8 Καθημερινές Εργασίες Διαχείρισης Μεταφορών που Μπορείτε να Αυτοματοποιήσετε

1. Ενημέρωση των πελατών, επιχειρηματικών εταίρων και συναδέλφων σας για πληροφορίες σχετικές με τις μεταφορές

1. Συνδέεστε στην ιστοσελίδα ενός από τους logistics παρόχους σας και κάνετε μια κράτηση. Ανοίγετε την υπηρεσία email σας και στέλνετε ένα email στον προμηθευτή σας για να τον ενημερώσετε για την αναμενόμενη ημερομηνία παραλαβής της αποστολής.
2. Σας στέλνουν ένα email για να ζητήσουν τον αριθμό κυκλοφορίας του φορτηγού από εσάς.
3. Στέλνετε ένα email στον μεταφορέα ζητώντας τον αριθμό κυκλοφορίας.
4. Ο μεταφορέας σας στέλνει τον αριθμό κυκλοφορίας του φορτηγού.
5. Στέλνετε το ίδιο email πίσω στον προμηθευτή σας.
6. Η αποστολή άλλαξε: υπάρχει μια επιπλέον παλέτα για παραλαβή, οπότε ενημερώνετε τον μεταφορέα μέσω email.
7. Ο μεταφορέας λαμβάνει τις πληροφορίες, αλλά αλλάζει την ημερομηνία παραλαβής και σας ενημερώνει μέσω email.
8. Προωθείτε τις ίδιες πληροφορίες στον προμηθευτή σας.
9. Μερικές ημέρες μετά την ολοκλήρωση της αποστολής, ο μεταφορέας σας στέλνει μέσω email το υπογεγραμμένο CMR.

1. Συνδέεστε στο εργαλείο διαχείρισης φορτίων σας και κάνετε μια κράτηση. Μια ειδοποίηση με την αναμενόμενη ημερομηνία παραλαβής αποστέλλεται αυτόματα στον προμηθευτή σας.
2. Ο μεταφορέας ενημερώνει τον αριθμό κυκλοφορίας του φορτηγού. Εσείς και ο προμηθευτής σας λαμβάνετε αυτόματες ειδοποιήσεις.
3. Ενημερώνετε την αποστολή ώστε να περιλαμβάνει μια επιπλέον παλέτα. Ο μεταφορέας και ο προμηθευτής σας λαμβάνουν αυτόματα τις πληροφορίες.
4. Ο μεταφορέας ενημερώνει την ημερομηνία παραλαβής και η ενημερωμένη ETA αποστέλλεται αυτόματα σε εσάς και τον προμηθευτή σας.
5. Μετά την ολοκλήρωση της αποστολής, ο μεταφορέας ανεβάζει το υπογεγραμμένο CMR απευθείας στο λογισμικό διαχείρισης φορτίων σας.

2. Επικοινωνία των αναγκών μεταφοράς μεταξύ των πωλητών και των υπευθύνων logistics

1. Οι πωλητές στέλνουν emails ή καλούν τους υπεύθυνους logistics και επικοινωνούν τις ανάγκες τους για μεταφορά.
2. Ο υπεύθυνος logistics προετοιμάζει μια λίστα με τις ανάγκες μεταφοράς, αποφασίζει ποιον μεταφορέα θα χρησιμοποιήσει για καθεμία και οργανώνει τη μεταφορά χρησιμοποιώντας διάφορες πύλες μεταφορέων ή/και στέλνοντας emails.
3. Ο υπεύθυνος logistics θα είναι ο ενδιάμεσος που θα επικοινωνεί πληροφορίες μεταξύ πωλητών και μεταφορέων.

1. Όλοι οι πωλητές εισάγουν τις ανάγκες τους για μεταφορά σε ένα ενιαίο σύστημα.
2. Οι υπεύθυνοι logistics βλέπουν τις νέες ανάγκες μεταφοράς στον πίνακα ελέγχου τους. Έχουν άμεσα όλα τα κριτήρια απόφασης (τιμή, ETA, εκπομπές διοξειδίου του άνθρακα) και χρειάζεται μόνο να αποφασίσουν για την καλύτερη επιλογή.
3. Οι πωλητές μπορούν να συνδεθούν στο σύστημα όποτε χρειάζονται πληροφορίες για τις αποστολές.

3. Σύνδεση σε πολλές διαφορετικές ιστοσελίδες μεταφορέων καθημερινά

1. Έχετε 6 μεταφορείς με τους οποίους συνεργάζεται η εταιρεία σας: Μεταφορέας Α, Β, Γ, Δ, Ε και ΣΤ.
2. Για εγχώριες αποστολές δεμάτων, συνδέεστε στο σύστημα του Μεταφορέα Α.
3. Για διεθνείς αποστολές δεμάτων, συνδέεστε στο σύστημα του Μεταφορέα Β.
4. Για εγχώριες οδικές μεταφορές, ο Μεταφορέας Γ δεν διαθέτει online πύλη αυτοεξυπηρέτησης, οπότε τους στέλνετε email για να παραγγείλετε μεταφορά. Αλλά πρώτα πρέπει να βρείτε το σωστό άτομο για επικοινωνία, ανάλογα με τη διαδρομή της αποστολής.
5. Για διεθνείς οδικές μεταφορές, συνδέεστε είτε στο σύστημα του Μεταφορέα Δ είτε του Μεταφορέα Ε, ανάλογα με την προέλευση/προορισμό.
6. Για θαλάσσιες μεταφορές, συνδέεστε στο σύστημα του Μεταφορέα ΣΤ.

