Las licitaciones de transporte o la adquisición de carga pueden parecer complejas y desalentadoras de emprender, pero organizarlas podría ser más simple de lo que pensabas.


En su sentido más amplio, ¿a qué nos referimos con "licitación de transporte"? Definición: Una licitación donde una empresa decide utilizar múltiples proveedores de servicios de transporte para sus necesidades de carga. Para muchas empresas en Europa, el período común de licitación es de un año.

Definiciones


Antes de repasar la guía para realizar una licitación de transporte en el siguiente capítulo, definamos algunos términos clave más relacionados con el proceso.

  1. Licitación de Transporte, también conocida como Adquisición de Carga: Estos términos se refieren al proceso donde una empresa invita a múltiples proveedores de servicios de transporte a ofertar para proporcionar servicios de carga. Es un método sistemático y justo de seleccionar un proveedor de servicios basado en costo, servicio, tiempos de entrega, confiabilidad, disponibilidad y otros factores que son importantes para la empresa. Las licitaciones generalmente cubren un período específico, a menudo un año en muchas empresas europeas. La adquisición de carga es un proceso estándar en el envío empresarial, pero también se está volviendo más común entre las pequeñas empresas que utilizan un TMS.

  2. Licitación de Envío / Licitación de Carga: Aquí es donde un remitente realiza una licitación para una sola carga, o una necesidad de transporte única. Para más información, consulta nuestro artículo anterior "¿Qué es el Flete Spot?". En ese post del blog, aprenderás cómo el flete spot puede proporcionar soluciones para necesidades de envío inesperadas, oportunidades potenciales de ahorro de costos y las incertidumbres y riesgos que conlleva. Sin embargo, el enfoque del artículo actual es el proceso de adquisición de contratos a largo plazo, que es la licitación de transporte o adquisición de carga.

  3. Software de Licitación de Carga: Estas son herramientas digitales diseñadas para automatizar el proceso de licitación de carga. Las herramientas de licitación de carga ayudan a crear documentos de licitación, gestionar ofertas de varios transportistas, compararlas en base a múltiples parámetros y, finalmente, seleccionar la(s) más adecuada(s). El software generalmente incluye funciones para la gestión de documentos, comunicación con los licitantes, análisis de ofertas y generación de informes.

En este post del blog, te proporcionaremos consejos prácticos, herramientas y plantillas para organizar una licitación de transporte simple. Nuestro enfoque principal aquí es la adquisición de carga o licitación de transporte como un proceso de contrato a largo plazo, en lugar de abordar licitaciones de carga o envío individuales.


Los principios clave a seguir al organizar una licitación de transporte:

  • Sé abierto;
  • Prepara documentación simple y clara;
  • Cumple tu palabra y toma decisiones firmes.

5 Pasos para Realizar una Licitación de Transporte Exitosa


1. Comprende tu negocio, los bienes que envías y tus rutas operativas (estadísticas de carga).


Responde las preguntas que te harán las empresas de transporte. Estas son cruciales ya que influirán en los términos de tu carga (tiempo de entrega, tipo de servicio, costo de flete, fecha límite de pago, límite de crédito, etc).

Entonces, anticipa estas preguntas y prepárate para responder:

  • ¿Cuál es el campo de negocio de tu empresa? ¿Qué tan importante es el transporte en tu negocio? ¿Cuál es tu costo anual de transporte?

  • ¿Cuáles son tus bienes? ¿Son bienes de paquetería, LTL o FTL? ¿Bienes estándar o mercancías peligrosas? ¿Son sensibles a la temperatura?

  • ¿Cómo se empaquetan estos bienes? Por ejemplo, sueltos, envueltos en palés, rollos, big bag, cisterna, etc.

  • ¿Cómo se pueden cargar estos bienes? Por ejemplo, apilables o no, carga/descarga con elevador trasero (sin acceso con un semirremolque grande), mercancías frágiles, se requiere amarre, etc.


Los transportistas estarán particularmente interesados en las estadísticas de carga del período anterior. Esto les permite evaluar y valorar su encaje en su cadena de transporte - bienes, ubicaciones de entrega, volúmenes, rutas de transporte, etc.

¿A dónde se mueven tus bienes? ¿Cuáles son las cantidades involucradas? ¿Cuál es la regularidad de tus transportes? ¿Tus transportes tienen fluctuaciones estacionales?

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Con el software de gestión de carga de Cargoson, las estadísticas de carga de tu empresa se muestran en tu cuenta en gráficos y tablas interactivas, así como en formato Excel descargable. Esto te permite procesar y compartir tus estadísticas de carga con tus socios de transporte junto con otros documentos de licitación.

Descarga el ejemplo de estadísticas de carga


2. Selecciona los transportistas adecuados para enviar la licitación.


Solo lograrás los mejores resultados si envías tu licitación a las empresas de transporte adecuadas. Por lo tanto, es esencial analizar tu lista actual de transportistas y pensar en quién más podría ser adecuado para la nueva licitación.

Los transportistas, sus empleados y sus redes de entrega cambian constantemente. No es una excepción en absoluto si un transportista que anteriormente no ofrecía las mejores condiciones es claramente el mejor en la siguiente licitación, y tu actual socio de transporte necesita una "llamada de atención". Para garantizar una participación activa y el interés de los proveedores, es importante conocer el mercado y saber a quién invitar a la licitación.

