Logistiikka, erityisesti kuljetuksenhallinta, on yksi niistä aloista, jotka eivät ole pysyneet täysin teknologian kehityksen mukana. Jos tavaroiden kuljetusten järjestäminen on yksi päivittäisistä vastuistasi, saatat löytää useita toimintoja, jotka voit automatisoida. Tämä voi säästää sinulta tunteja rutiinitehtävissä päivittäin, jolloin voit keskittyä tehtäviin, joita teknologia ei vielä pysty hoitamaan.

Olemme koonneet listan logistiikan tehtävistä, jotka voidaan helposti delegoida teknologialle jo tänä päivänä.

1. Asiakkaiden, liikekumppaneiden ja kollegoiden tiedottaminen kuljetuksiin liittyvistä asioista


Vanha tapa:
  1. Kirjaudut sisään yhden logistiikkapalveluntarjoajasi verkkosivustolle ja teet varauksen. Avaat sähköpostipalvelusi ja lähetät sähköpostia toimittajallesi ilmoittaaksesi lähetyksen odotetun noutopäivän.
  2. He lähettävät sähköpostia pyytääkseen sinulta kuorma-auton rekisterinumeron.
  3. Lähetät sähköpostia kuljetusliikkeelle pyytääksesi rekisterinumeron.
  4. Kuljetusliike lähettää sinulle kuorma-auton rekisterinumeron.
  5. Lähetät saman sähköpostin takaisin toimittajalle.
  6. Lähetys muuttui: noudettavana on ylimääräinen lava, joten ilmoitat siitä kuljetusliikkeelle sähköpostitse.
  7. Kuljetusliike vastaanottaa tiedon, mutta he muuttavat noutopäivää ja ilmoittavat sinulle sähköpostitse.
  8. Välität saman tiedon toimittajallesi.
  9. Muutama päivä kuljetuksen jälkeen kuljetusliike lähettää sinulle allekirjoitetun CMR:n sähköpostitse.

Uusi tapa:
  1. Kirjaudut sisään rahtihallintaohjelmistoosi ja teet varauksen. Ilmoitus odotetusta noutopäivästä lähetetään automaattisesti toimittajallesi.
  2. Kuljetusliike päivittää kuorma-auton rekisterinumeron. Sekä sinä että toimittajasi saatte automaattiset ilmoitukset.
  3. Päivität lähetykseen ylimääräisen lavan. Kuljetusliikkeesi ja toimittajasi saavat tiedon automaattisesti.
  4. Kuljetusliike päivittää noutopäivän, ja päivitetty ETA lähetetään automaattisesti sinulle ja toimittajallesi.
  5. Kuljetuksen päätyttyä kuljetusliike lataa allekirjoitetun CMR:n suoraan rahtihallintaohjelmistoosi.



2. Kuljetustarpeiden viestintä myyntihenkilöstön ja logistiikkapäällikön/-päälliköiden välillä


Sinulla on yksi tai muutama logistiikkapäällikkö ja suurempi myyntitiimi. Myyntihenkilöstön on tilattava tavaroiden kuljetus. Logistiikkapäällikön tehtävänä on kerätä kaikki kuljetustarpeet ja järjestää kuljetus.

Vanha tapa:
  1. Myyntihenkilöstö lähettää sähköpostia tai soittaa logistiikkapäällikölle ja viestii kuljetustarpeistaan.
  2. Logistiikkapäällikkö laatii listan kuljetustarpeista, päättää mitä kuljetusliikettä käytetään kuhunkin ja järjestää kuljetuksen eri kuljetusliikkeiden portaalien kautta ja/tai lähettämällä sähköposteja.
  3. Logistiikkapäällikkö toimii välikätenä välittäen tietoa myyntihenkilöstön ja kuljetusliikkeiden välillä.

