8 attività quotidiane di gestione dei trasporti che puoi automatizzare

1. Notificare ai tuoi clienti, partner commerciali e colleghi informazioni relative al trasporto

1. Accedi al sito web di uno dei tuoi fornitori di servizi logistici ed effettui una prenotazione. Apri il tuo servizio di posta elettronica e invii un'email al tuo fornitore per informarlo della data di ritiro prevista della spedizione.
2. Inviano un'email per richiedere il numero di targa del camion.
3. Invii un'email al vettore chiedendo il numero di targa.
4. Il vettore ti invia il numero di targa del camion.
5. Invii la stessa email di nuovo al fornitore.
6. La spedizione è cambiata: c'è un pallet aggiuntivo da ritirare, quindi informi il vettore via email.
7. Il vettore riceve le informazioni, ma cambia la data di ritiro e ti informa via email.
8. Inoltri le stesse informazioni al tuo fornitore.
9. Alcuni giorni dopo il completamento della spedizione, il vettore ti invia via email il CMR firmato.

1. Accedi al tuo strumento di gestione delle spedizioni ed effettui una prenotazione. Una notifica con la data di ritiro prevista viene inviata automaticamente al tuo fornitore.
2. Il vettore aggiorna il numero di targa del camion. Sia tu che il tuo fornitore ricevete notifiche automatiche.
3. Aggiorni la spedizione per contenere un pallet aggiuntivo. Il tuo vettore e il fornitore ricevono automaticamente le informazioni.
4. Il vettore aggiorna la data di ritiro e l'ETA aggiornato viene inviato automaticamente a te e al tuo fornitore.
5. Dopo il completamento della spedizione, il vettore carica il CMR firmato direttamente nel tuo software di gestione delle spedizioni.

2. Comunicare le esigenze di trasporto tra i tuoi venditori e il/i responsabile/i della logistica

1. I venditori inviano email o chiamano il/i responsabile/i della logistica e comunicano le loro esigenze di trasporto.
2. Il responsabile della logistica prepara un elenco delle esigenze di trasporto, decide quale vettore utilizzare per ciascuna e organizza il trasporto utilizzando vari portali dei vettori e/o inviando email.
3. Il responsabile della logistica sarà l'intermediario che comunica le informazioni tra i venditori e i vettori.

1. Tutti i venditori inseriscono le loro esigenze di trasporto in un unico sistema.
2. I responsabili della logistica vedono le nuove esigenze di trasporto nella loro dashboard. Hanno immediatamente tutti i criteri decisionali (prezzo, ETA, emissioni di CO2) e devono solo decidere l'opzione migliore.
3. I venditori possono accedere al sistema ogni volta che hanno bisogno di informazioni sulle spedizioni.

3. Accedere a molti siti web di vettori diversi ogni giorno

1. Hai 6 vettori con cui la tua azienda lavora: Vettore A, B, C, D, E e F.
2. Per inviare pacchi nazionali, accedi al sistema del Vettore A.
3. Per i pacchi internazionali, accedi al sistema del Vettore B.
4. Per il trasporto su strada nazionale, il Vettore C non ha un portale self-service online, quindi invii loro un'email per ordinare il trasporto. Ma prima devi trovare la persona giusta da contattare, a seconda della rotta della spedizione.
5. Per il trasporto su strada internazionale, accedi al sistema del Vettore D o del Vettore E, a seconda dell'origine/destinazione.
6. Per il trasporto marittimo, accedi al sistema del Vettore F.

4. Formare i dipendenti all'uso di un nuovo software del vettore

1. È arrivato un nuovo anno e hai cambiato alcuni dei tuoi fornitori di servizi logistici. Ciò significa che dovrai familiarizzare con il nuovo software e addestrare il tuo team a fare lo stesso.
2. C'è un nuovo membro nel tuo team che deve essere addestrato all'uso di tutti i diversi sistemi software e siti web dei vettori. Dovrai condividere le tue password o creare nuovi account per loro in tutti i sistemi. In alcuni casi, potrebbe essere necessario qualche giorno o anche settimane.
3. Avranno anche bisogno di un elenco di tutti gli spedizionieri e/o account manager per tutti i tuoi vettori da contattare riguardo agli ordini di trasporto, agli stati e alle modifiche.

1. Utilizzi un software di gestione dei trasporti (TMS) con un unico punto di accesso. Pertanto, il passaggio a nuovi fornitori di servizi logistici non comporterà alcuna modifica al tuo flusso di lavoro.
2. Formi i nuovi membri del team all'uso di un sistema piuttosto che di dieci.
3. Tutti i tuoi contatti pertinenti vengono trovati automaticamente per ogni spedizione e vettore.

5. Aggiornare il tuo collega sugli ultimi trasporti prima di andare in vacanza

6. "Quanto costerebbe questa spedizione?"

1. Hai listini prezzi pre-concordati con tutti i tuoi vettori. Li hai stampati o in formato PDF/Excel sul tuo computer.
2. Calcoli il peso tassabile della spedizione e scorri con il dito tutti i listini prezzi per trovare il prezzo applicabile.
3. Non dimenticare di controllare il sito web del vettore per i loro attuali supplementi (ad es. BAF)
4. Compili i risultati del calcolo in un elenco dal quale puoi scegliere l'offerta migliore.

7. Copiare e incollare le informazioni di trasporto da un software all'altro

1. Utilizzi un software ERP (enterprise resource planning). Quando ordini il trasporto, copi le informazioni sulla spedizione dall'ERP al software del tuo fornitore di servizi logistici.
2. Quindi copi alcuni dati dal software del vettore di nuovo nel tuo ERP.
3. Hai un negozio online con alcuni plugin di spedizione automatizzati installati, ma devi ancora copiare e incollare alcune informazioni di nuovo nel tuo ERP. (Se il negozio online è il tuo unico punto vendita, non è un grosso problema, però.)

1. Il tuo ERP o negozio online è integrato con il tuo software di gestione delle spedizioni. Puoi inviare ordini di trasporto direttamente dal tuo ERP a qualsiasi dei tuoi vettori e ottenere automaticamente tutte le informazioni di cui hai bisogno (etichette, numeri di tracciamento ecc.).
2. Il tuo negozio online è integrato con il tuo ERP. Da lì, puoi utilizzare l'ERP come unica fonte di tutti gli ordini di trasporto o semplicemente sincronizzare le informazioni con il negozio online.

8. Generare report e statistiche di spedizione a livello aziendale e tra vettori

1. La cronologia e le statistiche delle tue spedizioni sono sparse tra i sistemi di diversi fornitori di servizi logistici. Alcuni potrebbero non avere nemmeno un modulo statistico.
2. Per creare un report, prima esporti o copi e incolli i dati grezzi dai sistemi di tutti i vettori. Quindi li importi tutti in Excel e standardizzi i formati, dopodiché puoi iniziare a generare informazioni dai dati.