 žingsniai sėkmingam transporto konkursui vykdyti


1. Išmanykite savo verslą, siunčiamas prekes ir operacinius maršrutus (krovinių statistika).


Atsakykite į klausimus, kuriuos užduos transporto įmonės. Jie yra labai svarbūs, nes nuo jų priklausys jūsų krovinių sąlygos (pristatymo laikas, paslaugos tipas, krovinių kaina, mokėjimo terminas, kredito limitas ir kt.).

Taigi, numatykite šiuos klausimus ir būkite pasiruošę atsakyti:

  • Kokia yra jūsų įmonės veiklos sritis? Kiek svarbus transportas jūsų verslui? Kokios jūsų metinės transporto išlaidos?


  • Kaip šios prekės yra supakuotos? Pvz., nesupakuotos, suvyniotos į plėvelę ant padėklų, ritiniai, didmaišiai, cisternos ir t. t.

  • Kaip šios prekės gali būti pakraunamos? Pvz., ar galima krauti vieną ant kitos, ar reikalingas pakrovimas/iškrovimas naudojant galinio kėlimo įtaisą (negalima privažiuoti dideliu sunkvežimiu), trapios prekės, reikalingas įtvirtinimas ir t. t.


Vežėjams ypač įdomi jūsų ankstesnio laikotarpio krovinių statistika. Tai leidžia jiems įvertinti ir nustatyti, ar jie tinka į jų transporto grandinę – prekės, pristatymo vietos, kiekiai, transporto maršrutai ir t. t.

Kur juda jūsų kroviniai? Kokie kiekiai susiję? Koks transporto reguliarumas? Ar jūsų transportas turi sezoninių svyravimų?

„Cargoson" gali padėti!


Naudojant „Cargoson" krovinių valdymo programinę įrangą, jūsų įmonės krovinių statistika pateikiama interaktyviuose grafikuose ir lentelėse jūsų paskyroje, taip pat galima atsisiųsti „Excel" formatu. Tai leidžia apdoroti ir bendrinti krovinių statistiką su savo krovinių partneriais kartu su kitais konkurso dokumentais.

Atsisiųskite pavyzdinę krovinių statistiką


2. Pasirinkite tinkamus vežėjus, kuriems siųsite konkurso dokumentus.


Geriausių rezultatų pasieksite tik tada, kai konkurso dokumentus išsiųsite tinkamoms transporto įmonėms. Todėl labai svarbu išanalizuoti savo esamų vežėjų sąrašą ir pagalvoti, kas dar galėtų būti tinkamas naujam konkursui.

Vežėjai, jų darbuotojai ir pristatymo tinklai nuolat kinta. Visai neretai pasitaiko, kad vežėjas, kuris anksčiau nesiūlė geriausių sąlygų, aiškiai tampa geriausiu kitame konkurse, o jūsų esamas krovinių partneris turi būti „pažadintas". Siekiant užtikrinti aktyvų paslaugų teikėjų dalyvavimą ir susidomėjimą, svarbu pažinti rinką ir žinoti, ką pakviesti į konkursą.

Jei reikia vežėjų atrankos scenarijaus, kurio reikėtų laikytis aptariant su galimais vežėjais, pagrindinius principus aptariame šiame straipsnyje: Vežėjo pasirinkimas: 10 patarimų [+ nemokamas vertinimo lapas]. Taip pat galite atsisiųsti ir išspausdinti vertinimo lapą, kuriuo galėsite vadovautis.

„Cargoson" gali padėti!


Mūsų programinėje įrangoje yra daugiau nei 1000 vežėjų, ir mes turime patirties žinoti, kas aktyviai veikia įvairiuose krovinių vežimo būduose, kryptyse ir prekių grupėse. „Cargoson", būdama neutralia krovinių valdymo programinės įrangos teikėja, atstovauja kliento interesams kaip nepriklausoma konsultantė, taip pat teikia nepriklausomą pramonės ekspertų patirtį ir rekomendacijas.


3. Prieš vykdant transporto konkursą, nustatykite savo vežėjų paskirstymo strategiją.


Čia turėtumėte apgalvoti ir nustatyti vežėjų ir krovinių linijų paskirstymo strategiją.

Svarbus vežėjų paskirstymo strategijos kūrimo aspektas yra galimybė aptarnauti pagrindinius transporto maršrutus ir (arba) klientus, turinčius specialių poreikių.

Taip pat nepamirškite pasikalbėti su savo įmonės strateginiais ar dideliais klientais, kad suprastumėte jų pasirengimą galimam transporto partnerio pakeitimui.

Tačiau dažniausiai jūsų vežėjų pasirinkimo ir maršrutų paskirstymo strategiją lems vežėjų skaičius, kurį jūsų įmonė realiai gali kasdien valdyti. Kelių vežėjų siuntimo programinė įranga gali padėti valdyti daug daugiau vežėjų (kartu didinant skaidrumą), nepadidindama personalo skaičiaus, nes visi jie bus rodomi vienoje ataskaitų srityje ir standartizuotoje darbo eigoje.

