Transportausschreibungen oder Frachteinkäufe mögen komplex und einschüchternd erscheinen, aber ihre Organisation könnte tatsächlich einfacher sein als Sie dachten.


Was verstehen wir im weitesten Sinne unter "Transportausschreibung"? Definition: Eine Ausschreibung, bei der ein Unternehmen beschließt, mehrere Transportdienstleister für seinen Frachtbedarf zu nutzen. Für viele Unternehmen in Europa beträgt die übliche Ausschreibungsfrist ein Jahr.

Definitionen


Bevor wir im nächsten Kapitel den Leitfaden zur Durchführung einer Transportausschreibung durchgehen, definieren wir zunächst einige weitere Schlüsselbegriffe im Zusammenhang mit dem Prozess.

  1. Transportausschreibung, auch bekannt als Frachteinkauf: Diese Begriffe beziehen sich auf den Prozess, bei dem ein Unternehmen mehrere Transportdienstleister zur Abgabe von Angeboten für die Erbringung von Frachtdienstleistungen einlädt. Es ist eine systematische und faire Methode zur Auswahl eines Dienstleisters auf der Grundlage von Kosten, Service, Lieferzeiten, Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit und anderen Faktoren, die für das Unternehmen wichtig sind. Ausschreibungen decken in der Regel einen bestimmten Zeitraum ab, oft ein Jahr in vielen europäischen Unternehmen. Der Frachteinkauf ist ein Standardprozess im Enterprise-Versand, wird aber auch bei kleinen Unternehmen, die ein TMS nutzen, immer häufiger.

  2. Sendungsausschreibung / Ladungsausschreibung: Hier führt ein Versender eine Ausschreibung für eine einzelne Ladung oder einen einmaligen Transportbedarf durch. Für weitere Informationen lesen Sie unseren vorherigen Artikel "Was ist Spot-Fracht?". In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Spot-Fracht Lösungen für unerwartete Versandanforderungen, potenzielle Kosteneinsparungsmöglichkeiten sowie die damit verbundenen Unsicherheiten und Risiken bieten kann. Der Schwerpunkt des aktuellen Artikels liegt jedoch auf dem langfristigen Vertragsbeschaffungsprozess, d. h. der Transportausschreibung oder dem Frachteinkauf.

  3. Frachtausschreibungssoftware: Dabei handelt es sich um digitale Tools, die den Prozess der Frachtausschreibung automatisieren sollen. Frachtausschreibungstools helfen bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen, der Verwaltung von Geboten verschiedener Spediteure, dem Vergleich auf der Grundlage mehrerer Parameter und schließlich der Auswahl des/der am besten geeigneten Anbieter(s). Die Software enthält in der Regel Funktionen für die Dokumentenverwaltung, die Kommunikation mit Bietern, die Angebotsanalyse und die Berichterstattung.

In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen praktische Tipps, Tools und Vorlagen für die Organisation einer einfachen Transportausschreibung an die Hand. Unser Hauptaugenmerk liegt hier auf dem Frachteinkauf oder der Transportausschreibung als langfristigem Vertragsprozess und nicht auf der Ausschreibung einzelner Ladungen oder Sendungen.


Die wichtigsten Grundsätze, die bei der Organisation einer Frachtausschreibung zu beachten sind:

  • Seien Sie offen;
  • Bereiten Sie einfache und klare Unterlagen vor;
  • Halten Sie Ihr Wort und treffen Sie feste Entscheidungen.

5 Schritte zur Durchführung einer erfolgreichen Transportausschreibung


1. Verstehen Sie Ihr Unternehmen, die von Ihnen versandten Waren und Ihre Betriebsrouten (Frachtstatistiken).


Beantworten Sie die Fragen, die Ihnen Transportunternehmen stellen werden. Diese sind entscheidend, da sie die Bedingungen Ihrer Fracht beeinflussen (Lieferzeit, Art der Dienstleistung, Frachtkosten, Zahlungsfrist, Kreditlimit usw.).

Antizipieren Sie also diese Fragen und seien Sie darauf vorbereitet, sie zu beantworten:

  • Was ist der Geschäftsbereich Ihres Unternehmens? Wie wichtig ist der Transport in Ihrem Unternehmen? Wie hoch sind Ihre jährlichen Transportkosten?


  • Wie sind diese Waren verpackt? Z. B. lose, schrumpfverpackt auf Paletten, Rollen, Big Bags, Tankwagen usw.

  • Wie können diese Waren verladen werden? Z. B. stapelbar oder nicht, Verladung/Entladung mit Hebebühne (kein Zugang mit einem großen Sattelauflieger), zerbrechliche Waren, Umreifung erforderlich usw.