Uusi tapa:
  1. Kaikki myyntihenkilöt syöttävät kuljetustarpeensa yhteen järjestelmään.
  2. Logistiikkapäälliköt näkevät uudet kuljetustarpeet kojelaudallaan. Heillä on välittömästi kaikki päätöksentekokriteerit (hinta, ETA:t, hiilidioksidipäästöt) ja heidän tarvitsee vain päättää paras vaihtoehto.
  3. Myyntihenkilöstö voi kirjautua järjestelmään aina, kun he tarvitsevat tietoa lähetyksistä.



3. Kirjautuminen monille eri kuljetusliikkeiden verkkosivustoille päivittäin


Vanha tapa:
  1. Sinulla on 6 kuljetusliikettä, joiden kanssa yrityksesi työskentelee: Kuljetusliike A, B, C, D, E ja F.
  2. Kotimaan pakettien lähettämiseen kirjaudut Kuljetusliike A:n järjestelmään.
  3. Kansainvälisiin paketteihin kirjaudut Kuljetusliike B:n järjestelmään.
  4. Kotimaan maantiekuljetuksiin Kuljetusliike C:llä ei ole verkossa itsepalveluportaalia, joten lähetät heille sähköpostia tilataksesi kuljetuksen. Mutta ensin sinun on löydettävä oikea henkilö, johon ottaa yhteyttä, riippuen lähetysreitistä.
  5. Kansainvälisiin maantiekuljetuksiin kirjaudut joko Kuljetusliike D:n tai Kuljetusliike E:n järjestelmään, riippuen lähtö-/määräpaikasta.
  6. Merirahtikuljetuksiin kirjaudut Kuljetusliike F:n järjestelmään.

Uusi tapa:
Kuljetuksen tilaamisprosessi on täsmälleen sama kaikille kuljetusliikkeille, joiden kanssa työskentelet. Kuljetusliikkeet vastaanottavat lähetyksesi joko suoraan omaan ohjelmistoonsa tai sähköpostitse, riippuen heidän valmiuksistaan ja mieltymyksistään. Sinun ei tarvitse huolehtia näistä yksityiskohdista.



4. Työntekijöiden kouluttaminen uuden kuljetusliikkeen ohjelmiston käyttöön


Vanha tapa:
  1. Uusi vuosi on alkanut ja olet vaihtanut joitakin logistiikkapalveluntarjoajiasi. Tämä tarkoittaa, että sinun on tutustuttava uuteen ohjelmistoon ja koulutettava tiimisi tekemään samoin.
  2. Tiimissäsi on uusi jäsen, joka on koulutettava käyttämään kaikkia eri kuljetusliikkeiden ohjelmistoja ja verkkosivustoja. Sinun on joko jaettava salasanasi tai luotava heille uudet tilit kaikkiin järjestelmiin. Joissakin tapauksissa tämä voi kestää muutaman päivän tai jopa viikkoja.
  3. He tarvitsevat myös listan kaikista huolitsijoista ja/tai asiakaspäälliköistä kaikille kuljetusliikkeillesi, joihin ottaa yhteyttä kuljetustilauksiin, tiloihin ja muutoksiin liittyen.

Uusi tapa:
  1. Käytät yhden pääsypisteen kuljetuksenhallintaohjelmistoa (TMS). Siksi logistiikkapalveluntarjoajien vaihtaminen ei tuo muutoksia työnkulkuusi.
  2. Koulutat uudet tiimin jäsenet käyttämään yhtä järjestelmää kymmenen sijaan.
  3. Kaikki olennaiset yhteystietosi löytyvät automaattisesti jokaiselle lähetykselle ja kuljetusliikkeelle.



5. Kollegasi saattaminen ajan tasalle viimeisimmistä kuljetuksista ennen lomalle lähtöä


Vanha tapa:
Olet lähdössä lomalle, mutta ensin sinun on saatettava kollegasi ajan tasalle viimeisimmistä, meneillään olevista ja tulevista lähetyksistä. Kun lähetystiedot ovat hajallaan eri kuljetusliikkeiden järjestelmissä, sähköpostikeskusteluissa ja Excel-taulukoissa, se voi olla melkoinen haaste.

