8 tareas cotidianas de gestión del transporte que puedes automatizar

1. Notificar a sus clientes, socios comerciales y colegas sobre información relacionada con el transporte

1. Inicia sesión en el sitio web de uno de sus proveedores de logística y realiza una reserva. Abre su servicio de correo electrónico y envía un correo a su proveedor para informarle de la fecha prevista de recogida del envío.
2. Ellos envían un correo electrónico para solicitarle el número de matrícula del camión.
3. Envía un correo electrónico al transportista solicitando el número de matrícula.
4. El transportista le envía el número de matrícula del camión.
5. Envía el mismo correo electrónico de vuelta al proveedor.
6. El envío cambió: hay un palé adicional para recoger, así que informa al transportista por correo electrónico.
7. El transportista recibe la información, pero cambia la fecha de recogida y le informa por correo electrónico.
8. Reenvía la misma información a su proveedor.
9. Unos días después de que se complete el envío, el transportista le envía por correo electrónico el CMR firmado.

1. Inicia sesión en su herramienta de gestión de carga y realiza una reserva. Se envía automáticamente una notificación con la fecha prevista de recogida a su proveedor.
2. El transportista actualiza el número de matrícula del camión. Tanto usted como su proveedor reciben notificaciones automáticas.
3. Actualiza el envío para que contenga un palé adicional. Su transportista y proveedor reciben la información automáticamente.
4. El transportista actualiza la fecha de recogida y la ETA actualizada se envía automáticamente a usted y a su proveedor.
5. Una vez completado el envío, el transportista carga el CMR firmado directamente en su software de gestión de carga.

2. Comunicar las necesidades de transporte entre sus vendedores y el/los gerente(s) de logística

1. Los vendedores envían correos electrónicos o llaman al/los gerente(s) de logística y comunican sus necesidades de transporte.
2. El gerente de logística prepara una lista de necesidades de transporte, decide qué transportista utilizar para cada una y organiza el transporte utilizando varios portales de transportistas y/o enviando correos electrónicos.
3. El gerente de logística será el intermediario que comunica la información entre los vendedores y los transportistas.

1. Todos los vendedores ingresan sus necesidades de transporte en un solo sistema.
2. Los gerentes de logística ven las nuevas necesidades de transporte en su panel de control. Inmediatamente tienen todos los criterios de decisión (precio, ETAs, emisiones de carbono) y solo necesitan decidir la mejor opción.
3. Los vendedores pueden iniciar sesión en el sistema cuando necesiten información sobre los envíos.

3. Iniciar sesión en muchos sitios web de transportistas diferentes todos los días

1. Tiene 6 transportistas con los que trabaja su empresa: Transportista A, B, C, D, E y F.
2. Para enviar paquetes nacionales, inicia sesión en el sistema del Transportista A.
3. Para paquetes internacionales, inicia sesión en el sistema del Transportista B.
4. Para transporte por carretera nacional, el Transportista C no tiene un portal de autoservicio en línea, por lo que les envía un correo electrónico para solicitar el transporte. Pero primero debe encontrar a la persona adecuada para contactar, dependiendo de la ruta del envío.
5. Para transporte por carretera internacional, inicia sesión en el sistema del Transportista D o del Transportista E, dependiendo del origen/destino.
6. Para transporte marítimo, inicia sesión en el sistema del Transportista F.

4. Capacitar a los empleados para usar un nuevo software de transportista

1. Ha llegado un nuevo año y ha cambiado algunos de sus proveedores de servicios logísticos. Esto significa que tendrá que familiarizarse con el nuevo software y capacitar a su equipo para que haga lo mismo.
2. Hay un nuevo miembro en su equipo que necesita ser capacitado para usar todos los diferentes sistemas de software y sitios web de los transportistas. Tendrá que compartir sus contraseñas o crear nuevas cuentas para ellos en todos los sistemas. En algunos casos, puede llevar algunos días o incluso semanas.
3. También necesitarán una lista de todos los transitarios y/o gerentes de cuentas de todos sus transportistas para contactar con respecto a pedidos de transporte, estados y cambios.

1. Utiliza un software de gestión de transporte (TMS) de un solo punto de acceso. Por lo tanto, cambiar de proveedores de servicios logísticos no traerá ningún cambio en su flujo de trabajo.
2. Capacita a los nuevos miembros del equipo para usar un sistema en lugar de diez.
3. Todos sus contactos relevantes se encuentran automáticamente para cada envío y transportista.

5. Poner al día a su colega con los últimos transportes antes de irse de vacaciones

6. "¿Cuánto costaría este envío?"

1. Tiene listas de precios preacordadas con todos sus transportistas. Las tiene impresas o en formato PDF/Excel en su computadora.
2. Calcula el peso facturable del envío y recorre con el dedo todas las listas de precios para encontrar el precio aplicable.
3. No olvide consultar el sitio web del transportista para conocer sus recargos actuales (por ejemplo, BAF)
4. Recopila los resultados del cálculo en una lista de la que puede elegir la mejor oferta.

7. Copiar y pegar información de transporte de un software a otro

1. Utiliza un software de planificación de recursos empresariales (ERP). Al solicitar el transporte, copia la información del envío del ERP al software de su proveedor de servicios logísticos.
2. Luego copia algunos datos del software del transportista de vuelta a su ERP.
3. Tiene una tienda en línea con algunos complementos de envío automatizados instalados, pero aún necesita copiar y pegar cierta información de vuelta a su ERP. (Si la tienda en línea es su único punto de venta, no es un gran problema).

1. Su ERP o tienda en línea está integrado con su software de gestión de carga. Puede enviar órdenes de transporte directamente desde su ERP a cualquiera de sus transportistas y obtener automáticamente cualquier información que necesite (etiquetas, números de seguimiento, etc.).
2. Su tienda en línea está integrada con su ERP. Desde allí, puede usar el ERP como una única fuente de todas las órdenes de transporte o simplemente sincronizar la información con la tienda en línea.

8. Generar informes y estadísticas de envíos de toda la empresa y entre transportistas

1. Su historial de envíos y estadísticas están dispersos en los sistemas de diferentes proveedores de servicios logísticos. Algunos pueden ni siquiera tener un módulo de estadísticas.
2. Para crear un informe, primero exporta o copia y pega los datos sin procesar de todos los sistemas de los transportistas. Luego los importa todos a Excel y estandariza los formatos, después de lo cual puede comenzar a generar información a partir de los datos.