8 svakodnevnih zadataka upravljanja prijevozom koje možete automatizirati

1. Obavještavanje vaših kupaca, poslovnih partnera i kolega o informacijama vezanim uz prijevoz

1. Prijavljujete se na web stranicu jednog od vaših logističkih pružatelja usluga i obavljate rezervaciju. Otvarate svoju uslugu e-pošte i šaljete e-poštu dobavljaču kako biste ga obavijestili o očekivanom datumu prikupljanja pošiljke.
2. Oni vam šalju e-poštu s upitom za registracijsku oznaku kamiona.
3. Šaljete e-poštu prijevozniku s upitom za registracijsku oznaku.
4. Prijevoznik vam šalje registracijsku oznaku kamiona.
5. Šaljete istu e-poštu natrag dobavljaču.
6. Pošiljka se promijenila: postoji dodatna paleta za prikupiti, pa obavještavate prijevoznika putem e-pošte.
7. Prijevoznik prima informaciju, ali mijenja datum prikupljanja i obavještava vas putem e-pošte.
8. Prosljeđujete istu informaciju dobavljaču.
9. Nekoliko dana nakon što je pošiljka završena, prijevoznik vam šalje potpisani CMR putem e-pošte.

1. Prijavljujete se u svoj alat za upravljanje teretom i obavljate rezervaciju. Obavijest s očekivanim datumom prikupljanja automatski se šalje vašem dobavljaču.
2. Prijevoznik ažurira registracijsku oznaku kamiona. I vi i vaš dobavljač automatski primate obavijesti.
3. Ažurirate pošiljku da sadrži dodatnu paletu. Vaš prijevoznik i dobavljač automatski primaju informaciju.
4. Prijevoznik ažurira datum prikupljanja i ažurirano očekivano vrijeme dolaska automatski se šalje vama i vašem dobavljaču.
5. Nakon što je pošiljka završena, prijevoznik izravno učitava potpisani CMR u vaš softver za upravljanje teretom.

2. Komuniciranje potreba za prijevozom između vaših prodajnih predstavnika i logističkih menadžera

1. Prodajni predstavnici šalju e-poštu ili zovu logističkog menadžera i prenose svoje potrebe za prijevozom.
2. Logistički menadžer priprema popis potreba za prijevozom, odlučuje kojeg će prijevoznika koristiti za svaku potrebu i organizira prijevoz koristeći različite portale prijevoznika i/ili šaljući e-poštu.
3. Logistički menadžer bit će posrednik u komunikaciji informacija između prodajnih predstavnika i prijevoznika.

1. Svi prodajni predstavnici unose svoje potrebe za prijevozom u jedan sustav.
2. Logistički menadžeri vide nove potrebe za prijevozom na svojoj kontrolnoj ploči. Odmah imaju sve kriterije za odlučivanje (cijenu, očekivana vremena dolaska, emisije ugljika) i samo trebaju odlučiti o najboljoj opciji.
3. Prodajni predstavnici mogu se prijaviti u sustav kad god trebaju informacije o pošiljkama.

3. Svakodnevno prijavljivanje na mnoge različite web stranice prijevoznika

1. Imate 6 prijevoznika s kojima vaša tvrtka surađuje: Prijevoznik A, B, C, D, E i F.
2. Za slanje domaćih pošiljaka, prijavljujete se u sustav Prijevoznika A.
3. Za međunarodne pošiljke, prijavljujete se u sustav Prijevoznika B.
4. Za domaći cestovni prijevoz, Prijevoznik C nema online samoposluživački portal, pa im šaljete e-poštu za naručivanje prijevoza. Ali prvo morate pronaći odgovarajuću osobu za kontakt, ovisno o ruti pošiljke.
5. Za međunarodni cestovni prijevoz, prijavljujete se ili u sustav Prijevoznika D ili Prijevoznika E, ovisno o polazištu/odredištu.
6. Za pomorski prijevoz, prijavljujete se u sustav Prijevoznika F.

4. Obučavanje zaposlenika za korištenje novog softvera prijevoznika

1. Nova godina je stigla i promijenili ste neke od svojih pružatelja logističkih usluga. To znači da ćete se morati upoznati s novim softverom i obučiti svoj tim da učini isto.
2. Novi član vašeg tima mora biti obučen za korištenje svih različitih softverskih sustava i web stranica prijevoznika. Ili ćete morati podijeliti svoje lozinke ili stvoriti nove račune za njih u svim sustavima. U nekim slučajevima to može potrajati nekoliko dana ili čak tjedana.
3. Također će im trebati popis svih špeditera i/ili voditelja računa za sve vaše prijevoznike za kontaktiranje u vezi s narudžbama prijevoza, statusima i promjenama.

1. Koristite softver za upravljanje prijevozom (TMS) s jednom pristupnom točkom. Stoga promjena pružatelja logističkih usluga neće donijeti nikakve promjene u vašem radnom procesu.
2. Obučavate nove članove tima za korištenje jednog sustava umjesto deset.
3. Svi vaši relevantni kontakti automatski se pronalaze za svaku pošiljku i prijevoznika.

5. Upoznavanje kolege s najnovijim prijevozima prije odlaska na odmor

6. „Koliko bi ova pošiljka koštala?"

1. Imate unaprijed dogovorene cjenike sa svim svojim prijevoznicima. Ili ih imate ispisane ili u PDF/Excel formatu na svom računalu.
2. Izračunavate obračunsku težinu pošiljke i prstom prolazite kroz sve cjenike kako biste pronašli primjenjivu cijenu.
3. Ne zaboravite provjeriti web stranicu prijevoznika za njihove trenutne naknade (npr. BAF).
4. Sastavljate rezultate izračuna u popis iz kojeg možete odabrati najbolju ponudu.

7. Kopiranje i lijepljenje informacija o prijevozu iz jednog softvera u drugi

1. Koristite ERP (softver za planiranje resursa poduzeća). Prilikom naručivanja prijevoza, kopirate informacije o pošiljci iz ERP-a u softver vašeg pružatelja logističkih usluga.
2. Zatim kopirate neke podatke iz softvera prijevoznika natrag u svoj ERP.
3. Imate online trgovinu s instaliranim nekim automatiziranim priključcima za otpremu, ali i dalje morate kopirati i lijepiti neke informacije natrag u svoj ERP. (Ako je online trgovina vaša jedina točka prodaje, to nije veliki problem.)

1. Vaš ERP ili online trgovina integrirani su s vašim softverom za upravljanje teretom. Možete izravno slati narudžbe prijevoza iz svog ERP-a bilo kojem od svojih prijevoznika i automatski dobivati sve potrebne informacije (naljepnice, brojeve za praćenje itd.).
2. Vaša online trgovina integrirana je s vašim ERP-om. Odande možete ili koristiti ERP kao jedinstveni izvor svih narudžbi prijevoza ili samo sinkronizirati informacije s online trgovinom.

8. Generiranje izvješća i statistika o otpremi na razini tvrtke, neovisno o prijevozniku

1. Vaša povijest pošiljaka i statistike rasute su po sustavima različitih pružatelja logističkih usluga. Neki možda čak nemaju ni modul za statistiku.
2. Za stvaranje izvješća, prvo morate izvesti ili kopirati i zalijepiti sirove podatke iz sustava svih prijevoznika. Zatim ih sve uvozite u Excel i standardizirate formate, nakon čega možete početi generirati uvide iz podataka.