Spediteure werden besonders an Ihren Frachtstatistiken des Vorjahreszeitraums interessiert sein. So können sie ihre Eignung in ihrer Transportkette - Waren, Lieferorte, Mengen, Transportrouten usw. - bewerten und einschätzen.

Wohin werden Ihre Waren transportiert? Um welche Mengen handelt es sich? Wie regelmäßig sind Ihre Transporte? Unterliegen Ihre Transporte saisonalen Schwankungen?

Cargoson kann helfen!


Mit Cargosons Fracht-Management-Software werden die Frachtstatistiken Ihres Unternehmens in interaktiven Grafiken und Tabellen sowie in herunterladbarem Excel-Format in Ihrem Konto angezeigt. So können Sie Ihre Frachtstatistiken zusammen mit anderen Ausschreibungsunterlagen verarbeiten und an Ihre Frachtpartner weitergeben.

Laden Sie die Beispiel-Frachtstatistiken herunter


2. Wählen Sie die richtigen Spediteure aus, an die Sie die Ausschreibung senden.


Sie werden nur dann die besten Ergebnisse erzielen, wenn Sie Ihre Ausschreibung an die richtigen Transportunternehmen senden. Daher ist es wichtig, Ihre aktuelle Liste der Spediteure zu analysieren und darüber nachzudenken, wer sonst noch für die neue Ausschreibung in Frage kommen könnte.

Die Spediteure, ihre Mitarbeiter und ihre Liefernetze ändern sich ständig. Es ist keineswegs eine Ausnahme, wenn ein Spediteur, der zuvor nicht die besten Konditionen angeboten hat, bei der nächsten Ausschreibung eindeutig der beste ist und Ihr derzeitiger Frachtpartner einen "Weckruf" braucht. Um eine aktive Beteiligung und das Interesse der Anbieter zu gewährleisten, ist es wichtig, den Markt zu kennen und zu wissen, wen man zur Ausschreibung einladen sollte.

Wenn Sie ein Skript für die Auswahl des Spediteurs benötigen, das Sie bei Gesprächen mit potenziellen Spediteuren befolgen können, gehen wir in diesem Artikel auf die wichtigsten Grundsätze ein: Auswahl eines Frachtspediteurs: 10 Tipps [+ kostenlose Scorecard]. Außerdem gibt es eine herunterladbare Scorecard, die Sie ausdrucken und als Leitfaden verwenden können.

Cargoson kann helfen!


Unsere Software umfasst mehr als 1000 Spediteure und wir haben die Erfahrung zu wissen, wer in verschiedenen Frachtarten, Richtungen und Warengruppen aktiv ist. Cargoson als Anbieter von Fracht-Management-Software steht dem Kunden in einer neutralen Beraterrolle zur Seite und bietet so unabhängige Branchenexpertise und Empfehlungen.


3. Legen Sie Ihre Strategie für die Zuweisung von Spediteuren fest, bevor Sie die Transportausschreibung durchführen.


Hier sollten Sie die Strategie für die Zuweisung von Spediteuren und Frachtlinien durchdenken und festlegen.

Ein wichtiger Aspekt bei der Entwicklung einer Strategie für die Zuweisung von Spediteuren ist sicherlich die Fähigkeit, wichtige Transportrouten und/oder Kunden mit besonderen Anforderungen zu bedienen.

Vergessen Sie auch nicht, mit den strategischen oder großen Kunden Ihres Unternehmens zu sprechen, um deren Bereitschaft für einen möglichen Wechsel des Transportpartners zu verstehen.

In den meisten Fällen wird Ihre Strategie für die Auswahl der Spediteure und die Zuweisung der Routen jedoch durch die Anzahl der Spediteure bestimmt, die Ihr Unternehmen realistischerweise täglich verwalten kann. Eine Multi-Carrier-Versandsoftware kann Ihnen helfen, viel mehr Spediteure zu verwalten (und gleichzeitig die Transparenz zu erhöhen), ohne das Personal aufzustocken, indem Sie alle auf einem Dashboard und in einem standardisierten Workflow zusammenfassen.

Mögliche Zuweisungsstrategien:
  • Ein Spediteur pro Land
  • Ein Spediteur pro Region/Postleitzahl
  • Ein Spediteur pro Herkunfts- oder Zielort (Lieferant oder Kunde)
  • Ein Spediteur auf der Grundlage des Warenvolumens
  • Ein Spediteur auf der Grundlage der Warengruppe
  • Kombinationen

Cargoson kann helfen!