4. Εκπαίδευση υπαλλήλων για τη χρήση νέου λογισμικού μεταφορέα

1. Ήρθε μια νέα χρονιά και έχετε αλλάξει μερικούς από τους παρόχους logistics υπηρεσιών σας. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να εξοικειωθείτε με το νέο λογισμικό και να εκπαιδεύσετε την ομάδα σας να κάνει το ίδιο.
2. Υπάρχει ένα νέο μέλος στην ομάδα σας που πρέπει να εκπαιδευτεί στη χρήση όλων των διαφορετικών συστημάτων και ιστοσελίδων των μεταφορέων. Θα πρέπει είτε να μοιραστείτε τους κωδικούς πρόσβασής σας είτε να δημιουργήσετε νέους λογαριασμούς για αυτούς σε όλα τα συστήματα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό μπορεί να διαρκέσει μερικές ημέρες ή ακόμη και εβδομάδες.
3. Θα χρειαστούν επίσης μια λίστα με όλους τους εκτελωνιστές και/ή τους υπεύθυνους λογαριασμών για όλους τους μεταφορείς σας, για να επικοινωνούν σχετικά με παραγγελίες μεταφοράς, καταστάσεις και αλλαγές.

1. Χρησιμοποιείτε ένα λογισμικό διαχείρισης μεταφορών (TMS) με ενιαίο σημείο πρόσβασης. Επομένως, η αλλαγή παρόχων logistics υπηρεσιών δεν θα επιφέρει καμία αλλαγή στη ροή εργασίας σας.
2. Εκπαιδεύετε τα νέα μέλη της ομάδας σας στη χρήση ενός συστήματος αντί για δέκα.
3. Όλες οι σχετικές επαφές σας βρίσκονται αυτόματα για κάθε αποστολή και μεταφορέα.

5. Ενημέρωση του συναδέλφου σας για τις τελευταίες μεταφορές πριν φύγετε για διακοπές

6. "Πόσο θα κόστιζε αυτή η αποστολή;"

1. Έχετε προσυμφωνημένους τιμοκαταλόγους με όλους τους μεταφορείς σας. Είτε τους έχετε τυπωμένους είτε σε μορφή PDF/Excel στον υπολογιστή σας.
2. Υπολογίζετε το βάρος χρέωσης της αποστολής και ακολουθείτε με το δάχτυλό σας όλους τους τιμοκαταλόγους για να βρείτε την ισχύουσα τιμή.
3. Μην ξεχάσετε να ελέγξετε την ιστοσελίδα του μεταφορέα για τις τρέχουσες επιβαρύνσεις (π.χ. BAF)
4. Συγκεντρώνετε τα αποτελέσματα των υπολογισμών σε μια λίστα από την οποία μπορείτε να επιλέξετε την καλύτερη προσφορά.

7. Αντιγραφή-επικόλληση πληροφοριών μεταφοράς από ένα λογισμικό σε άλλο

1. Χρησιμοποιείτε ένα ERP (λογισμικό σχεδιασμού επιχειρησιακών πόρων). Όταν παραγγέλλετε μεταφορά, αντιγράφετε τις πληροφορίες αποστολής από το ERP στο λογισμικό του παρόχου logistics υπηρεσιών σας.
2. Στη συνέχεια, αντιγράφετε ορισμένα δεδομένα από το λογισμικό του μεταφορέα πίσω στο ERP σας.
3. Έχετε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα με εγκατεστημένα ορισμένα αυτοματοποιημένα πρόσθετα αποστολής, αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεται να αντιγράφετε και να επικολλάτε ορισμένες πληροφορίες πίσω στο ERP σας. (Αν το ηλεκτρονικό κατάστημα είναι το μοναδικό σημείο πώλησης, δεν είναι πρόβλημα.)

1. Το ERP ή το ηλεκτρονικό κατάστημά σας είναι ενσωματωμένο με το λογισμικό διαχείρισης φορτίων σας. Μπορείτε να στέλνετε παραγγελίες μεταφοράς απευθείας από το ERP σας σε οποιονδήποτε από τους μεταφορείς σας και να λαμβάνετε αυτόματα οποιεσδήποτε πληροφορίες χρειάζεστε (ετικέτες, αριθμούς παρακολούθησης κ.λπ.).
2. Το ηλεκτρονικό σας κατάστημα είναι ενσωματωμένο με το ERP σας. Από εκεί, μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε το ERP ως ενιαία πηγή για όλες τις παραγγελίες μεταφοράς, είτε απλώς να συγχρονίσετε πληροφορίες με το ηλεκτρονικό κατάστημα.

8. Δημιουργία εταιρικών, διατμηματικών αναφορών και στατιστικών αποστολών

1. Το ιστορικό και τα στατιστικά στοιχεία των αποστολών σας είναι διασκορπισμένα στα συστήματα διαφορετικών παρόχων logistics υπηρεσιών. Ορισμένοι μπορεί να μην διαθέτουν καν μοντέλο στατιστικών.
2. Για να δημιουργήσετε μια αναφορά, πρέπει πρώτα να εξαγάγετε ή να αντιγράψετε και επικολλήσετε τα ακατέργαστα δεδομένα από όλα τα συστήματα των μεταφορέων. Στη συνέχεια, τα εισάγετε όλα στο Excel και τυποποιείτε τις μορφές, μετά από το οποίο μπορείτε να αρχίσετε να δημιουργείτε πληροφορίες από τα δεδομένα.