Galimos paskirstymo strategijos:
  • Vienas vežėjas vienai šaliai
  • Vienas vežėjas vienam regionui / pašto kodui
  • Vienas vežėjas vienai kilmės ar paskirties vietai (tiekėjui ar klientui)
  • Vienas vežėjas pagal krovinių apimtį
  • Vienas vežėjas pagal prekių grupę
  • Deriniai

„Cargoson" gali padėti!


„Cargoson" programinė įranga skirta padėti siuntėjui rasti geriausias transporto sąlygas, nepriklausomai nuo to, kiek krovinių partnerių reikės. Ar jūsų vežėjų paskirstymo strategija numatys 2, ar 12 krovinių partnerių, nebeturi reikšmės – užsakyti, sekti ir valdyti transportą iš „Cargoson" transporto valdymo sistemos yra taip pat paprasta!


4. Sukurkite paprastą ir aiškiai suprantamą konkurso dokumentą (siuntimo sąlygų ir kainų sąrašo šabloną).


Tipiniame konkurso dokumente (RFP – pasiūlymų prašyme) paaiškinama, ko tikimasi iš v...ežėjų, ir aprašomi jūsų transporto poreikiai, tokie kaip siuntų profilis, prekių pobūdis, siuntų reguliarumas, taip pat informacija apie tai, kas turėtų būti įtraukta į kainą (pvz., degalų antkainis, draudimas, mokesčiai). Nors detalumo lygis priklauso nuo jūsų nuožiūros, rekomenduojame, kad jūsų konkurso dokumentas pateiktų pakankamai detalių, kad vežėjai žinotų, kokiu pagrindu siūlomi kainos ir pristatymo laikai. Daugiau apie tai, kaip nustatomos krovinių kainos, skaitykite mūsų tinklaraštyje: Krovinių kaina paaiškinta.

Konkurso dokumentas turėtų būti struktūrizuotas, nedviprasmiškas, lengvai užpildomas ir lengvai palyginamas. Rezultatas bus tikslūs, atnaujinti tarifai ir pristatymo laikai bei sklandus procesas būsimame bendradarbiavime su jūsų vežėjais.

„Cargoson" gali padėti!

Nemokamas krovinių įsigijimo dokumento šablonas atsisiuntimui


Žemiau šio straipsnio galite atsisiųsti geriausios praktikos pavyzdį – paprastą ir aiškų konkurso dokumentą, kurį sudaro standartinės krovinių sąlygos ir kainų sąrašo šablonas.

Atsisiųskite „Cargoson" konkurso dokumentus, modifikuokite savo krovinių sąlygas, pridėkite savo kilmės ir paskirties vietas prie kainų sąrašo šablono ir išsiųskite transporto konkursą savo krovinių partneriui. Jei paprastų krovinių sąlygų nepakanka, be kainų sąrašo šablono, taip pat galite gauti išsamesnį krovinių sąlygų projektą.

Jei nežinote, kuriems vežėjams siųsti transporto konkursą, „Cargoson", kaip neutrali konsultantė, gali padėti. Paprašykite nemokamos konsultacijos


5. Užfiksuokite ir įgyvendinkite savo konkurso rezultatus („Cargoson" krovinių valdymo programinė įranga).


Kai transporto konkursas jau įvykdytas, atlikti tolesni krovinių sutarčių derybos (jei reikia) ir vežėjams paskirstytos nominacijos, būtina įgyvendinti konkurso rezultatus bendradarbiaujant su pasirinktais vežėjais.

Paprasta tiesa – būkite aiškūs savo pasirinkimuose ir laikykitės pažadėtų nominacijų. Siekiant sėkmingai įgyvendinti konkurso rezultatus su įvairiais pasirinktais krovinių partneriais, jums gali padėti „Cargoson" krovinių valdymo programinė įranga.

„Cargoson" gali padėti!


„Cargoson" krovinių kainų valdymo programinė įranga leidžia įkelti visus iš įvairių vežėjų gautus kainų sąrašus į jūsų įmonės paskyrą. Šios programinės įrangos pažangi kainų skaičiavimo sistema ir jums, ir kitiems jūsų įmonės darbuotojams, dirbantiems su transportu, suteikia aiškų įvairių krovinių partnerių siūlomų krovinių sąlygų vaizdą. Tai sukuria neprecedento būdą paprastai palyginti ir priimti informuotus sprendimus užsakant transportą ir priimant sprendimus. Be to, jums nereikia pradėti naudoti naujos vežėjo svetainės ar patiems kurti vežėjo API integracijos, nes tai jau įdiegta „Cargoson" integruotoje vežėjų integravimo programinėje įrangoje.

Išbandykite „Cargoson" ir įsitikinkite patys: Užsiregistruokite paskyrą