Die Software von Cargoson wurde entwickelt, um dem Versender zu helfen, die besten Transportbedingungen für sich zu finden, unabhängig davon, wie viele Frachtpartner benötigt werden. Ob Ihre Strategie für die Zuweisung von Spediteuren zu 2 oder 12 Frachtpartnern führt, spielt keine Rolle mehr - die Bestellung, Verfolgung und Verwaltung des Transports über Cargosons Transportmanagement-Software ist genauso einfach!


4. Erstellen Sie ein einfaches und klar verständliches Ausschreibungsdokument (Versandbedingungen und Preislistenvorlage).


Ein typisches Ausschreibungsdokument (RFP - Request for Proposal) erläutert, was von den Spediteuren erwartet wird, und beschreibt Ihre Transportanforderungen, wie z. B. Sendungsprofil, Art der Waren, Regelmäßigkeit der Sendungen und Details darüber, was im Preis enthalten sein sollte (z. B. Treibstoffzuschlag, Versicherung, Mautgebühren). Obwohl der Detaillierungsgrad Ihrem Ermessen überlassen bleibt, empfehlen wir, dass Ihr Ausschreibungsdokument genügend Details enthält, damit die Spediteure wissen, auf welcher Grundlage sie ihre Preis- und Lieferzeitangebote abgeben. Lesen Sie mehr darüber, wie Frachtpreiseabgeben. Lesen Sie mehr darüber, wie Frachtpreise ermittelt werden, in unserem Blog: Frachtpreis erklärt.

Das Ausschreibungsdokument sollte strukturiert, eindeutig, leicht auszufüllen und leicht zu vergleichen sein. Das Ergebnis werden genaue, aktuelle Tarife und Lieferzeiten sowie ein reibungsloser Ablauf in Ihrer zukünftigen Partnerschaft mit Ihren Spediteuren sein.

Cargoson kann helfen!

Kostenlose, herunterladbare Vorlage für Frachteinkaufsdokumente


Unterhalb dieses Artikels können Sie ein Best-Practice-Beispiel für ein einfaches und übersichtliches Ausschreibungsdokument herunterladen, das aus Standardfrachtbedingungen und einer Preislistenvorlage besteht.

Laden Sie die Ausschreibungsunterlagen von Cargoson herunter, ändern Sie Ihre Frachtbedingungen, fügen Sie Ihre Abgangs- und Zielorte in die Preislistenvorlage ein und senden Sie die Transportausschreibung an Ihren Frachtpartner. Wenn die einfachen Frachtbedingungen nicht ausreichen, können Sie zusätzlich zur Preislistenvorlage auch einen detaillierteren Entwurf der Frachtbedingungen erhalten.

Wenn Sie nicht wissen, an welche Spediteure Sie die Transportausschreibung senden sollen, kann Cargoson als neutraler Berater Ihnen helfen. Fragen Sie nach einer kostenlosen Beratung


5. Erfassen und realisieren Sie Ihre Ausschreibungsergebnisse (Cargosons Fracht-Management-Software).


Sobald die Transportausschreibung durchgeführt wurde, weitere Frachtvertragsverhandlungen (falls erforderlich) stattgefunden haben und die Nominierungen an die Spediteure verteilt wurden, ist es notwendig, die Ausschreibungsergebnisse in Ihrer laufenden Partnerschaft mit Ihren ausgewählten Spediteuren umzusetzen.

Eine einfache Wahrheit - seien Sie klar in Ihren Entscheidungen und halten Sie sich an die versprochenen Nominierungen. Um die Ausschreibungsergebnisse mit Ihren verschiedenen ausgewählten Frachtpartnern erfolgreich umzusetzen, kann Cargosons Fracht-Management-Software Ihnen helfen.

Cargoson kann helfen!


Mit Cargosons Frachtraten-Management-Software können Sie alle von verschiedenen Spediteuren erhaltenen Preislisten in das Konto Ihres Unternehmens hochladen. Die fortschrittliche Preisberechnungs-Engine der Software gibt sowohl Ihnen als auch anderen Personen in Ihrem Unternehmen, die sich mit dem Transport befassen, einen klaren Überblick über die von verschiedenen Frachtpartnern angebotenen Frachtkonditionen. Dies schafft eine beispiellos einfache Möglichkeit, Vergleiche anzustellen und fundierte Entscheidungen für die Bestellung von Transporten und die Entscheidungsfindung zu treffen. Und als Sahnehäubchen müssen Sie keine neue Spediteur-Website verwenden oder selbst eine Spediteur-API-Integration aufbauen, da dies bereits von Cargosons integrierter Speditionsintegrationssoftware übernommen wird.

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