8 Ikdienas transporta pārvaldības uzdevumi, kurus varat automatizēt

1. Jūsu klientu, biznesa partneru un kolēģu informēšana par transporta informāciju

1. Jūs piesakāties vienā no savu loģistikas pakalpojumu sniedzēju vietnēm un veicat rezervāciju. Jūs atveriet savu e-pasta pakalpojumu un nosūtāt e-pastu savam piegādātājam, lai informētu viņu par paredzēto sūtījuma savākšanas datumu.
2. Viņi nosūta jums e-pastu ar lūgumu norādīt kravas automašīnas reģistrācijas numuru.
3. Jūs nosūtāt e-pastu pārvadātājam, lūdzot reģistrācijas numuru.
4. Pārvadātājs nosūta jums kravas automašīnas reģistrācijas numuru.
5. Jūs nosūtāt to pašu e-pastu atpakaļ piegādātājam.
6. Sūtījums ir mainījies: ir jāsavāc papildu palešu krava, tāpēc jūs informējat pārvadātāju pa e-pastu.
7. Pārvadātājs saņem informāciju, bet viņi maina savākšanas datumu un informē jūs pa e-pastu.
8. Jūs pārsūtāt to pašu informāciju savam piegādātājam.
9. Dažas dienas pēc sūtījuma pabeigšanas pārvadātājs nosūta jums parakstīto CMR pa e-pastu.

1. Jūs piesakāties savā kravas pārvaldības rīkā un veicat rezervāciju. Paziņojums ar paredzēto savākšanas datumu tiek automātiski nosūtīts jūsu piegādātājam.
2. Pārvadātājs atjaunina kravas automašīnas reģistrācijas numuru. Gan jūs, gan jūsu piegādātājs saņemat automātiskus paziņojumus.
3. Jūs atjaunināt sūtījumu, lai tas saturētu papildu palešu kravu. Jūsu pārvadātājs un piegādātājs saņem informāciju automātiski.
4. Pārvadātājs atjaunina savākšanas datumu, un atjauninātais ETA tiek automātiski nosūtīts jums un jūsu piegādātājam.
5. Pēc sūtījuma pabeigšanas pārvadātājs augšupielādē parakstīto CMR tieši jūsu kravas pārvaldības programmā.

2. Transporta vajadzību saskaņošana starp jūsu tirdzniecības pārstāvjiem un loģistikas vadītājiem

1. Tirdzniecības pārstāvji nosūta e-pastus vai zvana loģistikas vadītājam(-iem) un saskaņo savas transporta vajadzības.
2. Loģistikas vadītājs sagatavo transporta vajadzību sarakstu, izlemj, kuru pārvadātāju izmantot katram gadījumam, un organizē transportu, izmantojot dažādas pārvadātāju portālus un/vai nosūtot e-pastus.
3. Loģistikas vadītājs būs starpnieks, kas sazinās ar tirdzniecības pārstāvjiem un pārvadātājiem.

1. Visi tirdzniecības pārstāvji ievada savas transporta vajadzības vienā sistēmā.
2. Loģistikas vadītāji redz jaunās transporta vajadzības savā vadības panelī. Viņiem uzreiz ir pieejami visi lēmumu kritēriji (cena, ETA, CO2 emisijas), un viņiem ir jāizvēlas labākā opcija.
3. Tirdzniecības pārstāvji var pieteikties sistēmā, kad vien viņiem ir nepieciešama informācija par sūtījumiem.

3. Pieteikšanās daudzās dažādās pārvadātāju vietnēs katru dienu

1. Jūsu uzņēmums sadarbojas ar 6 pārvadātājiem: Pārvadātājs A, B, C, D, E un F.
2. Lai nosūtītu vietējās sūtījumus, jūs piesakāties Pārvadātāja A sistēmā.
3. Starptautisko sūtījumu nosūtīšanai jūs piesakāties Pārvadātāja B sistēmā.
4. Vietējiem autotransporta sūtījumiem Pārvadātājam C nav tiešsaistes pašapkalpošanās portāla, tāpēc jūs nosūtāt viņiem e-pastu, lai pasūtītu transportu. Bet vispirms jums ir jāatrod pareizā kontaktpersona atkarībā no sūtījuma maršruta.
5. Starptautiskiem autotransporta sūtījumiem jūs piesakāties vai nu Pārvadātāja D, vai Pārvadātāja E sistēmā atkarībā no izcelsmes/galamērķa.
6. Jūras transportam jūs piesakāties Pārvadātāja F sistēmā.

