Comment SomnoMed a réduit de 78 % le temps de création des étiquettes grâce à une intégration NetSuite

SomnoMed Group est le premier fournisseur mondial de dispositifs oraux contre l'apnée du sommeil et opère dans 28 pays. Dont le siège social est à Sydney, en Australie, l'entreprise développe et fabrique des orthèses d'avancée mandibulaire sur mesure, prescrites par des dentistes pour traiter l'apnée obstructive du sommeil. Chaque dispositif est fabriqué sur mesure à partir des empreintes dentaires du patient, produit dans une usine centrale à Manille, puis expédié vers des hubs de distribution en Europe. De là, les équipes locales préparent les expéditions sortantes à destination des dentistes et des cabinets dentaires en France, en Allemagne, aux Pays-Bas, dans les pays nordiques et au-delà.

Avec plusieurs transporteurs opérant dans chaque pays et un volume élevé d'expéditions quotidiennes, la gestion de la logistique sortante depuis ces hubs était particulièrement chronophage. Voici comment SomnoMed a résolu ce problème grâce au logiciel de gestion des transports multi-transporteurs de Cargoson.

Emmanuelle Morice, Directrice Expérience Client et Opérations Europe, a supervisé le déploiement de Cargoson sur l'ensemble des opérations européennes, en commençant par le hub France.

Avant Cargoson, chaque hub gérait les expéditions en se connectant individuellement aux portails de chaque transporteur et en créant les étiquettes manuellement. Dans les pays où deux ou trois transporteurs étaient actifs, cela signifiait répéter le même processus sur plusieurs systèmes différents pour chaque commande.

« Certains pays ont un, deux, voire trois transporteurs. On allait sur l'interface de chaque transporteur et on créait l'étiquette individuellement. S'il y avait plusieurs colis pour le même client, il fallait calculer manuellement le poids et les références pour chacun. C'était très chronophage », explique Emmanuelle.

Un autre problème revenait régulièrement : de nombreux clients dentistes de SomnoMed exercent sur plusieurs sites. Lorsque les équipes créaient les étiquettes manuellement, il leur arrivait de sélectionner la mauvaise adresse de livraison. Le colis quittait alors le hub en direction d'un mauvais endroit.

SomnoMed utilise NetSuite comme ERP. L'objectif était de trouver un moyen de connecter ses différents transporteurs européens à NetSuite sans avoir à développer une intégration distincte pour chacun. L'équipe informatique logistique de SomnoMed a identifié Cargoson comme la solution idéale.

L'intégration a débuté avec la France, premier pays à basculer sur une connexion NetSuite complète. Une fois l'étape d'expédition finalisée dans NetSuite, les étiquettes peuvent être générées en masse et imprimées en séquence, classées par numéro de commande client — ce qui correspond à l'ordre d'impression des factures et simplifie le rapprochement comptable. Cargoson a développé cette fonctionnalité de tri personnalisée spécifiquement pour le flux de travail de SomnoMed.

L'impact sur le bureau français a été immédiat et mesurable.

Soit une réduction de 78 % du temps consacré à la création quotidienne des étiquettes.

Les erreurs d'adresse ont également totalement disparu. Les expéditions étant désormais générées directement depuis la commande dans NetSuite — où le client a sélectionné son site de livraison au moment de l'achat —, l'adresse est récupérée automatiquement. Il n'y a plus de sélection manuelle, donc plus aucune possibilité de ce type d'erreur.

Le déploiement de Cargoson dans plusieurs hubs européens a pris du temps. Comme pour la plupart des déploiements de logiciels de gestion des transports, l'adoption a suscité quelques résistances au départ. Les équipes ont bénéficié d'une formation appropriée et de supports de référence, et les retours sont devenus positifs une fois le système en place.

Les bureaux qui avaient d'abord résisté ont systématiquement fait part de retours positifs une fois le système opérationnel.

Au-delà des gains d'efficacité au quotidien, Cargoson a ouvert à SomnoMed des capacités de reporting qu'elle n'avait pas auparavant. L'entreprise utilise désormais les données transporteurs issues de Cargoson comme l'un des deux horodatages permettant de mesurer le temps que met chaque hub à traiter et expédier une commande sortante. Cette mesure court du moment où un colis arrive de Manille jusqu'au moment où le transporteur vient le collecter.

« Avant, nous étions complètement dans le noir. Dans d'autres régions, mesurer ce KPI est simple car il n'y a qu'un seul transporteur. En Europe, avec des transporteurs différents selon les pays, nous n'avions aucune donnée. Maintenant, nous en avons », souligne Emmanuelle.

Ces données permettent à la direction de détecter les anomalies. Si un hub met dix jours à expédier ce qui devrait prendre deux jours, c'est désormais visible. Elles aident également à justifier les décisions en matière de ressources humaines. La direction peut maintenant voir si les opérations fonctionnent efficacement et si davantage ou moins de personnes sont nécessaires pour gérer la logistique.

La réactivité de l'équipe Cargoson est quelque chose qu'Emmanuelle a tenu à souligner. Avec des bureaux dans plusieurs pays passant en production à des moments différents, la possibilité d'organiser des sessions de formation à court préavis a fait une vraie différence concrète.
 
« Ce que j'ai vraiment apprécié chez l'équipe Cargoson, c'est qu'ils se sont rendus disponibles chaque fois que nous avions besoin d'une formation pour la mise en place. Ils ne nous ont pas laissés nous débrouiller seuls. Même l'équipe informatique : il y avait toujours de petites questions et de petits problèmes de configuration au départ, et ils ont toujours répondu rapidement. C'est vraiment précieux », ajoute Emmanuelle.

Aujourd'hui, les hubs européens de SomnoMed gèrent toutes leurs expéditions sortantes via une seule plateforme connectée à NetSuite. Ce qui prenait 90 minutes de création manuelle d'étiquettes en France n'en prend plus que 20. Les erreurs d'adresse liées à la saisie manuelle ont totalement disparu. La direction dispose pour la première fois d'une visibilité sur les délais d'expédition dans chaque hub. Et les équipes qui avaient d'abord résisté au changement refusent aujourd'hui d'y renoncer. Pour une entreprise de dispositifs médicaux qui expédie des produits sur mesure vers des dentistes partout en Europe via plusieurs transporteurs dans chaque pays, c'est exactement ce dont elle avait besoin.


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