Si necesitas un guión de selección de transportista a seguir al discutir con posibles transportistas, repasamos los principios principales en este artículo: Selección de un Transportista de Carga: 10 Consejos [+ tarjeta de puntuación gratuita]. También hay una tarjeta de puntuación descargable que puedes imprimir y usar como guía.

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Nuestro software cuenta con más de 1000 transportistas y tenemos la experiencia para saber quién opera activamente en diferentes modos de carga, direcciones y grupos de bienes. Cargoson, como proveedor de software de gestión de carga, se mantiene con el cliente en un papel de consultor neutral, proporcionando así experiencia y recomendaciones independientes de la industria.


3. Establece tu estrategia de asignación de transportistas antes de realizar la licitación de transporte.


Aquí, debes pensar y determinar la estrategia para asignar transportistas y líneas de carga.

Un aspecto importante del diseño de una estrategia de asignación de transportistas es ciertamente la capacidad de atender las principales rutas de transporte y/o clientes con requisitos especiales.

Además, no olvides hablar con los clientes estratégicos o grandes de tu empresa para comprender su disposición para un posible cambio de socio de transporte.

Sin embargo, la mayoría de las veces, tu selección de transportista y estrategia de asignación de rutas estarán determinadas por la cantidad de transportistas que tu empresa puede gestionar de manera realista a diario. Un software de envío multiportador puede ayudarte a gestionar muchos más transportistas (mientras aumenta la transparencia) sin aumentar el personal, al tenerlos todos en un solo panel y un flujo de trabajo estandarizado.

Posibles estrategias de asignación:
  • Un transportista por país
  • Un transportista por región/código postal
  • Un transportista por origen o destino (proveedor o cliente)
  • Un transportista basado en el volumen de bienes
  • Un transportista basado en el grupo de bienes
  • Combinaciones

¡Cargoson puede ayudar!


El software de Cargoson está diseñado para ayudar al remitente a encontrar las mejores condiciones de transporte para ellos, independientemente de cuántos socios de transporte se necesiten. Ya sea que tu estrategia de asignación de transportistas resulte en 2 o 12 socios de transporte, ya no importa: ¡ordenar, rastrear y gestionar el transporte desde el software de gestión de transporte de Cargoson es igual de fácil!


4. Crea un documento de licitación simple y claramente comprensible (condiciones de envío y plantilla de lista de precios).


Un documento típico de licitación (RFP - Solicitud de Propuesta) explica lo que se espera de los transportistas y describe tus necesidades de transporte, como el perfil de envío, la naturaleza de los bienes, la regularidad de los envíos y detalles sobre lo que debe incluirse en el precio (por ejemplo, recargo por combustible, seguro, peajes). Aunque el nivel de detalle queda a tu discreción, recomendamos que tu documento de licitación proporcione suficientes detalles para que los transportistas conozcan la base de sus ofertas de precio y tiempo de entrega. Lee más sobre cómo se determinan los precios de carga en nuestro blog: Precio de carga explicado.

El documento de licitación debe ser estructurado, inequívoco, fácil de completar y fácil de comparar. El resultado serán tarifas y tiempos de entrega precisos y actualizados, y un proceso fluido en tu futura asociación con tus transportistas.

¡Cargoson puede ayudar!

Plantilla de documento de adquisición de carga gratuita y descargable


Debajo de este artículo, puedes descargar un ejemplo de mejores prácticas de un documento de licitación simple y claro, que consta de condiciones de carga estándar y una plantilla de lista de precios.

Descarga los documentos de licitación de Cargoson, modifica tus condiciones de carga, agrega tus orígenes y destinos a la plantilla de lista de precios y envía la licitación de transporte a tu socio de transporte. Si las condiciones de carga simples no son suficientes, además de la plantilla de lista de precios, también puedes obtener un borrador más detallado de las condiciones de carga.

Si no sabes a qué transportistas enviar la licitación de transporte, Cargoson, como consultor neutral, puede ayudarte. Solicita asesoramiento gratuito


5. Registra y realiza los resultados de tu licitación (software de gestión de carga de Cargoson).


Una vez que se ha realizado la licitación de transporte, se ha hecho una mayor negociación del contrato de carga (si es necesario) y se han distribuido las nominaciones a los transportistas, es necesario implementar los resultados de la licitación en tu asociación continua con los transportistas elegidos.

Una simple verdad: sé claro en tus elecciones y cumple con las nominaciones prometidas. Para implementar con éxito los resultados de la licitación con tus diversos socios de transporte elegidos, el software de gestión de carga de Cargoson puede ayudarte.

¡Cargoson puede ayudar!


El software de gestión de tarifas de carga de Cargoson te permite cargar todas las listas de precios recibidas de diferentes transportistas a la cuenta de tu empresa. El avanzado motor de cálculo de precios del software les brinda tanto a ti como a otras personas en tu empresa que se ocupan del transporte una visión clara de las condiciones de carga ofrecidas por diferentes socios de transporte. Esto crea una forma sin precedentes de comparar y tomar decisiones informadas para ordenar el transporte y tomar decisiones. Y, para colmo, no necesitas comenzar a usar un nuevo sitio web de transportistas o construir tu propia integración de API de transportistas, ya que esto ya está manejado por el software de integración de transportistas incorporado de Cargoson.

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