4. Darbinieku apmācība jaunas pārvadātāja programmatūras izmantošanai

1. Ir pienācis jauns gads, un jūs esat nomainījis dažus no saviem loģistikas pakalpojumu sniedzējiem. Tas nozīmē, ka jums būs jāiepazīstas ar jauno programmatūru un jāapmāca sava komanda to darīt.
2. Jūsu komandā ir jauns darbinieks, kuram ir jāapmāca, kā izmantot visu dažādo pārvadātāju programmatūras sistēmas un vietnes. Jums vai nu būs jādala savas paroles, vai jāizveido jauni konti viņiem visās sistēmās. Dažos gadījumos tas var aizņemt dažas dienas vai pat nedēļas.
3. Viņiem arī būs nepieciešams saraksts ar visiem kravas ekspeditoriem un/vai kontu menedžeriem visiem jūsu pārvadātājiem, lai sazinātos par transporta pasūtījumiem, statusiem un izmaiņām.

1. Jūs izmantojat transporta vadības programmatūru (TMS) ar vienu piekļuves punktu. Tāpēc loģistikas pakalpojumu sniedzēju maiņa neradīs nekādas izmaiņas jūsu darba plūsmā.
2. Jūs apmācāt jaunus komandas locekļus izmantot vienu sistēmu, nevis desmit.
3. Visi jūsu attiecīgie kontakti tiek automātiski atrasti katram sūtījumam un pārvadātājam.

5. Kolēģa informēšana par jaunākajiem transportiem pirms došanās atvaļinājumā

6. „Cik dārgs būtu šis sūtījums?"

1. Jums ir iepriekš saskaņoti cenu saraksti ar visiem jūsu pārvadātājiem. Tie ir vai nu izdrukāti, vai PDF/Excel formātā jūsu datorā.
2. Jūs aprēķināt sūtījuma maksājamo svaru un ar pirkstu sekojat līdzi visiem cenu sarakstiem, lai atrastu piemērojamo cenu.
3. Neaizmirstiet pārbaudīt pārvadātāja vietni, lai uzzinātu viņu pašreizējos maksājumus (piemēram, BAF).
4. Jūs apkopojat aprēķinu rezultātus sarakstā, no kura varat izvēlēties labāko piedāvājumu.

7. Transporta informācijas kopēšana un ielīmēšana no vienas programmas citā

1. Jūs izmantojat ERP (uzņēmuma resursu plānošanas) programmatūru. Pasūtot transportu, jūs kopējat sūtījuma informāciju no ERP uz sava loģistikas pakalpojumu sniedzēja programmatūru.
2. Pēc tam jūs kopējat dažus datus no pārvadātāja programmatūras atpakaļ uz savu ERP.
3. Jums ir tiešsaistes veikals ar dažām automatizētām piegādes spraudņiem, bet jums joprojām ir jākopē un jāielīmē daļa informācijas atpakaļ uz savu ERP. (Ja tiešsaistes veikals ir jūsu vienīgais pārdošanas punkts, tas nav liela problēma.)

8. Uzņēmuma mēroga, daudzu pārvadātāju piegāžu pārskatu un statistikas ģenerēšana

1. Jūsu sūtījumu vēsture un statistika ir izkliedēta dažādu loģistikas pakalpojumu sniedzēju sistēmās. Dažās no tām pat nav statistikas moduļa.
2. Lai izveidotu pārskatu, vispirms jums ir jāeksportē vai jākopē un jāielīmē jaunā datu no visu pārvadātāju sistēmām. Pēc tam jūs tos visus importējat Excel un standartizējat formātus, pēc kā varat sākt ģenerēt ieskatus no datiem.