Uusi tapa:
Kollegallasi on tili rahtihallintaohjelmistossasi. Selaamalla nopeasti kojelautaa he ovat jo ajan tasalla ja valmiita ottamaan ohjat, kun et ole paikalla.



6. "Paljonko tämä lähetys maksaisi?"

Työskentelet 5 kuljetusliikkeen kanssa, ja sinulla on lähetys, jolle sinun on löydettävä hinnat jokaiselta kuljetusliikkeeltä, jotta voit valita parhaan tarjouksen.

Vanha tapa:
  1. Sinulla on ennalta sovitut hinnastot kaikkien kuljetusliikkeidesi kanssa. Sinulla on ne joko tulostettuina tai PDF/Excel-muodossa tietokoneellasi.
  2. Lasket lähetyksen maksupainon ja seuraat sormellasi kaikkia hinnastoja löytääksesi sovellettavan hinnan.
  3. Älä unohda tarkistaa kuljetusliikkeen verkkosivuilta heidän nykyisiä lisämaksujaan (esim. BAF)
  4. Kokoat laskentatulokset listaksi, josta voit valita parhaan tarjouksen.

Uusi tapa:
Käytät rahtihintojen hallintamoduulia, jonka avulla voit ladata hinnastosi järjestelmään, joka voi käsitellä ne ja tehdä kaikki laskelmat puolestasi hetkessä.



7. Kuljetustietojen kopiointi ja liittäminen ohjelmistosta toiseen


Vanha tapa:
  1. Käytät ERP (toiminnanohjaus) -ohjelmistoa. Kun tilaat kuljetuksen, kopioit lähetystiedot ERP:stä logistiikkapalveluntarjoajasi ohjelmistoon.
  2. Kopioit sitten joitakin tietoja kuljetusliikkeen ohjelmistosta takaisin ERP:ään.
  3. Sinulla on verkkokauppa, johon on asennettu joitakin automaattisia toimitusliitännäisiä, mutta sinun on silti kopioitava ja liitettävä joitakin tietoja takaisin ERP:ään. (Jos verkkokauppa on ainoa myyntipisteesi, se ei tosin ole kovin suuri ongelma.)

Uusi tapa:
  1. ERP:si tai verkkokauppasi on integroitu rahtihallintaohjelmistoosi. Voit lähettää kuljetustilauksia suoraan ERP:stäsi mille tahansa kuljetusliikkeellesi ja saada automaattisesti takaisin kaikki tarvitsemasi tiedot (etiketit, seurantanumerot jne.).
  2. Verkkokauppasi on integroitu ERP:ään. Sieltä voit joko käyttää ERP:tä kaikkien kuljetustilausten yhtenä lähteenä tai vain synkronoida tiedot verkkokaupan kanssa.



8. Koko yrityksen kattavien, kuljetusliikkeiden välisten lähetysraporttien ja tilastojen luominen


Vanha tapa:
  1. Lähetyshistoriasi ja tilastosi ovat hajallaan eri logistiikkapalveluntarjoajien järjestelmissä. Joillakin ei välttämättä ole edes tilastomoduulia.
  2. Raportin luomiseksi viet ensin raakadatan tai kopioit ja liität sen kaikilta kuljetusliikkeiden järjestelmistä. Tuot ne sitten kaikki Exceliin ja standardoit muodot, minkä jälkeen voit alkaa tuottaa oivalluksia datasta.

Uusi tapa:
Kaikki lähetyshistoriasi ja tilastosi ovat helposti saatavilla keskitetystä lähteestä yhdenmukaisessa muodossa kuljetusliikkeestä riippumatta. Sieltä voit joko käyttää valmiiksi luotuja oivalluksia tai viedä raakadataa ja luoda omasi.

Siinä se: 8 asiaa, jotka saattavat viedä aivan liikaa aikaa päivästäsi.
Parasta on, että Cargoson voi tehdä kaiken tämän ja paljon muuta puolestasi!

tai